Tu guía para la gestión del mantenimiento

El mantenimiento de activos requiere mucho tiempo y esfuerzo, por lo que es lógico que cuanto más eficientemente pueda hacerlo, mejor. La gestión de mantenimiento puede ayudarle con eso. Es el proceso de organizar y supervisar sus actividades de mantenimiento para optimizar el rendimiento de sus activos mientras controla el tiempo y los costos.

Pero, ¿cómo es una buena gestión de mantenimiento, cuáles son las diferentes estrategias de gestión de mantenimiento y qué papel puede desempeñar el software del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)?

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión de mantenimiento es el proceso de mantener sus activos y recursos de manera eficiente. El objetivo principal es reducir los costos, el tiempo y los recursos asociados con sus procesos de mantenimiento y al mismo tiempo garantizar que todo fluya según lo previsto. Cuando se hace bien, su programa de administración de mantenimiento lo ayudará a evitar el desperdicio de recursos y el tiempo de inactividad debido a equipos averiados. En lugar de sorprenderse con eventos inesperados que obstaculicen su flujo de trabajo, podrá controlar todos los procesos de mantenimiento sin fallas no deseadas.

La gestión del mantenimiento solía ser un proceso caótico que involucraba notas escritas a mano. Ahora, puede combinar el software CMMS, las mejores prácticas y el personal capacitado para mantener sus activos en condiciones de funcionamiento. Es importante destacar que no existe una solución única para todos. En su lugar, su programa de gestión de mantenimiento debe personalizarse en gran medida para adaptarse al mantenimiento empleado en su planta, ya sea que utilice una estrategia de mantenimiento basada en el tiempo, como el mantenimiento preventivo, o una estrategia basada en la condición, como el mantenimiento predictivo.

¿Por qué es importante la gestión del mantenimiento?

La eficiencia de su mantenimiento juega un papel importante en el éxito de su negocio. Al mantener adecuadamente sus activos y equipos, puede mantener la producción estable, reducir la probabilidad de tiempo de inactividad no planificado, mejorar la confiabilidad y la disponibilidad y maximizar la calidad de su producto.

Si no se familiariza con su gestión de mantenimiento, puede provocar un aumento en el costo de las reparaciones, averías completas de las máquinas, retrasos en los envíos a los clientes y pérdida de ingresos. También puede dañar la seguridad y la productividad en el lugar de trabajo.

¿Cuál es el propósito de la gestión de mantenimiento?

Los principales objetivos de la gestión del mantenimiento son los mismos independientemente del tipo de instalación que gestione. Incluyen:

• Prolongación de la vida útil de sus activos
• Reducción del riesgo de fallas de activos y tiempo de inactividad
• Programar el mantenimiento y asignar sus recursos de manera más eficiente
• Controlando sus costos
• Cumplir con las regulaciones de su industria
• Garantizar la seguridad de sus trabajadores
• Implementar mejores políticas y procedimientos

Observar más de cerca sus datos de mantenimiento históricos en su software CMMS también puede brindarle una mejor comprensión de las tendencias de mantenimiento. Por ejemplo, puede ayudarlo a cubrir detalles como por qué un activo tiene un bajo rendimiento o si se ha mantenido en los intervalos correctos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de mantenimiento?

Hay cuatro estrategias clave de gestión del mantenimiento que se pueden utilizar en combinación o de forma independiente. El tipo de gestión de mantenimiento más apropiado para su empresa depende de los activos en los que confía, su antigüedad, sus historiales de reparación y mantenimiento, y la importancia que tienen para sus operaciones.

Run-to-failure (mantenimiento reactivo)

Usar uno de sus activos hasta que falle y luego repararlo es una estrategia de gestión de mantenimiento legítima para activos sin riesgos de seguridad y con un impacto mínimo en la producción. Con esta estrategia, no es necesario que sus técnicos realicen ningún mantenimiento hasta que ocurra una falla. Sin embargo, cuando sucede, debe tener a mano las piezas de repuesto y los técnicos adecuados para reemplazar las piezas defectuosas rápidamente.

Esta estrategia puede ayudarlo a obtener el máximo valor de ciertos activos al menor costo posible. Sin embargo, solo debe usar esta estrategia con los activos correctos o podría encontrarse lidiando con mucho tiempo de inactividad no programado y reparaciones costosas.

Mantenimiento preventivo (proactivo)

Esta estrategia de mantenimiento proactivo se basa en el dicho de que "más vale prevenir que curar". Al programar inspecciones de sus activos y realizar un mantenimiento regular, puede ocuparse de las tareas más pequeñas, como ajustes, limpieza, lubricación y reparaciones, para mantener sus activos en buen estado de funcionamiento y reducir la probabilidad de tiempo de inactividad no programado. En los primeros días, podría tener sentido programar su mantenimiento según las recomendaciones del fabricante. Sin embargo, a medida que sus activos envejecen, sus técnicos desarrollarán una comprensión de los problemas comunes y los ajustes que deben hacer para mantenerlos en su mejor estado.

Una de las principales ventajas de una estrategia de mantenimiento preventivo es su eficiencia. Todo está programado con anticipación para que sepa qué trabajo realizará su equipo de mantenimiento en un día determinado, las piezas que necesitarán y el mejor momento para realizar el trabajo (es decir, no durante el pico de producción). Una de las desventajas es que potencialmente podría realizar más mantenimiento del necesario, lo que generaría un desperdicio adicional y un riesgo adicional.

Mantenimiento predictivo (basado en condiciones)

Con esta estrategia, utiliza herramientas de monitoreo para determinar cuándo es el mejor momento para realizar el mantenimiento de sus activos en función de su condición. La idea es estar siempre atento a una señal de un problema e intervenir antes de que se convierta en un problema grave. Por ejemplo, su equipo de mantenimiento podría usar el análisis de vibraciones para verificar cuándo las cosas caen por debajo o saltan por encima de ciertos parámetros. Cuando lo hagan, desconectará el equipo, lo inspeccionará y lo reparará si es necesario.

Una ventaja del mantenimiento predictivo es que los sensores pueden inspeccionar el activo mientras aún está en funcionamiento y solo recibe una alerta si hay un problema. Eso le permite reducir la frecuencia de las inspecciones y garantizar que solo realice tareas de mantenimiento cuando sea necesario. La desventaja es el costo del equipo de monitoreo y la capacitación adicional que sus técnicos pueden necesitar para configurarlo y mantenerlo.

Mantenimiento centrado en la confiabilidad

Aquí, crea una estrategia de mantenimiento específica para cada activo que está optimizada para mantener la productividad mientras utiliza las técnicas de mantenimiento más rentables. El mantenimiento centrado en la confiabilidad puede ser una estrategia compleja y lenta de implementar porque debe analizar cada activo individualmente. También puede terminar con tantos planes de mantenimiento diferentes como activos tenga, por lo que necesitará un equipo de técnicos experimentado, versátil y altamente capacitado para implementarlos.

Sin duda, hay beneficios asociados con este enfoque de gestión del mantenimiento, particularmente cuando se trata de la confiabilidad y disponibilidad de su equipo. Sin embargo, su complejidad y los altos costos iniciales lo hacen excesivo para algunas organizaciones.

¿Cuáles son las diferentes actividades involucradas en la gestión del mantenimiento?

Hay muchas actividades diferentes que debe coordinar y planificar para crear un programa de gestión de mantenimiento perfecto.

Aunque no necesita planificar y programar todo su mantenimiento, es la piedra angular de cualquier estrategia de gestión de mantenimiento proactiva. Debe priorizar el trabajo de mantenimiento y organizarlo para que sus técnicos puedan realizarlo de manera eficiente. Como parte de su planificación de mantenimiento, debe decidir:

• Qué tareas de mantenimiento hacer
• Quién debe realizarlos
• Qué herramientas y piezas necesitan

Una vez que hayas planificado el trabajo, tu próximo trabajo es programarlo (decidir cuándo lo vas a hacer). Algunas tareas de mantenimiento son urgentes, mientras que otras pueden programarse en un futuro próximo. Las tareas que ocurren regularmente, como las inspecciones, se pueden programar con semanas, meses o incluso años de anticipación.

La gestión de órdenes de trabajo es otro aspecto importante de su gestión de mantenimiento. Una orden de trabajo es su principal canal de comunicación para el trabajo de mantenimiento y describe toda la información sobre una tarea de mantenimiento y el proceso que deben seguir sus técnicos. Como parte de su programa de administración de mantenimiento, debe definir cómo se crean, procesan y completan las órdenes de trabajo, incluida la forma en que se priorizan, documentan y asignan.

La gestión de solicitudes de mantenimiento es otra parte vital de su estrategia de gestión de mantenimiento. Aunque la mayoría de las tareas de mantenimiento de su organización son identificadas por su equipo de mantenimiento, las solicitudes de asistencia de mantenimiento también pueden provenir de otros departamentos y empleados. Debe decidir cómo se revisarán y aprobarán esas solicitudes antes de convertirse en órdenes de trabajo.

Su gestión de inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) es otro elemento a considerar. Esto incluye todos los elementos que utiliza en su trabajo de mantenimiento, desde repuestos y herramientas hasta equipos de seguridad, equipos de protección personal, productos químicos y limpiadores. Debe pensar en cómo adquirir, almacenar y reabastecer su inventario de MRO para asegurarse de que el equipo adecuado esté disponible en el momento adecuado.

Finalmente, como con todos los tipos de gestión, debe pensar en sus informes. La producción de informes de gestión de mantenimiento puede brindarle información y conocimientos sobre cada aspecto de su operación de mantenimiento para que pueda ver lo que está haciendo bien e identificar áreas donde se pueden realizar mejoras.

¿Cómo puede ayudar el software CMMS?

El software del sistema de gestión de mantenimiento computarizado puede ayudarlo a tomar el control de todos los aspectos de su gestión de mantenimiento. Este tipo de software recopila, almacena y organiza toda su información de mantenimiento en una base de datos central. Luego puede usarlo para administrar todas sus actividades y recursos de mantenimiento para que pueda controlar sus operaciones en función de su estrategia de mantenimiento.

Un CMMS robusto le brinda todas las herramientas que necesita para organizar, rastrear y administrar sus operaciones de mantenimiento. Puede realizar un seguimiento de todos los datos críticos que necesita para tomar decisiones informadas sobre sus activos, programar actividades de mantenimiento críticas y activar automáticamente tareas de mantenimiento preventivo en función de condiciones preestablecidas, como el tiempo y el kilometraje. Y como está basado en la nube, puede hacer todo eso en su escritorio o mientras viaja.

También permite que sus equipos internos y externos actualicen y completen órdenes de trabajo dondequiera que estén y lo ayuda a administrar su inventario para que siempre sepa el momento adecuado para pedir más piezas. También puede generar informes detallados sobre cada aspecto de su estrategia de gestión de mantenimiento para que pueda ver qué activos le cuestan más, adónde van sus costos de mano de obra y mucho más.

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Resumen ejecutivo

La gestión de mantenimiento es el proceso de mantener sus activos y recursos de manera eficiente. El objetivo principal es reducir los costos, el tiempo y los recursos asociados con sus procesos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar que todo fluya según lo previsto y sin fallas inesperadas. La eficiencia de su mantenimiento juega un papel importante en el éxito de su negocio. Cuando se hace bien, puede ayudarlo a prolongar la vida útil de sus activos, reducir el riesgo de fallas de los activos, ayudarlo a controlar sus costos y mejorar la seguridad de los trabajadores.

Hay cuatro estrategias clave de gestión del mantenimiento que se pueden utilizar en combinación o de forma independiente. Incluyen el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo y el mantenimiento centrado en la confiabilidad. Hay muchas actividades diferentes que debe coordinar y planificar para crear un programa de gestión de mantenimiento perfecto, desde la planificación y programación de su mantenimiento y la gestión de sus órdenes de trabajo hasta el control de su inventario MRO y la producción de informes de gestión de mantenimiento.

El software del sistema de gestión de mantenimiento computarizado puede ayudarlo a tomar el control de todos los aspectos de su gestión de mantenimiento. Un CMMS robusto y basado en la nube le brinda todas las herramientas que necesita para organizar, rastrear y administrar sus operaciones de mantenimiento en su escritorio o mientras viaja. También proporciona funciones de planificación, seguimiento, orden de trabajo, gestión de inventario y generación de informes en una solución totalmente personalizable.