Los Pros y Contras del Software de Seguimiento de Órdenes de Trabajo: Guía Completa

¿Ha visto esos videos de YouTube sobre cómo configurar hojas de cálculo para gestionar y rastrear órdenes de trabajo? Que los gestores de mantenimiento tengan que preocuparse por anchos de columna ya no era siempre una enorme pérdida de tiempo, pero seguro que lo es ahora.

Al principio de cualquier industria, hay mucho trabajo tedioso pero necesario. Hippo es una empresa de software CMMS, así que tomemos un ejemplo de informática. Imagine: Años de estudio diligente seguidos de mucho tiempo en la pizarra resolviendo algoritmos complejos. Un día, la inspiración cae como un rayo con "Eureka" emblazonado en su lado. ¿Qué pasa luego? La tarea laboriosa y adormecedora de perforar diminutos agujeros en miles de tarjetas de papel.

En ese momento, esa era la forma de escribir software. Cuando se desarrolló tecnología más rápida, fácil y fiable, todos abandonaron las tarjetas perforadas lo más rápido posible. El tiempo y esfuerzo que ahorraron pudieron invertirse en trabajo más importante. Es lo mismo con usar hojas de cálculo para rastrear órdenes de trabajo.

Ventajas de las hojas de cálculo, algunas

Las hojas de cálculo eran un paso adelante respecto a intentar rastrear todo con boli y papel. Los discos duros ocupan mucho menos espacio que archivadores. Introduzca algunas fórmulas y el software hace todas las matemáticas por usted. Y como las hojas de cálculo son digitales, es fácil hacer y distribuir copias. Con un clic, puede respaldarlas y compartirlas. Encima de todos los beneficios, los gestores de mantenimiento usaban hojas de cálculo porque la mayoría de empresas ya las tenían. Las hojas de cálculo están en todas partes en los negocios, usadas por gente arriba y abajo del organigrama; la fácil disponibilidad las hacía una opción fácil.

Desventajas de las hojas de cálculo, muchas

Había beneficios reales. Pero también hay muchos problemas. Para empezar, tiene que idear un diseño y luego construirlo todo usted mismo, un proceso que consume mucho tiempo. Cuando ve los tutoriales en YouTube, la gente sabe lo que hace y no comete errores mientras avanza, y aun así toma mucho tiempo conseguir algo siquiera semi-útil. Para el gestor de mantenimiento promedio, armar un diseño de hoja de cálculo es una tarea lenta y difícil. Y aun si logra armar un buen diseño fácil de entender con todos los campos correctos agrupados correctamente, rápidamente se topa con problemas.

Imagine que necesita hacer una orden de trabajo para una bomba rota. Lo primero que hace es sentarse en su ordenador (si no está cerca de su oficina, en realidad lo primero que hace es caminar todo el camino hasta allí), abrir la plantilla de orden de trabajo en hoja de cálculo, y empezar a teclear. Vale. ¿Pilló el error? Primero, tiene que hacer una copia de la plantilla y luego empezar a teclear. No quiere estropear su plantilla. Así que tiene su orden de trabajo toda tecleada bonita, y ahora necesita asignársela a un técnico. Puede imprimirla o enviarla como adjunto de correo.

Si la imprimió, acaba de borrar todos los beneficios de usar hojas de cálculo en primer lugar. Ha vuelto a los días propensos a errores de sistemas de boli y papel. ¿Qué tal enviarla como adjunto? Bueno, esa es una pregunta trampa porque no puede enviarla realmente como adjunto. Nunca. Solo puede enviar una copia. Y aquí es donde empiezan sus problemas. En cuanto envía ese correo, hay dos copias de su orden de trabajo. Pero solo puede ver una, que es la atrapada en su ordenador. La copia del técnico está por ahí en la naturaleza.

Órdenes de trabajo en hojas de cálculo: gemelos separados al nacer

Hablando de videos de YouTube, ¿ha visto los de gemelos separados al nacer y criados aparte? De adultos se parecen un poco y comparten algunas cualidades, pero en la mayoría de formas son diferentes. Pues lo mismo va a pasar con sus órdenes de trabajo. Empezarán igual, pero con el tiempo, empezarán a verse muy diferentes. Cada vez que actualice su versión, se vuelve un poco más out of sync con la copia del técnico. Y cada vez que ellos hagan algo con la suya, por ejemplo cerrarla, se vuelve aún más out of sync. Esas órdenes de trabajo empezaron como gemelos idénticos pero terminaron como primos lejanos.

Hojas de cálculo, propensas a ser generalmente terribles

Ese es solo uno de los problemas con usar hojas de cálculo. Hay un montón más. Por ejemplo, las hojas de cálculo son notoriamente inexactas. Un estudio a menudo citado encontró que el 88% de las hojas de Excel contienen errores. Una gran parte del problema es lo fácil que es introducir información errónea u olvidar incluir celdas al configurar fórmulas. Es tan fácil, de hecho, que un par de famosos investigadores de Harvard hicieron justamente eso con uno de sus estudios históricos. Si las hojas de cálculo pueden tropezar a profesores de Harvard, hay una buena probabilidad de que causen estragos en su departamento de mantenimiento también.

El CMMS y las Órdenes de Trabajo de Hoy

¿Por qué la gente aguantó hojas de cálculo para rastrear órdenes de trabajo y gestionar departamentos de mantenimiento? Tenían que. Al igual que cuando los programadores usaban tarjetas perforadas y hace mucho, mucho tiempo, cuando los directores financieros usaban ábacos, no había alternativas. Pero ese ya no es el caso. Ni de cerca.

Un CMMS moderno completo basado en la nube le deja generar, priorizar, delegar, aprovechar y rastrear órdenes de trabajo rápida y fácilmente. Como el software de órdenes de trabajo está diseñado específicamente para gestión de mantenimiento, uno bueno tiene todo lo que necesita ya incorporado. No tiene que preocuparse por soluciones alternativas o intentar averiguar qué fórmulas añadir por su cuenta. Y como es una solución basada en la nube, todo está disponible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todos acceden a la misma base de datos, así que solo hay una versión actualizada de sus datos. La orden de trabajo que usted ve es la misma que ve el técnico. Nada más de gemelos separados al nacer.

Genere órdenes de trabajo fácilmente

Cuando alguien envía un ticket, puede revisarlo antes de convertirlo en una orden de trabajo activa. O, puede simplemente crear sus propias órdenes de trabajo basadas en necesidades actuales. Lo importante es que puede hacer cualquiera desde cualquier lugar. En lugar de correr de vuelta a la oficina a teclear todo en una hoja de cálculo, puede crear y gestionar órdenes de trabajo desde su dispositivo móvil.

Un buen software CMMS le deja incluir rápidamente todo lo que un técnico necesita para cerrar eficientemente, incluyendo:

• mapas de planta interactivos
• fotografías del activo
• manuales O&M y esquemas del activo
• historiales de reparación y mantenimiento del activo
• instrucciones paso a paso y listas de verificación
• piezas y materiales asociados

Podrán encontrar e identificar el activo rápido, saber cómo dar servicio, seguir los estándares y mejores prácticas de su departamento, y tener todas las piezas y materiales correctos desde el principio. Nada más de viajes que matan el tiempo de vuelta a la oficina.

Una vez que ha construido la orden de trabajo, puede asignarla fácilmente a través del CMMS. El técnico ve la misma orden de trabajo, no una copia. Esto es crucial para el siguiente paso, rastrear órdenes de trabajo.

Rastree órdenes de trabajo desde cualquier lugar

Porque usted y el técnico están viendo la misma orden de trabajo, puede rastrear su progreso. Por ejemplo, sabrá si marcaron los pasos personalizables que configuró para la tarea y usaron las piezas y materiales correctos. Al final, el rastreo efectivo de órdenes de trabajo hace que todo sea más transparente y todos más responsables. De un vistazo, sabe qué se ha hecho y qué queda por hacer. Sabrá quién hizo qué y cuánto tiempo les tomó.

Genere informes de órdenes de trabajo sin dolor

Un CMMS completo hace más que solo organizar y rastrear sus órdenes de trabajo. También usa esos datos para crear informes, dándole la visión de conjunto del rendimiento de su departamento. Rastreando KPIs de órdenes de trabajo, obtiene información sobre:

• costes laborales
• costes de piezas y materiales
• tasas de cierre de órdenes de trabajo
• depreciación de activos

¿Puede responder estas preguntas sobre su instalación?

• ¿Qué activo ha costado más mantener en funcionamiento en los últimos seis meses?
• ¿Qué activo está más cerca del final de su vida útil?
• ¿Qué técnico ha cerrado más órdenes de trabajo en la última semana?

Rastrear órdenes de trabajo y luego usar el CMMS para generar informes podría ayudarle a responderlas a todas. Por ejemplo, como las piezas y la mano de obra están incluidas en la orden de trabajo, sabrá qué activo le ha costado más en los últimos seis meses. Armado con la información correcta, puede tomar medidas concretas para reducir costes y aumentar tiempo de actividad.

Próximos pasos

Aunque tienen su lugar en otros departamentos, los gestores de mantenimiento deberían tratar las hojas de cálculo como reliquias históricas. Solían ser la solución correcta, pero su tiempo ha pasado.

Si aún no tiene un CMMS, ahora es el momento de conseguir uno. Los proveedores de soluciones modernas basadas en la nube parchean y actualizan el software, protegen y respaldan la base de datos por usted. Los problemas de la tecnología se han resuelto. Sus datos permanecen tanto seguros como fácilmente accesibles.