¿Por qué Cloud? Tres beneficios que debe considerar

Las organizaciones pueden obtener múltiples beneficios al trasladar su software y su infraestructura informática a la nube.

IDC pronostica que para 2025, la esfera de datos global superará los 163 zetabytes (un billón de gigabytes), aproximadamente diez veces el tamaño que tenía en 2016. Las empresas corren el riesgo de quedarse aún más rezagadas en su capacidad para determinar qué es importante, proteger todo lo que es sensible y ubicar datos clave en su momento de necesidad. A medida que aumentan los datos, también aumentan el costo y la complejidad de mantenerlos en las instalaciones, lo que hace que la gestión eficaz de la información sea una de las principales preocupaciones de las organizaciones de transporte y logística. Un servicio de administración de contenido empresarial (ECM) basado en la nube puede ayudar.

Numerosos expertos confirman el beneficio económico de la nube. Nucleus Research, una empresa que se especializa en evaluar el rendimiento financiero de las inversiones en tecnología, estima que la nube devuelve 3,2 veces más valor que el software local. Sin embargo, muchas empresas de transporte y logística han tardado en adoptar los servicios en la nube, por lo que el beneficio financiero no se ha materializado por completo. El ECM basado en la nube también puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones, mejorar la seguridad cibernética y simplificar la gestión de la flota.

Los beneficios de confiar en la nube incluyen:

Garantizar el cumplimiento de la normativa. Numerosas regulaciones gubernamentales requieren que las empresas protejan los datos confidenciales, incluidos los archivos de los empleados, la información de los clientes y los registros financieros. Por ejemplo, la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas (FMCSA) solicita que los conductores puedan proporcionar un registro electrónico de actividad cuando lo soliciten las fuerzas del orden. Y el Departamento de Transporte de EE. UU. Exige ciertas actividades de mantenimiento de registros, incluido el almacenamiento de registros comerciales a través de varios períodos de retención, según el tipo de registro. Garantizar el cumplimiento de estos estándares puede resultar complejo, especialmente en un entorno donde los documentos en papel son la norma.

La conversión de registros a un formato electrónico puede simplificar drásticamente el cumplimiento de las regulaciones. Muchos sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios bloquear el acceso a la información, lo que garantiza la protección de la información de identificación personal (PII). Además, puede configurar programas automáticos de retención de registros que le notifiquen cuando un documento se haya almacenado el tiempo suficiente y le brinden la oportunidad de autorizar la destrucción. Por último, los documentos electrónicos almacenados en la nube permiten el acceso móvil a registros como los registros de los conductores, haciéndolos accesibles según sea necesario, incluso en la carretera.

Impulsar la ciberseguridad. Desde registros de gestión de flotas, como mantenimiento de vehículos y registros de conductores, hasta documentos comerciales generales como registros financieros y de empleados, todas las empresas de transporte y logística están inundadas de información que debe administrarse con cuidado. Cierta información debe mantenerse confidencial y las violaciones de datos pueden ser devastadoras tanto para la confianza del consumidor como para las finanzas de la empresa. La cantidad de empresas estadounidenses afectadas por violaciones de datos casi se duplicó entre 2016 y 2017, del 24 por ciento a más del 46 por ciento, a un costo promedio de $ 3.62 millones por violación.

Mover documentos a un servicio ECM basado en la nube puede mejorar la protección de la información confidencial. Por necesidad, los proveedores de la nube son expertos en ciberseguridad. Muchos sistemas ofrecen múltiples protecciones, incluido el cifrado, la aplicación estricta de contraseñas y el acceso a contenido específico, que restringe los archivos e incluso los documentos individuales a los espectadores autorizados. En la mayoría de los casos, las empresas descubren que su seguridad mejora cuando la información se traslada desde su propia red corporativa a un servicio en la nube.

Simplificando la gestión de la flota. La gestión de flotas es una de las funciones más críticas para las empresas de logística, que deben realizar un seguimiento de las ubicaciones actuales y proyectadas de los vehículos, gestionar los registros de envío y de clientes y garantizar la seguridad del conductor, todo mientras se entregan los productos a tiempo. Una clase emergente de tecnología llamada automatización de procesos robóticos (RPA) puede simplificar la gestión de la flota y reducir su costo. RPA utiliza cuentas de usuario electrónicas llamadas "bots" para iniciar sesión en varias aplicaciones, con el fin de verificar y compartir datos, y realizar automáticamente tareas manuales como la entrada de datos. Cuando se combinan con ECM basado en la nube, las tecnologías pueden reducir drásticamente los costos al optimizar los procesos de enrutamiento y permitir que los empleados pasen a tareas de mayor valor agregado.

A medida que crezcan sus datos, necesitará mejores herramientas para administrar su empresa. Al considerar los objetivos de su empresa y departamento, pregúntese:¿Dónde podría la nube ayudarlo a lograr los resultados que necesita?

Christina Robbins es gerente de marketing de Digitech Systems LLC, un proveedor de software de gestión de contenido empresarial (ECM).