Maximice la Eficiencia Municipal: Aproveche el Software EAM para Optimizar Operaciones de Mantenimiento

Independientemente del tamaño de su presupuesto municipal, el software de gestión de activos empresariales (EAM) significa más control, menos desperdicio. Toma mejores decisiones, más rápido. El tamaño del presupuesto no importa tanto como podría pensar. No importa con cuánto empiece, el software de gestión de activos estira cada euro.

Gestión de activos 101

Antes de hablar de cómo el software EAM facilita la gestión municipal de activos, vale la pena repasar algunos conceptos básicos.

¿Qué es un activo?

Hay muchas formas de responder. Una idea: si algo se rompe y nadie llama a quejarse, no es un activo. Los activos pueden ser bastante pequeños, por ejemplo, los escritorios del ayuntamiento o las lámparas de lectura de la biblioteca local. Pero también pueden ser infraestructura municipal significativa, incluyendo:

• Carreteras y aceras
• Puentes
• Sistemas de alcantarillado
• Maquinaria pesada
• Edificios
• Vertederos

En lugar de usar el tamaño o el coste, puede pensar en los activos en términos de propósito. Los activos proporcionan los servicios que los residentes necesitan y esperan.

¿Qué es la gestión de activos?

A nivel individual, es cómo mantenemos las cosas que poseemos al estándar que queremos usando la menor cantidad de dinero posible. Pasar un antivirus en su ordenador es un ejemplo. Está encontrando y arreglando pequeños problemas antes de que tengan oportunidad de crecer. Otro ejemplo es ahorrar para reemplazar las viejas ventanas de su casa. La planificación presupuestaria a largo plazo significa que su inversión no va a quebrar el banco. Y actualizar las ventanas aumenta el valor de su casa mientras reduce el coste de mantenerla.

A nivel municipal, la gestión de assets se trata de encontrar formas de prestar servicios tanto al nivel que los residentes esperan como a un coste sostenible.

¿Por qué es importante la gestión municipal de activos?

Los municipios se enfrentan a grandes retos debido al envejecimiento de los activos. Según la Federación de Municipios Canadienses (FCM):

"Una gran parte de la infraestructura en Canadá se acerca al final de su vida útil... Con esta infraestructura envejecida, los municipios pueden esperar un aumento en los costes de mantenimiento y operación, y aumentos significativos para los costes de renovación y reemplazo en el futuro."

La gestión de activos ayuda porque "tener una imagen más clara del estado actual de su infraestructura municipal puede ayudarle a tomar decisiones más informadas sobre operaciones, mantenimiento y renovación de activos".

También ayuda de formas que quizás no imagine. Según la FCM, un plan robusto de gestión de activos le ayuda a:

• Solicitar subvenciones
• Defender tasas de usuario y establecer tipos impositivos
• Negociar mejores acuerdos y desarrollar alianzas

Solicitudes de subvención

Como sabe exactamente dónde necesita financiación y cómo la usaría, puede redactar solicitudes de subvención persuasivas y basadas en datos.

Tasas de usuario y tipos impositivos

Como conoce en detalle cuánto cuesta operar cada activo, puede explicar mejor a los residentes la necesidad de las tasas de usuario. Como una buena planificación le prepara para el futuro, también puede evitar aumentos inesperados y bruscos. Como tiene una idea clara de las necesidades y costes futuros de infraestructura, puede establecer tipos impositivos para financiar adecuadamente los presupuestos locales.

Acuerdos y alianzas

Como tiene una lista completa y detallada de su infraestructura, puede realizar compras al por mayor a proveedores externos y está en posición de compartir recursos con otros municipios.

EAM más fácil

En el núcleo de una gestión municipal de activos exitosa están los datos. Muchos, muchísimos datos. Y nada almacena y procesa datos mejor que el software. La FCM tiene una larga lista de beneficios del software EAM. Vale la pena dedicar tiempo a examinar algunos con más detalle.

La gestión de activos respaldada por EAM le ayuda a:

Mantener todos sus datos en un solo lugar

En lugar de tener datos críticos escondidos en diferentes hojas de cálculo, presentaciones y documentos de procesador de textos, el software EAM hace que todo sea fácil de encontrar. Y mantener los datos actualizados es mucho más fácil cuando ya no implica rebuscar en correos antiguos buscando la versión más reciente de un archivo que ahora solo existe como adjunto.

Las plataformas antiguas requerían grandes inversiones iniciales en servidores, conocimientos de TI y formación. Pero las soluciones EAM basadas en la nube quitan de sus hombros el peso de la configuración y el mantenimiento. Entre bastidores, los proveedores respaldan y alojan los datos, parchean y actualizan el software.

Compartir datos entre departamentos

El software EAM resuelve el problema de que cada departamento use sus propios métodos idiosincrásicos para recopilar, formatear y distribuir datos. Como todos usan el mismo sistema, todos los datos se introducen de la misma manera, permitiendo que los departamentos compartan sin esfuerzo. Los datos se vuelven no solo fácilmente accesibles, sino también significativos para cada departamento municipal.

Rastrear costes de ciclo de vida

Los costes de ciclo de vida incluyen la planificación, compra, mantenimiento, a veces rehabilitación y finalmente disposición de un activo. El software EAM le ayuda a rastrear costes manteniendo registros precisos y actualizados de todo el trabajo realizado en un activo, que luego pueden usarse para calcular con precisión el coste total de propiedad (TCO).

Imagine que su municipio decide abrir una piscina comunitaria. Costará dinero diseñarla y construirla. Pero los costes no terminan ahí. Los costes continuos incluyen limpieza, cloración y personal. Poder rastrear costes es crítico para establecer tasas de usuario y presupuestar el mantenimiento futuro.

Ver los datos de forma que potencie la toma de decisiones

Es imposible tomar buenas decisiones mirando infinitas columnas de números. Pero una vez que ha definido un conjunto de objetivos, el software EAM puede producir informes usando casi cualquier combinación de puntos de datos, incluyendo indicadores clave de rendimiento (KPI). Sabrá fácilmente si avanza en la dirección correcta.

Un ejemplo concreto muestra cómo funcionan los KPI. Desde 2011, Richmond Hill, parte del Área Metropolitana de Toronto en Ontario, tiene un plan estratégico centrado en KPI. Definen un KPI como "una medida de rendimiento que rastrea el progreso hacia un resultado establecido con el propósito de aprendizaje y mejora continua". Así, rastrean el uso de maquinaria pesada con un KPI de retirada de nieve. El objetivo es la accesibilidad para residentes con problemas de movilidad. Rastrean el progreso midiendo qué tan rápido retiran la nieve de las aceras. El objetivo puede ser un poco abstracto, pero pueden ver qué tan cerca están usando datos duros.

Primeros pasos

Ya ha comenzado. Hacer investigación en línea y leer sobre gestión de activos y cómo el software de gestión de mantenimiento municipal la facilita es un gran primer paso. Una vez que sienta que tiene una buena comprensión de los beneficios de un plan de gestión de activos, la FCM recomienda reclutar colegas. Cualquier proyecto exitoso necesita un nivel de compromiso a lo largo de toda la escalera, y en este caso, la federación explica que necesitará aliados tanto entre el personal como entre los cargos electos. Eventualmente, querrá hablar con municipios que ya tengan planes implementados. Los proveedores de software EAM también son excelentes fuentes de información y orientación.