Servicios CMMS: Seis consideraciones clave para elegir el sistema adecuado

Dar el paso a un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) puede ser un desafío. Debe darse pensamiento cuidadoso a las necesidades y tamaño de la empresa, los costos del software CMMS y, por supuesto, a los beneficios de tenerlo —es decir, ahorros en tiempo, recursos, eficiencia y retorno de inversión (ROI). E incluso una vez que una empresa ha encontrado el sistema de gestión de mantenimiento que mejor encaja en su organización, todavía hay un tema que necesita resolverse: qué servicios de implementación o incorporación se requerirán. Las empresas que compran software CMMS deben considerar cómo y quién será responsable de la instalación y configuración del software, y la capacitación en software.

La respuesta a esta pregunta descansa en los siguientes tres factores:

• Presupuesto —el costo de tener la implementación realizada por personal de la empresa vs. el costo de tener un técnico del proveedor realizar la instalación del CMMS.
• Tiempo —la cantidad de tiempo (y costo involucrado) que el personal de la empresa gastará vs. el costo de un técnico del proveedor.
• Recursos —los empleados con las habilidades necesarias para realizar la implementación e incorporación del CMMS.

Como las empresas varían en su capacidad para gestionar la configuración e implementación del software, es útil saber que los proveedores de CMMS ofrecen una variedad de servicios a diferentes niveles de precio para satisfacer una gama de necesidades. En general, los proveedores ofrecen las siguientes opciones para implementación de sistemas de gestión:

• Solo Asistencia Remota —con asistencia online o telefónica, la empresa es responsable de la instalación y configuración completa del software CMMS.
• Importación de Datos y Solo Asistencia Remota —empresas con datos existentes (en formato hoja de cálculo, archivo CSV) pueden ser asistidas en moverlos al software de gestión.
• Integración Completa —un técnico del proveedor se encarga de todos los aspectos de la implementación: desde auditoría de inventario hasta ingreso de datos, configuración del sistema, capacitación de personal en software hasta puesta en marcha.

Al decidir el nivel de asistencia necesario, los siguientes seis factores deben considerarse:

1. Datos de mantenimiento existentes

Como se sugirió anteriormente, las empresas pueden ya tener datos existentes mientras otras no. En algunos casos, una empresa puede estar mudándose a otro software CMMS desde uno existente, o tener datos en software de mantenimiento preventivo, una hoja de cálculo o archivo CSV. En estos casos, un proveedor de CMMS puede facilitar este proceso limpiando o depurando datos (eliminando datos redundantes o con errores) e importándolos al nuevo sistema en el formato adecuado.

2. Tamaño de la empresa

Considere el tamaño de la empresa involucrada. ¿El uso del sistema se limitará a un sitio o habrá múltiples sitios? Para grandes empresas con multitud de tiendas, un CMMS se usará a nivel empresarial. En este caso, todos los sitios de la empresa necesitan configurarse consistentemente para que todos los requisitos de gestión de mantenimiento se cumplan de la misma forma. Si no, el software CMMS no funcionará como debería ni entregará el ROI esperado.

3. Plazo Planificado de Implementación CMMS

El tiempo es una variable importante respecto a factores de costo real y de oportunidad. La realidad es que la implementación de CMMS lleva tiempo. El alcance de la implementación también debe considerarse. Por ejemplo, ¿cuántos assets se agregarán al sistema y habrá datos adicionales (ej. imágenes de planos, etc.)? Establecer líneas de tiempo realistas para crear una lista completa de inventario también proporciona un marco para la finalización de tareas. Lo siguiente da una idea de líneas de tiempo realistas para realizar una auditoría independiente de la empresa:

• Empresas con 0-100 assets = 30 días
• Empresas con 200 assets = 45 días
• Empresas con 201-500 assets = 90 días

4. Exhaustividad de ingreso de datos CMMS

Una empresa necesita decidir el alcance de los datos a ingresar. ¿Se restringirán los datos a equipos y assets o también incluirán imágenes, manuales, planos, etc.? Agregar datos adicionales al sistema tomará tiempo y recursos. Este esfuerzo adicional debe sopesarse contra objetivos de uso de CMMS y resultados proyectados.

5. Recursos disponibles para configurar CMMS

Aparte del compromiso de tiempo requerido para una configuración de CMMS, tener personas capaces y disponibles para hacer la tarea es una consideración importante. Como se señaló, una implementación CMMS consume tiempo, lo que significa que técnicos y gerentes de mantenimiento tendrán que apartar tiempo de sus responsabilidades diarias para recopilar listas de equipos y piezas.

6. Habilidad técnica de usuarios del software

Al contemplar una configuración interna de CMMS, debe darse consideración cuidadosa a qué tan expertos en tecnología son los usuarios del sistema. Si bien la configuración del sistema es relativamente sencilla, operadores expertos en tecnología serán más propensos a completar la implementación CMMS rápida y precisamente con menos capacitación requerida que aquellos que no lo son.

La incorporación e implementación de CMMS es un paso importante en el éxito del sistema. Una revisión cuidadosa de los objetivos, presupuesto y recursos de una empresa guiará una decisión sobre qué servicios de incorporación usar. Como mínimo, se necesitará asistencia con ingreso de datos si no hay usuarios expertos en tecnología con cierta familiaridad con CMMS disponibles. Si bien los servicios de incorporación no son baratos, darán dividendos al final cuando se trate de cumplir objetivos de gestión de mantenimiento y ROI esperado. Dicho esto, es importante estar alerta a proveedores que ofrecen capacitación ilimitada de por vida y configuración gratis; ninguna de estas características CMMS son sostenibles o realistas. Similarmente, desconfíe de proveedores CMMS que anuncian "no se requiere capacitación — ¡compre ya!" Esto tampoco es cierto. Avanzar con un CMMS es una decisión de inversión importante y requiere que los compradores hagan la debida diligencia revisando reseñas de clientes, leyendo comentarios sobre soporte y capacitación, y pidiendo a proveedores potenciales referencias en una industria relevante. Al final, el CMMS seleccionado será el mejor ajuste para la industria, tamaño, necesidades y presupuesto de la empresa.