Cómo todos en su instalación pueden ahorrar tiempo con mejores informes de mantenimiento

Independientemente de su función o cargo, el tiempo es un recurso valioso y, a veces, parece que no hay suficiente. Por eso, hoy estamos analizando una de las áreas más importantes en las que todos los miembros de su cadena de mando probablemente podrían estar ahorrando mucho más tiempo:los informes.

Lo primero es lo primero:usar lápiz y papel u hojas de cálculo de Excel para administrar el mantenimiento puede ser ineficiente y una gran pérdida de tiempo. Estas técnicas y métodos de mantenimiento obsoletos pueden agregar horas de trabajo a su día una vez que sume el impacto del papeleo perdido, documente los protocolos a mano, revise los archivos para construir informes y la entrada de datos.

Cómo unos mejores informes de mantenimiento marcan la diferencia para todos

El software de mantenimiento adecuado puede eliminar muchas de estas ineficiencias y devolverle algo de tiempo, especialmente cuando se trata de informes

Ser capaz de automatizar los informes de mantenimiento y los datos específicos de destino hace que los informes sean más rápidos y fáciles y ayuda a todos en una instalación a tomar decisiones más rápidas e informadas. Esto puede incluir decisiones sobre todo, desde en qué activo trabajar hasta la mejor manera de cerrar un nuevo contrato masivo. Toda la organización puede obtener una gran ventaja con este proceso de toma de decisiones más eficiente.

Estos ahorros de tiempo pueden generar un resultado final más saludable, un entorno de trabajo más seguro, menos tiempo de inactividad y una estrategia de mantenimiento preventivo más sostenible.

¿Quién ahorra tiempo con los informes de mantenimiento digitales (y por qué es importante)? ​​

Técnico de mantenimiento

Los informes de mantenimiento precisos y útiles comienzan con el técnico. Sin su diligencia en el registro de información, no hay suficientes datos sólidos para generar informes de mantenimiento. Cuando la entrada de datos requiere demasiado tiempo, pasa a un segundo plano frente a otras prioridades, como reparar otro activo. Esto crea datos inexactos o faltantes. Los técnicos pueden ahorrar tiempo intercambiando lápiz y papel o una hoja de cálculo de Excel por software de mantenimiento. El software, como un CMMS móvil, brinda a los técnicos la oportunidad de registrar información en el lugar de trabajo con solo tocar un par de botones. Esto reemplaza el tiempo dedicado a completar informes o registrar datos en una hoja de cálculo al final de un largo día.

Gerente de mantenimiento

Los gerentes de mantenimiento son a menudo los responsables de crear informes de mantenimiento. Son los que deben revisar minuciosamente días, semanas o meses de archivos en papel o hojas de cálculo de Excel para sumar y calcular los datos. Este sistema aumenta las posibilidades de errores en los informes de mantenimiento. Peor aún, debido a que este proceso toma mucho tiempo, los informes a menudo se omiten cuando surgen asuntos más importantes. Con el software de mantenimiento, se pueden crear informes con plantillas. También pueden automatizarse y enviarse directamente a la bandeja de entrada del administrador de mantenimiento de forma regular. Esto le ahorra tiempo al gerente de mantenimiento y mejora el proceso de informes de mantenimiento.

Gerente de operaciones

El gerente de operaciones utiliza los informes de mantenimiento para tomar decisiones críticas sobre programas de producción, presupuestos y más. Incluso un solo informe de mantenimiento puede afectar todo, desde el uso de mano de obra hasta los protocolos de salud y seguridad. Los gerentes de operaciones deben poder identificar y analizar información importante de un informe de mantenimiento de forma rápida y con certeza. Si el proceso lleva demasiado tiempo, las decisiones urgentes pueden retrasarse y los plazos pueden no cumplirse. Esto puede tener un efecto dominó enorme y negativo en las operaciones de la instalación. Con el software de mantenimiento, los datos son más precisos, los informes se pueden personalizar y se puede generar información adicional en unos minutos. Con estas capacidades, los gerentes de operaciones pueden ser más ágiles, tomar decisiones más inteligentes y crear una atmósfera de confiabilidad dentro de una instalación.

Ser capaz de automatizar los informes de mantenimiento y orientar los datos específicos hace que los informes sean más rápidos y fáciles y ayuda a todos en una instalación a tomar decisiones más rápidas e informadas.

Ingeniero

Los ingenieros se centran en aumentar la fiabilidad de los activos y garantizar procesos eficientes para la gestión y producción de activos. Los informes de mantenimiento informan las decisiones de los ingenieros. El uso de software de mantenimiento les permite generar informes y detectar tendencias y patrones a partir de los resultados. También ayuda a los ingenieros a aplicar lo que aprenden de estos informes de una manera práctica para mejorar la confiabilidad de los activos. Este es un proceso mucho más rápido que intentar usar lápiz y papel o hojas de cálculo de Excel para extraer datos en busca de tendencias. Cuando las decisiones se toman más rápido, todo, desde el uso de energía hasta la eficiencia de los activos, se puede optimizar antes. Esto puede generar menores costos de inventario, mano de obra y más.

Ejecutivo

Ahorrar tiempo en los informes de mantenimiento es fundamental para los ejecutivos que desean que el mantenimiento pase de un centro de costos a un centro de ganancias. Los ejecutivos toman decisiones importantes todos los días, como formar asociaciones o realizar grandes compras. Acceder y comprender la información rápidamente significa que los ejecutivos pueden tomar estas decisiones con mayor rapidez. Tomar estas decisiones unos días o semanas antes podría significar un gran impulso en los resultados finales. El software de mantenimiento acelera la generación de informes y, por lo tanto, el conocimiento se transfiere por la cadena al C-suite. También permite la personalización, por lo que los datos son comprensibles y los informes informan decisiones específicas con información actualizada al minuto.

Funciones de Fiix CMMS que ayudan a ahorrar tiempo en los informes de mantenimiento

Las siguientes son cinco herramientas disponibles en el software CMMS de Fiix que ayudarán a todos en una instalación a crear y analizar informes de mantenimiento de manera más rápida e inteligente:

Generador y programador de informes personalizados

El CMMS de Fiix tiene más de 100 plantillas prediseñadas para informes de mantenimiento que se pueden generar instantáneamente o programar a intervalos regulares. Los informes de mantenimiento personalizados también se pueden configurar y automatizar en el CMMS. El redactor de informes de mantenimiento personalizados le permite crear una biblioteca de informes adaptados a sus necesidades específicas. Diseñe y cree plantillas de informes para implementar rápidamente y guárdelas en el CMMS para que pueda ejecutarlas en cualquier momento.

El creador y programador de informes personalizados facilita la ejecución de informes y la obtención de los datos que necesita, cuando los necesita. La facilidad de uso permite a todos en la instalación analizar rápidamente tendencias y detectar problemas recurrentes. La información obtenida de los informes de mantenimiento se puede utilizar para realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento, optimizar los programas de mantenimiento preventivo, analizar los procesos de reparación, revisar los KPI y pronosticar cuándo es necesario reemplazar las piezas.

Códigos de falla

Los códigos de falla siguen un marco de problema / causa / acción dentro del CMMS. El primer paso es enumerar los problemas comunes de un activo, las causas probables de cada problema y cada acción posible para corregir la causa. Luego, puede configurar el CMMS con los códigos de falla más comunes de un activo. Los técnicos pueden seleccionar rápidamente un código de falla preestablecido mientras completan una orden de trabajo. Luego pueden ver todos los detalles de un problema, por qué sucedió y algunas opciones sobre cómo solucionarlo.

Los códigos de falla hacen que los informes sean más rápidos y efectivos para todos. Los técnicos pueden especificar el origen de un problema y la solución con un par de clics. Los gerentes pueden crear informes de mantenimiento basados ​​en códigos de fallas comunes en solo unos minutos. Los informes pueden señalar tendencias que ayudarán a prevenir futuras averías. Los códigos de falla también ayudan a los ingenieros a identificar y eliminar problemas repetidos, evaluar el mantenimiento preventivo y mejorar la confiabilidad de los activos. Finalmente, los informes sobre códigos de fallas comunes pueden ayudar a los ejecutivos a reducir costos.

Perfiles de usuario

Los perfiles de usuario se pueden configurar en el CMMS de Fiix y se pueden completar con información sobre cada miembro del equipo de mantenimiento. El perfil puede incluir información como historial de órdenes de trabajo y certificaciones de salud y seguridad. La función de informes CMMS permite a los gerentes de mantenimiento crear rápidamente informes para un usuario individual. Se puede rastrear el nivel de habilidad de todos los empleados y el progreso de su trabajo, entre otros factores.

Tener informes de usuario al alcance de la mano podría tener una variedad de beneficios. Prepararse para las auditorías y aprobarlas es más fácil, ya que los informes periódicos sobre la capacitación de los empleados agilizan la identificación de áreas de mejora y la recopilación de la documentación adecuada. Los costes laborales se pueden maximizar. Se pueden identificar técnicos con una habilidad especial para reparar ciertos activos, lo que ayuda a reducir el tiempo de inactividad.

Ahorrar tiempo en los informes de mantenimiento es fundamental para los ejecutivos que desean que el mantenimiento pase de un centro de costos a un centro de ganancias.

Rastreador en línea / fuera de línea

Fiix CMMS permite a los usuarios configurar un activo como fuera de línea cuando se somete a mantenimiento preventivo o reparaciones. Luego, el usuario puede configurar el activo como en línea cuando esté listo para la producción nuevamente. El CMMS notifica automáticamente a los usuarios sobre la disponibilidad del sistema. También rastrea la cantidad de tiempo que un activo está fuera de línea sin la necesidad de temporizadores, lápiz y papel u hojas de cálculo de Excel.

Los datos en línea / fuera de línea se pueden extraer fácilmente al crear informes de mantenimiento. Cualquiera, desde un gerente de mantenimiento hasta un ingeniero o un ejecutivo, puede ver qué activos experimentaron el mayor tiempo de inactividad en un período determinado. Estos datos se pueden usar para calcular varias métricas de mantenimiento, como el tiempo medio entre fallas. Esta información puede ser valiosa al tomar todo tipo de decisiones financieras, como reparación o reemplazo, uso de mano de obra y programas de producción.

Base de datos de inventario

El CMMS de Fiix brinda a los usuarios la capacidad de rastrear todas las piezas y suministros en un solo lugar, lo que puede ahorrarle mucho tiempo al crear informes de inventario. Tener todos los datos de inventario en una plataforma le permite realizar un seguimiento de las cantidades, la frecuencia de rotación, los recuentos de ciclos y más, todo en un solo informe. Ya no tiene que pasar todo el día en el almacén o revisando hojas de cálculo para tabular el inventario y hacer cálculos.

Los datos de inventario detallados, accesibles y actualizados al minuto pueden tener un gran impacto en la productividad, los costos y la confiabilidad de los activos. Permite decisiones de compra más inteligentes, presupuestos más precisos, tiempos de reparación más cortos y una programación de mantenimiento preventivo más eficiente. Los gerentes de mantenimiento pueden seleccionar proveedores más fácilmente. Los ingenieros pueden recomendar piezas que mejoren la confiabilidad de los activos. Por último, los ejecutivos pueden enviar informes fácilmente a quienes más los necesitan, como el departamento de finanzas, y ayudar a crear presupuestos que funcionen mejor para la empresa.

Obtenga más información sobre los beneficios del software de gestión de mantenimiento y cómo se puede utilizar para ayudar a todos en una instalación a hacer que el mantenimiento sea más eficiente:

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• Creación de un programa de mantenimiento productivo total:¿por dónde empezar?
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