Desbloquee el crecimiento con la nube: 3 beneficios clave que toda empresa debe conocer

Las organizaciones pueden obtener múltiples beneficios al mover su software e infraestructura informática a la nube.

IDC pronostica que para 2025, la datasfera global superará los 163 zetabytes (un trillón de gigabytes), aproximadamente diez veces el tamaño que tenía en 2016. Las empresas corren el riesgo de quedarse aún más atrás en su capacidad para determinar qué es importante, asegurar todo lo sensible y localizar datos clave en su momento de necesidad. A medida que los datos crecen, también lo hacen el coste y la complejidad de mantenerlos en instalaciones propias, haciendo de la gestión eficaz de la información una preocupación principal para organizaciones de transporte y logística. Un servicio de gestión de contenido empresarial (ECM) basado en la nube puede ayudar.

Numerosos expertos confirman el beneficio financiero de la nube. Nucleus Research, una firma especializada en evaluar el retorno financiero de inversiones tecnológicas, estima que la nube devuelve 3,2 veces más valor que el software en instalaciones propias. Sin embargo, muchas empresas de transporte y logística han sido lentas en adoptar servicios en la nube, por lo que el beneficio financiero no se realiza plenamente. El ECM basado en la nube también puede ayudar a asegurar cumplimiento normativo, mejorar la ciberseguridad y simplificar la gestión de flotas.

Beneficios de confiar en la nube incluyen:

Garantizar cumplimiento normativo.

Numerosas regulaciones gubernamentales exigen que las empresas protejan datos sensibles, incluyendo archivos de empleados, información de clientes y registros financieros. Por ejemplo, la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) pide que los conductores puedan proporcionar un registro electrónico de actividad cuando lo solicite personal de aplicación de la ley. Y el Departamento de Transporte de EE. UU. exige ciertas actividades de mantenimiento de registros, incluyendo el almacenamiento de registros comerciales a través de varios períodos de retención, dependiendo del tipo de registro. Garantizar el cumplimiento con estos estándares puede ser complejo, especialmente en un entorno donde los documentos en papel son la norma.

Convertir registros a formato electrónico puede simplificar drásticamente el cumplimiento normativo. Muchos sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios bloquear el acceso a información, asegurando la protección de información personal identificable (PII). Además, puede configurar horarios automáticos de retención de registros que le notifican cuando un documento ha sido almacenado el tiempo suficiente, y le dan la oportunidad de autorizar su destrucción. Finalmente, los documentos electrónicos almacenados en la nube permiten acceso móvil a registros como registros de conductores, haciéndolos accesibles cuando se necesiten —incluso mientras están en la carretera.

Impulsar la ciberseguridad.

Desde registros de gestión de flotas, como mantenimiento de vehículos y registros de conductores, hasta documentos empresariales generales como registros de empleados y financieros, toda empresa de transporte y logística está inmersa en información que debe gestionarse cuidadosamente. Cierta información debe mantenerse confidencial, y las violaciones de datos pueden ser devastadoras tanto para la confianza del consumidor como para las finanzas de la empresa. El número de empresas de EE. UU. afectadas por violaciones de datos casi se duplicó entre 2016 y 2017, del 24 % a más del 46 %, a un coste promedio de 3,62 millones de dólares por violación.

Mover documentos a un servicio ECM basado en la nube puede mejorar la protección de información sensible. Por necesidad, los proveedores de nube son expertos en ciberseguridad. Muchos sistemas ofrecen múltiples protecciones, incluyendo cifrado, cumplimiento de contraseñas fuertes y acceso específico por contenido, que restringe archivos e incluso documentos individuales a espectadores autorizados. En la mayoría de los casos, las empresas encuentran que su seguridad mejora cuando la información se mueve de su propia red corporativa a un servicio en la nube.

Simplificar la gestión de flotas.

La gestión de flotas es una de las funciones más críticas para empresas de logística, que deben rastrear ubicaciones actuales y proyectadas de vehículos, gestionar registros de clientes y envíos, y asegurar la seguridad del conductor, todo mientras entregan mercancías a tiempo. Una clase emergente de tecnología llamada automatización robótica de procesos (RPA) puede simplificar la gestión de flotas y reducir su coste. RPA usa cuentas de usuario electrónicas llamadas «bots» para iniciar sesión en diversas aplicaciones, con el fin de verificar y compartir datos, y realizar automáticamente tareas manuales como entrada de datos. Cuando se combina con ECM basado en la nube, las tecnologías pueden reducir drásticamente los costes al agilizar procesos de enrutamiento y permitir a los empleados pasar a tareas de mayor valor añadido.

A medida que sus datos crecen, necesitará mejores herramientas para gestionar su negocio. Al considerar los objetivos de su empresa y departamento, pregúntese: ¿Dónde podría la nube ayudarle a lograr los resultados que necesita?

Christina Robbins es gerente de marketing en Digitech Systems LLC, proveedor de software de gestión de contenido empresarial (ECM).