Cómo simplificar la gestión de órdenes de trabajo con un CMMS

Las empresas de muchos sectores industriales recurren cada vez más al software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como su software de gestión de instalaciones. Mayor eficiencia, costos reducidos y un retorno de la inversión (ROI) más significativo son las razones principales por las que las empresas eligen abandonar los enfoques tradicionales de lápiz y papel en favor de los sistemas de gestión de mantenimiento automatizados. Los softwares CMMS actuales eliminan los engorrosos e ineficientes sistemas de archivo en papel al ofrecer a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo, todo dentro de su software basado en la nube. Además de los beneficios de la eficiencia organizativa, esta mejora también ha dado lugar a una mayor vida útil de los equipos, una mejor gestión del tiempo y la utilización de la mano de obra y, en última instancia, una reducción de los costes y un aumento de los beneficios.

Los CMMS son sistemas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. El software de gestión de mantenimiento representa sistemas robustos cuando se utiliza en todo su potencial. La industria de CMMS se esfuerza por mantenerse al tanto de la tecnología y los cambios de la industria al evolucionar continuamente y responder mejor a las necesidades cambiantes de sus clientes. Las innovaciones recientes en software de administración de mantenimiento incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad de dispositivos móviles y funcionalidad sin papel que aumenta aún más la facilidad de uso.

En una encuesta reciente realizada por Hippo CMMS a 125 compradores, la gestión de órdenes de trabajo (es decir, reparaciones, mantenimiento no planificado) se clasificó como importante para el 91 % de los encuestados. Este hallazgo, así como el valor de los compradores en el mantenimiento preventivo (respaldado por el 96 % de los encuestados), sugiere que los clientes de CMMS priorizan una mayor eficiencia operativa como objetivo principal. Aquí hay una lista de siete formas en que los sistemas de software pueden simplificar la gestión de órdenes de trabajo:

1. Notificaciones en tiempo real

No hay duda de que “el tiempo es dinero” y cualquier pérdida de tiempo puede ser costosa para las operaciones. Las empresas que se basan en métodos de copias impresas dedican tiempo a escribir órdenes de trabajo y luego enviarlas físicamente al personal de servicio designado. Si esa persona no está presente para recibir la orden de trabajo, podría quedarse en su escritorio durante algún tiempo antes de revisarla. Con un CMMS, todas las órdenes de trabajo se crean dentro del sistema y se transmiten inmediatamente a los usuarios correspondientes para su mantenimiento. Usando notificaciones por correo electrónico y/o alertas móviles, la orden de trabajo se recibe en segundos. El software de gestión de órdenes de trabajo también puede realizar un seguimiento del proceso de la orden de trabajo, lo que permite controlar el progreso de la orden de trabajo de principio a fin.

2. Gestión de órdenes de trabajo accesible y digital

Una vez que se crean las órdenes de trabajo, hay un registro digital disponible para todos los usuarios designados. Las órdenes de trabajo se pueden recuperar en múltiples dispositivos, incluidas computadoras de escritorio, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. En todos los casos, los datos son consistentes con todas las partes recibiendo la misma información al mismo tiempo. Las órdenes de trabajo se crean en el mismo formato y con campos obligatorios para completar. Esto asegura que se incluya toda la información relevante. Por ejemplo, las órdenes de trabajo incluyen registros de quién realizó la solicitud, información de contacto relevante, una descripción clara del problema que incluye imágenes según sea necesario, así como la ubicación del equipo que necesita servicio. La plantilla de orden de trabajo digital garantiza que la información contenida sea clara y legible y que nada se pierda o se malinterprete.

3. Organización sencilla, prioridades claras

En empresas medianas y grandes, no es raro tener varias órdenes de trabajo abiertas en un momento dado. Dado que los técnicos y las asignaciones de tiempo pueden ser limitados, es esencial que las órdenes de trabajo se prioricen según la urgencia, los suministros, el personal y el tiempo. El software de gestión de órdenes de trabajo puede asignar fechas de vencimiento, así como niveles de prioridad (es decir, alta o baja). Algunos CMMS pueden mostrar planos de planta y mapas que identifican las ubicaciones de los equipos y ayudan a los técnicos a planificar estratégicamente el cumplimiento de las órdenes de trabajo.

4. Informes sin esfuerzo sobre órdenes de trabajo atrasadas

El software de gestión de órdenes de trabajo realiza un seguimiento del progreso del cumplimiento de las órdenes de trabajo. Los informes de órdenes de trabajo se pueden filtrar por diferentes indicadores, como en progreso, completados o vencidos. Si no se cumple una fecha de vencimiento, se alertará a los gerentes. Este tipo de monitoreo permite a los gerentes tomar decisiones sobre asignaciones de personal, contratación y suministros, así como también identificar cuellos de botella por trabajo atrasado. Al revisar los informes de órdenes de trabajo a lo largo del tiempo, los gerentes pueden hacer cambios según sea necesario para mejorar la eficiencia de sus operaciones.

5. Documentos de órdenes de trabajo accesibles

En los últimos años, los CMMS han evolucionado en respuesta a las demandas de la industria al convertirse en aplicaciones más sofisticadas, robustas y fáciles de usar. A modo de ejemplo, muchos sistemas de mantenimiento ahora incluyen enlaces a manuales de equipos, información de garantía, documentos relevantes, contratos de proveedores y estándares de códigos de la industria. Dado que toda esta información se guarda en la base de datos del software y se puede acceder a ella con unos pocos clics del mouse o toques en un dispositivo móvil, no es necesario buscar manualmente datos importantes relacionados con el equipo cuando sea necesario. La comodidad y la facilidad de acceso ahorran tiempo y energía a todos los involucrados en el proceso de órdenes de trabajo.

6. Historial de reparaciones e informes de tendencias

Los CMMS pueden generar un informe del historial de reparaciones basado en las órdenes de trabajo completadas. Los informes se pueden filtrar por períodos de tiempo (es decir, días, semanas, meses, años) por departamentos y/o ubicaciones. Al tener la flexibilidad de revisar los historiales de reparación a lo largo del tiempo o a través de otros indicadores, los gerentes pueden evaluar las tendencias en las fallas de los equipos, el reemplazo de piezas, los costos de reparación, la asignación de mano de obra, etc. hora de reemplazarlo. Tener un historial de reparaciones ayuda a los gerentes a tomar decisiones importantes sobre la operación en curso en sus departamentos.

7. Gestión de mantenimiento de dispositivos móviles

Uno de los desarrollos más significativos en la funcionalidad de CMMS ha sido agregar acceso móvil al tablero del sistema de gestión de mantenimiento. Dado el uso generalizado de dispositivos móviles en forma de teléfonos inteligentes y tabletas, este cambio en la forma en que los clientes utilizan el software de gestión de mantenimiento ahora ha llevado la gestión de mantenimiento automatizada a un nuevo nivel de funcionalidad. Todas las funciones de CMMS disponibles en las computadoras de escritorio también están disponibles mediante la aplicación de órdenes de trabajo. Con la función de dispositivo móvil, los usuarios ya no deben esperar para acceder a un CMMS en sus computadoras de escritorio. En su lugar, pueden acceder al sistema cuando y dondequiera que estén. Lo que es más importante, las cámaras de teléfonos y tabletas permiten que los técnicos carguen imágenes de equipos que necesitan reparación o piezas que necesitan reemplazo. La función de escaneo de códigos de barras en los dispositivos móviles también garantiza que los elementos a los que se hace referencia sean exactos. Tener imágenes o códigos de barras reduce la posibilidad de error o confusión. Una vez más, esto se traduce en una mejora general de la eficiencia.

El mantenimiento continuo es una parte integral de cualquier operación y una realidad que no puede pasarse por alto. La productividad de una organización se ve obstaculizada cuando las reparaciones no se realizan con prontitud o cuando las reparaciones se retrasan porque las órdenes de trabajo no son claras o tienen errores. La creación de órdenes de trabajo automatizadas, detalladas y con un formato uniforme elimina los errores y la confusión al mismo tiempo que reduce el tiempo y la energía. Los historiales de reparación generados por un software de órdenes de trabajo ayudan a las empresas a mantenerse informadas sobre sus operaciones de mantenimiento y ofrecen oportunidades para tomar decisiones informadas según sea necesario.