Gestión de mantenimiento:descripción general

Gestión de mantenimiento es el proceso de mantener los activos y recursos de una empresa mientras se controlan el tiempo y los costos, asegurando la máxima eficiencia del proceso de fabricación.

¿Qué es la gestión de mantenimiento?

La gestión de mantenimiento se define como el proceso de mantener los activos y recursos de una empresa mientras se controlan el tiempo y los costos, asegurando así la máxima eficiencia del proceso de fabricación. La gestión de mantenimiento ha pasado de ser un proceso arcaico, tedioso y escrito a mano a un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), un software que planifica, rastrea, mide y optimiza todas las formas de un programa de mantenimiento en un sistema central.

La gestión de mantenimiento no es solo un sistema de software, es una combinación de software, mejores prácticas y personal capacitado, todo enfocado en el mismo objetivo. Los programas de gestión de mantenimiento son altamente personalizables y se centran en los tipos de mantenimiento empleados en una planta. Ya sea que esté utilizando un programa de mantenimiento basado en condiciones como el mantenimiento predictivo o un programa de mantenimiento más basado en el tiempo como el mantenimiento preventivo, es importante enfocar su programa en el tipo de mantenimiento utilizado y su función dentro de su organización.

Mejorar la gestión del mantenimiento debería ser un objetivo continuo para cualquier empresa con activos de maquinaria, pero no existe una solución única para todos. Si necesita apoyo o experiencia adicional en el proceso de cambiar sus prácticas de gestión de madurez, contratar a expertos en confiabilidad y mantenimiento acreditados como los de IDCON podría ayudarlo a identificar oportunidades y crear un plan alcanzable de mejora.

Por qué es importante la gestión del mantenimiento

La gestión del mantenimiento es vital para garantizar el éxito a largo plazo de su programa de mantenimiento mediante el control de la garantía de calidad, el mantenimiento de la eficiencia operativa y el mantenimiento de los activos en óptimas condiciones de funcionamiento. Los activos y recursos debidamente mantenidos mantienen la producción estable y minimizan en gran medida las posibilidades de tiempo de inactividad no planificado. El tiempo de inactividad no planificado causa un efecto de bola de nieve, lo que lleva a un aumento en los costos inesperados asociados con cosas como reparaciones (horas extra, piezas de repuesto, etc.), envíos retrasados, pérdida de ingresos o averías completas de las máquinas.

La gestión de mantenimiento ayuda a mejorar la eficiencia operativa de las instalaciones de la planta, lo que contribuye a los ingresos al disminuir los costos operativos y mejorar la calidad (y cantidad) de los productos fabricados. Además de los ahorros de costos, otros beneficios incluyen una mayor seguridad en el lugar de trabajo, una mayor productividad y un error humano minimizado.

Los objetivos de la gestión del mantenimiento

Todas las formas de gestión del mantenimiento comparten el objetivo común de analizar la producción y encontrar las mejores prácticas y procesos dentro de un campo específico. El análisis de informes de un CMMS, por ejemplo, le permite controlar los costos, programar el trabajo de manera adecuada y eficiente, y garantizar que las fallas y averías se mantengan al mínimo. Los principales objetivos de la gestión del mantenimiento incluyen:

• Control de costos / presupuestación: Las herramientas de administración de mantenimiento brindan a los gerentes la información necesaria para asignar adecuadamente los fondos del presupuesto. El control de costos es importante porque algunos costos son un mejor uso de los fondos de la empresa que otros. Por ejemplo, un gerente de mantenimiento podría necesitar comprar una pieza de repuesto para un activo. Es posible que deba elegir entre una pieza más barata que sea menos duradera y una más cara y duradera.
• Programación de trabajo / asignación de recursos: Programar el trabajo y asignar tiempo y recursos laborales para que sean más productivos juega un papel clave en la eficiencia. La gestión de mantenimiento le da al gerente una comprensión máxima del proceso general para ayudar a decidir los niveles de prioridad de varias actividades. Por ejemplo, si el gerente de mantenimiento necesita verificar la entrega oportuna de un producto, podría inclinarse a priorizar el mantenimiento del montacargas para garantizar que el producto se pueda mover por el almacén y el camión de reparto sin interrupciones.
• Cumplimiento y normativas: Las herramientas de administración de mantenimiento ayudan a las organizaciones a cumplir con las regulaciones a nivel local, estatal y federal. Por ejemplo, puede parecer la opción más barata asignar un operador a un activo en particular, aunque la ley establece que se deben asignar dos empleados por razones de seguridad.
• Minimiza el tiempo de inactividad / pérdida: Un buen programa de administración de mantenimiento ayuda a mitigar la pérdida de tiempo productivo debido a fallas al establecer un programa de mantenimiento planificado. Menos paradas de producción significan menos ingresos perdidos.
• Prolongar la vida útil del activo: Las organizaciones invierten mucho en maquinaria. Los programas de gestión de mantenimiento ayudan a garantizar que los equipos y la infraestructura estén siempre en buenas condiciones. El mantenimiento regular extiende la vida útil de la maquinaria, las instalaciones y otros componentes al minimizar el desgaste.
• Mejora del equipo: Derivado del objetivo de extender la vida útil de los activos, la administración de mantenimiento también mejora el equipo existente a través de modificaciones, extensiones o nuevos elementos de bajo costo.
• Capacitación: Los programas de gestión de mantenimiento deben incluir la capacitación del personal en habilidades específicas de mantenimiento, mejorar la seguridad operativa, asesorar sobre la adquisición, instalación y operación de maquinaria y mejorar la calidad del producto terminado.
• Descubra tendencias de mantenimiento: La búsqueda de datos históricos ayuda a los gerentes a tener una idea clara de lo que sucede exactamente durante las operaciones diarias. El software CMMS, por ejemplo, puede descubrir cosas como por qué un activo parece tener un rendimiento constante deficiente.

Gestión de mantenimiento frente a gestión de activos

Un gran componente de la gestión del mantenimiento es trabajar con los activos para garantizar su fiabilidad. Hay algunas distinciones clave entre los dos.

• Gestión de activos: La gestión de activos es la culminación de actividades y prácticas que rastrean el desempeño de los activos de una organización y utilizan esa información para mejorar la producción. Los sistemas de gestión de activos deben estar alineados con el plan comercial general para garantizar el éxito de la empresa. Los procesos de gestión de activos permiten que las empresas vean beneficios como si el equipo está funcionando según lo previsto, los costos operativos se están reduciendo y si obtienen un mayor retorno de la inversión (ROI) en sus activos.
• Gestión de mantenimiento: Como hemos definido, la gestión de mantenimiento consiste esencialmente en utilizar un software intuitivo como CMMS para realizar un seguimiento de los recursos de una empresa, como la mano de obra, los materiales y el equipo. La información de este sistema le permite tomar decisiones informadas sobre la creación o mejora de procesos de mantenimiento. La gestión de mantenimiento garantiza que el equipo de su empresa se mantenga en un estado de funcionamiento excepcional, lo que minimiza el tiempo de inactividad y las reparaciones inesperadas.

Entonces, ¿cuál es la diferencia? Aunque ambos son técnicamente diferentes, la gestión de activos y la gestión de mantenimiento a menudo se integran y se complementan muy bien. La gestión de mantenimiento se ocupa más del rendimiento físico y el mantenimiento de los equipos, mientras que la gestión de activos analiza todos los datos del trabajo que se debe realizar en cada activo, identificando y priorizando ese trabajo para ayudar con el ROI de cada activo.

La mayoría del software CMMS moderno integra las dos funciones para que el personal de mantenimiento pueda ver ambos conjuntos de datos en una ubicación centralizada.

Sistemas de gestión de mantenimiento computarizados

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es una plataforma de software diseñada para simplificar la gestión de mantenimiento. Este tipo de paquete de software intuitivo mantiene una base de datos informática con información sobre las operaciones de mantenimiento de una empresa y puede producir informes de estado y resúmenes detallados de las actividades de mantenimiento. Una vez analizada, esta información está destinada a permitir al personal de mantenimiento hacer su trabajo de manera más eficaz y permitir a los gerentes de mantenimiento tomar decisiones informadas, ayudándoles a administrar los costos y asignar recursos.

Un CMMS permite a las organizaciones eliminar el seguimiento manual de datos y permite el seguimiento y la organización de múltiples facetas del negocio en una ubicación digital centralizada. El software CMMS es altamente personalizable, lo que permite a las organizaciones agregar componentes como administración de datos de equipos, administración de tareas de mantenimiento preventivo y predictivo, sistemas de órdenes de trabajo, programación y planificación, administración de proveedores, control de inventario y más.

Los paquetes CMMS son sistemas basados ​​en la nube (más modernos) o en las instalaciones (más tradicionales). Los sistemas basados ​​en la nube se alojan en un servidor externo, generalmente por la empresa que vende el software, mientras que los sistemas locales requieren que la empresa que compra el software aloje el producto en su propio servidor interno. Algunos de los inconvenientes de los servidores en las instalaciones son costos más altos, implementación compleja y mantenimiento constante (respaldo y actualización de hardware y software).

1. Gestión de órdenes de trabajo: Un CMMS con capacidades de gestión de órdenes de trabajo simplifica enormemente cada paso en el proceso de orden de trabajo de mantenimiento. Los gerentes de mantenimiento pueden diseñar, priorizar, revisar, asignar y rastrear órdenes de trabajo desde su escritorio o dispositivo móvil, mientras que los operadores pueden enviar solicitudes de trabajo.

   El mantenimiento preventivo también se puede incorporar mediante el uso de activadores basados ​​en el tiempo, el uso o la condición para alertar automáticamente al software cuando es necesario realizar una tarea programada. Esto permite la programación automática de órdenes de trabajo e incluso puede alertar al inventario para asegurarse de que las piezas estén en stock.

   Los técnicos y gerentes pueden interactuar con el software y ver actualizaciones en tiempo real. Los técnicos pueden ver sus tareas diarias, marcar trabajos como completos y cambiar el estado de un activo de fuera de línea a en línea. Del mismo modo, los gerentes pueden ver cuándo se completan los trabajos.

2. Rendimiento / informes de activos: Un CMMS para toda la empresa le brinda a la organización una excelente manera de recopilar y analizar datos de cada activo, de modo que los gerentes de mantenimiento puedan ver más fácilmente las áreas que necesitan mejorar la eficiencia y la productividad. Una gran parte de la gestión del mantenimiento consiste en realizar un seguimiento del uso de sus activos y de su rendimiento. Esto incluye consultar las horas de funcionamiento, las lecturas de los indicadores basados ​​en el tiempo, el kilometraje y más.

   Un CMMS crea automáticamente perfiles de activos con esta información e incluye elementos específicos de activos como listas de verificación de mantenimiento, códigos de falla, información de seguridad y lecciones de un solo punto. A partir de estos perfiles, puede obtener una visión completa de su operación de mantenimiento creando informes personalizados sobre cosas como el tiempo de inactividad de los activos y cómo cada activo afecta el costo de inventario.

3. Gestión de inventario: Hacer un seguimiento de las piezas de repuesto es una tarea abrumadora. Un CMMS lo ayuda a organizarse y a mantenerse organizado mediante la automatización de la compra de inventario, para que pueda tener las piezas correctas cuando las necesite, en la cantidad correcta.

   Muchos sistemas CMMS le permiten registrar todas las piezas de repuesto y anotar dónde se almacenan, cuándo se compraron, cómo usarlas y su disponibilidad en todos los sitios de la organización. De esta forma, los técnicos saben qué piezas necesitarán para una tarea de reparación o mantenimiento preventivo, dónde están esas piezas y cómo utilizarlas.

   Finalmente, un CMMS lo ayuda a mantener un inventario óptimo mediante el seguimiento de los costos de inventario, haciendo referencia al historial de pedidos, recuentos de ciclos, datos de uso y detalles de primero en entrar / primero en salir.

4. 4Capacidades de auditoría: La preparación para las auditorías se simplifica mucho al tener un registro continuo y de búsqueda de cada tarea. Esto permite que el equipo de gestión de mantenimiento audite el historial de mantenimiento de un activo. Muchos sistemas de software CMMS le permiten crear perfiles de usuario que monitorean automáticamente las certificaciones y las fechas de renovación e incorporan videos de capacitación estandarizados para aquellos que necesitan renovar y cumplir con las normas. Todas las órdenes de trabajo, listas de tareas y fotos se archivan, lo que le brinda cualquier prueba que pueda necesitar para garantizar la certificación ISO.
5. Capacidades móviles: Casi todo el software CMMS moderno basado en la nube viene con la capacidad de acceder al CMMS de forma remota desde una tableta o teléfono inteligente. Esto es vital ya que los trabajadores de mantenimiento pasan la mayor parte de su tiempo en el campo, en la planta y fuera de la oficina. Las capacidades móviles permiten a los técnicos de mantenimiento registrar lo que están haciendo mientras lo hacen. Esto incluye tomar fotografías y solicitar ayuda en el lugar. Un CMMS con una aplicación móvil que ofrece capacidades sin conexión permite este tipo de actualizaciones incluso cuando no hay una conexión Wi-Fi.
6. Capacidades de integración: Una de las mejores cosas del software CMMS moderno es la capacidad de integrarlo con otros sistemas dentro de su empresa. Por ejemplo, la incorporación de su software de ventas con su CMMS le da al equipo de ventas una visión interna de los datos a los que normalmente no tendrían acceso. Un buen proveedor de CMMS tiene una variedad de opciones de integración, lo que le permite personalizar la combinación adecuada para su organización.

¿Quién debería tener acceso a su CMMS?

A menudo se debate quién debería tener acceso a su CMMS; en algunas empresas, solo unos pocos directores de mantenimiento tienen acceso. Con el tiempo, esto puede conllevar algunos problemas. Cuantas menos personas usen el sistema, más trabajo se dedicará a las personas que lo usan, lo que hace que este pequeño grupo de usuarios sea responsable de manejar todo, desde registrar órdenes de trabajo hasta ejecutar y analizar informes.

Otro problema es el hecho de que limita el impacto de todos en el equipo. Los miembros del equipo que no pueden ver el panorama general de las operaciones de mantenimiento tienden a confundirse acerca de sus trabajos, faltan más al trabajo, toman decisiones mal informadas y, finalmente, tienen la moral más baja.

Por el contrario, dar acceso a su CMMS a una variedad de miembros del equipo y departamentos puede ser beneficioso al hacer que la gestión del mantenimiento sea una responsabilidad compartida en toda su organización. Esto libera al equipo de mantenimiento para mejorar en otras áreas. También permite que otros departamentos tomen decisiones basadas en datos basadas en análisis de todas las áreas de la empresa.

Echemos un vistazo a algunos de los diversos grupos que deberían tener acceso a su CMMS.

• Administrador de mantenimiento: Probablemente la opción más obvia, el gerente de mantenimiento también debería ser el administrador del sistema. Los administradores del sistema supervisan el uso diario del CMMS y están muy involucrados en elegir el sistema correcto, implementarlo y optimizarlo. Casi todos los aspectos del mantenimiento pasan por el gerente de mantenimiento, desde la creación, programación y priorización de órdenes de trabajo hasta la administración de activos y la creación de informes.
• Gerente de instalaciones / operaciones: Dar acceso a los administradores de sus instalaciones les permite ver la información de mantenimiento, los programas, las métricas y el rendimiento general en varias instalaciones. Estos datos pueden ayudarlos a mejorar la eficiencia, decidir sobre presupuestos, prepararse para auditorías y comprar inventario.
• Ingenieros de confiabilidad: Los ingenieros de confiabilidad son las personas que procesan los datos de los informes de CMMS y los convierten en información procesable. Darles acceso a todos los datos generados por un CMMS les permite crear informes y mejoras de procesos de manera más fácil y precisa.
• Administradores de inventario: Hemos mencionado el gran papel que juega un CMMS en la gestión de inventario. Los administradores de inventario pueden usar la información proporcionada por un CMMS para registrar y rastrear información sobre repuestos, verificar datos históricos, establecer cantidades mínimas y enviar solicitudes de compra. Los beneficios de este flujo fluyen hacia el equipo de mantenimiento, ya que el seguimiento y la compra mejorados del inventario ayudan a garantizar que tengan las piezas correctas en el lugar correcto cada vez que las necesiten. También garantiza que los registros se mantengan mejor y que se controlen los gastos.
• Personal de seguridad: Tener toda la información de seguridad y salud en un solo sistema ayuda a la organización a cumplir con las normas. Todos los empleados pueden tener acceso a certificaciones, políticas, listas de verificación y resultados de auditorías.
• Técnicos: Otra obviedad, los técnicos siempre deben incluirse como usuarios de CMMS, ya que son los que más utilizan las funciones del sistema. Si bien no es necesario que todos los técnicos tengan acceso administrativo, deberían poder ver las órdenes de trabajo, recibir notificaciones, agregar información a los perfiles de activos y realizar otras tareas que se relacionen directamente con las reparaciones e inspecciones. Tener acceso a esta información les permitirá ser eficientes y precisos, así como también les dará la capacidad de registrar datos en tiempo real.
• Personal de producción: Este grupo incluye operadores de máquinas, supervisores de línea y otros miembros del equipo que trabajan con el equipo a diario. A menudo, el personal de producción es el primero en notar fallas inminentes, por lo que tener acceso al CMMS les da la capacidad de enviar una solicitud o agregar detalles a las órdenes de trabajo, lo que hace que el proceso de reparación sea más eficiente. Los gerentes de mantenimiento también pueden asignar a los operadores tareas de mantenimiento básico o de mantenimiento autónomo, como limpiar el equipo, a través del CMMS.
• Contratistas: Los contratistas o técnicos que no están directamente afiliados a su empresa pero que realizan tareas bastante rutinarias deben tener acceso de invitado a su CMMS. De esta manera, pueden ver las órdenes de trabajo, las listas de tareas y los recursos disponibles. También podrán comunicarse mejor con los gerentes de mantenimiento a través del acceso móvil.
• Ejecutivos: Finalmente, el equipo ejecutivo y el liderazgo senior utilizan todos los datos que pueden para tomar decisiones basadas en datos. Tener acceso al CMMS es una manera fácil de mantenerlos informados sobre el rendimiento, los logros, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y más.

CMMS frente a EAM

En el pasado, los sistemas CMMS y de gestión de activos empresariales (EAM) se consideraban soluciones muy diferentes para la gestión del mantenimiento. Desde entonces, los sistemas modernos han difuminado las líneas entre los dos, con muchos sistemas de software que incluyen las capacidades de ambos en un solo paquete de software empresarial. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no son lo mismo.

CMMS Los paquetes de software incluyen bases de datos con información histórica y en tiempo real sobre las operaciones de una empresa. El software CMMS también se utiliza para programar y asignar trabajos, mejorar la eficiencia, respaldar el cumplimiento normativo y ayudar a la administración de mantenimiento a tomar decisiones más informadas. Los sistemas CMMS están un poco más enfocados que los sistemas EAM y están diseñados específicamente para manejar funciones relacionadas con el mantenimiento y la gestión de materiales. Muchas organizaciones llenan los vacíos integrando su CMMS con software de programación, compras y contabilidad, por ejemplo.

EAM se centra en optimizar el ciclo de vida de los activos de una empresa. Ofrece una visión completa de los activos físicos y la infraestructura a lo largo de todo el ciclo de vida. Esto incluye el diseño, la implementación y la adquisición, así como la operación, el mantenimiento, la eliminación y el reemplazo. El software EAM se desarrolló después de CMMS e incluye capacidades de gestión de mantenimiento, pero considera el costo total de propiedad de los activos físicos de una empresa.

Los sistemas EAM sirven a todas las facetas de una empresa que se ocupa de la gestión de activos. Esto incluye mantenimiento e inventario, adquisiciones, ingeniería, administración de proyectos, contabilidad, operaciones, administración de confiabilidad y planificación estratégica.

Como puede ver, estos dos sistemas tienen capacidades muy similares, pero lo que realmente los distingue es su filosofía y alcance. Un CMMS se enfoca en el mantenimiento y comienza a rastrear y recopilar datos una vez que se ha comprado e instalado un activo. Un sistema EAM es más completo. Comienza con el diseño y llega hasta el final de la vida útil de un activo. A continuación se muestran algunas características que verá en un sistema EAM pero no en un CMMS:

• Capacidades de gestión presupuestaria
• Supervisión de la calibración
• Monitoreo de energía
• Gestión de flotas
• Mapas, planos de planta y esquemas interactivos
• Activos lineales
• Gestión de procesos