Cómo CMMS puede mejorar la gestión de almacenes

La gestión del almacén es un equilibrio de actividades que comienza desde el momento en que llegan las mercancías hasta que se emiten.

Varias tareas cruciales controlan las operaciones dentro de un almacén. Giran principalmente en torno a materiales y activos, por un lado, y la supervisión de la gestión y el mantenimiento de los empleados, por el otro.

Aunque estas tareas se han realizado manualmente en el pasado, en la actualidad la mayoría, si no todas, están automatizadas. Esto ha sido posible gracias al uso de tecnologías como la planificación de recursos empresariales (ERP), el software del sistema de gestión de almacén independiente (WMS) y los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS).

Analicemos el CMMS específicamente y consideremos cómo mejora varios aspectos de la gestión del almacén, lo que resulta en procesos más fluidos y eficientes.

Gestión de activos

CMMS produce dos beneficios importantes en el mantenimiento de los equipos de almacén:reducción del tiempo de inactividad del equipo y vida útil prolongada de los activos.

El inconveniente del tiempo de inactividad del equipo es evidente en los muchos procesos que se interrumpen cada vez que hay un apagado no planificado. Hay varias razones por las que una máquina podría fallar, pero en este contexto supongamos que se debe a un retraso en el mantenimiento.

Imagine que una carretilla elevadora se apaga inesperadamente, lo que hace que las actividades de empaque se detengan. La reparación inmediata es la prioridad, pero la situación se ve agravada por la falta de disponibilidad de repuestos. Los gerentes corporativos estiman que los problemas con el mantenimiento de montacargas pueden costarle a una instalación miles de dólares por minuto.

CMMS puede eliminar este problema generando alertas de pocas piezas de repuesto, registrando el historial de reparación del equipo e incluso rastreando las tendencias de la condición de los activos si la instalación implementara un mantenimiento basado en la condición. El resultado es un tiempo de inactividad reducido, una vida útil prolongada de los activos y ahorros monetarios.

Gestión de procesos

Los almacenes pueden lograr una mayor eficiencia al automatizar la recopilación, organización y distribución de información relevante desde una ubicación central. (Se puede acceder al CMMS desde cualquier lugar, siempre que haya conectividad a Internet). Los gerentes pueden atender los problemas en el almacén y tomar decisiones informadas sin estar físicamente presentes. Además, un CMMS habilitado para dispositivos móviles puede impulsar la comunicación entre el personal, que puede verificar el estado de las órdenes de trabajo, monitorear el progreso de las reparaciones y recibir alertas sobre la marcha.

Gestión de piezas de repuesto

CMMS permite un mejor control de todo el proceso de adquisición de repuestos, desde la gestión de proveedores hasta la compra, el almacenamiento y la emisión de repuestos. Proporciona una imagen concisa de lo que está sucediendo con todo tipo de componentes reemplazables. Ayuda a los gerentes a generar solicitudes de compra, rastrear información específica sobre artículos, anotar su ubicación en tiempo real y monitorear los niveles de almacén.

Debido a que CMMS rastrea los datos a lo largo del tiempo, permite conocimientos que forman la base para la planificación de existencias a corto y largo plazo. Al identificar un patrón de consumo de piezas a lo largo del tiempo, ayuda a prevenir situaciones en las que, por ejemplo, se necesita un componente para una reparación urgente pero está agotado. El sistema emite alertas cuando el stock de inventario de piezas cae por debajo de los umbrales predefinidos.

CMMS es un sistema basado en la nube que permite a todos los usuarios acceder a la misma información sin importar dónde se encuentren. Como resultado, pueden coordinar más fácilmente las actividades de mantenimiento que dependen de la disponibilidad de una pieza de repuesto en particular.

Programación de mantenimiento

Cuando se trata de un mantenimiento eficaz de los equipos, la mejor opción es adoptar un enfoque proactivo.

Hay una serie de estrategias de mantenimiento proactivo para elegir en la actualidad, siendo el mantenimiento preventivo y predictivo las más dominantes. En todos los casos, un CMMS elimina la necesidad de dedicar tiempo a trazar y programar manualmente las actividades de mantenimiento. Intentar gestionar el mantenimiento manualmente en un gran almacén moderno es una receta infalible para el caos. Las actividades chocarán, las tareas importantes se pasarán por alto y el tiempo de inactividad aumentará a medida que el equipo de mantenimiento se esfuerce por abordar una emergencia tras otra.

Auditoría regulatoria

Los propietarios de los almacenes enfrentan requisitos estrictos para las inspecciones reglamentarias de rutina, así como las auditorías de seguridad y cumplimiento. (Ese es especialmente el caso de los sectores de alimentos y salud). OSHA mantiene estrictas regulaciones y pautas de seguridad para los almacenes. Las auditorías más comunes son para control de calidad, lecturas de medidores, inspecciones de seguridad y peligros.

El software CMMS se puede utilizar para crear, programar, realizar y registrar una amplia variedad de inspecciones. Los registros también sirven como evidencia de cumplimiento, debido a la capacidad del sistema para cargar documentos relacionados, como listas de verificación, imágenes y procedimientos paso a paso para validar que las intervenciones se ejecutaron correctamente.

Al fin y al cabo, la gestión de almacenes es una empresa exigente con poca tolerancia a los errores y las ineficiencias. En lugar de perder un tiempo valioso tratando de administrar todo manualmente, considere una herramienta como CMMS para mantener a raya el caos. Ayudará a eliminar muchos dolores de cabeza relacionados con la gestión de almacenes.

Bryan Christiansen es fundador y director ejecutivo de Limble CMMS.