Manera fácil de calcular el ROI de CMMS

Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) se han vuelto cada vez más atractivos para empresas que abarcan muchos sectores industriales, incluidos el cuidado de la salud, la fabricación, la hospitalidad, etc.

La motivación principal para el cambio hacia la gestión de mantenimiento automatizada es simplificar las tareas de mantenimiento involucradas y, a su vez, hacerlas más eficientes y rentables. Al personalizar estos sistemas para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de crecimiento, los gerentes pueden tener en cuenta los costos diarios de una operación de mantenimiento y permitirles tomar decisiones comerciales mejor informadas a lo largo del tiempo.

Dado que no hay dos empresas iguales, es importante considerar seriamente para qué se utilizará un CMMS y tener esto en cuenta al decidir avanzar con un enfoque de gestión de mantenimiento automatizado. Los sistemas varían en las funciones que se ofrecen, por lo que es fundamental encontrar el que satisfaga las necesidades actuales y futuras de una empresa.

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Definición de ROI de CMMS

La conclusión es que, dado que un software CMMS es una inversión financiera y energética, debe hacer su trabajo y obtener un retorno de la inversión (ROI) para que se considere que vale la pena.

El retorno de la inversión (ROI) mide la ganancia o pérdida generada en una inversión en relación con la cantidad de dinero invertido. El ROI generalmente se expresa como un porcentaje y normalmente se usa para decisiones financieras personales, para comparar la rentabilidad de una empresa o para comparar la eficiencia de diferentes inversiones.

Fórmula de ROI de CMMS

Al considerar el software de gestión de mantenimiento, la siguiente fórmula se puede utilizar para calcular el ROI de una empresa:

ROI de CMMS =(VALOR-COSTOS / COSTOS)

Las métricas de la fórmula también identifican los pasos necesarios para calcular el ROI de cualquier empresa. Aquí hay un desglose de cada uno.

Costos de GMAO

Como se señaló, el costo del software de administración de mantenimiento no se limita solo a las tarifas de suscripción. Aquí está la lista de factores a considerar al estimar el costo total de un sistema automatizado:

• Coste inicial del software
• Costos iniciales de implementación
• Formación de usuarios
• Costos de soporte y actualización
• Renovaciones de licencia
• Hardware necesario (ordenadores, dispositivos móviles)

Muchos de los costos mencionados anteriormente varían según las opciones de administración de mantenimiento y el proveedor elegido . Algunos sistemas ofrecen acceso basado en la nube, lo que hace innecesaria la instalación de software.

Del mismo modo, varios proveedores incluyen soporte básico al cliente con tarifas adicionales para soporte actualizado. Los costos de implementación y capacitación de usuarios también varían según si los clientes los administran ellos mismos o contratan a un proveedor para realizar auditorías de equipos y activos y/o capacitación de usuarios en el sitio.

En general, los CMMS requieren acceso a una computadora con varios proveedores que también ofrecen acceso a dispositivos móviles. Al considerar el costo total de los sistemas de gestión de mantenimiento, los propietarios de negocios deben tener en cuenta el hardware disponible, así como el tiempo y el personal necesarios para la implementación del software frente a los costos asociados con los servicios adicionales a través de un proveedor.

Valor CMMS

Para que un sistema de gestión automatizado tenga valor, debe tener ahorros de costos asociados. Estos son los posibles factores cargados de valor a considerar:

• Vida útil de los activos:la cantidad estimada de años que se espera extender el ciclo de vida de un equipo a través del mantenimiento preventivo programado de CMMS, lo que reduce el tiempo de inactividad inesperado y las fallas del sistema.
• A lo largo del tiempo:la cantidad promedio de horas de trabajo (incluidas las horas extra para atender reparaciones imprevistas y no programadas) cuando no se ha realizado el mantenimiento preventivo
• Inventario:la cantidad promedio de horas de trabajo y producción perdidas debido a un inventario insuficiente y compras de emergencia; estas son horas que se ahorran cuando un CMMS rastrea y optimiza los suministros de inventario evitando el exceso y la falta de existencias de artículos
• Tiempo de inactividad:la mano de obra y el tiempo de producción estimados perdidos por el mantenimiento preventivo no programado
• Servicios públicos:la cantidad anual gastada en servicios públicos en comparación con los costos esperados anticipados si HVAC y otros activos funcionaran con la máxima eficiencia debido al mantenimiento preventivo de rutina
• Productividad:la cantidad de tiempo invertido en órdenes de trabajo, informes, órdenes de inventario y programación de mantenimiento generados manualmente
• Gestión de documentos:la cantidad de tiempo necesaria para crear, archivar, copiar, buscar y recuperar documentos de forma manual

Las estimaciones generadas a partir de estos factores ascienden colectivamente al valor del software de gestión de mantenimiento. El cálculo del ROI general se realiza colocando estas métricas en la fórmula. El resultado determinará si vale la pena invertir en un CMMS. Use la calculadora de ROI de Hippo y conozca su ROI en CMMS hoy.

Estime el período de retorno de la inversión

No es suficiente saber que un CMMS será una inversión rentable; determinar cuándo se puede recuperar esa inversión es igualmente crítico. Para tomar esa determinación, considere los siguientes factores a lo largo de un año, por el número de unidades y por el costo. Sume estas estimaciones y luego divida por los costos generales de CMMS a lo largo de tres años. El resultado proporcionará una estimación de cuánto tiempo pasará antes de que se alcance un ROI.

• Minutos dedicados a escribir órdenes de trabajo manualmente cada semana
• Estime los minutos de tiempo extra por semana para el trabajo que no es de PM x # personas
• Estimación de mano de obra y piezas gastadas para equipos bajo garantía
• Estimación de minutos dedicados semanalmente a la programación o cambios de programación
• Estimación de minutos dedicados al trabajo no informado por semana x # personas
• Coste por hora de tiempo de inactividad:estimación de horas anuales
• Estimación de minutos por semana buscando repuestos x el número de empleados
• Tarifas estimadas para piezas urgentes
• Tiempo estimado en la producción manual de informes para la gerencia

Decidir pasar a un sistema de gestión de mantenimiento automatizado es oneroso. Como se señaló, además de la inversión financiera y el compromiso a considerar, también hay que evaluar el tiempo y los costos de energía asociados con la configuración.

Resumen de ROI de CMMS

Solo se puede hacer una determinación realista después de investigar minuciosamente los productos CMMS disponibles en función de las necesidades de una empresa y luego sopesar los costos operativos actuales sin un sistema de gestión frente a lo que se puede esperar cuando se cuenta con uno.