Guía paso a paso para calcular el ROI del CMMS

Los Sistemas Computarizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS) se han vuelto cada vez más atractivos para empresas en muchos sectores incluyendo Salud, manufactura, hostelería, etc.

La motivación principal para el cambio hacia gestión de mantenimiento automatizada es simplificar las tareas involucradas y, a su vez, hacerlas más eficientes y rentables. Al personalizar estos sistemas para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de crecimiento, los gerentes pueden factorizar los costos cotidianos de una operación de mantenimiento y permitirles tomar mejores decisiones empresariales informadas a lo largo del tiempo.

Como no hay dos empresas iguales, es importante considerar seriamente para qué se usará un CMMS y tener esto en cuenta al decidir avanzar con un enfoque automatizado de gestión de mantenimiento. Los sistemas varían en características ofrecidas, por lo que encontrar el que cumpla las necesidades actuales y futuras de una empresa es crítico.

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Definición de ROI de CMMS

La conclusión es que, como un software CMMS es tanto una inversión financiera como de energía, debe hacer su trabajo y realizar un retorno de inversión (ROI) para considerarse valioso.

El retorno de inversión (ROI) mide la ganancia o pérdida generada en una inversión relativa a la cantidad de dinero invertido. El ROI se expresa usualmente como porcentaje y se usa típicamente para decisiones financieras personales, para comparar la rentabilidad de una empresa o para comparar la eficiencia de diferentes inversiones.

Fórmula de ROI de CMMS

Al considerar software de gestión de mantenimiento, la fórmula siguiente puede usarse para calcular el ROI de una empresa:

ROI CMMS = (VALOR - COSTOS) / COSTOS

Las métricas de la fórmula también identifican los pasos involucrados en calcular el ROI para cualquier empresa. Aquí hay un desglose de cada uno.

Costos del CMMS

Como se señaló, el costo de software de gestión de mantenimiento no se limita solo a tarifas de suscripción. Aquí está la lista de factores a considerar al estimar el costo total de un sistema automatizado:

• Costo inicial del software
• Costos iniciales de implementación
• Capacitación de usuarios
• Costos de soporte y actualizaciones
• Renovaciones de licencia
• Hardware necesario (computadoras, dispositivos móviles)

Muchos de los costos señalados varían basados en las opciones de gestión de mantenimiento y proveedor elegido. Algunos sistemas ofrecen acceso basado en la nube haciendo innecesaria la instalación de software.

Similarmente, varios proveedores incluyen soporte básico al cliente con tarifas adicionales para soporte mejorado. Los costos de implementación y capacitación varían también según si los clientes los gestionan ellos mismos o contratan a un proveedor para realizar auditorías de equipos y assets y/o capacitación in-situ.

Generalmente, los CMMS requieren acceso a computadora con varios proveedores ofreciendo acceso a dispositivos móviles también. Al considerar el costo total de sistemas de gestión de mantenimiento, los dueños de negocio deben factorizar su hardware disponible así como el tiempo y personal necesarios para la implementación del software contra los costos asociados con servicios adicionales a través de un proveedor.

Valor del CMMS

Para que un sistema de gestión automatizado tenga valor, debe tener ahorros de costos asociados. Estos son los factores potenciales que aportan valor:

• Vida útil del asset —número estimado de años que se espera extender el ciclo de vida de un equipo a través de mantenimiento preventivo programado por CMMS, reduciendo tiempo de inactividad inesperado y fallos de sistema.
• Horas extra —promedio de horas laborales (incluyendo horas extra para atender reparaciones no anticipadas y no programadas) cuando no se ha realizado mantenimiento preventivo.
• Inventario —promedio de horas laborales y de producción perdidas por inventario insuficiente y compras de emergencia; son horas ahorradas cuando un CMMS rastrea y optimiza suministros de inventario evitando sobrestock y substock.
• Tiempo de inactividad —tiempo estimado de mano de obra y producción perdido por mantenimiento preventivo no programado.
• Servicios públicos —cantidad anual gastada en servicios comparada con costos esperados si HVAC y otros assets operaran a máxima eficiencia por mantenimiento preventivo rutinario.
• Productividad —cantidad de tiempo gastado en órdenes de trabajo, informes, órdenes de inventario y programación de mantenimiento generados manualmente.
• Gestión de documentos —cantidad de tiempo requerida para crear manualmente, archivar, copiar, buscar y recuperar documentos.

Las estimaciones generadas por estos factores colectivamente equivalen al valor del software de gestión de mantenimiento. Calcular el ROI general se hace colocando estas métricas en la fórmula. El resultado determinará si invertir en un CMMS vale la pena. Use la calculadora de ROI de Hippo y conozca su ROI en CMMS hoy.

Estime el período de recuperación del ROI

No basta con saber que un CMMS será una inversión rentable; determinar cuándo esa inversión puede recuperarse es igualmente crítico. Para esa determinación, considere los siguientes factores a lo largo de un año, por número de unidades y por costo. Totalice estas estimaciones y luego divida por los costos totales de CMMS a lo largo de tres años. El resultado proporcionará una estimación de cuánto tiempo tomará antes de alcanzar un ROI.

• Minutos gastados manualmente escribiendo órdenes de trabajo cada semana
• Estimación de minutos de horas extra por semana para trabajo no-PM x # personas
• Estimación de mano de obra y piezas gastadas para equipos bajo garantía
• Estimación de minutos gastados semanalmente en programación o cambios de programación
• Estimación de minutos gastados en trabajo no reportado por semana x # personas
• Costo por hora de inactividad —estimación de horas anuales
• Estimación de minutos por semana buscando piezas x número de empleados
• Tarifas estimadas por piezas urgentes
• Tiempo estimado produciendo manualmente informes para gerencia

Decidir mudarse a un sistema de gestión de mantenimiento automatizado es una decisión importante. Como se señaló, aparte de la inversión financiera y compromiso a considerar, también están los costos de tiempo y energía asociados con configurarlo que necesitan evaluarse.

Resumen de ROI de CMMS

Una determinación realista solo puede hacerse después de investigar a fondo productos CMMS disponibles basados en necesidades de una empresa y luego sopesar costos operativos actuales sin un sistema de gestión contra lo que puede esperarse cuando uno está en marcha.