¿Qué es CAFM? Explicación del software de administración de instalaciones asistido por computadora

La gestión de instalaciones es mucho trabajo. El software CAFM está aquí para ayudar al permitir que las empresas trasladen las tareas de administración de instalaciones a la esfera digital.

Si bien suena elegante, esta introducción seguramente no respondió a muchas de sus preguntas.

¿Qué cubren exactamente los sistemas CAFM? ¿Cuáles son sus principales características y beneficios? ¿Cómo se comparan con otros software de FM como CMMS, IWMS y ERP?

Todas esas son buenas preguntas y no se pueden responder en un par de párrafos.

Vamos a sumergirnos de inmediato.

¿Qué es CAFM?

CAFM son las siglas de Computer-Aided Facilities Management. Cuando se escribe así, es mucho más fácil entender qué pretende hacer el software CAFM:le ayuda a optimizar la gestión de las instalaciones al mantener toda la información relevante en un solo lugar.

La tecnología CAFM combina conceptos de administración de empresas, ciencias del comportamiento, arquitectura e ingeniería para mejorar la funcionalidad organizacional. Ayuda a los gerentes de las instalaciones a rastrear, administrar e informar sobre las operaciones comerciales diarias en sus instalaciones.

Si bien CAFM tiene muchas facetas diferentes, es útil considerarlo como una instalación comercial integral o una herramienta de gestión de edificios.

No se preocupe si aún no comprende lo que realmente hace el software CAFM. Para obtener una imagen completa, debe mirar las características principales (que cubriremos más adelante en el artículo).

¿Quién necesita un sistema CAFM?

Bueno, cualquiera que necesite administrar una instalación compleja y tenga la sensación de que las cosas se le están escapando de las manos.

Quejas constantes, montones de papeleo, no hay forma de medir los costos operativos y otra información crítica, pérdidas operativas debido a procesos ineficientes, fallas de equipos o mala utilización del espacio y los activos:estos son solo algunos de los problemas que CAFM está tratando de resolver.

La administración de instalaciones asistida por computadora es útil para armar el rompecabezas de las finanzas, los recursos humanos, la administración y las preocupaciones físicas logísticas.

Las empresas incluso están comenzando a contratar administradores de CAFM debido a su facilidad de uso generalizada. Ellos se encargan de los detalles del procedimiento para que los administradores de las instalaciones puedan concentrarse en el panorama general y planificar en consecuencia.

Características clave del software de administración de instalaciones asistida por computadora

Los diferentes sistemas CAFM proporcionan diferentes funcionalidades. Dicho esto, las características principales que discutimos a continuación deberían encontrarse en cualquier mejor solución CAFM.

Planificación y gestión del espacio

Los sistemas CAFM integrados le brindan una imagen completa de cómo se utilizan sus instalaciones. Lo hacen al ofrecer una forma conveniente de almacenar información de activos, planos de planta, ubicación de equipos y más.

La mayoría de estas herramientas están diseñadas para optimizar la planificación y gestión del espacio. Pueden prescribir los mejores diseños según el espacio asignado. Algunos de ellos van tan lejos como para trazar cómo se deben utilizar los equipos para optimizar los procesos.

Gestión de mantenimiento

CAFM le permite programar operaciones de mantenimiento en varios intervalos de tiempo, o según el rendimiento del equipo directamente dentro del software. Estas revisiones de mantenimiento preventivo mantienen los costos mucho más bajos de lo que costarían las reparaciones de emergencia o (peor) reemplazos. Además de eso, el software le permite administrar sus activos a lo largo de todo su ciclo de vida.

Si planea ejecutar estrategias de mantenimiento más avanzadas, como el mantenimiento predictivo, o si necesita una visión más detallada de sus operaciones de mantenimiento, su mejor opción es utilizar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS).

Administración de edificios físicos

El software CAFM tiene la capacidad de conectarse a unidades HVAC, iluminación, sistemas de bloqueo y otros equipos en sus edificios. Estas características permiten que los administradores de las instalaciones enciendan y apaguen el equipo sin estar necesariamente presentes. La mayoría de los sistemas CAFM también monitorean las lecturas de su medidor y lo alertan cuando un equipo necesita supervisión.

Reservas de espacio

El software de administración de instalaciones asistido por computadora le permite alquilar partes de las instalaciones a los clientes. Los gerentes, al cobrar por la utilización de cada espacio en sus instalaciones, generan ingresos adicionales para sus organizaciones. CAFM también puede optimizar el espacio de su instalación para usos comerciales. El software permite que todos los administradores de propiedades naveguen por el arrendamiento y la administración de bienes raíces al:

• Gestión de arrendamientos a largo plazo
• Seguimiento de los estados de los contratos
• Alquilar espacios de instalaciones
• Supervisión de las necesidades de los inquilinos

Seguimiento de incidentes / eventos

Las soluciones CAFM también pueden actuar como bases de datos para rastrear y almacenar informes de incidentes. Cada vez que se informa un problema de seguridad en su instalación, puede agregarlo a los informes y recuperarlo en cualquier momento en el futuro. Esto ayuda a los gerentes a prepararse para auditorías e inspecciones.

Análisis de rendimiento energético

El software CAFM ayuda a rastrear su uso y rendimiento de energía al monitorear los datos de las facturas de servicios públicos. Estos datos incluyen fuentes energéticas y no energéticas. Luego, CAFM compara esto con las instalaciones de la competencia del mismo tamaño para evaluar mejor su huella ambiental.

Estos conocimientos le ayudarán a evaluar si sus proyectos de sostenibilidad se están implementando correctamente. También permiten que cada gerente determine si es necesario implementar más proyectos de sostenibilidad para mejorar el desempeño y administrar los costos reducibles.

Beneficios de usar el software CAFM

Si bien puede inferir la mayoría de ellos a partir de todo lo que cubrimos hasta ahora, aquí hay un resumen rápido de los beneficios que puede obtener al utilizar el software CAFM.

Vida útil prolongada de los activos

CAFM ofrece algunas funciones básicas de gestión de mantenimiento que le ayudarán a mantener en buen estado sus activos físicos (equipos, mobiliario, infraestructura…). Esto también puede conducir a un aumento notable en el rendimiento, la utilización y la vida útil de los activos.

Mayor seguridad

Es exponencialmente menos probable que el equipo que recibe el servicio adecuado y que se cuida se dañe o no funcione correctamente. Solo en 2019, OSHA informó alrededor de 3500 accidentes laborales fatales que fueron causados ​​por un peligro o una infracción de seguridad.

Los sistemas CAFM ayudan a los administradores de instalaciones y edificios a rastrear todo tipo de incidentes de seguridad, que pueden, pero no necesariamente, estar relacionados con el mal funcionamiento del equipo.Los registros de seguridad se pueden usar como base para implementar procedimientos de seguridad nuevos o mejorar los existentes y realizar otros cambios necesarios.

Todos los datos de las instalaciones en un solo lugar

A medida que sigue utilizando un sistema CAFM, sus datos se siguen recopilando y almacenándose en una plataforma centralizada. Se trata de datos sobre todos sus equipos y activos físicos, edificios y espacio, proyectos de capital y más.

Puede configurar paneles personalizados para mostrar los datos y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento. Puede generar informes rápida y fácilmente para obtener información detallada y precisa. Con eso a su disposición, es mucho más fácil optimizar sus recursos internos.

Ahorro de costes

El software CAFM no solo es extremadamente funcional, sino que también tiene un enorme poder de ahorro de costos:

• Menos equipos averiados =menos dinero gastado en reparaciones y compra de equipos de reemplazo
• Espacios mejor organizados =mejor uso del espacio y los activos, sin perder dinero en espacios no utilizados
• Control de sus hábitos de consumo de energía =más dinero en su bolsillo para otros gastos.

CAFM, IWMS, CMMS o EAM:¿cuál es para usted?

El mundo de la gestión de instalaciones está lleno de siglas. Para cualquiera que esté comenzando como gerente de instalaciones, puede ser realmente confuso. Incluso los gerentes experimentados pueden necesitar repasar su juego de acrónimos.

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Existen muchos proveedores de software de mantenimiento diferentes. La confusión surge debido a la considerable superposición entre las funciones que ofrecen.

Es por eso que nos encargamos de responder una pregunta muy razonable:¿Cuál es la diferencia entre IWMS, CMMS, CAFM y EAM?

IWMS

Un sistema de gestión integrado del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software diseñada para administrar y optimizar los recursos del lugar de trabajo, incluidos los bienes raíces, la infraestructura y las instalaciones.

La forma más fácil de describir IWMS es que generalmente ofrece todo lo que puede encontrar en un software CAFM, y algo más. Un CAFM con esteroides, por así decirlo.

Además de las funciones de CAFM enumeradas anteriormente, IWMS también puede incluir:

• funciones de administración de arrendamiento y bienes raíces flexibles
• funciones de gestión de proyectos
• características de gestión ambiental
• funciones de gestión de la sala de correo
• funciones de gestión de visitantes

CMMS

Un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS) es una plataforma digital centralizada que se puede utilizar para automatizar, optimizar y simplificar todas sus operaciones de mantenimiento. Lo hace al mantener toda la información relevante sobre sus recursos de mantenimiento (mano de obra, activos, inventario) en un solo lugar.

El software CMMS se utiliza para:

• Administrar solicitudes de trabajo
• Programe y supervise todos los trabajos de mantenimiento
• Realice un seguimiento del inventario de piezas de repuesto y pronostique las necesidades futuras de inventario.
• Administre los activos de manera efectiva
• Gestionar contratos y proveedores de mantenimiento
• Realice un seguimiento y administre los costos de mantenimiento asociados con activos, piezas, contratistas, proveedores, etc.
• Realice un seguimiento e informe sobre todos los aspectos del trabajo de mantenimiento

Cualquier organización que desee cuidar de forma proactiva sus activos físicos puede utilizar CMMS. Es crucial para las organizaciones que tienen activos complejos y tienen una gran necesidad de minimizar las averías inesperadas de los equipos.

Software EAM / ERP

La gestión de activos empresariales es utilizada por organizaciones orientadas a la producción para planificar, optimizar, ejecutar y rastrear todas las actividades de mantenimiento con las prioridades, habilidades, materiales, herramientas y costos asociados. Y el software EAM está diseñado para respaldar esa idea.

Comparación de funciones cara a cara

Utilice esta tabla como guía, no como una regla escrita en piedra. La tabla está destinada a representar lo que puede encontrar en un software promedio. Eso no significa que no pueda encontrar una solución CMMS sólida que ofrezca funciones específicas para el software CAFM y viceversa.

Antes de comprar cualquier tipo, primero debe analizar las necesidades de su organización. ¿Cuáles son sus desafíos en este momento? ¿Qué debería poder resolver el software? ¿Cuál es su presupuesto?

Cuando sepa eso, tendrá que investigar un poco. Haga una lista corta de proveedores haciendo referencias cruzadas entre sus funciones disponibles y sus necesidades. Después de eso, realice una demostración o una prueba para que pueda tener algo de experiencia práctica. La mayoría de los autos tienen cuatro ruedas, pero no conducen igual. Es la única forma de probar si el software es fácil de usar.

Hace un tiempo escribimos una guía sobre cómo revisar y elegir un software de mantenimiento. Para cualquier persona interesada, esa guía describe el proceso anterior con mucho más detalle.

Un falso dilema

Un falso dilema es una falacia lógica que dice que tienes que elegir entre dos opciones, cuando en realidad tienes más. No huya todavía, no estamos comenzando una clase de filosofía, todo esto tendrá sentido en un minuto.

Muchos administradores de instalaciones pueden caer en esta trampa, pensando que sus únicas dos opciones son comprar una de estas soluciones de software o simplemente no usar ninguna. Ese simplemente no es el caso.

Si bien es probable que haya una pequeña superposición, la mayoría de las veces, la opción óptima es optar por una combinación.

Por ejemplo, muchas soluciones ERP y CAFM tienen una funcionalidad muy limitada para gestionar el trabajo de mantenimiento. En ese escenario, una organización puede integrar un CMMS con su solución ERP / CAFM para ofrecer soporte integral para todas sus actividades de gestión de mantenimiento.

Por ejemplo, Limble CMMS puede integrarse con su SAP para formar una solución integral de gestión de instalaciones para grandes y pequeños fabricantes.

En última instancia, todo depende de las necesidades específicas de su organización.

Gestión de instalaciones en la nueva era

La gestión de instalaciones de la actualidad es ahora responsable de más que solo el espacio de trabajo. Se trata de la utilización de activos, la seguridad física y cibernética, el bienestar de los empleados, el consumo de recursos y la gestión de riesgos.

Su trabajo y su conocimiento como administrador de instalaciones son fundamentales para el futuro de sus instalaciones. Utilice CAFM, CMMS y otros recursos disponibles para respaldar su trabajo diario y brindar el mejor servicio posible.