Evolución del CMMS: Pasado, Presente y Futuro – Cómo la Tecnología Impulsa el Éxito del Mantenimiento

Los avances tecnológicos han hecho que el software CMMS sea más asequible y fácil de usar, pero los objetivos del mantenimiento no han cambiado. Evite problemas cuando pueda. Cuando no pueda, arréguelos eficientemente.

El CMMS de antaño

Así que el "porqué" de los departamentos de mantenimiento no ha cambiado, pero el "cómo" ciertamente sí. Es increíble lo lejos que ha llegado la industria en los últimos 50 años. Veamos una historia rápida.

CMMS on-premise con tarjetas perforadas

Los sistemas de primera y segunda generación dependían de mainframes on-premise gigantes, y el principal desarrollo durante este período fue el paso de tarjetas perforadas a formularios en papel. Al final de cada turno, los técnicos del departamento de mantenimiento entregaban su papeleo completado a los encargados de entrada de datos, que luego introducían todo en el ordenador local. Como los sistemas eran tan caros, tanto para configurar como para mantener, solo las grandes organizaciones intensivas en activos podían permitírselos.

CMMS on-premise con terminales

En los años 80, con la introducción de minicomputadores, los precios bajaron lo suficiente para que incluso algunas empresas medianas implementaran sistemas CMMS. Vale la pena hacer clic en el enlace para hacerse una idea de qué significa "minicomputador" en este contexto. Podría estar pensando en algo muy diferente. Un mainframe ocupa una habitación entera. Un mini podía ocupar un armario empotrado. En esta etapa, todo seguía siendo on-premise pero había un poco menos de papel. Los técnicos podían acceder a terminales ubicadas por las instalaciones una vez que cerraban una orden de trabajo para introducir información básica.

Para los años 90, más y más plataformas CMMS estaban disponibles, pero seguían siendo limitadas comparadas con hoy. Por ejemplo, carecían de historial de órdenes de trabajo y seguimiento de costes. Básicamente, las plataformas CMMS de la época podían recopilar información, pero no eran muy buenas haciendo algo con ella.

CMMS basado en la nube con dispositivos móviles

Los sistemas antiguos vivían en servidores de la empresa, lo que los hacía caros de implementar y mantener. Tenía que invertir en el hardware y luego mantener un departamento de TI para mantenerlo en marcha. Tomaba mucho tiempo y dinero incluso la actualización o parche más simple porque todo tenía que ser coordinado por el proveedor y el departamento de TI de su empresa.

Una vez que los proveedores se movieron a la nube, las cosas realmente empezaron a cambiar. En lugar de comprar servidores y luego contratar un departamento de TI para cuidarlos, empresas de todos los tamaños podían registrarse rápidamente en un servicio basado en suscripción, y si no estaban contentos con el software, podían irse con relativa facilidad. No solo muchas empresas más pequeñas pudieron ahora probar plataformas CMMS, sino también empresas de fuera de la fabricación. En el pasado, el CMMS solo tenía sentido real para grandes organizaciones manufactureras. Pero cuando los precios bajaron, el interés subió en muchas industrias diferentes, incluyendo:

• Sin ánimo de lucro
• Municipal
• Sanidad
• Deportes y recreación
• Educación

El segundo gran cambio estaba relacionado con la accesibilidad. En el pasado, los técnicos estaban encadenados a su CMMS. Primero, con tarjetas perforadas. Luego con formularios en papel o hojas de cálculo. Con sistemas basados en la nube, ya no estaban encadenados; estaban conectados. Desde cualquier escritorio o dispositivo móvil con conexión a Internet, podían acceder a órdenes de trabajo ricas en datos.

El CMMS de hoy

Podemos ver que ha habido muchos cambios en cómo se entregan los sistemas, pero ¿qué pasa en términos de funciones del CMMS? ¿Ha habido también muchos cambios?

Contestemos eso mirando dos de los módulos más importantes: mantenimiento preventivo y gestión de órdenes de trabajo. Cuando Hippo habla con gente interesada en empezar a usar o cambiar a un nuevo CMMS, estos dos siempre se consideran muy importantes.

Cuando Hippo tenía muchos menos clientes, hicimos una encuesta, y el mantenimiento preventivo y la gestión de órdenes de trabajo fueron los dos módulos que la gente consideraba más importantes.

Luego, más recientemente, y ahora con más de mil encuestados, hicimos la encuesta de nuevo. Los resultados son aproximadamente los mismos.

Así que tiene sentido mirar las funciones relacionadas con estos dos módulos. Son los que más les importan a la mayoría de departamentos de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo

Es fácil entender por qué los departamentos de mantenimiento quieren funciones de CMMS que les permitan cambiar del mantenimiento reactivo al preventivo. En mantenimiento, al igual que en el resto de la vida, una onza de prevención vale una libra de cura. Y encima de todo el dinero que la empresa ahorra reduciendo tiempo de inactividad y horas extra, el mantenimiento preventivo simplemente hace que el día sea menos estresante. En lugar del modelo antiguo de funcionar hasta el fallo e intentar poner la línea en marcha con los operadores mirando el reloj y la gerencia mirando el resultado final, los técnicos pueden programar el trabajo con antelación e irse a casa a las cinco.

Una vez que ha construido las órdenes de trabajo, puede añadirlas a su calendario de mantenimiento preventivo. El CMMS enviará automáticamente recordatorios.

Gestión de órdenes de trabajo

El CMMS moderno agiliza las órdenes de trabajo centralizándolas. Todo, desde enviar tickets hasta rastrear órdenes de trabajo y usar datos recopilados para informes, se puede hacer desde el CMMS. Por ejemplo, un operador nota que la prensa se atasca de vez en cuando y hay un sonido nuevo que nunca ha escuchado. Usando el CMMS, envía un ticket, que alerta al supervisor del departamento de mantenimiento. Tras revisar el ticket, deciden que el operador puede tener razón. Así que construyen una orden de trabajo rica en datos, la priorizan y la asignan a un técnico. Una vez que la orden de trabajo se cierra, se alerta al supervisor, cerrando el bucle. En algunos casos, se enviará un correo al operador para que sepa que sus preocupaciones han sido atendidas. Podrían recibir uno cuando el ticket se acepta primero y luego otro cuando se cierra.

La información recopilada a través de la orden de trabajo cerrada puede ser usada por el módulo de informes, ayudando al supervisor a crear informes rápida y fácilmente. Rastrear costes y otros KPIs les da la visión de conjunto que necesitan para entender realmente el rendimiento de su departamento. En industrias con mucha supervisión gubernamental, estos informes son cruciales para demostrar cumplimiento.

Para que el sistema funcione, necesita órdenes de trabajo con mucha información empaquetada. Veamos eso rápidamente a continuación.

Órdenes de trabajo ricas en datos

Quedaron atrás los días de órdenes de trabajo siendo unas pocas instrucciones básicas garabateadas en un formulario fotocopiado. ¿Alguna vez se preguntó por qué los técnicos de la vieja escuela tienden a tener un conocimiento enciclopédico de la instalación? Es porque en un momento fue un requisito. Cuando las órdenes de trabajo contenían tan poca información, los técnicos necesitaban llevar mucho en la memoria de trabajo, lo cual es 1) muy impresionante, y 2) un gran problema para la organización cuando el técnico se jubila y se lleva todo ese conocimiento con él.

De hecho, hay una gran leyenda urbana que ilustra este problema. En una de las muchas versiones, un gerente tiene problemas en una de sus fábricas y llama a un técnico recientemente jubilado para ayudar. El técnico camina un par de máquinas, saca un pequeño trozo de tiza y marca una X en una de las tuberías. Luego, envía al gerente una factura de $5,000. Cuando el gerente exige una versión desglosada, devuelve "Coste de la tiza: $1. Saber dónde marcar la X: $4,999".

Una orden de trabajo CMMS moderna contiene todo lo que los técnicos necesitan para trabajar eficientemente y cerrar rápido. Accesibles desde la orden de trabajo, y esta es una lista parcial, están:

• Mapas de planta interactivos
• Esquemas digitales y manuales O&M
• Historiales de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso personalizables

Y como toda la información está respaldada de forma segura en el CMMS, los departamentos nunca tienen que preocuparse por perder memoria institucional y saber hacer.

Apps móviles de mantenimiento

Cuando el CMMS se movió a la nube por primera vez, podía acceder a él ya sea en su escritorio o a través de una versión móvil responsiva. Básicamente, el CMMS podía detectar que estaba en un dispositivo móvil y cambiaba a un diseño más pequeño para adaptarse a la pantalla menor.

Pero ahora, los proveedores de CMMS ofrecen apps móviles de mantenimiento que viven directamente en su dispositivo inteligente. Y como se vinculan directamente al software y hardware del dispositivo, las apps son más estables, rápidas y ofrecen más funciones.

Notificaciones push

Con versiones móviles antiguas, los técnicos pueden acceder rápida y fácilmente a sus órdenes de trabajo a demanda y de mantenimiento preventivo asignadas. Pero necesitan iniciar sesión y buscar nuevas. Para los gerentes de mantenimiento, eso puede causar retrasos entre cuando asignan trabajo y cuando los técnicos se enteran.

Pero con apps móviles, los gerentes de mantenimiento pueden usar notificaciones push. Ahora, en cuanto asignan una nueva orden de trabajo, el teléfono del técnico suena o vibra y muestra un mensaje en la pantalla. Cuando un activo crítico se ha caído, los gerentes de mantenimiento necesitan contactar y conectar con su equipo lo más cerca posible al tiempo real.

Escaneo de códigos de barras

Para órdenes de trabajo a demanda, es fácil para los técnicos ver qué activo necesita reparaciones. Es el que está inactivo, rociando líquidos o humeando. Pero para PMs, cuando son solo inspecciones o tareas de mantenimiento, puede ser mucho más difícil encontrar el activo correcto. Y eso es especialmente cierto cuando tiene una serie de activos y equipos idénticos todos en fila. Por ejemplo, podría haber una fila de unidades HVAC en el techo o una colección de bombas en el sótano.

Pero usando la cámara integrada del dispositivo móvil, los técnicos pueden escanear códigos de barras rápidamente para confirmar que tienen el activo correcto. Todo lo que hacen es escanear la etiqueta para acceder a datos completos del activo, incluyendo números de serie, imágenes y órdenes de trabajo asociadas.

Subida directa de imágenes

Los técnicos también pueden usar la cámara para tomar y subir imágenes rápidamente a la orden de trabajo abierta, abriendo una fuerte línea de comunicación entre ellos y el resto del equipo.

Los técnicos pueden usar las fotos para mostrar lo que están haciendo. Por ejemplo, un técnico está trabajando en un activo grande donde los componentes internos están apilados uno sobre otro. A medida que sacan piezas para trabajar en las de abajo, pueden tomar una foto para documentar cada paso, creando un registro fiable y consultable de su trabajo. Cuando lo han vuelto a montar todo, pueden subir una foto más para solicitar una inspección visual remota. El gerente de mantenimiento u otro miembro del departamento puede revisar el trabajo sin perder tiempo yendo al activo.

Los técnicos también pueden usar las fotos cuando no saben exactamente qué hacer. En lugar de perder tiempo corriendo por las instalaciones buscando ayuda, pueden subir una imagen del activo a la orden de trabajo y pedir consejo. De hecho, también pueden añadir comentarios tanto de tarea como de orden de trabajo usando la app. En lugar de una foto, pueden teclear sus comentarios. Los técnicos que son lentos tecleando con el pulgar pueden usar la función de voz a texto del smartphone.

Sincronización offline

Las versiones web móviles están bien, pero solo puede usarlas realmente cuando está online, y eso crea limitaciones para los técnicos. En cuanto están fuera de cobertura, pierden acceso al CMMS. Y no es raro que los técnicos trabajen donde el acceso a Internet es limitado o imposible. Incluso en el edificio más high-tech, el acceso a Internet puede ser irregular en el segundo sótano junto a las calderas.

Las apps móviles de mantenimiento, sin embargo, siguen funcionando offline. Como almacenan algunos de sus datos directamente en el disco duro del dispositivo móvil, los técnicos pueden seguir accediendo a ellos cuando están offline. Aún más importante, pueden seguir introduciendo información en la app offline.

El refrán sobre los datos es cierto: Basura entra, basura sale. Eso significa que si quiere datos fiables, necesita ayudar a los técnicos a introducir datos cuando aún están frescos en sus mentes. Con sistemas antiguos, los técnicos tienen que esperar hasta que vuelvan a tener cobertura antes de poder actualizar el CMMS. Pero con una app, están introduciendo datos en tiempo real. La app mantiene los datos seguros hasta que puede reconectar con la base de datos del CMMS.

El CMMS del mañana: preventivo y predictivo

El mantenimiento predictivo probablemente tendrá un lugar en muchos departamentos de mantenimiento futuros. Al mismo tiempo, sus limitaciones inherentes significan que probablemente no será adoptado universalmente. Hay muchas situaciones donde simplemente no tendrá sentido económico.

Pero primero, una explicación rápida. El mantenimiento predictivo aprovecha el Internet de las Cosas, donde todo se monitoriza a sí mismo y todo está conectado. Así, su nevera sabe cuando le queda poca leche y se lo dice al sistema de navegación de su coche, que luego le recuerda comprar leche cuando está cerca del supermercado. O la nevera simplemente le pide más leche automáticamente.

En un entorno industrial, los activos se equipan con sensores para alertar al personal de mantenimiento de problemas potenciales. Y eso es crucial entender aquí. La tecnología no reporta problemas que ya han ocurrido. En su lugar, usa datos para predecir las probabilidades de que haya un problema.

Por ejemplo, si un activo vibra demasiado, el aceite tiene el color equivocado, o todo se está calentando demasiado, el CMMS envía una alerta. Así que quizás no revise las bombas una vez al mes por signos de desgaste. En su lugar, espera hasta que el CMMS note que 1) vibran un poco demasiado, y 2) la última vez que se revisaron fue hace seis meses. Recopilando datos de fuentes interconectadas (los sensores y el historial de órdenes de trabajo de las bombas), el CMMS decide qué hacer.

Pero, ¿qué pasa si esas bombas no son realmente caras y tienen baja criticidad? Si dejan de funcionar, es más una molestia y menos un problema mayor. Recuerde, los sensores son caros y pueden ser complicados de configurar, así que podría tener que traer un proveedor externo. En ese caso, está mejor quedándose con PMs. Y para muchos activos, este será el caso: el coste de configurar mantenimiento predictivo será demasiado alto comparado con los beneficios esperados.

Próximos pasos

Mirar el pasado, presente y futuro del mantenimiento es más que una lección interesante de historia, más que un juego divertido de adivinar el futuro. Es una forma de entender mejor sus propias operaciones de mantenimiento actuales. ¿Dónde colocaría su departamento en la línea de tiempo? ¿Está de vuelta en los 90? ¿Ha llegado su departamento al nuevo milenio? Quizás está en la vanguardia.

Una vez que descubra dónde está, es hora de pensar en dónde quiere estar y cómo puede llegar allí. Para departamentos que sienten que van retrasados y quieren ponerse al día, un software CMMS moderno es un gran comienzo.