Funciones de CMMS pasadas, presentes y futuras

Los avances tecnológicos han hecho que el software CMMS sea más asequible y fácil de usar, pero los objetivos de mantenimiento no han cambiado. Evita los problemas cuando puedas. Cuando no puedas, arréglalos de manera eficiente.

CMMS de antaño

Entonces, el 'por qué' de los departamentos de mantenimiento no ha cambiado, pero el 'cómo' ciertamente sí. Es increíble lo lejos que ha llegado la industria en los últimos 50 años. Veamos un historial rápido.

CMMS local con tarjetas perforadas

Los sistemas de primera y segunda generación dependían de mainframes gigantes en las instalaciones, y el principal desarrollo durante este período fue el paso de las tarjetas perforadas a los formularios en papel. Al final de cada turno, los técnicos del departamento de mantenimiento entregaban su papeleo completo a los empleados de entrada de datos, quienes luego ingresaban todo en la computadora en el sitio. Debido a que los sistemas eran tan costosos, tanto para instalar como para mantener, solo las organizaciones grandes con un uso intensivo de activos podían pagarlos.

CMMS local con terminales

En la década de 1980, con la introducción de las minicomputadoras, los precios cayeron lo suficiente como para que incluso algunas empresas medianas implementaran sistemas CMMS. Vale la pena hacer clic en el enlace para tener una idea de lo que significa "minicomputadora" en este contexto. Puede que estés pensando en algo muy diferente. Un mainframe ocupa una habitación entera. Un mini podría ocupar un vestidor. En esta etapa, todo todavía estaba en las instalaciones, pero había un poco menos de papel. Los técnicos podían acceder a las terminales ubicadas en todas las instalaciones una vez que habían cerrado una orden de trabajo para ingresar información básica.

En la década de 1990, cada vez había más plataformas CMMS disponibles, pero aún eran limitadas en comparación con la actualidad. Por ejemplo, carecían de historial de órdenes de trabajo y seguimiento de costos. Básicamente, las plataformas CMMS de la época podían recopilar información, pero no eran muy buenos para hacer nada con ella.

CMMS basado en la nube con dispositivos móviles

Los sistemas más antiguos vivían en los servidores de la empresa, lo que hacía que su implementación y mantenimiento fueran costosos. Tenía que invertir en el hardware y luego mantener un departamento de TI para mantenerlo en funcionamiento. Tomó mucho tiempo y dinero incluso para la actualización o parche más simple porque todo tenía que ser coordinado por el proveedor y el departamento de TI de su empresa.

Una vez que los proveedores se mudaron a la nube, las cosas realmente comenzaron a cambiar. En lugar de comprar servidores y luego contratar a un departamento de TI para que los cuide, las empresas de todos los tamaños podrían suscribirse rápidamente a un servicio basado en suscripción y, si no estaban satisfechos con el software, podrían retirarse fácilmente. No solo muchas empresas más pequeñas ahora podían probar las plataformas CMMS, sino también empresas de fabricación externa. En el pasado, CMMS solo tenía sentido para las grandes organizaciones de fabricación. Pero cuando los precios bajaron, el interés aumentó en muchas industrias diferentes, que incluyen:

• Sin fines de lucro
• Municipales
• Cuidado de la salud
• Deportes y recreación
• Educación

El segundo gran cambio estaba relacionado con la accesibilidad. En el pasado, los técnicos estaban encadenados a su CMMS. Primero, fue con tarjetas perforadas. Luego con formularios en papel u hojas de cálculo. Con los sistemas basados ​​en la nube, ya no estaban encadenados; estaban conectados . Desde cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil conectado a Internet, podían acceder a órdenes de trabajo ricas en datos.

CMMS de hoy

Podemos ver que ha habido muchos cambios en la forma en que se entregan los sistemas, pero ¿qué pasa con las funciones de CMMS? ¿Ha habido también muchos cambios?

Respondamos a eso observando dos de los módulos más importantes, el mantenimiento preventivo y la gestión de órdenes de trabajo. Cuando Hippo habla con personas interesadas en comenzar a usar o cambiar a un nuevo CMMS, estos dos siempre se clasifican como muy importantes.

Antes, cuando Hippo tenía muchos menos clientes, realizamos una encuesta y el mantenimiento preventivo y la gestión de órdenes de trabajo eran los dos módulos que la gente consideraba más importantes.

Luego, más recientemente, y ahora con más de mil encuestados, hemos vuelto a realizar la encuesta. Los resultados son más o menos los mismos.

Por lo tanto, tiene sentido observar las características relacionadas con estos dos módulos. Son los que más preocupan a la mayoría de los departamentos de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo

Es fácil entender por qué los departamentos de mantenimiento quieren funciones de CMMS que les permitan cambiar del mantenimiento reactivo al preventivo. En el mantenimiento, como en el resto de la vida, más vale prevenir que curar. Y además de todo el dinero que la empresa ahorra al reducir el tiempo de inactividad y las horas extraordinarias, el mantenimiento preventivo hace que el día sea menos estresante. En lugar del viejo modelo de ejecutar hasta la falla y luego tratar de recuperar la línea con los operadores mirando el reloj y la gerencia mirando el resultado final, los técnicos pueden programar el trabajo con anticipación y luego irse a casa a las cinco en punto.

Una vez que haya creado las órdenes de trabajo, puede agregarlas a su calendario de mantenimiento preventivo. El CMMS enviará automáticamente recordatorios.

Gestión de órdenes de trabajo

Los CMMS modernos agilizan las órdenes de trabajo al centralizarlas. Todo, desde el envío de tickets hasta el seguimiento de órdenes de trabajo y el uso de datos recopilados para informes, se puede hacer desde el CMMS. Por ejemplo, un operador nota que la prensa se atasca de vez en cuando y hay un sonido nuevo que nunca antes había escuchado. Usando el CMMS, envían un ticket que alerta al supervisor del departamento de mantenimiento. Después de mirar el boleto, deciden que el operador podría estar en algo. Entonces, crean una orden de trabajo rica en datos, la priorizan y la asignan a un técnico. Una vez que se ha cerrado la orden de trabajo, se alerta al supervisor y se cierra el ciclo. En algunos casos, se enviará un correo electrónico al operador para que sepa que se han atendido sus inquietudes. Es posible que obtengan uno cuando se acepta el boleto por primera vez y luego otro cuando se cierra.

La información recopilada a través de la orden de trabajo cerrada puede ser utilizada por el módulo de informes, lo que ayuda al supervisor a crear informes de forma rápida y sencilla. El seguimiento de los costos y otros KPI les brindan la visión general que necesitan para comprender realmente el desempeño de su departamento. En industrias con mucha supervisión del gobierno, estos informes son cruciales para probar el cumplimiento.

Para que el sistema funcione, necesita órdenes de trabajo que contengan mucha información. Veamos rápidamente eso a continuación.

Órdenes de trabajo ricas en datos

Atrás quedaron los días en que las órdenes de trabajo eran unas pocas instrucciones básicas garabateadas en un formulario fotocopiado. ¿Alguna vez se preguntó por qué los técnicos de antaño tienden a tener un conocimiento enciclopédico de la instalación? Es porque en un momento fue un requisito. Cuando las órdenes de trabajo contenían tan poca información, los técnicos necesitaban llevar mucha en la memoria de trabajo, lo cual es 1) muy impresionante y 2) un gran problema para la organización cuando el técnico se jubila y se lleva todo ese conocimiento con él.

De hecho, hay una gran leyenda urbana que ilustra este problema. En una de las muchas versiones, un gerente tiene problemas en una de sus fábricas y llama a un técnico recientemente jubilado para que lo ayude. El técnico camina alrededor de un par de máquinas, saca un pequeño trozo de tiza y marca una X en una de las tuberías. Más tarde, le envía al gerente una factura por $5,000. Cuando el gerente exige una versión detallada, devuelve “Costo de la tiza:$1. Saber dónde marcar X:$4999”.

Una orden de trabajo de CMMS moderna contiene todo lo que los técnicos necesitan para trabajar de manera eficiente y cerrar rápidamente. Accesibles desde la orden de trabajo, y esta es una lista parcial, son:

• Mapas de piso interactivos
• Esquemas digitales y manuales de operación y mantenimiento
• Historial de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones personalizables paso a paso

Y debido a que toda la información está respaldada de forma segura en el CMMS, los departamentos nunca tienen que preocuparse por perder la memoria institucional y los conocimientos técnicos.

Aplicaciones de mantenimiento móvil

Cuando CMMS se trasladó por primera vez a la nube, podía acceder a él desde su escritorio o a través de una versión móvil receptiva. Básicamente, el CMMS podría detectar que estás en un dispositivo móvil y cambiaría a un diseño más pequeño para adaptarse a la pantalla más pequeña.

Pero ahora, los proveedores de CMMS ofrecen aplicaciones de mantenimiento móvil que viven directamente en su dispositivo inteligente. Y debido a que se relacionan directamente con el software y el hardware del dispositivo, las aplicaciones son más estables, más rápidas y ofrecen más funciones.

Notificaciones automáticas

Con versiones móviles anteriores, los técnicos pueden acceder rápida y fácilmente a sus órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y bajo demanda asignadas. Pero necesitan iniciar sesión y verificar si hay nuevos. Para los gerentes de mantenimiento, eso puede causar demoras entre el momento en que asignan el trabajo y el momento en que los técnicos se enteran.

Pero con las aplicaciones móviles, los gerentes de mantenimiento pueden usar notificaciones automáticas. Ahora, tan pronto como asignan una nueva orden de trabajo, el teléfono del técnico suena o vibra y muestra un mensaje en la pantalla. Cuando un activo crítico deja de funcionar, los gerentes de mantenimiento deben comunicarse y conectarse con su equipo lo más cerca posible del tiempo real.

Escaneo de código de barras

Para las órdenes de trabajo a pedido, es fácil para los técnicos ver qué activo necesita reparaciones. Es el que está inactivo, rociando líquidos o fumando. Pero para los PM, cuando se trata solo de inspecciones o tareas de mantenimiento, puede ser mucho más difícil encontrar el activo adecuado. Y eso es especialmente cierto cuando tiene una serie de activos y equipos idénticos en una fila. Por ejemplo, podría haber una fila de unidades HVAC en el techo o una colección de bombas en el sótano.

Pero al usar la cámara integrada de un dispositivo móvil, los técnicos pueden escanear rápidamente códigos de barras para confirmar que tienen el activo correcto. Todo lo que hacen es escanear la etiqueta para acceder a datos completos sobre el activo, incluidos números de serie, imágenes y órdenes de trabajo asociadas.

Subida directa de imágenes

Los técnicos también pueden usar la cámara para tomar rápidamente y luego cargar imágenes en la orden de trabajo abierta, lo que abre una sólida línea de comunicación entre ellos y el resto del equipo.

Los técnicos pueden usar las imágenes para mostrar lo que están haciendo. Por ejemplo, un técnico está trabajando en un gran activo donde los componentes internos se apilan uno encima del otro. A medida que extraen piezas para trabajar en las siguientes, pueden tomar una fotografía para documentar cada paso, creando un registro confiable y de búsqueda de su trabajo. Cuando hayan vuelto a armar todo, pueden cargar una imagen más para solicitar una inspección visual remota. El gerente de mantenimiento u otro miembro del departamento puede volver a verificar el trabajo sin perder tiempo en ir al activo.

Los técnicos también pueden usar las imágenes cuando no saben exactamente qué hacer. En lugar de perder el tiempo recorriendo las instalaciones en busca de ayuda, pueden cargar una imagen del activo en la orden de trabajo y pedir consejo. De hecho, también pueden agregar comentarios de tareas y órdenes de trabajo usando la aplicación. En lugar de una imagen, pueden escribir sus comentarios. Los técnicos que son mecanógrafos lentos pueden usar la función de texto a voz del teléfono inteligente.

Sincronización sin conexión

Las versiones web móviles son buenas, pero realmente solo puede usarlas cuando está en línea, y eso crea limitaciones para los técnicos. Tan pronto como están fuera de alcance, pierden el acceso al CMMS. Y no es raro que los técnicos trabajen donde el acceso a Internet es limitado o imposible. Incluso en el edificio de más alta tecnología, el acceso a Internet puede ser irregular en el segundo sótano al lado de las calderas.

Las aplicaciones de mantenimiento móvil, sin embargo, aún funcionan sin conexión. Debido a que están almacenando algunos de sus datos directamente en el disco duro del dispositivo móvil, los técnicos aún pueden acceder a ellos cuando están desconectados. Aún más importante, aún pueden ingresar información en la aplicación sin conexión.

El adagio sobre los datos es cierto:basura entra, basura sale. Eso significa que si desea datos confiables, debe ayudar a los técnicos a ingresar datos cuando aún están frescos en sus mentes. Con los sistemas más antiguos, los técnicos tienen que esperar hasta que vuelvan a estar dentro del alcance antes de poder actualizar el CMMS. Pero con una aplicación, ingresan datos en tiempo real. Luego, la aplicación mantiene los datos seguros y protegidos hasta que pueda volver a conectarse con la base de datos de CMMS.

CMMS del mañana:preventivo y predictivo

Es probable que el mantenimiento predictivo tenga un lugar en muchos departamentos de mantenimiento futuros. Al mismo tiempo, sus limitaciones inherentes significan que probablemente no se adoptará universalmente. Hay muchas situaciones en las que simplemente no tendrá sentido desde el punto de vista económico.

Pero antes, una explicación rápida. El mantenimiento predictivo aprovecha el Internet de las cosas, donde todo se monitorea a sí mismo y todo está conectado. Entonces, su refrigerador sabe cuándo se está quedando sin leche y le dice al sistema de navegación en su automóvil, que luego le recuerda que compre leche cuando esté cerca de la tienda de comestibles. O bien, el refrigerador automáticamente te pide más leche.

En un entorno industrial, los activos están equipados con sensores para alertar al personal de mantenimiento sobre posibles problemas. Y eso es crucial para entender aquí. La tecnología no informa problemas que ya han ocurrido. En su lugar, utiliza datos para predecir las posibilidades de que haya un problema.

Por ejemplo, si un activo vibra demasiado, el aceite tiene el color incorrecto o todo se calienta demasiado, el CMMS envía una alerta. Por lo tanto, es posible que no revise las bombas una vez al mes en busca de signos de desgaste. En su lugar, espere hasta que el CMMS se dé cuenta de que 1) están vibrando demasiado y 2) la última vez que se revisaron fue hace seis meses. By collecting data from interconnected sources (the sensors and the pumps’ work order history), the CMMS decides what to do.

But what if those pumps are not really expensive and have a low criticality? If they stop working, it’s more of a pain in the neck and less a major problem. Remember, the sensors are expensive and can be tricky to set up, so you might have to bring in a third-party vendor. In that case, you’re better off staying with PMs. And for a lot of assets, this will be the case:the cost of setting up predictive maintenance will be too high when weighed against the expected benefits.

Siguientes pasos

Looking at the past, present, and future of maintenance is more than an interesting lesson in history, more than a fun guessing game about the future. It’s a way to better understand your own current maintenance operations. Where would you place your department on the timeline? Are you back in the 90s? Has your department reached the new millennium yet? Maybe you’re on the cutting edge.

Once you discover where you are, it’s time to think about where you want to be and how you can get there. For departments that feel they’re behind and want to get caught up, a modern CMMS software is a great start.