KPIs esenciales para optimizar el software de gestión de mantenimiento

Si desea alcanzar y luego superar los estándares globales de gestión de mantenimiento, necesita encontrar KPIs que muestren tanto su posición actual como la trayectoria general: dónde está y hacia dónde se dirige. Los KPIs adecuados muestran si está alineado o si va a fallar su objetivo.

Pero antes de comenzar, recuerde que no existe un conjunto perfecto único que funcione para todos. Diferentes industrias y organizaciones miden su rendimiento de manera diferente.

Para encontrar los adecuados para usted, deberá analizar los tipos de activos que gestiona y sus objetivos específicos a corto y largo plazo. Y no es un caso de «cuantos más, mejor».

Es importante ser selectivo y centrarse solo en los que le ayuden a alinearse y realmente apuntar a su objetivo.

Ahora que sabemos el porqué, veamos el qué. Repasaremos las métricas de mantenimiento que puede rastrear como indicadores clave de rendimiento (KPIs) para mejorar su software de gestión de mantenimiento (también conocido como software de gestión de instalaciones).

¿Qué es un KPI de mantenimiento?

Empecemos con una definición rápida y práctica. Un KPI de mantenimiento es un valor cuantificable que muestra qué tan bien se está moviendo hacia una meta de mantenimiento. Responde a las siguientes preguntas:

• ¿Dónde estamos ahora?
• ¿Qué tan lejos está eso de la meta?
• ¿Qué necesita hacerse para acercarse a la meta?

El truco es empezar con una meta. Luego, averigüe dónde está en relación con la meta. Entonces encuentre una forma de rastrear su progreso hacia ella. Su meta dependerá mucho de su industria, pero generalmente cualquier gestión de activos se centra en alguna variación de aumentar el tiempo de actividad, reducir costos y mejorar el mantenimiento.

¿Por qué es importante rastrear los KPIs de mantenimiento?

Es simple. La única forma en que va a mejorar es estableciendo metas y trabajando consistentemente hacia ellas, y los KPIs de mantenimiento son una excelente manera de asegurar que sus metas sean claras.

Está bien decir que quiere aumentar el tiempo de actividad y reducir costos, pero cuando dice que quiere aumentar el tiempo de actividad en un 10 % y reducir costos en un 20 %, ahora tiene estándares objetivos para medir el progreso.

Pero las ventajas comienzan incluso antes de que empiece a moverse hacia sus metas. A lo largo del proceso de establecer metas, tiene la oportunidad de examinar de cerca cómo está gestionando actualmente el departamento, sus flujos de trabajo y procesos actuales.

¿Cuáles son las diferencias entre los KPIs de mantenimiento y las métricas de rendimiento de mantenimiento?

Mucha gente usa las frases indistintamente, así que generalmente no es un problema hablar de ellas como si fueran lo mismo.

Pero estrictamente hablando, en realidad tienen significados diferentes. La forma más fácil de pensarlo es en términos de una línea de tiempo. Al principio tiene sus acciones de mantenimiento, las cosas que el equipo está haciendo.

Estas acciones pueden medirse usando métricas de rendimiento de mantenimiento. Así que los técnicos están reparando activos cuando fallan.

Esa es la acción. Qué tan rápido son capaces de tomar un activo fallido y ponerlo en funcionamiento nuevamente es la métrica de rendimiento. Otro ejemplo: los técnicos realizan mantenimiento programado en los activos.

El porcentaje de mantenimientos preventivos programados que aún quedan abiertos al final de la semana es una métrica de mantenimiento.

Estas métricas eventualmente se suman a los KPIs. Tiene un KPI relacionado con el tiempo de inactividad, por ejemplo, y quiere reducir el tiempo de inactividad en un 10 %. Para llegar allí, necesita mirar las métricas que juntas afectan el tiempo de inactividad, cosas como qué tan rápido los técnicos superan las fallas y cuántas órdenes de trabajo de mantenimiento no se hacen cada semana.

Y de nuevo, mucha gente usa las frases para significar lo mismo.

Ahora que sabemos qué son y por qué los necesitamos, veamos algunos ejemplos.

Los KPIs son como los autos: aunque comparten las mismas características básicas, necesitamos encontrar los que funcionen mejor para nosotros. Una minivan es perfecta para llevar a los niños a la escuela, pero un Ford Mustang es mucho más probable que gane una carrera.

¿Cuál es el mejor KPI para el mantenimiento de edificios?

¿El indicador de mantenimiento definitivo, manos abajo, de todos los tiempos? Probablemente no haya una sola respuesta a esa pregunta. En su lugar, hay una lista que incluye:

• Puntuaciones de satisfacción del usuario
• Ratio de mantenimiento programado vs. no programado
• Número de quejas (contra el total de usuarios)
• Costos operativos totales por metro cuadrado o pie
• Tiempo promedio entre la generación y el cierre de la orden de trabajo

Mirando la lista, podemos ver que necesitaríamos recopilar diferentes datos de diferentes lugares. Para algunos de ellos, por ejemplo, programado vs. no programado y tiempos de finalización de órdenes de trabajo, los datos están con el departamento de mantenimiento. Para otros, como las puntuaciones de satisfacción, requieren una encuesta organizada.

¿Cuál es el mejor KPI para el mantenimiento de plantas?

De nuevo, probablemente sea imposible elegir uno porque hay tantos buenos. ¿Cuántos hay? Una forma de hacerse una idea de los números es mirar las diferentes categorías, incluyendo:

• KPI de planificación de mantenimiento
• KPI de identificación de problemas
• KPI de programación
• KPI de finalización de órdenes de trabajo
• KPI de causa raíz

Y luego asumir que hay entre dos y cinco por categoría.

Veamos con más detalle algunos de los más comunes.

Qué KPIs de mantenimiento rastrear con software de gestión de mantenimiento

• Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)
• Efectividad general del equipo (OEE)
• Tiempo medio de reparación (MTTR)
• Tiempo medio entre fallas (MTBF)

Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)

Compara el tiempo dedicado al mantenimiento planificado y no planificado. Básicamente, está comparando todo el tiempo dedicado a órdenes de trabajo programadas con todo el tiempo dedicado a las reactivas, a demanda.

El PMP también ayuda a identificar con qué frecuencia un activo está disponible. Idealmente, el 90 % de sus actividades de mantenimiento deberían programarse con anticipación.

El porcentaje de mantenimiento planificado es un indicador vital para rastrear la salud de un programa de MP e identificar vías para disminuir el mantenimiento reactivo.

El PMP también puede usarse para averiguar la razón del tiempo de inactividad del equipo, la mala eficiencia y la falta de implementación adecuada para que estos problemas puedan manejarse.

Para calcular el PMP:

PMP = (tiempo de mantenimiento programado / horas totales de mantenimiento) x 100

Efectividad general del equipo (OEE)

El OEE ayuda a rastrear la productividad de un activo, proporcionando información valiosa sobre la efectividad de un plan de mantenimiento. Se centra en tres factores clave: calidad, rendimiento y disponibilidad.

Un OEE del 100 % significa que cada proceso se ejecuta a máxima eficiencia, con cero averías y resultados de buena calidad.

Wikipedia lo define como: «La efectividad general del equipo (OEE) es una medida de qué tan bien se utiliza una operación de fabricación (instalaciones, tiempo y material) en comparación con su potencial máximo, durante los períodos en que está programada para funcionar.

Identifica el porcentaje de tiempo de fabricación que es verdaderamente productivo. Un OEE del 100 % significa que solo se producen piezas buenas (100 % calidad), a la máxima velocidad (100 % rendimiento) y sin interrupciones (100 % disponibilidad)».

Al usar el OEE como métrica clave, las organizaciones obtienen información valiosa sobre obstáculos y cuellos de botella y cómo eliminarlos. El primer paso para eliminar un problema es encontrarlo.

Para calcular el OEE:

OEE = disponibilidad x rendimiento x calidad

Tiempo medio de reparación (MTTR)

El MTTR es el tiempo promedio que se toma para que un activo sea diagnosticado, reparado y rehabilitado después de una avería o falla. La idea es reducir el MTTR tanto como sea posible acelerando el proceso de recuperación.

Al rastrear este KPI, las organizaciones mejoran la disponibilidad de los activos.

Para calcular el MTTR:

MTTR = (períodos totales de inactividad / número total de reparaciones)

Tiempo medio entre fallas (MTBF)

Mide el tiempo promedio que un asset está funcionando y sano entre episodios de tiempo de inactividad no planificado. Básicamente, le dice el tiempo promedio que un asset funciona entre fallas.

El KPI ayuda a identificar cuánto tiempo generalmente dura un asset específico o sus partes, permitiéndole establecer su programa de mantenimiento preventivo. Si un asset generalmente funciona unas tres semanas entre fallas, piense en programar sus MPs cada dos semanas y media.

Para calcular el MTBF:

MTBF = (suma del tiempo operativo / número total de fallas)

Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC)

Mide el porcentaje de órdenes de trabajo de mantenimiento programadas y completadas durante un tiempo establecido, y ayuda a las organizaciones a medir la efectividad de sus planes de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, podría tener 80 órdenes de trabajo programadas pero solo 68 completadas al final del mes.

Para calcular el PMC:

Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo = (68/80) x 100 = 85 %

Pero debe tener cuidado con este KPI. No le dice cuántos de esos MPs se completaron a tiempo. Así que podría tener cuatro MPs programados durante la próxima semana, todos vencidos el jueves.

Si cierra todos tarde, digamos que los hace todos el viernes, su PMC (Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo) seguirá siendo del 100 %. Algo anda mal con su programa de MPs, y este KPI no lo está mostrando.

Ahora que hemos explorado algunos de los KPIs de mantenimiento que podemos rastrear, necesitamos profundizar y ver cómo rastrearlos. Necesitará las herramientas, procesos y personas adecuados.

¿Cuál es el KPI para el proceso de mantenimiento?

Pero solo porque los KPIs enumerados arriba son los «clásicos», no tiene que centrarse solo en ellos. De hecho, tiene tanto sentido crear un KPI efectivo específico para sus objetivos operacionales actuales. Si el equipo ya lo está haciendo bien con el OEE, por ejemplo, puede expandirse, buscar nuevos desafíos y establecerse nuevas metas. Los KPIs que quiere rastrear tienen que ver con dónde está y dónde quiere estar; las respuestas son diferentes para todos.

¿Cómo se ve eso?

¿Cuáles son algunos ejemplos de KPIs de mantenimiento?

Aquí hay algunos ejemplos rápidos de KPIs de mantenimiento.

• Reducir el mantenimiento no programado en un 20 % en los próximos seis meses.
• Reducir el consumo eléctrico en un 10 % en seis meses.
• Reducir los costos laborales en un 15 % en los próximos 12 meses.
• Reducir el porcentaje de MPs vencidos en un 20 % en los próximos tres meses.

Observe cómo todos tienen números y fechas. Necesita ser específico sobre lo que quiere hacer y cuánto tiempo le tomará llegar allí. Hay toda una ciencia detrás de cómo hacer buenas metas y cómo mejorar sus posibilidades de alcanzarlas. ¿Alguna vez se preguntó por qué casi todos fallan en sus propósitos de Año Nuevo? Es porque no son lo suficientemente específicos y carecen de líneas de tiempo bien pensadas.

Así que estos son todos excelentes comienzos, pero sin un plan de acción sólido para cada meta, realmente es solo pensamiento ilusorio. Ahora que tiene las metas, necesita empezar a pensar en cómo va a lograrlas.

Una forma posible es empezar por ir hacia atrás. Cuando quiere reducir el mantenimiento no programado, primero necesita preguntarse: «¿Qué causa el mantenimiento no programado?»

Ayuda ser un poco más específico. Si quiere una solución que funcione para su operación, necesita saber cuál es el problema en su instalación. El mantenimiento no programado podría ser el resultado de muchos factores diferentes, desde la planificación hasta el inventario MRO. Si no programa el trabajo con anticipación, termina con mucho mantenimiento no programado. Pero podría estar planeando todo hasta el minuto y aún así lidiar con muchos problemas porque está usando los proveedores equivocados. No importa cuándo use un inventario MRO malo, siempre lo decepcionará.

Una vez que sepa el «cómo» de su KPI, necesita enfocarse en el «cuándo». Y eso es más que solo tener una fecha final. Si quiere reducir algo en un 10 % en seis meses, necesita establecer mini-metas para el camino. ¿Dónde quiere estar a los tres meses? ¿Qué tan avanzado debería estar a los cinco? Estas mini-metas le ayudan a mantenerse enfocado y hacer ajustes. Si ha hecho cero progreso en la marca de tres meses, es hora de reevaluar sus planes.

¿Cómo ayuda el software CMMS a rastrear los KPIs de mantenimiento?

Para que todo esto suceda, necesita una forma eficiente de recopilar, almacenar y aprovechar los datos. Es posible hacerlo todo a mano, pero termina siendo una pesadilla.

Hay muchos datos que recopilar, y está confiando en que los técnicos siempre sean cuidadosos y se aseguren de escribir todo correctamente.

Luego necesita de alguna manera mantener todos esos papeles o archivos de hojas de cálculo seguros y organizados. Aquí está la peor parte: su trabajo apenas ha comenzado porque ahora tiene que tomar todos esos datos y empezar a procesarlos.

Tiene mucho más sentido invertir en buen software CMMS. Los datos se recopilan automáticamente a medida que genera órdenes de trabajo y los técnicos las cierran. Gracias a la computación en la nube, la solución CMMS mantiene todo seguro en una base de datos central, asegurando que todos sus datos estén siempre actualizados.

Cuando llega el momento de calcular sus KPIs de mantenimiento, el software genera automáticamente informes llenos de KPIs y gráficos.

Si está interesado en los KPIs de mantenimiento (y tiene que estarlo si está interesado en establecer y alcanzar metas de mantenimiento), ahora es el momento de contactar y empezar a hablar con proveedores para conocer las opciones de CMMS.