Optimice la gestión de órdenes de trabajo con CMMS para mayor eficiencia

Empresas en muchos sectores industriales recurren cada vez más al Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) como su software de gestión de instalaciones. Mayor eficiencia, costos reducidos y un retorno de inversión (ROI) más significativo son las razones principales para que las empresas abandonen los enfoques tradicionales de lápiz y papel a favor de sistemas automatizados de gestión de mantenimiento. Los software CMMS actuales eliminan los engorrosos e ineficientes sistemas de archivo en papel al ofrecer a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente, y determinar instantáneamente cuáles de sus assets requieren mantenimiento preventivo —todo dentro de su software basado en la nube. Aparte de los beneficios de eficiencia organizacional, esta mejora también ha llevado a vidas útiles extendidas de equipos, mejor gestión del tiempo, utilización laboral y, en última instancia, costos reducidos y ganancias aumentadas.

Los CMMS son sistemas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que en cualquier momento pueden proporcionar a un usuario una visión general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de una pieza individual de equipo. El software de gestión de mantenimiento representa sistemas robustos cuando se usan a su máximo potencial. La industria CMMS se esfuerza por mantenerse al día con la tecnología y cambios en la industria al evolucionar continuamente y ser más receptiva a las necesidades cambiantes de sus clientes. Innovaciones recientes en software de gestión de mantenimiento incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad desde dispositivos móviles y funcionalidad sin papel que aumenta aún más la facilidad de uso.

En una encuesta reciente realizada por Hippo CMMS a 125 compradores, la gestión de órdenes de trabajo (reparaciones, mantenimiento no planificado) fue calificada como importante por el 91% de los encuestados. Este hallazgo, así como el valor de los compradores en mantenimiento preventivo (respaldado por el 96% de los encuestados), sugiere que los clientes de CMMS priorizan la eficiencia operativa aumentada como objetivo principal. Aquí hay una lista de siete formas en que los sistemas de software pueden simplificar la gestión de órdenes de trabajo:

1. Notificaciones en tiempo real

No hay duda de que "el tiempo es dinero" y cualquier tiempo desperdiciado puede ser costoso para las operaciones. Las empresas que dependen de métodos en papel gastan tiempo redactando órdenes de trabajo y luego enviándolas físicamente al personal de servicio designado. Si esa persona no está presente para recibir la orden, podría quedar en su escritorio algún tiempo antes de ser revisada. Con un CMMS, todas las órdenes de trabajo se crean dentro del sistema y se transmiten inmediatamente a los usuarios apropiados para servicio. Usando notificaciones por email y/o alertas móviles, la orden de trabajo se recibe en segundos. El software de gestión de órdenes de trabajo también puede rastrear el proceso de la orden, permitiendo monitorear el progreso desde el inicio hasta el final.

2. Gestión de órdenes de trabajo accesible y digital

Una vez creadas las órdenes de trabajo, hay un registro digital disponible para todos los usuarios designados. Las órdenes pueden recuperarse en múltiples dispositivos incluyendo computadoras de escritorio, laptops, tablets y smartphones. En todos los casos, los datos son consistentes con todas las partes recibiendo la misma información al mismo tiempo. Las órdenes se crean en el mismo formato y con campos obligatorios que completar. Esto asegura que toda la información relevante esté incluida. Por ejemplo, las órdenes incluyen registros de quién hizo la solicitud, información de contacto relevante, una descripción clara del problema incluyendo imágenes según necesidad, así como la ubicación del equipo que necesita servicio. La plantilla digital de orden de trabajo asegura que la información contenida sea clara, legible y que nada se pierda o malinterprete.

3. Organización simple, prioridades claras

En empresas medianas a grandes, no es raro tener varias órdenes de trabajo abiertas en un momento dado. Dado que los técnicos y asignaciones de tiempo pueden ser limitados, es esencial que las órdenes se prioricen basándose en urgencia, suministros, personal y tiempo. El software de gestión de órdenes de trabajo puede asignar fechas de vencimiento y niveles de prioridad (ej. alta o baja). Algunos CMMS pueden mostrar planos y mapas que identifican ubicaciones de equipos y asisten a técnicos en planificar estratégicamente el cumplimiento de órdenes.

4. Informes sin esfuerzo sobre órdenes de trabajo vencidas

El software de gestión de órdenes de trabajo rastrea el progreso de cumplimiento. Los informes de órdenes pueden filtrarse por diferentes indicadores como en progreso, completadas o vencidas. Si no se cumple una fecha de vencimiento, los gerentes serán alertados. Este tipo de monitoreo permite a gerentes tomar decisiones sobre asignaciones de personal, contrataciones y suministros, así como identificar cuellos de botella para trabajo tardío. Al revisar los informes de órdenes de trabajo con el tiempo, los gerentes pueden hacer cambios según sea necesario para mejorar la eficiencia de sus operaciones.

5. Documentos de órdenes de trabajo accesibles

En años recientes, los CMMS han evolucionado en respuesta a demandas de la industria volviéndose más sofisticados, robustos y aplicaciones fáciles de usar. Por ejemplo, muchos sistemas de mantenimiento ahora incluyen enlaces a manuales de equipos, información de garantía, documentos relevantes, contratos de proveedores y estándares de códigos de la industria. Como toda esta información se mantiene en la base de datos del software y es accesible con unos clics de ratón o toques en un dispositivo móvil, no hay necesidad de buscar manualmente datos importantes relacionados con equipos cuando se necesitan. La conveniencia y facilidad de acceso ahorra tiempo y energía para todos los involucrados en el proceso de órdenes de trabajo.

6. Historial de reparaciones e informes de tendencias

Los CMMS pueden generar un informe de historial de reparaciones basado en órdenes de trabajo completadas. Los informes pueden filtrarse por períodos (días, semanas, meses, años), por departamentos y/o ubicaciones. Teniendo la flexibilidad de revisar historiales de reparaciones a través del tiempo u otros indicadores, los gerentes pueden evaluar tendencias en averías de equipos, reemplazo de piezas, costos de reparación, asignación laboral, etc. Si se encuentra que un equipo requiere reparación continua, puede resultar que es hora de reemplazarlo. Tener un historial de reparaciones ayuda a los gerentes a tomar decisiones importantes sobre la operación continua en sus departamentos.

7. Gestión de mantenimiento desde dispositivos móviles

Uno de los desarrollos más significativos en funcionalidad CMMS ha sido agregar acceso móvil al panel del sistema de gestión de mantenimiento. Dado el uso generalizado de dispositivos móviles como smartphones y tablets, este cambio en cómo los clientes usan el software de gestión de mantenimiento ha llevado la gestión automatizada a un nuevo nivel de funcionalidad. Todas las características CMMS disponibles en computadoras de escritorio también están disponibles usando la app de órdenes de trabajo. Con la función de dispositivo móvil, los usuarios ya no deben esperar para acceder a un CMMS en sus computadoras de escritorio. En su lugar, pueden acceder al sistema cuando y donde sea. Lo más importante, las cámaras de teléfonos y tablets permiten a los técnicos subir imágenes de equipos que necesitan reparación o piezas que necesitan reemplazo. La función de escaneo de códigos de barras en dispositivos móviles también asegura que los artículos referenciados sean exactos. Tener imágenes o códigos de barras reduce la oportunidad de error o confusión. Una vez más, esto resulta en una mejora general en eficiencia.

El mantenimiento continuo es parte integral de cualquier operación y una realidad que no puede pasarse por alto. La productividad de una organización se ve impedida cuando las reparaciones no se hacen puntualmente o se retrasan porque las órdenes de trabajo no son claras o están llenas de errores. Crear órdenes de trabajo automatizadas, detalladas y consistentemente formateadas elimina error y confusión mientras reduce tiempo y energía. Los historiales de reparaciones generados por un software de órdenes de trabajo ayudan a las empresas a mantenerse informadas sobre sus operaciones de mantenimiento y ofrecen oportunidades para tomar decisiones informadas según sea necesario.