Impulse la motivación de los técnicos mediante una gestión eficaz del equipo de mantenimiento

Como responsable de mantenimiento, sabe que se necesita la combinación correcta de herramientas y técnicas para aumentar la fiabilidad de los activos y evitar el tiempo de inactividad.

Y podría pensar que es lo mismo para mantener a los técnicos felices y motivados. Pero con la gestión del equipo de mantenimiento, es más que solo encontrar un equilibrio entre la zanahoria y el palo.

Tiene sentido empezar preguntando: «¿Cuáles son los objetivos de la gestión del equipo de mantenimiento?»

Pero tiene más sentido empezar con una pregunta aún más básica: ¿Qué es la gestión del equipo de mantenimiento?

¿Qué es la gestión del equipo de mantenimiento?

La gestión del equipo de mantenimiento es el conjunto de procesos y políticas que pone en marcha para poder trabajar con un equipo enfocado que consistentemente entrega los mejores resultados posibles usando la menor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo.

¿Cómo liderar un equipo de mantenimiento?

Está relacionado con todas las formas en que gestiona el equipo de mantenimiento, incluyendo cómo:

• Define sus roles y responsabilidades
• Programa y asigna tareas
• Rastrea la calidad de su trabajo
• Apoya su desarrollo profesional
• Proporciona retroalimentación clara y accionable
• Premia el buen comportamiento y desalienta el malo
• Da ejemplo con sus propias acciones

Eso es mucho que gestionar, y aunque todo es importante, puede avanzar mucho centrándose en la motivación. ¿Por qué?

Cuando su equipo está desmotivado, hacer que hagan algo, incluso cosas que les benefician directamente, se convierte en una batalla cuesta arriba.

¿Cómo motivar a un equipo de mantenimiento?

La metáfora clásica de la motivación es la zanahoria y el palo, donde la zanahoria representa las recompensas, mientras que el palo representa los castigos. La idea es que con la combinación correcta de cosas por las que trabajar y cosas de las que huir, su equipo se mantiene motivado.

Es una gran imagen. Pero según investigaciones recientes, no es así como funciona la motivación. De hecho, cuando se trata de sus trabajos, a la mayoría de la gente no le importa tanto el dinero. En su lugar, quieren independencia, oportunidades para mejorar y un sentido de propósito.

Como jefe del equipo de mantenimiento, puede crear un lugar de trabajo que ofrezca las tres cosas.

MPs para la independencia

Este puede ser un desafío porque en algunos aspectos, el departamento debería estar «micromanageando» de cerca lo que hacen los técnicos. La única forma en que un programa de mantenimiento funciona es si los técnicos hacen el trabajo que se les ha asignado, en el orden correcto. Lo último que quiere es que sus técnicos entren cada día y decidan por sí mismos qué van a hacer.

Y tampoco quiere que decidan cómo van a hacerlo. El beneficio de tener procedimientos operativos estándar (POE) es que, independientemente de quién esté haciendo el trabajo, siempre lo hacen de la misma manera. Tiene que ser igual que la última vez que lo hicieron. Y, igual que la última vez que lo hizo cualquier otra persona.

La consistencia es cómo obtiene calidad. Y en casos donde los POE para una tarea de mantenimiento específica son menos que ideales, sigue siendo importante que todos los sigan. De lo contrario, obtiene resultados inconsistentes, lo que dificulta trabajar hacia atrás para mejorar los POE.

Pero puede sortear esto dando un paso atrás y mirando por qué la gente quiere independencia, que es que les da una sensación de control. Así que, si configura un sistema donde los técnicos sienten que tienen más control, son más felices en el trabajo.

Y en mantenimiento, un buen programa de mantenimiento preventivo ayuda a que todos sientan que tienen el control sobre qué trabajo hacen y cuándo lo hacen. Cuando hace el cambio de reparaciones reactivas basadas en fallas a mantenimiento preventivo proactivo, sus técnicos se sienten más en control de su tiempo.

POE para la mejora

Tener POE claros para todas sus tareas de mantenimiento regulares tiene otro beneficio: hace que sea mucho más fácil para los técnicos aprender nuevas habilidades.

En lugar de tener que rastrear a técnicos senior que puedan explicárselo todo, cualquier técnico puede buscar las piezas y materiales asociados, peligros de seguridad, listas de verificación e instrucciones paso a paso para inspecciones y tareas.

Y como tienen más oportunidades de auto-mejora, son más felices en sus trabajos, más motivados.

El proceso de recopilar y estructurar la información que necesita para los POE también es una buena forma de ayudar a los técnicos a sentir que tienen control sobre su trabajo. En lugar de usar un proceso estándar de arriba hacia abajo, puede hacerlo todo de forma colaborativa, animando a sus técnicos a contribuir con sus ideas. Al final, captura el «conocimiento tribal» del departamento, mientras también da a los técnicos una sensación de control sobre cómo trabajan.

KPIs para el propósito

Quiere mover el departamento en la dirección correcta, así que su primer paso debería ser encontrar formas de comunicar claramente exactamente dónde está eso. Una vez que los técnicos entienden las métricas de mantenimiento y los indicadores clave de rendimiento que está rastreando, tienen una mejor sensación de su definición de éxito.

Pero tienen más que solo eso. También ahora tienen un sentido de propósito, tanto como equipo como individualmente.

Es importante elegir los KPIs cuidadosamente, aunque. No puede tener demasiados, y todos necesitan estar directamente relacionados con cosas que los técnicos puedan controlar. Recuerde, hay una conexión directa entre la motivación laboral y tener una sensación de control. Cuando los técnicos temen que los vaya a culpar por cosas que no pudieron prevenir, pierden motivación.

¿Cómo mejorar el departamento de mantenimiento?

Empieza con los datos. Los sistemas modernos de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) facilitan la captura, el intercambio y el aprovechamiento de sus datos. La clave es tener una base de datos central donde viva toda su información. En lugar de pilas de papeles sueltos y archivos adjuntos de hojas de cálculo interminables, todo está en un solo lugar. Y como todos en el departamento pueden acceder a los mismos datos desde cualquier lugar, puede dejar de preocuparse por alguien que esté fuera de circuito.

Una vez que sus datos son precisos, actualizados y fácilmente accesibles, puede ayudar a los técnicos a sentir que tienen independencia, oportunidades de mejora y propósito.

Programas de mantenimiento preventivo

Si está atrapado usando métodos tradicionales de gestión de mantenimiento, ya sea papel o hojas de cálculo, configurar y rastrear un programa de mantenimiento preventivo es un ejercicio de frustración. Porque sus datos están por todas partes, el trabajo fácilmente se cae por las grietas.

Las soluciones CMMS modernas le ayudan a configurar sus MPs en un calendario fácil de leer, donde puede ver todo a la vez. Y como puede configurar el software para generar automáticamente MPs basados en tiempo o uso, no tiene que preocuparse por olvidar inspecciones y tareas críticas.

Plantillas de órdenes de trabajo repletas de datos

Planificar sus órdenes de trabajo de MP con anticipación es genial, pero para que el sistema realmente funcione, también necesita poder meter muchos datos críticos en cada orden de trabajo. Con un buen CMMS, puede incluir:

• Historiales de mantenimiento y reparación de activos
• Listas de verificación personalizables
• Instrucciones paso a paso
• Piezas y materiales asociados
• Manuales digitales de O&M, imágenes y esquemas

Una vez que tiene todo configurado en plantillas, puede agregar todos esos datos útiles a nuevas órdenes de trabajo con solo unos clics.

Informes de mantenimiento autogenerados

Los datos son valiosos de muchas maneras. Ayudan con las operaciones diarias, pero también puede aprovecharlos para obtener información accionable sobre su departamento. Finalmente, puede ver el panorama general del mantenimiento. Y una vez que lo tiene, puede compartirlo con el equipo en forma de métricas de mantenimiento y KPIs, ayudándoles a entender dónde pueden mejorar.

Próximos pasos

Hippo está aquí para ayudarle a obtener la solución que mejor funcione para usted, incluyendo responder sus preguntas sobre motivación y ayudarle a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen

Aunque los gerentes de mantenimiento saben mucho sobre mantener los activos en funcionamiento, pueden no saber tanto sobre mantener motivado al equipo de mantenimiento. El primer paso es reconocer que la zanahoria y el palo tradicionales generalmente no funcionan. En su lugar, la investigación muestra que la mayoría de la gente busca tres cosas en un trabajo: la independencia para lograr metas usando sus propios métodos, oportunidades para aprender y mejorar, y un sentido de propósito. El software moderno de gestión de mantenimiento puede ayudar a los gerentes a implementar políticas y flujos de trabajo que motiven a los técnicos. Al configurar un programa de mantenimiento preventivo, los gerentes ayudan a los técnicos a ganar una sensación de control sobre su trabajo. En lugar de ser reactivos, son proactivos. Para ayudar a los técnicos a encontrar oportunidades de mejora, los gerentes pueden crear una colección central y fácilmente accesible de procedimientos operativos estándar para que los técnicos puedan aprender y probar nuevas tareas. Finalmente, al usar el software para rastrear y compartir métricas de mantenimiento e indicadores clave de rendimiento, los gerentes dan a los técnicos una comprensión sólida de su rendimiento actual así como metas claras a perseguir.