Abre el capó:una lista de verificación de mantenimiento puede salvarle el día

Como practicante y consultor, con frecuencia recuerdo cómo la atención a los detalles de alguna manera se nos escapa de vez en cuando. Recuerdo vívidamente las ocasiones en que alguien olvidó agregar aceite a una caja de engranajes durante la instalación o falló la rotación del motor en un cambio de motor. No sé ustedes, pero nunca disfruté tratando de explicar los errores a un gerente de planta. Las palabras suenan huecas cuando se trata de llenar el vacío dejado por perder varias horas de producción por eventos como estos. La parte frustrante es que un procedimiento simple o una lista de verificación pueden prevenir la mayoría, si no todos, de estos casos. No es difícil tabular el costo directo para la organización. Calcular la pérdida indirecta de un cliente o, peor aún, la pérdida de la vida no es tan fácil. En algunos casos, no puede ponerle un número porque no tiene precio. Para resaltar mejor los procedimientos y las listas de verificación, permítame compartir una experiencia reciente con usted.

Sucede que he estado viajando a Mobile, Alabama, una vez al mes durante los últimos meses. En cada visita, la misma gran empresa de alquiler de coches nunca ha dejado de decepcionar desde el punto de vista del servicio al cliente y de los coches de alquiler. La semana pasada no fue la excepción. Tenía grandes esperanzas de éxito cuando el agente de ventanilla me informó que mi alquiler solo tenía cinco millas y era nuevo. Dicho esto, mi lista de verificación antes de dejar el lote incluye inspeccionar el nivel de combustible y el automóvil en busca de daños. Al verificar el nivel de combustible, noté que la película protectora de plástico transparente no se había quitado de los paneles de instrumentos. Especulé sobre su procedimiento para preparar sus autos. ¿Usaron una lista de verificación? Solo tomó un viaje de 30 minutos a través del tráfico intermitente, incluidas unas 15 millas en la carretera interestatal a 65 mph para obtener mi respuesta. No, no hay humo, solo un olor que no se registró bien. Abrí el capó, tiré de la varilla y ... sin aceite. Con incredulidad, volví a comprobar para confirmar. ¡SIN ACEITE!

Unas cuantas llamadas más tarde, el agente del mostrador transmite un mensaje del gerente para que conduzca el automóvil de regreso al aeropuerto a 30 millas de distancia. Pregunté si hablaban en serio. ¿Conducir sin aceite? La varilla estaba completamente seca, ni una gota. Luego, me dicen que puedo comprar el aceite y recibir un reembolso. Me gusta cómo ahora es mi problema (imagínate). Más llamadas y asistencia en la carretera hacen que acepten transportarme otro automóvil en un transportador de automóviles y llevar el otro de regreso. Ahora que era una solución cara. El auto de reemplazo también es nuevo. Al aplicar un ciclo de mejora continua a mi lista de verificación, verifico el aceite como parte de la inspección. Tiene aceite y la película protectora se ha quitado en la mayoría de los instrumentos. Pero el tanque de combustible no está lleno.

¿Crees que los procedimientos establecidos y las listas de verificación podrían haber evitado mi desdicha? Como la ubicación de los autos de alquiler no es muy grande, no creo que preparar autos nuevos para el servicio sea algo cotidiano. Esto hace que tener procedimientos y listas de verificación sea aún más importante. Desde la perspectiva del mantenimiento, tenemos problemas similares. Gran parte del trabajo que hacemos es repetitivo, pero no necesariamente lo hacemos todos los días. Ahí es donde entra en juego la función de planificación del mantenimiento. Estas listas de verificación deben integrarse en los planes de trabajo y las listas de tareas. Muchos pueden ser genéricos, es decir, escritos una vez y reutilizados en varias áreas (piense en la biblioteca técnica dentro de su CMMS). Idealmente, desea un área pequeña al lado de cada paso para que el técnico inicial indique que hizo el trabajo. Al final, la gerencia tiene que auditar para garantizar que el proceso esté funcionando y que las personas rindan cuentas. Nunca puede predecir las ramificaciones completas de no tener las listas de verificación o seguir los procesos. Puede ser equipo arruinado y pérdida de uso, o algo peor.

Si bien la mayoría de los grupos dirán que tienen listas de verificación (aunque he visto algunas organizaciones sin ninguna), requerir su uso y la responsabilidad son a menudo factores importantes para el éxito. En su organización, ¿qué procesos tiene implementados para garantizar que las personas utilicen los procedimientos de mantenimiento y las listas de verificación? ¿Cómo valida su uso?