Transición del Mantenimiento Reactivo al Preventivo: Lograr Operaciones Fiables

Al dar el salto del mantenimiento centrado en fallos a la navegación suave de un programa de mantenimiento preventivo, recuerde que el éxito depende de qué tan bien se prepare, y un CMMS completo hace que la preparación sea mucho más fácil.

Difunda la palabra del mantenimiento preventivo

Sabe que ya es hora de hacer el cambio, pero aún podría tener que convencer a gente a lo largo del organigrama. Esto puede ser un poco complicado porque necesita hablarle a la gente de formas que entiendan fácilmente. Un ejemplo relevante: El proceso de conseguir que la gente apoye un proyecto se describe de forma diferente en distintas partes de una empresa. La oficina central lo llama "conseguir aceptación" (buy-in). Los técnicos podrían relacionarse mejor con una expresión como "todos remando en la misma dirección".

Cuando hable con la gente de la oficina central, querrá ir con números. Podría empezar con este: 545%. Ese es el retorno de inversión que vio una empresa de telecomunicaciones tras implementar un plan de mantenimiento preventivo. Al hablar con técnicos, también puede usar números, solo que diferentes. Por ejemplo, 5. Esa es la hora a la que podrán irse a casa al final del día, en lugar de tener que quedarse siempre tarde para lidiar con emergencias inesperadas.

Si ya está usando un CMMS completo basado en la nube, y realmente debería, ahora es buen momento para mencionar al CFO que configurar un plan de mantenimiento preventivo es como poner cohetes a su ROI de CMMS. Cuanto más lo use para ahorrar dinero, mejor la empresa está aprovechando su inversión en el software. Si no tiene un CMMS aún, o su plataforma actual no tiene módulo de PM, dígale al CFO que ahora es el momento de invertir en uno. Como veremos pronto, un buen CMMS hace que el mantenimiento preventivo sea mucho más fácil.

Puede toparse con gente que se resiste al cambio sin importar lo que les diga. Si algo es nuevo y diferente, no quieren tener nada que ver con ello. Puede que no le crean al principio, pero puede explicar que el nuevo software de mantenimiento preventivo solo será diferente y nuevo por un corto tiempo, justo al principio. Después, simplemente será mejor que con lo que lidian ahora.

Defina el éxito del mantenimiento preventivo

Por supuesto que no le gusta estar atrapado bajo mantenimiento reactivo centrado en fallos. Pero no basta con no gustarle dónde está; el éxito depende de saber a dónde quiere ir. Un buen sistema para establecer metas es SMART. El resultado es una imagen clara de su éxito y una hoja de ruta para llegar ahí.
En el sistema SMART, cada letra representa una característica de una buena meta.

Específica:
¿Puede nombrar el quién, qué, dónde y cuándo de su meta?

Medible:
¿Cuánto y cuántos? ¿En qué KPIs se centrará? ¿Hay costes específicos que le gustaría ver bajar?

Alcanzable:
¿Son sus expectativas demasiado ambiciosas? La idea aquí no es poner la vara baja, sino no prepararse para la decepción. Por ejemplo, apuntar a cero órdenes de trabajo a demanda, incluso con software de órdenes de trabajo, es irreal. Pero tener cerca del 80% de órdenes de trabajo planificadas con una semana de antelación es una buena meta.

Relevante:
¿Es esta la meta correcta para mí? En esta situación específica, donde está intentando configurar un programa de mantenimiento preventivo, es obviamente relevante. Pero en otras situaciones, vale la pena pensar si una meta vale la pena.

Temporal:
¿Dónde quiero estar en seis meses? ¿Un año? No caiga en la trampa de la Dieta Mañana, donde constantemente pospone las cosas. Decida fechas específicas para preparar, implementar y verificar el progreso.

En términos de rastrear el progreso con el tiempo, si hay cosas que ya está rastreando, siga rastreándolas. Por ejemplo, MTTR, niveles de inventario, tiempo en llave, y otros KPIs (indicadores clave de productividad). Los datos históricos le ayudarán a medir su éxito. Es como cuando empieza una dieta nueva; ayuda tomar esa foto del "antes". Más tarde, puede ver cuánto ha logrado. Si no está rastreando nada actualmente, no se preocupe. Ahora es buen momento para empezar. De hecho, el rastreo aumentado puede ser una de sus metas.

Ejemplos de cosas a rastrear para determinar el éxito relativo de su programa de PM incluyen:

• Tiempo de inactividad no programado
• Coste de envío prioritario de piezas
• Horas extra de mano de obra
• Vida útil de los activos

Elija activos para su programa

Incluso en las operaciones más pequeñas, generalmente no tiene sentido incluir todo. Necesita ser un poco selectivo. Incluya activos que sean:

• caros de reemplazar
• bien entrados en su vida útil
• conocidos problemáticos
• con alta criticidad

La criticidad es la severidad de las consecuencias de un fallo. Si el grifo de agua fría en su baño deja de funcionar, no es un gran problema. Tiene una criticidad baja respecto a la operación general del baño. Pero, ¿qué pasa con el inodoro? Una vez que deja de funcionar, es hora de colgar el cartel de Fuera de Servicio.

La criticidad es un tema interesante por sí solo. Aquí hay un artículo que lo explica brevemente y luego examina su valor práctico.

Necesita ser selectivo para que su lista de activos no se vuelva demasiado larga. Al mismo tiempo, no sea demasiado rápido al recortar. Siempre puede hacer una lista completa y luego solo hacer PMs para algunos de los activos. Esta es realmente una buena idea al implementar un nuevo programa por primera vez. Empiece con un conjunto menor de activos y luego aumente gradualmente hasta su lista completa con el tiempo.

Recopile datos de activos (con suerte en un CMMS)

Sabe qué activos va a incluir, pero, ¿cuánto sabe sobre los activos en sí? Generalmente, cuanto más sepa, mejor.

Querrá todo lo que pueda, incluyendo:

• Número de serie
• Manual O&M
• Esquemas
• Fotografías del activo
• Ubicación
• Historial de reparaciones
• Materiales y piezas asociados

Tener un CMMS completo y fácil de usar va a ser muy útil aquí porque le permite reunir copias digitales de toda esta información. Ahora no tiene que preocuparse por arrastrar ese manual O&M gigante, volver corriendo a la oficina a buscar historial de reparaciones, o pedir ayuda para encontrar un activo en primer lugar.

Vale la pena dedicar tiempo a investigar una auditoría de instalaciones, donde su proveedor CMMS envía gente para catalogar sus activos. Consulte este post para ver si una auditoría es adecuada para usted.

Cree órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PMs)

Puede dividir las tareas en dos tipos, cosas que hacer y cosas que inspeccionar. Así, puede tener un mantenimiento preventivo donde la correa principal se cambia cada seis meses, pero los rodillos se revisan por bamboleo cada tres meses y se ajustan solo según necesidad.

Un software CMMS completo le permite crear PMs ricos en datos. Pueden incluir:

• Fotos y diagramas
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación
• Manuales O&M
• Piezas requeridas
• Mapas de planta interactivos

Al decidir las tareas para incluir en cada PM, necesitará mirar:

• Recomendaciones de los fabricantes
• Estándares de la industria y mejores prácticas actuales
• La experiencia directa de su departamento con el activo

La cantidad de confianza que pone en cada fuente puede cambiar con el tiempo. Para activos relativamente nuevos, probablemente sea mejor ceñirse a lo que recomiendan los fabricantes. Para activos más antiguos, puede mirar el historial de reparaciones del activo.

Establezca la frecuencia del mantenimiento preventivo

De nuevo, querrá mirar recomendaciones de fabricantes, estándares de la industria para mejores prácticas, y su propia experiencia con los activos.

Al decidir la frecuencia, puede elegir entre PMs fijas y flotantes. Las PMs fijas ocurren en momentos específicos, independientemente de cuándo se completó la última PM. Digamos que tiene una PM programada para cada jueves. Pero por varios retrasos, no completó la PM más reciente hasta el lunes de la semana siguiente. Las PMs suelen estar espaciadas una semana, así que, ¿cuándo debería ocurrir su próxima PM? En un sistema fijo, la respuesta es en dos días, el próximo jueves. En un sistema flotante, sin embargo, su próxima PM es el lunes siguiente. Lo fijo mantiene fechas específicas. Lo flotante mantiene intervalos predeterminados.

Lo fijo es bueno para PMs que se hacen con bastante regularidad, ya sea diaria o semanalmente. Tienden a forzar el cumplimiento. Como no hay forma de posponerlas, los técnicos son más propensos a hacerlas a tiempo. También son buenas para cuando necesita seguir un programa del fabricante para mantener la cobertura de garantía. Por otro lado, lo flotante es mejor para PMs con intervalos largos. Un par de días de retraso no hará diferencia si la PM anterior se hizo hace seis meses. Las PMs de baja prioridad a menudo se programan como flotantes.

Los intervalos de tiempo es una forma de establecer la frecuencia de PM. El uso es otro. Así que puede revisar una bomba cada tres meses o cada vez que cicla un volumen predeterminado.

Resuelva los problemas y luego afine

Habrá cierta cantidad de afinación antes de que todo esté como lo quiere. Al principio, querrá revisar su trabajo a menudo, pero con el tiempo, cada vez menos frecuentemente. A medida que nuevos activos entren en la instalación y los viejos alcancen el final de su vida útil, necesitará ajustar.

Prepárese para zarpar

Un buen y fácil primer paso sería volver a leer esta entrada del blog. No tomará mucho, pero ayudará mucho a recordar y pensar sobre la información. Luego, empiece a pensar en formas de encontrar aliados arriba y abajo de la escalera organizativa. Necesitará la aprobación del CFO para los fondos, pero necesitará el apoyo de los técnicos del departamento para cerrar los PMs de forma fiable. Luego siga los pasos descritos arriba.

Si no tiene un CMMS completo basado en la nube, ahora es un gran momento para conseguir uno. Hace que implementar y ejecutar mantenimiento preventivo sea mucho más fácil. Con un buen CMMS, su proveedor actualiza y parchea la plataforma entre bastidores para que nunca tenga que preocuparse por mantener servidores on-premise actualizados y en marcha. También protegen sus datos con seguridad de grado industrial y múltiples respaldos. Y los datos realmente y verdaderamente permanecen su propiedad privada. Cuando Hippo CMMS tiene datos de clientes, solo los está cuidando muy cuidadosamente.