Transforma las operaciones de almacén con CMMS: Aumenta eficiencia y reduce tiempos de inactividad

La gestión de almacenes es un equilibrio de actividades que comienza desde el momento en que llegan las mercancías hasta que se expiden.

Varias tareas cruciales controlan las operaciones dentro de un almacén. Giran principalmente en torno a materiales y activos por un lado, y gestión de empleados y supervisión de mantenimiento por el otro.

Aunque tales tareas se han realizado manualmente en el pasado, hoy en día la mayoría, si no todas, están automatizadas. Esto ha sido posible gracias al uso de tecnologías como planificación de recursos empresariales (ERP), software de sistema de gestión de almacenes (WMS) independiente y sistemas informatizados de gestión de mantenimiento (CMMS).

Veamos específicamente el CMMS y consideremos cómo mejora varios aspectos de la gestión de almacenes, resultando en procesos más fluidos y eficientes.

Gestión de activos

El CMMS aporta dos grandes beneficios en el mantenimiento de equipos de almacén: reducción del tiempo de inactividad de equipos y prolongación de la vida útil de los activos.

El inconveniente del tiempo de inactividad no planificado es evidente en los muchos procesos que se interrumpen cada vez que hay un apagón imprevisto. Hay varias razones por las que una máquina fallaría, pero en este contexto asumamos que es por mantenimiento retrasado.

Imagina que una carretilla elevadora se apaga inesperadamente, deteniendo las actividades de empaquetado. La reparación inmediata es la prioridad, pero la situación se agrava por la indisponibilidad de repuestos. Los gerentes corporativos estiman que los problemas de mantenimiento de carretillas pueden costar a una instalación miles de dólares por minuto.

El CMMS puede eliminar este problema generando alertas de repuestos bajos, registrando el historial de reparaciones de equipos e incluso rastreando tendencias de condición de activos si la instalación implementara mantenimiento basado en condición. El resultado es reducción de downtime, prolongación de la vida útil de activos y ahorro monetario.

Gestión de procesos

Los almacenes pueden lograr mayor eficiencia automatizando la recopilación, organización y distribución de información relevante desde una ubicación central. (El CMMS puede accederse desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a internet). Los gerentes pueden atender problemas en el almacén y tomar decisiones informadas sin estar físicamente presentes. Además, un CMMS habilitado para móvil puede impulsar la comunicación entre el personal, que puede consultar el estado de órdenes de trabajo, monitorizar el progreso de reparaciones y recibir alertas sobre la marcha.

Gestión de repuestos

El CMMS permite un mejor control de todo el proceso de aprovisionamiento de repuestos, desde la gestión de proveedores hasta la compra, almacenamiento y emisión de piezas. Proporciona una imagen concisa de lo que ocurre con todo tipo de componentes reemplazables. Ayuda a los gerentes a generar solicitudes de compra, rastrear información específica de artículos, conocer su ubicación en tiempo real y monitorizar niveles de almacén.

Como el CMMS rastrea datos a lo largo del tiempo, permite insights que forman la base para la planificación de existencias a corto y largo plazo. Identificando un patrón de consumo de piezas a lo largo del tiempo, ayuda a prevenir situaciones donde, por ejemplo, un componente se necesita para una reparación urgente pero está agotado. El sistema emite alertas cuando el stock de repuestos cae por debajo de umbrales predefinidos.

El CMMS es un sistema basado en la nube, permitiendo a todos los usuarios acceder a la misma información sin importar dónde estén. Como resultado, pueden coordinar más fácilmente actividades de mantenimiento que dependen de la disponibilidad de un repuesto particular.

Programación de mantenimiento

Cuando se trata de mantenimiento efectivo de equipos, la mejor apuesta es un enfoque proactivo.

Hay varias estrategias de mantenimiento proactivo para elegir hoy, siendo el mantenimiento preventivo y predictivo los más dominantes. En todos los casos, un CMMS elimina la necesidad de dedicar tiempo a trazar y programar manualmente actividades de mantenimiento. Intentar gestionar el mantenimiento manualmente en un almacén grande y moderno es una receta segura para el caos. Las actividades chocarán, tareas importantes se pasarán por alto y el tiempo de inactividad aumentará mientras el equipo de mantenimiento lucha por atender una emergencia tras otra.

Auditoría regulatoria

Los propietarios de almacenes enfrentan requisitos estrictos para inspecciones regulatorias rutinarias, así como auditorías de seguridad y cumplimiento. (Especialmente en los sectores alimentario y sanitario). OSHA mantiene estrictas regulaciones y directrices de seguridad para almacenes. Las auditorías más comunes son para aseguramiento de calidad, lecturas de medidores, inspecciones de seguridad y riesgos.

El software CMMS puede usarse para crear, programar, realizar y registrar una amplia variedad de inspecciones. Los registros también sirven como evidencia de cumplimiento, gracias a la capacidad del sistema para subir documentos relacionados como listas de verificación, imágenes y procedimientos paso a paso para validar que las intervenciones se ejecutaron correctamente.

Cuando todo está dicho y hecho, la gestión de almacenes es una empresa exigente con poca tolerancia para errores e ineficiencias. En lugar de perder tiempo valioso intentando gestionar todo manualmente, considera una herramienta como CMMS para mantener el caos a raya. Ayudará a eliminar muchos dolores de cabeza de la gestión de almacenes.

Bryan Christiansen es fundador y CEO de Limble CMMS.