Software de seguimiento de activos: Gestión precisa de ubicación de activos en tiempo real

Ha decidido usar el software de seguimiento de activos. Esa es una decisión inteligente, porque hay muchos beneficios.

¿Qué es el software de seguimiento de activos?

Un software de seguimiento de activos ofrece formas para que los usuarios rastreen digitalmente la ubicación de activos que han sido etiquetados físicamente. También almacena información de activos y datos de inventario, y puede alertar a los gerentes cuando el stock de repuestos está bajo.

Usar software para rastrear estos activos puede ayudar:

• Asegurar que el mantenimiento programado se complete a tiempo
• Configurar alertas y notificaciones para que el personal apropiado sea asignado automáticamente a tareas cuando se creen nuevas órdenes de trabajo
• Rastrear el ciclo de vida de los activos. La información sobre la condición del equipo, edad y más se ingresa y almacena en el sistema
• Ejecutar informes y calcular la depreciación de la maquinaria

Por qué la gente usa software de seguimiento de activos:

El aspecto que más tiempo consume al configurar un programa de mantenimiento preventivo implica recorrer una instalación y crear un inventario de todos los activos relevantes. El software de seguimiento de activos le ayuda con:

• Gestión de inventario: Los usuarios ingresan datos para rastrear herramientas físicas, licencias de software y contratos. La base de datos resultante simplifica la auditoría. Las fechas de incorporación de activos y funciones de registro de entrada o salida ayudan a prevenir pérdidas y promueven actualizaciones regulares.
• Gestión del ciclo de vida del activo: Notifica a los usuarios de actualizaciones de software obligatorias u útiles. Gestiona la disposición de activos. Alerta a las partes interesadas cuando es hora de renunciar o renovar contratos.
• Mesa de ayuda central: Crea un rastro digital para rastrear adquisiciones, solicitudes, actualizaciones, gestión de licencias, cumplimiento, necesidades de optimización y más.

Además, el seguimiento de activos fijos y móviles le ayuda a:

Localice sus activos rápidamente, justo cuando los necesita

El software de seguimiento de activos puede decirle dónde está algo o, con un sistema básico de registro de entrada/salida, quién lo tiene o lo tuvo por última vez. Es el mismo sistema binario que usa su biblioteca local. Cada libro se registra como "dentro" o "fuera", y si está fuera, el sistema también sabe quién lo tiene. En la gestión de instalaciones, los sistemas de registro de entrada/salida pueden configurarse para activos compartidos. Por ejemplo, las tablets que los técnicos llevan durante sus turnos para acceder al software CMMS. La capacidad de "auditar la responsabilidad" extiende la vida de ciertos tipos de activos; todos son un poco más cuidadosos cuando saben que su nombre está adjunto a la última vez que se usó algo.

Tome decisiones sobre qué activos comprar en el futuro

¿La oficina frontal constantemente pide prestado el proyector del departamento de TI? ¿El departamento de mantenimiento gastó dinero en un equipo de soldadura que no se ha registrado en los últimos seis meses? Rastrear activos le dice más que solo dónde están las cosas. Le dice dónde han estado, y las empresas pueden usar esa información para tomar mejores decisiones sobre los activos en los que invertir en el futuro.

Controle sus activos con conteos rápidos y precisos

Para tener éxito en la gestión de activos, debe mantener registros actualizados de las partes que el departamento de mantenimiento tiene en inventario. El seguimiento manual de activos es un proceso lento y propenso a errores. Y no es difícil ver por qué. Piense en su propia cocina. Ahora imagine el cajón de trastos. Es el que está lleno de artículos pequeños, rara vez útiles, mayormente sin valor. ¿Cuánto tiempo le tomaría producir un inventario sin cometer errores? Imagine inspeccionar y escribir manualmente cada lazo suelto y todas esas pestañas de plástico para cerrar bolsas de pan. Pero con software de seguimiento de activos, todo lo que necesita hacer es escanear cada artículo y listo.

Pero usted ya sabe todo esto, porque ya ha decidido usar el software de gestión de activos.

También sabe que cuanto antes comience, mejor. Eso es porque cuanto menor sea el número de activos con los que comience, más rápido podrá ingresarlos todos al sistema. Y su empresa está creciendo, lo que significa más activos, lo que significa que cuanto más espere, más tiempo tomará el proceso.

¿Sabía que la gestión de mantenimiento de activos ahorra dinero a su organización? Para saber más, consulte nuestro blog sobre 4 formas en que la gestión de mantenimiento de activos ahorra dinero a su organización.

Pero primero, hay una decisión importante más que tomar. Debe decidir qué tipo de etiquetas usar. Hay algunas para elegir, pero solo una va a satisfacer mejor sus necesidades específicas.

Seguimiento de activos con códigos de barras

Con una historia larga e impresionante, los códigos de barras y lectores de códigos de barras son a menudo lo que la gente piensa cuando piensa en "seguimiento de activos".

Es fácil ponerse en marcha, ya que los escáneres y etiquetas son cada vez más económicos. De hecho, probablemente pueda imprimir sus propias etiquetas, y la mayoría de los smartphones y tablets modernos funcionan como lectores usando sus cámaras integradas. Si necesita algo más robusto que una etiqueta de papel, también es posible comprar etiquetas diseñadas para entornos más duros, incluyendo las hechas de plásticos y metales duraderos.

Pero el sistema de código de barras no es perfecto, lo que ya sabe por sus propias experiencias en la línea de auto-pago del supermercado. Puede ser un desafío hacer que los lectores funcionen, especialmente si el código de barras ha sido dañado. A veces, incluso una pequeña distorsión hace que un código de barras sea ilegible. Al final, a menudo es solo cuestión de desarrollar un poco de habilidad para ello. Observe cómo los cajeros, que han tenido mucha práctica con la tecnología, nunca parecen tener problemas.

Independientemente de las pequeñas frustraciones, hay buenas razones por las que los códigos de barras son tan comunes. La tecnología es confiable e económica. La gente la usa porque funciona y se sienten cómodos con ella.

Seguimiento de activos con RFID

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) tienen varias ventajas sobre los códigos de barras tradicionales, pero vienen con compensaciones.

Los códigos de barras solo pueden contener una pequeña cantidad de información, lo que generalmente no es un problema al usar un software EAM basado en la nube. Toda la información sobre cada activo se almacena en línea de todos modos. Pero en entornos donde el acceso a Internet es prohibitivamente costoso, esta limitación se convierte en más un problema. Las etiquetas RFID, sin embargo, pueden almacenar mucha más información que los códigos de barras, lo que las hace una mejor opción en ubicaciones remotas. Por ejemplo, información crítica de servicio puede almacenarse en la propia etiqueta, permitiendo gestión de mantenimiento computarizada sin conexión. Las etiquetas también pueden configurarse para permitirle no solo leerlas, sino también escribir en ellas, abriendo muchas posibilidades. Por ejemplo, una etiqueta podría decirle la última vez que fue escaneada.

Debido a que la tecnología RFID usa frecuencias de radio, los escáneres no necesitan línea de vista directa. De hecho, un escáner y una etiqueta ni siquiera tienen que estar cerca el uno del otro. La distancia depende del tamaño y tipo específico de etiqueta, pero los escáneres pueden comunicarse con etiquetas pequeñas e económicas desde hasta 300 pies de distancia. Esto hace que escanear etiquetas sea mucho más fácil para los técnicos, y también le permite proteger mejor las etiquetas; el escáner no necesita línea de vista, por lo que puede mantener las etiquetas seguras bajo cubiertas de plástico protectoras.

Las etiquetas RFID también son más rápidas que los códigos de barras tradicionales, porque puede escanear varias a la vez. Recuerde ese cajón de trastos en su cocina que intentaba inventariar. Usando códigos de barras, tendría que recoger y leer cada artículo. Con etiquetas RFID, podría escanear todas las etiquetas a la vez, desde el otro lado de la habitación.

Un ejemplo más común en el lugar de trabajo serían los muebles en un edificio de oficinas. Con códigos de barras, tendría que caminar y leer cada activo, y eso podría significar gatear debajo de escritorios y voltear sillas buscando etiquetas de código de barras. Con etiquetas RFID, podría pararse en la puerta de cada oficina y escanear todas las etiquetas al mismo tiempo.

Si decide usar etiquetas RFID, tendrá que empezar a mirar versiones pasivas y activas. Rápidamente, las etiquetas RFID pasivas obtienen su energía de los escáneres; no tienen fuentes de energía propias. Esto reduce su costo, les permite ser más pequeñas y extiende su vida útil. Pero depender de energía externa también tiende a acortar la distancia desde la cual pueden ser escaneadas. Las etiquetas activas sí contienen sus propias fuentes de energía, permitiéndoles transmitir a distancias más largas. Hay una compensación, sin embargo. Como con casi cualquier cosa con una fuente de energía interna, la vida útil es más limitada. Al final, porque las etiquetas RFID activas son más grandes y cuestan más, generalmente son más adecuadas para activos más grandes.

Las etiquetas RFID son geniales, pero no perfectas. Las etiquetas y los escáneres cuestan mucho más que el equipo de código de barras. Además, si tiene muchos escáneres o etiquetas transmitiendo o recibiendo cerca al mismo tiempo, las señales de radio pueden colisionar. Hay formas de evitar este problema, pero es algo que debe tenerse en cuenta. Además, ha habido preocupaciones de seguridad persistentes desde la introducción de la tecnología. Las etiquetas pueden contener más datos que los códigos de barras, pero aún no es suficiente para permitir el cifrado. Esto significa que, bajo ciertas circunstancias, cualquiera con el equipo adecuado puede escanear las etiquetas.

Entonces, ¿cuál es la etiqueta de seguimiento de activos adecuada para mí?

Como con cualquier tecnología, hay pros y contras en las etiquetas de código de barras y RFID. Pensar en sus activos, instalaciones, flujos de trabajo y presupuesto le ayudará a elegir la que sea mejor para usted.

Parte del proceso de toma de decisiones debería ser hablar con su proveedor de CMMS. No solo son expertos en la materia, sino que podrán decirle cómo usar mejor su software con diferentes tipos de etiquetas.

Entendemos que encontrar un nuevo software de seguimiento de activos puede ser abrumador. Directorios en línea como Software Advice y Capterra ayudan a miles de gerentes de instalaciones a elegir el software de seguimiento de activos adecuado para su negocio. Lea la Guía del Comprador de Software Advice y comprenda las capacidades comunes de un software de seguimiento de activos, así como los factores que los compradores deben considerar al comprar uno.