Optimice la gestión de mantenimiento con software avanzado de rastreo de equipos

Los sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) han revolucionado las operaciones diarias de empresas en una amplia gama de sectores incluyendo manufactura, Salud, hostelería, retail, etc. Los software de rastreo de equipos son sistemas sofisticados y robustos de gestión de instalaciones que rastrean órdenes de trabajo, generan informes precisos rápidamente, y determinan instantáneamente cuáles de los assets de un negocio requieren software de mantenimiento preventivo. El creciente cambio hacia estos sistemas radica en su capacidad para automatizar operaciones empresariales, reducir tiempo de inactividad de producción y aumentar la longevidad de equipos. Con sistemas de gestión totalmente funcionales, las empresas pueden realizar un aumento en su retorno de inversión (ROI).

Uno de los aspectos más críticos de una implementación exitosa de CMMS es asegurar que todos los datos ingresados sean completos y precisos. Como los programas de computadora no pueden discriminar entre datos buenos y malos (o identificar fuentes de datos faltantes), las personas a cargo de configurar el sistema de gestión de su empresa son responsables de asegurar que el sistema hará lo que está diseñado para hacer. A continuación, cinco formas simples para asegurar que todos los equipos y assets de la empresa encuentren su camino en el programa de software de gestión.

1. Determine qué assets y equipos quiere incluir en su inventario CMMS

Cada empresa es única y también lo son sus equipos y assets. Al decidir qué elementos inventariar, es importante considerar las necesidades y prioridades de la empresa. Por ejemplo, maquinaria de producción y piezas son esenciales para operaciones manufactureras, y equipos mecánicos, eléctricos y de fontanería son críticos para edificios de oficinas e instalaciones grandes. Escritorios, mesas, computadoras y equipos AV son esenciales para escuelas y universidades. Más allá de determinar los equipos esenciales para inventariar, también deben considerarse decisiones sobre assets secundarios. Estos pueden incluir vehículos, así como bienes de stock como suministros de oficina, limpieza, herramientas, etc.

2. Determine qué detalles de assets quiere recopilar para su CMMS

Idealmente, es mejor ingresar tanta información como sea posible en el sistema sobre los equipos y assets de una empresa. Sin embargo, como esto lleva tiempo y esfuerzo, se deben tomar decisiones sobre qué tan exhaustiva debe ser una lista de equipos y assets. También es importante considerar que cuanto mayor sea la operación, más datos habrá. Para la mayoría de empresas, grandes holdings operativos y mecánicos son los más importantes y por tanto, deben recibir la mayor atención al detalle. Información relevante a agregar incluye:

• Números de serie
• Ubicaciones
• Códigos de barras
• Imágenes
• Manuales y documentos
• Detalles del fabricante
• Fechas (instalación, vencimiento de garantía, inspección)
• Proveedores asociados
• Repuestos y proveedores asociados

Al recopilar datos de equipos y assets para su software CMMS, puede ser útil crear una hoja de cálculo formateada que pueda circularse entre jefes de departamento y actualizarse por ellos. Al hacerlo, miembros de diferentes departamentos que tienen acceso a detalles específicos de equipos pueden colaborar en crear una lista maestra de assets. Usar un programa basado en la nube permitirá a los miembros del equipo actualizar documentos en tiempo real.

3. Asigne personas responsables de la recopilación de datos CMMS con líneas de tiempo

No hay duda de que configurar un sistema de software de mantenimiento de equipos lleva tiempo y energía. Por estas razones, tiene sentido desarrollar una estrategia que guíe el proceso. Si un equipo es responsable de crear una lista de equipos, es importante que cada miembro esté bien informado sobre la tarea general así como lo que es responsable. Establecer líneas de tiempo realistas para crear una lista de inventario proporciona un marco para la finalización de tareas. Lo siguiente ofrece una idea de cómo deberían verse líneas de tiempo realistas:

• Empresas con 0-100 assets: 30 días
• Empresas con 200 assets: 45 días
• Empresas con 201-500 assets: 60 días
• Empresas con 501-1000 assets: 90-120 días

Además, se deben realizar revisiones de progreso regulares semanal o quincenalmente para asegurar que la tarea permanezca en horario.

Empresas grandes o con muchos assets pueden elegir externalizar la tarea de auditoría de equipos. Al determinar esto, las empresas deben sopesar el costo de contratar un proveedor externo para hacer esta tarea adecuada y eficientemente contra los costos de oportunidad asociados con el tiempo que los miembros del personal son apartados de sus deberes regulares.

4. Consulte al proveedor CMMS para asesoramiento

Para empresas que ya tienen una lista de inventario de equipos online y desean migrarla a un CMMS, los proveedores potenciales pueden asistir en entender qué necesita hacerse. Los clientes pueden optar por migrar los datos por su cuenta o que el proveedor lo haga por ellos. Aquellos que tienen el tiempo y confían en manejar los aspectos técnicos de la implementación CMMS pueden encontrar preferible migrar sus datos. Si está ansioso por empezar, no quiere contratiempos, y quiere el trabajo bien hecho desde el inicio, los proveedores CMMS ofrecen opciones de configuración llave en mano.

5. Revise y limpie la lista de datos de equipos CMMS

El paso final en crear una lista de equipos e inventario implica verificar errores y asegurar que toda la información relevante se ha recopilado. El paso final involucra lo siguiente:

• Verificar que la lista de inventario está completa (recomendado conseguir un segundo par de ojos)
• Verificar que la ortografía es correcta (errores ortográficos indican falta de credibilidad)
• Las imágenes son claras y formateadas apropiadamente para verse en diferentes dispositivos
• Todos los manuales y documentos están referenciados
• Las ubicaciones de equipos y assets son correctas

Agregar un software de rastreo de equipos a una operación implica mucho más que una inversión financiera. Requiere comprometerse al tiempo y energía necesarios para asegurar que el sistema está haciendo lo que está diseñado para hacer. Crear un inventario de equipos y assets integral que se ingrese correctamente en el sistema es esencial para un resultado exitoso. Para ese fin, los proveedores complacen ofrecer a clientes asesoramiento sobre opciones de implementación de software de gestión de mantenimiento. Independientemente de la opción elegida, una vez completada la configuración del sistema, los CMMS ofrecen a las empresas una forma totalmente automatizada de asegurar que las operaciones funcionen lo mejor posible mientras ahorran tiempo, energía y dinero.

En Hippo CMMS, sabemos que los primeros 6 meses de implementación son los más críticos para el éxito del cliente. Si no tiene aceptación de todos los usuarios y la adopción es baja, la probabilidad de que la implementación del CMMS sea un éxito no es prometedora. Por eso invertimos mucho en nuestro proceso de incorporación de clientes. Si desea experimentar nuestro servicio al cliente inigualable y software fácil de usar, ¡puede probarlo gratis por 30 días!