Dominar la Gestión de Mantenimiento: Aumentar Eficiencia y Controlar Costos

El mantenimiento de activos requiere mucho tiempo y esfuerzo, por lo que es lógico que cuanto más eficientemente puedas hacerlo, mejor. La gestión de mantenimiento puede ayudarte con eso. Es el proceso de organizar y supervisar tus actividades de mantenimiento para optimizar el rendimiento de tus activos mientras controlas tiempo y costos.

Pero, ¿cómo se ve una buena gestión de mantenimiento, cuáles son las diferentes estrategias de gestión de mantenimiento y qué papel puede jugar el software de sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (GMAO)?

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión de mantenimiento es el proceso de mantener tus activos y recursos eficientemente. El objetivo principal es reducir los costos, tiempo y recursos asociados con tus procesos de mantenimiento mientras aseguras que todo fluya como se pretende. Cuando se hace bien, tu programa de gestión de mantenimiento te ayudará a evitar recursos desperdiciados y tiempos de inactividad debido a equipos rotos. En lugar de sorprenderte con eventos inesperados que obstaculizan tu flujo de trabajo, podrás controlar todos los procesos de mantenimiento sin fallas no deseadas.

La gestión de mantenimiento solía ser un proceso caótico que involucraba notas escritas a mano. Ahora, puedes combinar software GMAO, mejores prácticas y personal capacitado para mantener tus activos en condiciones de funcionamiento. Importante, no hay una solución única para todos. En su lugar, tu programa de gestión de mantenimiento debe ser altamente personalizado para adaptarse al mantenimiento empleado en tu planta, ya sea que uses una estrategia de mantenimiento basada en tiempo como el mantenimiento preventivo o una estrategia basada en condición como el mantenimiento predictivo.

¿Por qué es importante la gestión de mantenimiento?

La eficiencia de tu mantenimiento juega un papel importante en el éxito de tu negocio. Al mantener adecuadamente tus activos y equipos, puedes mantener la producción estable, reducir la probabilidad de tiempos de inactividad no planificados, mejorar la confiabilidad y disponibilidad, y maximizar la calidad de tu producto.

No lograr controlar tu gestión de mantenimiento puede llevar a un aumento en el costo de reparaciones, fallas completas de máquinas, envíos de clientes retrasados y pérdida de ingresos. También puede dañar la seguridad y productividad en el lugar de trabajo.

¿Cuál es el propósito de la gestión de mantenimiento?

Los objetivos principales de la gestión de mantenimiento son los mismos independientemente del tipo de instalación que gestiones. Incluyen:

• Extender la vida de tus activos
• Reducir el riesgo de fallas de activos y tiempos de inactividad
• Programar mantenimiento y asignar tus recursos más eficientemente
• Controlar tus costos
• Cumplir con regulaciones en tu industria
• Asegurar la seguridad de tus trabajadores
• Implementar mejores políticas y procedimientos

Mirar más de cerca tus datos históricos de mantenimiento en tu software GMAO también puede darte una mejor comprensión de las tendencias de mantenimiento. Por ejemplo, puede ayudarte a cubrir detalles como por qué un activo está rindiendo por debajo de lo esperado o si se ha mantenido en los intervalos correctos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de mantenimiento?

Hay cuatro estrategias clave de gestión de mantenimiento que pueden usarse en combinación o independientemente. El tipo más apropiado de gestión de mantenimiento para tu negocio depende de los activos en los que confías, su edad, sus historiales de reparación y mantenimiento, y qué tan importantes son para tus operaciones.

Funcionamiento hasta fallo (mantenimiento reactivo)

Usar uno de tus activos hasta que falle y luego repararlo es una estrategia legítima de gestión de mantenimiento para activos sin riesgos de seguridad e impacto mínimo en la producción. Con esta estrategia, no hay requisito para que tus técnicos realicen mantenimiento hasta que ocurra una falla. Sin embargo, cuando ocurre, debes tener las piezas de repuesto y los técnicos adecuados a mano para reemplazar las piezas fallidas rápidamente.

Esta estrategia puede ayudarte a obtener el máximo valor de ciertos activos al costo más bajo posible. Sin embargo, solo debes usar esta estrategia con los activos adecuados o podrías encontrarte lidiando con mucho tiempo de inactividad no programado y reparaciones costosas.

Mantenimiento preventivo (proactivo)

Esta estrategia de mantenimiento proactivo se basa en el dicho de que "prevenir es mejor que curar". Al programar inspecciones de tus activos y realizar mantenimiento regular, puedes encargarte de tareas menores como ajustes, limpieza, lubricación y reparaciones para mantener tus activos en buen estado de funcionamiento y reducir la probabilidad de tiempos de inactividad no programados. En los primeros días, puede tener sentido programar tu mantenimiento alrededor de las recomendaciones del fabricante. Sin embargo, a medida que tus activos envejecen, tus técnicos desarrollarán una comprensión de cualquier problema común y los ajustes que necesitan hacer para mantenerlos en su mejor momento.

Una de las principales ventajas de una estrategia de mantenimiento preventivo es su eficiencia. Todo está programado con antelación, así que sabes qué trabajo hará tu equipo de mantenimiento en un día dado, las piezas que necesitarán y el mejor momento para hacer el trabajo (es decir, no durante la producción pico). Una de las desventajas es que podrías realizar potencialmente más mantenimiento del necesario, lo que lleva a desperdicio adicional y riesgo añadido.

Mantenimiento predictivo (basado en condición)

Con esta estrategia, usas herramientas de monitoreo para determinar cuándo es el mejor momento para realizar mantenimiento en tus activos basado en su condición. La idea es estar siempre atento a una señal de un problema e intervenir antes de que se convierta en un problema serio. Por ejemplo, tu equipo de mantenimiento podría usar análisis de vibración para comprobar cuándo las cosas caen por debajo o saltan por encima de ciertos parámetros. Cuando lo hacen, sacas el equipo de línea, lo inspeccionas y lo reparas si es necesario.

Una ventaja del mantenimiento predictivo es que los sensores pueden inspeccionar el activo mientras aún está funcionando y solo te alertan si hay un problema. Eso te permite reducir la frecuencia de inspecciones y asegurar que solo realizas tareas de mantenimiento cuando es necesario. La desventaja es el costo del equipo de monitoreo y la capacitación adicional que tus técnicos pueden necesitar para configurarlo y mantenerlo.

Mantenimiento centrado en confiabilidad

Aquí, creas una estrategia de mantenimiento específica para cada activo que está optimizada para mantener la productividad mientras usas las técnicas de mantenimiento más rentables. El mantenimiento centrado en confiabilidad puede ser una estrategia compleja y que consume tiempo para implementar porque debes analizar cada activo individualmente. También puedes terminar con tantos planes de mantenimiento diferentes como activos tengas, por lo que necesitarás un equipo de técnicos experimentado, versátil y altamente capacitado para implementarlos.

Ciertamente hay beneficios asociados con este enfoque de gestión de mantenimiento, particularmente cuando se trata de la confiabilidad y disponibilidad de tus equipos. Sin embargo, su complejidad y altos costos iniciales lo hacen excesivo para algunas organizaciones.

¿Cuáles son las diferentes actividades involucradas en la gestión de mantenimiento?

Hay muchas actividades diferentes que debes coordinar y planificar para crear un programa de gestión de mantenimiento sin fisuras.

Aunque no necesitas planificar y programar todo tu mantenimiento, es la piedra angular de cualquier estrategia de gestión de mantenimiento proactiva. Debes priorizar el trabajo de mantenimiento y organizarlo para que pueda completarse eficientemente por tus técnicos. Como parte de tu planificación de mantenimiento, necesitas decidir:

• Qué tareas de mantenimiento hacer
• Quién debe realizarlas
• Qué herramientas y piezas necesitan

Una vez que has planificado el trabajo, tu siguiente trabajo es programarlo (decidir cuándo vas a hacerlo). Algunas tareas de mantenimiento son urgentes mientras que otras pueden programarse en el futuro próximo. Tareas que ocurren regularmente, como inspecciones, pueden programarse con semanas, meses o incluso años de antelación.

La gestión de órdenes de trabajo es otro aspecto importante de tu gestión de mantenimiento. Una orden de trabajo es tu canal principal de comunicación para el trabajo de mantenimiento y describe toda la información sobre una tarea de mantenimiento y el proceso que tus técnicos deben seguir. Como parte de tu programa de gestión de mantenimiento, debes definir cómo se crean, procesan y completan las órdenes de trabajo, incluyendo cómo se priorizan, documentan y asignan.

La gestión de solicitudes de mantenimiento es otra parte vital de tu estrategia de gestión de mantenimiento. Aunque la mayoría de las tareas de mantenimiento de tu organización son identificadas por tu equipo de mantenimiento, las solicitudes de asistencia de mantenimiento también pueden venir de otros departamentos y empleados. Necesitas decidir cómo se revisarán y aprobarán esas solicitudes antes de convertirse en órdenes de trabajo.

Tu gestión de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) es otro elemento a considerar. Esto incluye todos los artículos que usas en tu trabajo de mantenimiento, desde piezas de repuesto y herramientas hasta equipos de seguridad, equipos de protección personal, químicos y limpiadores. Necesitas pensar en cómo adquieres, almacenas y repones tu inventario MRO para asegurar que el equipo correcto esté disponible en el momento adecuado.

Finalmente, como con todos los tipos de gestión, necesitas pensar en tus informes. Producir informes de gestión de mantenimiento puede proporcionarte información e insights sobre cada aspecto de tu operación de mantenimiento para que puedas ver qué estás haciendo bien e identificar áreas donde se pueden hacer mejoras.

¿Cómo puede ayudar el software GMAO?

El software de sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora puede ayudarte a tomar el control de cada aspecto de tu gestión de mantenimiento. Este tipo de software recopila, almacena y organiza toda tu información de mantenimiento en una base de datos central. Luego puedes usarlo para gestionar todas tus actividades y recursos de mantenimiento para que puedas controlar tus operaciones basándote en tu estrategia de mantenimiento.

Un GMAO robusto te da todas las herramientas que necesitas para organizar, rastrear y gestionar tus operaciones de mantenimiento. Puedes rastrear todos los datos críticos que necesitas para tomar decisiones informadas sobre tus activos, programar actividades críticas de mantenimiento y activar automáticamente tareas de mantenimiento preventivo basadas en condiciones preestablecidas como tiempo y kilometraje. Y como está basado en la nube, puedes hacer todo eso en tu escritorio o sobre la marcha.

También permite a tus equipos internos y externos actualizar y completar órdenes de trabajo dondequiera que estén y te ayuda a gestionar tu inventario para que siempre sepas el momento correcto para pedir más piezas. También puedes generar informes detallados sobre cada aspecto de tu estrategia de gestión de mantenimiento para que puedas ver qué activos te cuestan más, a dónde van tus costos laborales y mucho más.

Próximos pasos

Hippo está aquí para ayudarte a obtener la solución que mejor funcione para ti, desde responder tus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarte a reservar una demostración en vivo del software.

Resumen ejecutivo

La gestión de mantenimiento es el proceso de mantener tus activos y recursos eficientemente. El objetivo principal es reducir los costos, tiempo y recursos asociados con tus procesos de mantenimiento mientras aseguras que todo fluya como se pretende y sin fallas inesperadas. La eficiencia de tu mantenimiento juega un papel importante en el éxito de tu negocio. Cuando se hace bien, puede ayudarte a extender la vida de tus activos, reducir el riesgo de fallas de activos, ayudarte a controlar tus costos y mejorar la seguridad de los trabajadores.

Hay cuatro estrategias clave de gestión de mantenimiento que pueden usarse en combinación o independientemente. Incluyen funcionamiento hasta fallo, mantenimiento preventivo, mantenimiento predictivo y mantenimiento centrado en confiabilidad. Hay muchas actividades diferentes que debes coordinar y planificar para crear un programa de gestión de mantenimiento sin fisuras, desde planificar y programar tu mantenimiento y gestionar tus órdenes de trabajo hasta controlar tu inventario MRO y producir informes de gestión de mantenimiento.

El software de sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora puede ayudarte a tomar el control de cada aspecto de tu gestión de mantenimiento. Un GMAO robusto basado en la nube te da todas las herramientas que necesitas para organizar, rastrear y gestionar tus operaciones de mantenimiento en tu escritorio o sobre la marcha. También proporciona funcionalidad de planificación, rastreo, órdenes de trabajo, gestión de inventario e informes en una solución totalmente personalizable.