Maximizar el ROI con software CMMS: Guía para CEOs

De inmediato, cuando mira CMMS, puede pensar en formas en que haría la vida más fácil para su departamento de mantenimiento. Su capacidad para ver las ventajas tan rápidamente proviene de sus conocimientos ganados con esfuerzo en mantenimiento y gestión de instalaciones.

Usted conoce la frustración de estos asesinos de eficiencia:

• Desplazarse arriba y abajo interminablemente tratando de encontrar una orden de trabajo que alguien prometió que le envió por correo electrónico, solo para descubrir después que la envió a otra persona por error, pero sin adjuntar el formulario de orden de trabajo de todos modos.
• Rebuscar entre registros en papel para ver si un rodamiento fallado está bajo garantía antes de poder pedir repuestos de reemplazo.
• Caminar todo el camino a través de la planta para obtener un manual y verificar dos veces los pasos específicos que debe seguir para evitar que una revisión rutinaria en una válvula se convierta en una reparación costosa.

Sabe que estas pérdidas de tiempo desaparecerían con un software CMMS que centraliza y estandariza la generación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo. El software podría mostrarle planos digitales con la ubicación de cada activo. Haga clic en un activo para ver órdenes de trabajo asociadas, garantías, manuales, listas de partes críticas e incluso niveles de inventario actuales para esas partes. ¿Preocupado de que se esté quedando bajo? Toda la información del proveedor también es fácilmente accesible, con precios actuales y tiempos de entrega.

Pero incluso si tiene un CEO con la política de puerta abierta más liberal, no tendrán tiempo para sentarse y escuchar una larga explicación de todas las diferentes formas en que el software CMMS puede ayudar a su departamento. Probablemente lo vean como un centro de costos, lo que significa que es necesario pero no contribuye directamente a las ganancias de la empresa, y eso significa que solo esperan obtener lo máximo de su departamento con el presupuesto más pequeño posible.

Si quiere convencerlos, tiene que hablar su idioma. Una forma es enfocar todo en un concepto con el que ya tienen mucha experiencia: el retorno de la inversión (ROI).

Definición de ROI

Con el ROI, puede comparar lo que algo cuesta contra el valor que genera para determinar si es un buen negocio o no. El resultado puede presentarse como un porcentaje o una cantidad en dólares. Puede usarlo para evaluar una inversión o para comparar múltiples inversiones para ver cuál rinde mejor.

En las oficinas centrales de las empresas, calcular ROIs es un proceso de múltiples pasos que involucra hojas de cálculo y fórmulas estandarizadas. Pero el concepto básico detrás de él es universal.

Es lunes y un vecino le pide que venga después del trabajo y lo ayude a configurar su nuevo termostato inteligente para el hogar. Basado en su explicación, adivina que le tomará al menos una hora de su tiempo. Antes de que pueda decir que no, lo invita a cenar el miércoles próximo (él y su esposa son excelentes cocineros) y luego al cine el jueves, su elección, su trato. ¿Su respuesta? Estaré en su lugar esta noche alrededor de las ocho.

Acaba de hacer un cálculo de ROI cotidiano. El costo para usted es trabajo vecinal gratuito, pero el valor que entrega es buena comida y una película gratis. Su vecino está pensando en las mismas líneas. No solo es más barato alimentarlo y tratarlo a una película que pagarle a un técnico de la empresa para instalar el termostato, obtiene el beneficio adicional de tener una excusa para salir de la casa el jueves, cuando su esposa organiza el club de lectura. Ninguno de los dos usó una fórmula especial ni escribió nada, pero ambos tomaron sus decisiones usando el concepto de ROI.

Cuando las oficinas centrales de las empresas calculan ROIs, generalmente hay más variables y apuestas más altas, por lo que las cosas se vuelven un poco más exhaustivas y complejas. Pero el concepto central nunca cambia.

Primer paso: Costo

Calcular el ROI de CMMS comienza con rastrear y sumar sus costos. Aquí, necesitamos considerar tanto los costos iniciales como los continuos. Los costos iniciales son lo que paga para poner las cosas en marcha. Por ejemplo, la implementación incluye la incorporación, y los proveedores de CMMS ofrecen diferentes paquetes de soporte para ayudarlo a familiarizarse y luego sentirse cómodo con el software. Pero ese no es el único costo, porque también estará pagando los salarios de los empleados mientras aprenden el sistema. Entonces, es el número de empleados multiplicado por su salario promedio por hora y luego ese número multiplicado por el número de horas de incorporación. Los costos continuos, por otro lado, son lo que necesita para mantener las cosas funcionando. El costo de la suscripción es el primer ejemplo que probablemente viene a la mente, pero hay otros.

Segundo paso: Valor

Luego, es hora de ver todos los lugares donde su CMMS le va a ahorrar dinero.

Buenos lugares para buscar ahorros incluyen:

• Vida útil extendida de los activos
• Reducción del tiempo de inactividad
• Reducción de costos laborales
• Mejora de la gestión de inventario

Es una cosa decir que el software CMMS reduce el tiempo de inactividad, pero otra es traducir eso en una cantidad específica en dólares. Si ya tiene estos números, genial. Si no, estamos felices de ayudar con algunos promedios de la industria.

Tercer paso: ROI

Tome todos sus números y conéctelos en una versión básica de la fórmula.

ROI = (Dinero Ahorrado – Costo Total de Propiedad) / Costo Total de Propiedad

Esto le da el retorno de la inversión. Recuerde, esto es solo para el primer año, y su ROI va a mejorar después de doce meses.

Ya sabe que un CMMS va a ayudar a su departamento de mantenimiento, y ahora tiene una poderosa herramienta nueva para comprimir todas sus razones en un número que puede ser entendido entre departamentos y hacia arriba en el organigrama.