Cómo el Software de Gestión de Instalaciones Mejora las Instituciones Religiosas

No todas las iglesias pueden ser la Capilla Sixtina. Pero incluso las casas de culto modestas se benefician de un software de gestión de instalaciones correctamente implementado.

A diferencia de muchas empresas comerciales, las organizaciones religiosas a menudo lidian con una mayor incertidumbre financiera y una fuerza laboral compuesta por voluntarios entusiastas pero transitorios. En cada caso, el software de gestión de instalaciones le ayuda a encaminarse correctamente.

Ahorre dinero

Cuando la gente se sienta a planificar un presupuesto familiar, lo primero que hace es sumar todo el dinero que entra cada mes. Luego reparten esa suma entre sus diversos gastos, y lo que sobra va a ahorros. Pero la casa de culto promedio a menudo no tiene el lujo de saber cuánto dinero habrá mes a mes. Siempre hay una cantidad diferente en la caja de donaciones. A veces la venta de pasteles es un gran éxito. Otras veces, la asistencia es menor de lo esperado. Las familias de la congregación pueden necesitar repentinamente asistencia financiera. Alternativamente, un miembro puede disfrutar de una ganancia inesperada y decidir hacer una gran donación.

Como su panorama financiero puede cambiar rápidamente, las casas de culto siempre deben ser frugales, ahorrando hoy contra la incertidumbre del mañana. Los lugares de culto ahorran dinero con un sistema de gestión de instalaciones mediante:

• Aumentar la vida útil de los activos a través del mantenimiento preventivo
• Reducir costes con seguimiento de inventario
• Presupuestar por adelantado reparaciones y reemplazos

Aumentar la vida útil de los activos

Una de las grandes fortalezas de un software de gestión de instalaciones completo es que le permite programar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM). En lugar de esperar a que las cosas se rompan, el modelo de mantenimiento preventivo le mantiene un paso por delante, permitiéndole encontrar y arreglar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes y costosos problemas. Es la misma idea detrás de revisar el aceite y rotar los neumáticos de su coche.

Un buen ejemplo son los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado de su edificio. Requieren inspecciones periódicas y, en la mayoría de los casos, limpieza estacional. Puede configurar PMs que le recordarán con alertas por correo electrónico cuando el trabajo esté vencido. El software también puede enviar PMs a proveedores externos.

Reducir costes con seguimiento de inventario

Reemplazar incluso una pieza pequeña y barata puede volverse costoso cuando tiene que enviarla de la noche a la mañana. El seguimiento de inventario le ayuda a evitar este problema asegurando que tiene lo que necesita cuando lo necesita. Cuando configure por primera vez su sistema de gestión de instalaciones, hará una auditoría de su inventario de piezas y materiales y luego cargará esos números en el software. Cada vez que genere una orden de trabajo, puede listar lo que planea usar. Cuando la orden de trabajo se cierra, las piezas y materiales se restan automáticamente de sus totales. Lo mejor: puede establecer umbrales para cada uno. En cuanto el inventario cae por debajo del punto establecido, recibe una alerta por correo. En un sistema completo de gestión de instalaciones, puede configurar el software para que pida automáticamente más suministros a los proveedores.

Un software de gestión de instalaciones para iglesias también asegura que no tenga más de lo necesario. Es fácil olvidar que tener demasiado inventario puede ser tan costoso como tener muy poco. Tome las bolsas de aspiradora, por ejemplo. Nunca quiere quedarse sin suficientes bolsas, así que pide tantas como su presupuesto permite. Ha resuelto un problema pero creado dos más. Primero, ahora tiene que encontrar un lugar para guardar todas esas bolsas. El término técnico para esto es costes de almacenamiento. Segundo, corre el riesgo de que su vieja aspiradora sea reemplazada antes de terminar su suministro. Y recuerde, esas bolsas solo encajan en ese modelo. Una vez que haya reemplazado la máquina antigua por una más nueva y mejor, las bolsas se vuelven inútiles.

Pero con un sistema automatizado, puede ver cuántas bolsas ha usado en promedio (y cuánta vida probablemente le quede a esa vieja aspiradora), y pedir en consecuencia. Con algo de suerte, llena su última bolsa justo cuando la aspiradora exhala su último suspiro.

Presupuestar por adelantado reparaciones y reemplazos

En el corazón de un sistema de gestión de instalaciones están las órdenes de trabajo, que incluyen una descripción del problema y cualquier información adicional requerida para hacer la reparación o completar el reemplazo. Como el sistema mantiene un registro de todo el trabajo realizado, es mucho más fácil mirar cualquier activo y predecir cuándo necesitará ser reemplazado.

Tome el sistema de megafonía. Mirando las órdenes de trabajo de ese activo, ve una tendencia clara. Durante los primeros tres años, solo tuvo que reemplazar un poco de cable desgastado aquí y allá. Pero en los últimos seis meses, ha tenido problemas con el micrófono y uno de los altavoces corta y entra durante los servicios. Con el historial de órdenes de trabajo delante de usted, puede predecir que necesitará ser reemplazado pronto y empezar a ahorrar. En lugar de recibir una factura inesperada que podría tener que cubrir con un préstamo o recortando otra parte del presupuesto, estará financieramente preparado.

Organice voluntarios

La empresa media con ánimo de lucro disfruta de una fuerza laboral estable que le permite establecer y mantener flujos de trabajo consistentes. Las casas de culto, sin embargo, a menudo dependen en gran medida de voluntarios. Estas organizaciones necesitan procesos simples que proporcionen mucha orientación a su fuerza laboral transitoria.

El software de gestión de instalaciones ayuda a los lugares de culto a realizar el trabajo gestionando órdenes de trabajo de forma consistente y salvaguardando la memoria institucional.

Gestionar órdenes de trabajo de forma consistente

Cuando un miembro de la congregación nota una bombilla fundida junto a la puerta trasera, ¿hay una forma simple y consistente de avisarle? ¿O se lo dirán a la presidenta de la asociación de mujeres, que prometerá decírselo a su marido, el jefe del ministerio juvenil, que olvidará todo al instante?

El software de gestión de instalaciones resuelve este problema creando un sistema simple y fiable para reportar problemas. Usando un portal web abierto accesible a través del sitio web de la organización, los miembros de la congregación pueden enviar un ticket, que es solo una breve descripción del problema y su ubicación. Alternativamente, los tickets pueden ser creados por el miembro del personal que primero se entere del problema. Una vez enviado el ticket, se reenvía automáticamente a quien esté a cargo del mantenimiento. Luego puede convertirse en una orden de trabajo completa, con información adicional, incluyendo planos interactivos, listas de verificación y materiales y piezas requeridos. La orden de trabajo está lista para ser asignada, aceptada y, una vez completado el trabajo, cerrada.

Salvaguardar la memoria institucional

Con tantos voluntarios entrando y saliendo, es fácil que una organización olvide colectivamente cómo hacer ciertas tareas. Pero como puede empaquetar tanta información en las órdenes de trabajo, el software de gestión de instalaciones crea un saber hacer colectivo duradero.

Volvamos a la bombilla fundida junto a la puerta trasera. Cuando un voluntario mira la orden de trabajo, ve los pasos específicos que debe seguir, todos en una lista de verificación. Hay información sobre la ubicación de la bombilla fundida, pero también sobre dónde encontrar los repuestos. Si hay dos escaleras en el edificio y solo la más pequeña cabe en el pasillo trasero, esa información también puede estar en la orden de trabajo.

Próximos pasos

Implementar software de gestión de instalaciones puede parecer abrumador al principio, pero hay beneficios claros. Sus esfuerzos se ven recompensados y le da más tiempo para centrarse en las partes de la misión de su organización que más le importan.