7 consejos para seleccionar el software de gestión de activos

El software sofisticado de gestión de activos empresariales (EAM) es imprescindible para las empresas con modelos de negocio que se basan en maximizar la producción de activos costosos y complejos. El software EAM correcto lo ayudará no solo a garantizar la disponibilidad de los activos al ver que se realiza el mantenimiento necesario, sino que también permitirá que la alta gerencia administre y proteja su inversión general, ya sea en una plataforma de perforación en alta mar, una planta de energía nuclear, una instalación de fabricación, un avión a reacción o otro activo.

Los siete consejos incluidos en este artículo provienen de algunas de las principales mentes de EAM en IFS North America e IFS AB, y están diseñados para ayudarlo a garantizar que obtenga el máximo provecho del software EAM para que pueda aprovechar al máximo sus activos.

1) Considere PAS-55 y las demandas que impone a EAM.
PAS-55 es un nuevo estándar disponible públicamente para la gestión de activos del British Standards Institute, y está avanzando rápidamente a nivel mundial. PAS-55 puede ser una excelente manera de demostrar a las partes interesadas como clientes, accionistas, reguladores y clientes que está siguiendo las mejores prácticas para garantizar una operación confiable, controlar los costos y maximizar el retorno de los activos de capital. Este estándar solo trata de manera periférica con el software EAM, pero establece un requisito importante en los sistemas de tecnología de la información utilizados para administrar los datos de activos que deberían afectar la selección del software EAM.

PAS 55 requiere que los sistemas de TI utilizados para administrar los datos de los activos permitan compartir información y retener el conocimiento en toda la organización con un enfoque especial en las actividades subcontratadas. Específicamente, EAM debe abordar todas las fases del ciclo de vida del activo, incluidos los procesos de planificación e ingeniería del activo, mantenimiento y operación del activo y el eventual retiro o desmantelamiento del activo.

Para facilitar el cumplimiento con PAS-55, EAM y otro software utilizado para administrar los datos de los activos deben brindar una vista precisa y consistente de toda la información de los activos, una versión de la verdad, asegurando que las políticas, planes y acciones se basan en una comprensión precisa. del historial y estado actual de su infraestructura de activos. Para lograr esto, un producto de software EAM debe abordar todas las fases del ciclo de vida de los activos, y no muchas lo hacen. También debe proporcionar portales u otros métodos para que las partes externas, como empresas de ingeniería y contratistas de mantenimiento, utilicen el sistema de modo que todos los que toquen los datos de los activos estén interactuando con una única base de datos en tiempo real.

El resultado final: Ya sea que planee implementar inmediatamente PAS-55 o no, el soporte completo del ciclo de vida de los activos debería ser algo a buscar en un ciclo de selección de software EAM. Es una de las mejores prácticas que tiene sentido medible y práctico en la gestión del ciclo de vida de los activos de capital. Y nunca se sabe cuándo aparecerá el cumplimiento de PAS-55 en la agenda de su organización, quizás como legado de clientes, inversores y otras partes interesadas.

2) Abra su sistema a sus contratistas con tecnologías simples.
El cumplimiento de PAS-55 no es la única razón para abrir su aplicación EAM a proveedores como empresas de ingeniería y contratistas de mantenimiento. Hay dos razones más por las que esta es una buena idea. En primer lugar, a medida que planifica el trabajo de mantenimiento para las próximas semanas, si sus contratistas tienen visibilidad de sus planes a través de su sistema EAM, pueden estar informados del próximo trabajo, programar a su personal y asegurarse de que tengan las herramientas y los materiales adecuados disponibles. . Si ven ese programa continuo, pueden responder mejor a sus necesidades. Esto también reduce la cantidad de tiempo necesario para gestionar a los contratistas externos por teléfono y correo electrónico.

Además, si el contratista puede informar de sus actividades laborales directamente en su sistema, obtendrá actualizaciones en tiempo real del trabajo completado. Eso elimina la demora que resulta cuando el contratista ingresa los datos en su propio sistema, y ​​los datos fluyen a través de los mecanismos de reporte dentro de ese ambiente del contratista y regresan al equipo de mantenimiento de fabricación, que luego tiene que ingresar ese registro de trabajo nuevamente en el EAM. software de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). Esa entrada repetida es un desperdicio y aumenta la probabilidad de errores. Los datos en tiempo real también pueden permitir una coordinación más estrecha entre el contratista y el personal de mantenimiento interno o con otros contratistas que trabajan en ese activo. Además, esos datos en tiempo real podrían permitir un uso más eficiente del activo, como en la reanudación de un programa de producción inmediatamente después de que un contratista termina el trabajo.

El resultado final: Cualquiera que participe en un proceso de selección de EAM debe hacer preguntas difíciles sobre cómo el software puede extenderse a los proveedores involucrados en las diversas etapas del ciclo de vida de los activos. ¿Existen diferentes formas de lograr esto que funcionen para las distintas partes externas que deberían poder acceder a su sistema EAM?

3) Considere la importancia de la gestión de proyectos a un nivel macro.
Si piensa en el ciclo de vida de un activo como un proyecto largo, un proyecto que puede durar hasta 20 años o más, se hace evidente que lo que realmente está viendo es un proyecto que comienza con el Procesos de ingeniería y construcción. Luego, el proyecto incluye el costo de mantenimiento, operación y reacondicionamiento, y culmina con una decisión bien informada de desmantelar y reemplazar el activo. En ausencia de sistemas EAM y ALM completamente funcionales, flexibles e integrados, administrar el ciclo de vida del activo desde la cuna hasta la tumba es un desafío.

Aunque la tecnología de gestión de activos ha dado grandes pasos en los últimos años, en cierto modo puede haber sido más fácil gestionar los principales activos hace 30 años que en la actualidad. Esto se debe a que, hace años, las industrias tendían a tener sus propios departamentos de ingeniería internos que diseñaban renovaciones importantes y nuevas construcciones.

Lo que esto significa para un proceso de selección de software es que la capacidad de un paquete EAM para respaldar el diseño y la ingeniería de la planta debería ser un factor importante. Incluso en la gran mayoría de los casos en los que un grupo de ingeniería externo es responsable del diseño, sus actividades deben estar incluidas en la plataforma EAM que se utilizará durante el ciclo de vida de los activos, de modo que los datos de diseño fluyan naturalmente hacia los sistemas de mantenimiento y operaciones que sostendrán. el activo durante su vida productiva.

También es necesaria una estrecha integración entre ALM, la gestión de proyectos y la funcionalidad central de EAM. Considere por un momento la situación que enfrentan el director ejecutivo y el director de mantenimiento en una central eléctrica de carbón que tiene una parada por año para reparaciones importantes. Existe una necesidad imperiosa de cumplir con el cronograma del proyecto porque cada día de inactividad vale millones de dólares y existe un grado significativo de complejidad del proyecto, ya que se contratan contratistas externos, se alquilan equipos y quizás se agregan turnos de mantenimiento adicionales. La sólida funcionalidad de administración de proyectos que está integrada a un nivel muy granular con una poderosa aplicación EAM puede ayudar a administrar los recursos necesarios para completar las tareas requeridas en el tiempo asignado. Si bien la capacidad de administrar para cumplir con la fecha límite es un argumento sólido para la funcionalidad integrada de proyecto y EAM, se puede obtener un beneficio aún mayor del proyecto y la funcionalidad de EAM está vinculada a un sistema de administración del ciclo de vida de activos (ALM) global y al libro mayor. La capacidad de observar el cierre de una planta desde una perspectiva financiera y de ALM puede ayudar a determinar si tiene sentido traer recursos externos adicionales para acortar la cantidad de tiempo de inactividad. ¿En qué medida el costo externo de contratar contratistas y equipos aumentará el rendimiento total del activo a mediano y largo plazo?

Muchas empresas de uso intensivo de activos no cuentan con las herramientas adecuadas para optimizar de manera eficiente las actividades asociadas con el cierre de una planta y, ciertamente, no tienen las herramientas adecuadas para reducir de manera proactiva el tiempo de inactividad planificado.

El resultado final: Los ejecutivos de gestión de activos que dispongan de las herramientas EAM adecuadas y las aprovechen al máximo tendrán menos gastos generales y una mayor productividad, mientras que sus competidores se esforzarán por mantenerse al día. Podrán tomar decisiones más inteligentes sobre el ciclo de vida del activo porque pueden administrarlo como un proyecto largo.

4) Considere la importancia de la gestión de proyectos a nivel micro.
En un entorno de proyectos a gran escala como una industria intensiva en activos, un esfuerzo por rastrear el costo de operación y mantenimiento del activo depende del rastreo efectivo de costos en miles de proyectos más pequeños. En este nivel micro, la funcionalidad integrada de proyectos, finanzas y EAM es fundamental. Cuando se trabaja en una aplicación empresarial debidamente integrada, es mucho más fácil estructurar un proyecto de mantenimiento para cobrar todos los costos, incluidas las órdenes de compra y de trabajo que se utilizan para cobrar el tiempo de los técnicos. La funcionalidad integrada también permitirá el análisis del costo del proyecto mediante diferentes estructuras de desglose, y a cada actividad se le puede asignar una línea de financiamiento diferente.

Figura 1. En esta pantalla de IFS Applications, una serie de funciones de gestión de proyectos están estrechamente integradas con el resto de la empresa.

Además, debido a que se pueden rastrear varias actividades departamentales y funcionales diferentes en un solo proyecto o en conjunto, es mucho más fácil identificar la periodicidad de fallas en piezas específicas de equipo. Esta puede ser información invaluable ya que un director de mantenimiento se comunica con la alta gerencia durante el proceso de presupuestación de capital. La información completa sobre lo que cuesta operar una pieza específica de equipo de capital puede informar una decisión de reacondicionamiento o reemplazo.

Pero estas decisiones son mucho más difíciles de tomar cuando el verdadero costo de mantenimiento se pierde por ineficiencias en los sistemas administrativos. Específicamente, ¿cuáles son estas ineficiencias que pueden paralizar sus esfuerzos de administración de activos? Considere el desafío que enfrentan los equipos de mantenimiento involucrados en un proyecto de mantenimiento más complejo, como reemplazar un sistema de caldera, sin EAM integrado, proyectos y capacidad de orden de trabajo. Es probable que este proyecto involucre tiempo del personal interno, contratistas, partes de inventario y materiales comprados específicamente para el proyecto.

Si este equipo está utilizando un sistema de gestión de proyectos independiente, como mínimo tendrán que volver a capacitar a sus técnicos de mantenimiento para que utilicen proyectos para capturar materiales y tiempo en lugar de utilizar las órdenes de trabajo que normalmente utilizan los técnicos para otros trabajos. Incluso si participara en esta iniciativa de reentrenamiento, las capacidades de informes de costos del proyecto pueden verse afectadas y la alta dirección aún no tendrá una idea clara del costo del proyecto. Además, obligar a los técnicos de mantenimiento a abandonar sus órdenes de trabajo familiares en favor del software de gestión de proyectos puede provocar la pérdida de datos de activos. La integración de la orden de trabajo en la primera línea a la funcionalidad del proyecto en el nivel gerencial a la funcionalidad ALM en el nivel gerencial superior reduce los costos y las ineficiencias y debería ser algo a tener en cuenta durante un proceso de selección de EAM.

El resultado final: Un departamento de mantenimiento participa en varios proyectos todos los días. Asegurar que el software EAM sea capaz de administrar y registrar adecuadamente los datos de este proyecto debe ser una consideración clave en la selección de EAM.

5) Considere el impacto de una fuerza laboral que envejece o se contrae.
La demografía mundial sugiere que los ejecutivos del mundo desarrollado deberían planificar llevar su negocio con menos personas en el futuro. Los 78 millones de Baby Boomers en la fuerza laboral de los Estados Unidos están comenzando a jubilarse y serán reemplazados por una generación de solo 50 millones de personas. Esto crea una brecha estructural que no se puede ignorar. Además, esta generación más joven tiene una visión de la vida, el trabajo y la tecnología completamente diferente a la de sus mayores, y sus expectativas sobre cómo, dónde y con qué herramientas trabajarán serán mucho, mucho más estrictas. Otro aspecto interesante del desafío del envejecimiento de la mano de obra es que realmente solo se aplica en los países más desarrollados. El mundo en desarrollo es todavía mucho más joven en promedio que el mundo desarrollado, con generaciones más jóvenes que son más grandes que las mayores.

Si bien este cambio generacional exigirá sistemas EAM y ERP más eficientes, también creará una necesidad real de software empresarial para registrar el conocimiento tácito y la sabiduría colectiva de una generación jubilada de ejecutivos, gerentes y trabajadores. Este conocimiento informal y tácito es una especie de capital corporativo que, de lo contrario, desaparecerá de las empresas cuando esta generación deje la fuerza laboral.

El conocimiento tácito puede consistir en una serie de cosas, incluidas las estrategias de trabajo para determinadas situaciones, como el paro que se planifica para mediados del verano durante la temporada alta de vacaciones, el complejo proyecto de rediseño que impone severas demandas al personal de ingeniería o la resolución de problemas y reparación de instalaciones únicas y complejas. equipo. Los trabajadores de mayor edad pueden incluso diagnosticar problemas en el equipo basándose en el sonido que produce la maquinaria mientras está en funcionamiento. Este tipo de conocimiento es difícil de contener en la aplicación empresarial, pero eso es exactamente lo que debe hacer el software empresarial para ayudar a las empresas a negociar con éxito este cambio generacional.

Obtener esta información de la generación anterior será difícil por varias razones. Una razón es el hecho de que muchas personas, independientemente de su edad, ven el conocimiento como poder y creen que si comparten libremente esta información, se vuelven menos valiosos para la empresa. La información patentada, de hecho, no debe compartirse en un mercado competitivo, pero la competencia real tiene lugar fuera de la empresa y no dentro de la empresa. Y cuando los empleados con conocimientos se guarden la información para sí mismos, su empresa estará en desventaja competitiva. El software empresarial como EAM deberá ayudar a crear un entorno en el que las personas estén dispuestas a compartir, a ayudarse mutuamente y a compartir lo que saben.

Muchas empresas de uso intensivo de activos no cuentan con las herramientas adecuadas para optimizar de manera eficiente las actividades asociadas con el cierre de una planta y, ciertamente, no tienen las herramientas adecuadas para reducir de manera proactiva el tiempo de inactividad planificado.

El resultado final: Los ejecutivos de gestión de activos que dispongan de las herramientas EAM adecuadas y las aprovechen al máximo tendrán menos gastos generales y una mayor productividad, mientras que sus competidores se esforzarán por mantenerse al día. Podrán tomar decisiones más inteligentes sobre el ciclo de vida del activo porque pueden administrarlo como un proyecto largo.

Figura 2. Las características de Enterprise 2.0, como este panel de discusión enhebrado dentro de IFS Applications, pueden extraer conocimiento tácito de los empleados senior y retenerlo dentro de la aplicación empresarial.

Obtener este valioso conocimiento tácito de las personas mayores también es difícil porque se encuentran en ese estado de competencia inconsciente. No saben que tienen algo que compartir o qué es lo que saben que sería valioso para los demás. Si le pide a alguien que, antes de jubilarse, se siente con un papel blanco y escriba todas las cosas que sabe, simplemente no funcionaría. Sin embargo, al aprovechar las tecnologías clasificadas como Web 2.0 y Enterprise 2.0, podemos hacer que las personas compartan porque están respondiendo a solicitudes orgánicas de experiencia en tiempo real. Herramientas como wikis, tableros de mensajes e incluso el grupo de discusión tradicional pueden hacer que los empleados senior respondan a las consultas de otros empleados, contribuyan a artículos sobre temas importantes y capturen esos datos valiosos en el entorno de aplicaciones centralizadas donde pueden beneficiar a la empresa en el futuro. Wikipedia, foros de discusión populares e incluso Facebook son ejemplos de colaboración e intercambio de información facilitados por plataformas de tecnología de la información.

El resultado final: Por lo tanto, al evaluar el software EAM, es claramente importante buscar características del tipo Enterprise 2.0 que faciliten este tipo de entorno comunicativo abierto.

6) Considere la importancia de la usabilidad.
Tiene sentido que la funcionalidad del software EAM que puede entenderse intuitivamente, con un mínimo de capacitación y orientación, ofrezca un costo total de propiedad más bajo que el software que es más complejo y más difícil de comprender y usar. El software EAM, que es simple y ofrece una interfaz atractiva, también incitará a los usuarios a ingresar más datos e interactuar con el sistema con más frecuencia, lo que mejora la calidad de los datos empresariales. Los sistemas que tienen sentido desde el punto de vista de la usabilidad se volverán más importantes a medida que la generación más joven antes mencionada ejerza más influencia en la fuerza laboral. Los Baby Boomers estaban dispuestos a comprometerse con los sistemas de software empresarial que, francamente, dejaban mucho que desear desde el punto de vista de la usabilidad. Asumieron que había una buena razón para ingresar los mismos datos en múltiples campos o rebotar entre varias pantallas para completar un solo proceso. Las nuevas generaciones se dan cuenta de que esto es solo el resultado de un diseño deficiente del software y es probable que se quejen o simplemente usen otros sistemas fuera del entorno EAM, lo que da como resultado datos fragmentados y procesos ineficientes y descoordinados.

Figura 3. Esta pantalla de IFS Applications crea una ilustración visual de las paradas de producción.

Esto se puede decir de todo el software empresarial. Pero en el caso de EAM, a menudo estamos tratando con enormes cantidades de datos, particularmente cuando EAM está integrado con PLC para informes de fallas automatizados. Estos almacenes de datos de gran tamaño contienen, en su mayor parte, información sobre equipos y procesos que se encuentran dentro de los límites aceptables. Sin embargo, una pequeña porción de estos datos es de importancia e interés crítico porque tiene que ver con equipos que requieren atención inmediata. Por lo tanto, el software EAM debe permitir a los administradores separar a los muchos aburridos de los pocos críticos. Varios formatos gráficos para representar datos, incluidos mapas de árbol, pueden lograr esto mismo.

Figura 4. En este mapa de árbol de IFS Applications, el número de fallas se representa por tamaño y la criticidad por color. Los usuarios pueden profundizar en los grandes cuadrados rojos para encontrar las razones detrás de los problemas.

El resultado final: Por lo tanto, al seleccionar el software EAM, es importante buscar mejoras de usabilidad de vanguardia que agilizarán la adopción del software en la empresa y ofrecerán una mejor toma de decisiones y apoyo gerencial al sugerir qué tareas de mantenimiento son más urgentes en un momento dado.

7) Realice mejoras en el mantenimiento ajustado mediante la integración de EAM con ERP.
Si bien muchos paquetes EAM son capaces de realizar funciones estándar de planificación de mantenimiento y gestión del trabajo, el hecho es que el éxito de la mayoría de los programas de mantenimiento preventivo se basa en asegurar la participación y la aceptación de personas más allá del departamento de mantenimiento. Y es por eso que es de vital importancia que la funcionalidad de EAM sea parte integral de un sistema de software empresarial utilizado en otras partes de la empresa o que esté estrechamente integrada con un paquete ERP utilizado en toda la empresa.

Una solución de EAM verdaderamente flexible puede implementarse como una aplicación empresarial completa que incluya finanzas, recursos humanos, manufactura y otras funcionalidades o integrarse con una herramienta ERP existente. La funcionalidad EAM en IFS Applications, por ejemplo, incluye interfaces estándar para SAP, aplicaciones Oracle y otros productos. Mientras tanto, el mejor proveedor de EAM de "nicho" puede ofrecer cierto grado de integración con un paquete ERP más amplio, pero las funciones de gestión y control de inventario, recursos humanos, gestión de documentos y compras no están tan estrechamente vinculadas con otras aplicaciones porque La funcionalidad subyacente en la herramienta EAM no es tan sólida.

Al carecer de una integración muy estrecha con otras aplicaciones utilizadas dentro de la empresa, un paquete EAM creará un trabajo sin valor agregado, ya que algunos datos deben transferirse manualmente desde el sistema EAM a un sistema ERP. Además, cuando el software EAM no se integra con otra funcionalidad como una solución ERP, el resultado es un sistema subóptimo o redundante cuando se trata de pedir piezas de repuesto porque la mayoría de las funciones de compra se realizan fuera del sistema EAM. Mantener buena información sobre las piezas de repuesto en el inventario y evitar la compra excesiva de componentes es extremadamente difícil, especialmente si algunos artículos que se van a comprar se utilizan tanto en el proceso de fabricación como en el proceso de mantenimiento. La programación del personal también se ve obstaculizada por una herramienta EAM independiente porque las funciones de programación en una aplicación de mantenimiento de primera clase no están integradas con el software de Recursos Humanos donde se almacena información sobre vacaciones, calificaciones de los empleados y otros datos.

Las soluciones EAM que forman parte de aplicaciones empresariales más amplias pueden ser muy sólidas, en algunos casos rivalizando con las mejores soluciones. Capturarán datos de fallas, emitirán órdenes de trabajo, programarán personas y materiales y requisitos de compra. Pero a diferencia de los sistemas EAM independientes, estas aplicaciones integradas pueden, por ejemplo, aprovechar la funcionalidad de compra que ya reside en la aplicación ERP. Cuando la funcionalidad EAM se integra con la funcionalidad de las aplicaciones empresariales utilizadas por otros departamentos, cuando todos trabajan en la misma plataforma y con los mismos datos, se obtienen una serie de eficiencias. Y debido a que todos trabajan con los mismos datos en el mismo entorno, es más fácil comunicarse con otras personas en las que se basa una iniciativa de mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).

El resultado final: Lo que esto significa para usted es que es importante considerar el grado en que el software EAM creará un silo de datos separado del resto de la empresa, lo que a su vez crea trabajo sin valor agregado. Por otro lado, las mejoras en el mantenimiento esbelto se pueden lograr cuando EAM se integra con el resto de la empresa.

Conclusión
Si bien cada negocio es ligeramente diferente, en IFS creemos que los consejos anteriores resultarán útiles para la mayoría de las organizaciones con un uso intensivo de activos la mayor parte del tiempo. La idea subyacente que recorre todos estos consejos es que EAM debe verse como un activo estratégico que puede impulsar el valor empresarial cuando se selecciona, implementa y usa correctamente.

Acerca del autor:
Patrick Zirnhelt es el director de ventas para industrias intensivas en activos de IFS North America. Tiene más de 16 años de experiencia trabajando con sistemas empresariales, lo que incluye desarrollo, implementación y ventas de software. Es un ingeniero profesional registrado en Ontario y tiene un MBA especializado en sistemas de información gerencial de la Escuela de Negocios Schulich de la Universidad de York en Toronto y una licenciatura en ingeniería mecánica de la Universidad de Queens, Kingston, Ontario.