Descubra el CMMS: Características clave y beneficios para la gestión de mantenimiento moderna

Los beneficios de un CMMS son que hace más, más rápido, con menos esfuerzo y menos estrés. Su vida se vuelve más fácil porque su jornada laboral es más predecible.

Pero para entender realmente los beneficios, vale la pena ver qué es un CMMS, cómo funciona, por qué es mejor que el papel y las hojas de cálculo, qué tiene en términos de características y cómo esas características se unen para ofrecer flujos de trabajo eficientes. ¿Por qué necesita saber cómo funciona para entender mejor los beneficios? Es lo mismo con su auto. Cuanto más sepa sobre cómo funciona el motor, mejor podrá conducir.

¿Qué es un CMMS, de todos modos?

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es un software que usa para centralizar, estandarizar y optimizar sus operaciones de mantenimiento. Obtiene todos sus datos en un solo lugar, haciéndolos seguros, protegidos y accesibles.

A menudo es más fácil entender cómo todo se une pensando en un CMMS como teniendo dos partes separadas pero interconectadas.

La base de datos del CMMS

En el núcleo está la base de datos, donde mantiene todos sus datos organizados y actualizados. Las soluciones modernas manejan la base de datos de manera un poco diferente, y parte de entender el software CMMS es ver cómo muchos proveedores prefieren una asociación continua en lugar de una venta única.

Los sistemas antiguos eran on-premise, lo que significa que tenía los servidores en el sitio. Pero muchos sistemas más nuevos tienen la base de datos en la nube, lo que significa que su proveedor se encarga de todos los servidores por usted, asegurando que todo esté actualizado y funcionando. En lugar de comprar el software directamente, obtiene una suscripción, dándole acceso ilimitado.

Este modelo de software como servicio (SaaS) es el mismo trato que tiene con Netflix. No está comprando todas esas películas y programas de TV. En su lugar, tiene una suscripción que le da acceso a ellos para que pueda ver todo lo que necesite.

Una diferencia clave, sin embargo, es que todos sus datos de mantenimiento son suyos, y si decide terminar la suscripción con su proveedor de CMMS, se lleva sus datos con usted. Aquí, la analogía cambia a una niñera. Su proveedor de CMMS está ahí para cuidar sus datos y asegurarse de que estén seguros, pero en cuanto se los pide de vuelta, los recupera.

La interfaz del CMMS

La otra parte del CMMS es la interfaz, que es la parte con la que interactúa directamente para agregar, actualizar y compartir datos. También puede pensar en la interfaz como todas las diferentes características del CMMS, incluyendo:

• Gestión de órdenes de trabajo
• Mantenimiento preventivo
• Control de inventario
• Informes de mantenimiento

La interfaz es la parte del software que ve, mientras que la base de datos es más tras bambalinas.

¿Cuáles son las ventajas de un CMMS sobre el papel y las hojas de cálculo?

Un CMMS moderno es mejor que el papel y es mejor que las hojas de cálculo, pero por razones opuestas.

Las órdenes de trabajo en papel dificultan generar y compartir datos

Cuando intenta rastrear y programar todo su mantenimiento con papel, choca directamente contra dos problemas. Primero, es difícil generar datos porque tiene que escribir todo a mano, dejándolo con órdenes de trabajo garabateadas llenas de errores pequeños pero a menudo críticos. A veces es la fecha equivocada. Otras veces anota el activo equivocado. De cualquier manera, esos pequeños errores pueden terminar costándole a usted y al resto del departamento de mantenimiento mucho tiempo y problemas.

Y eso a veces es el menor de sus terribles problemas. Muchas veces, el trabajo simplemente se cae por las grietas porque es tan fácil perder todos esos papeles. Entonces se está perdiendo las pequeñas tareas que debería haber hecho temprano, preparándose para problemas mayores en el futuro.

Incluso cuando el sistema funciona perfectamente, cuando todos tienen letra perfecta y nadie nunca pierde nada, lucha bajo un sistema que es simplemente lento. Cada vez que asigna una nueva orden de trabajo, tiene que perseguir al técnico asignado o esperar a que pasen por la oficina a recoger el papeleo. Eso lo ralentiza. Y tener que volver a la oficina para nuevas asignaciones ralentiza a los técnicos.

Las órdenes de trabajo en hojas de cálculo hacen que sea demasiado fácil generar y compartir datos

Con las hojas de cálculo, tiene el problema opuesto. Como ahora puede copiar y pegar de un archivo al siguiente, hacer copias es rápido y fácil.

Pero esas copias no se quedan copias por mucho tiempo. Cuando envía por primera vez una copia como adjunto de correo electrónico, es la misma que el original. Pero tan pronto como un técnico hace cualquier cambio en su copia, ahora hay múltiples versiones de ese archivo. De inmediato, todas las demás versiones de ese archivo están instantáneamente desactualizadas, y cualquiera que use una está trabajando con datos obsoletos.

La ventaja de un CMMS sobre el papel y las hojas de cálculo es que nunca tiene que preocuparse por trabajar con datos obsoletos de nuevo. Recuerde, todo está en una base de datos, y todos están mirando los mismos datos. Si hace un cambio, actualiza una orden de trabajo o cambia la fecha en una inspección, todo el equipo puede ver los mismos datos actualizados.

Una sola fuente de verdad significa cero confusión.

¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Todo se reduce a que su jornada laboral se vuelve más predecible y menos estresante. Obtiene más control, menos sorpresas. Eso es en trazos generales. Pero también hay una larga lista de beneficios específicos que vienen con una solución moderna de software de gestión de mantenimiento.

Configurar, programar y rastrear mantenimiento preventivo

Un buen CMMS le ayuda a planificar inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, para que detecte problemas pequeños antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas que rompan el presupuesto. Es como cuando siempre recuerda revisar y cambiar el aceite en su auto. Un pequeño mantenimiento preventivo le ahorra un motor gripado costoso.

Manténgase al tanto del mantenimiento reactivo

Y para esos momentos en que las cosas salen mal de todos modos, el software CMMS le ayuda a reaccionar más rápido. En lugar de esperar a que el problema se vuelva tan grande que todos se enteren, el portal de solicitudes abiertas integrado hace que sea fácil para cualquiera en el sitio contactarlo tan pronto como vean un problema en ciernes.

Todo lo que tienen que hacer es abrir la página de solicitud en línea y enviar su solicitud de mantenimiento. Y como la página viene con campos personalizables, puede asegurarse de obtener la información que necesita para priorizar correctamente el trabajo y generar una orden de trabajo con todo lo que sus técnicos necesitan para cerrar eficientemente.

Controlar inventario, reducir costos

Incluso si tiene a sus mejores técnicos aparecer en el lugar perfecto en el momento justo, no pueden hacer nada sin las piezas y materiales correctos.

Y es más que solo eficiencia. Una pequeña falla podría arrastrarse por días si tiene que sentarse y esperar a que lleguen las piezas de un proveedor. No solo sus técnicos están sentados sin hacer nada, sino que todos los operadores de activos también están sentados inactivos.

Pero una vez que está rastreando el inventario MRO usando el software, no tiene que preocuparse por quedarse sin piezas críticas. Como siempre sabe lo que tiene a mano, también siempre sabe cuándo debe configurar el próximo pedido. Y cuando está pidiendo con mucha anticipación antes de necesitar las cosas, también ahorra en costosos envíos nocturnos.

Aprovechar datos, tomar mejores decisiones

Un buen CMMS lo pone en control del hoy, pero también le ayuda a prepararse mejor para el futuro. Como ahora puede capturar datos mejores y más confiables, puede aprovecharlos para obtener información accionable sobre sus operaciones generales.

¿Cómo funciona eso? Dentro del CMMS están todos los datos sobre, por ejemplo, una de las bombas que tiene en su instalación. Al mirar los datos, sabe que tiende a fallar aproximadamente una vez cada tres meses. Y generalmente es por problemas con la lubricación.

Como puede confiar en esos datos, puede tomar medidas para facilitarse la vida. Primero, reorganice los MPs conectados para que esté revisando problemas cada dos meses y medio. Además, asegúrese de que esos MPs incluyan inspecciones enfocadas en signos de calor excesivo y otras señales de que la lubricación necesita atención. Finalmente, si el problema sigue apareciendo, puede cambiar proveedores y empezar a almacenar lubricantes de mayor calidad.

¿Cuáles son las características clave de un CMMS?

Otra forma de pensar en los beneficios es mirando las características más comunes. Una vez que conoce las características, tiene una mejor idea de cómo podría combinarlas en flujos de trabajo eficientes.

Es lo mismo que mirar una lista de materiales de construcción para tener una idea de lo que eventualmente podría construir para usted.

Módulo de gestión de órdenes de trabajo

En el corazón de la gestión de mantenimiento está la gestión de órdenes de trabajo, donde controla lo que hace el equipo, cómo lo hacen y en qué orden.

El software CMMS le da un flujo de trabajo de orden de trabajo sin problemas, comenzando con el portal de solicitudes de mantenimiento abiertas. Tan pronto como llega una solicitud, puede revisarla y aprobarla. Desde allí, y aún dentro del CMMS, puede generar una nueva orden de trabajo, priorizarla, asignarla a un técnico y luego rastrear su progreso hasta el cierre.

Módulo de mantenimiento preventivo

El último lugar donde quiere estar es detrás de la curva de mantenimiento, siempre corriendo apagando incendios. El módulo de mantenimiento preventivo lo ayuda a mantenerse por delante, donde finalmente está a cargo de lo que hace el equipo porque todo es proactivo, no reactivo.

Usando el CMMS, puede configurar sus MPs con todos los datos que los técnicos necesitan para trabajar eficientemente. Llegan al sitio sabiendo qué hacer y con todas las piezas y materiales que necesitan para hacerlo bien.

Y una vez que tiene sus MPs llenos con los datos correctos, puede configurarlos para generar basados en medidor o tiempo. Por ejemplo, podría tener una bomba que revisa después de un número establecido de ciclos y una cinta transportadora que revisa una vez cada tres semanas.

Módulo de gestión de activos y equipos

Antes de poder mantener sus activos y equipos, necesita saber cuáles tiene. Aunque esto parece obvio, muchas organizaciones no tienen listas completas y actualizadas de activos y equipos.

Las soluciones CMMS modernas le dan el lugar perfecto para recopilar y mantener todos sus datos de activos, incluyendo todo, desde números de serie hasta manuales de O&M. Y como ahora sabe dónde está todo, es mucho más fácil para usted mantenerlo actualizado.

Módulo de gestión de inventario

En el tema de necesitar saber lo que tiene, un CMMS hace que el control de inventario sea mucho más fácil. Una vez que tiene sus niveles actuales en el software, el CMMS los actualiza automáticamente cada vez que un técnico cierra una orden de trabajo con piezas y materiales asociados.

Por ejemplo, tiene tres motores pequeños en inventario. Una bomba se desconecta, así que genera una orden de trabajo, asociando uno de los motores. Cuando el técnico cierra, el software le ayuda a rastrear el inventario actualizando automáticamente los niveles. Cuando verifica, ahora puede ver que solo tiene dos motores a mano.

Mejor aún, puede configurar el software para que cuando baje de sus niveles de par, reciba una alerta por correo electrónico diciéndole que es hora de conseguir más. Y con toda la información del proveedor ya dentro del CMMS, puede configurar fácilmente su pedido.

Próximos pasos

¿Listo para empezar a ver los beneficios de un CMMS?

Hippo está aquí para ayudarle a obtener la solución que mejor funcione para usted, incluyendo responder sus preguntas sobre software de gestión de mantenimiento, ayudarle a reservar una demostración de software en vivo, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen

Las soluciones CMMS modernas entregan una larga lista de beneficios, y cuanto más sepa sobre cómo funciona el software, más fácil es entenderlos. Los gerentes de mantenimiento e instalaciones pueden usar el software para tomar el control de sus operaciones de mantenimiento haciendo que sus datos sean seguros, protegidos y accesibles. Comienza con la computación en la nube, donde todos sus datos viven en una base de datos central. La interfaz es lo que usa para agregar, actualizar y compartir los datos. A diferencia de los métodos antiguos de gestión de mantenimiento como el papel y las hojas de cálculo, con un CMMS todos sus datos están siempre actualizados y tener una sola fuente de verdad significa que nadie en el equipo de mantenimiento está nunca fuera de circuito.

Un buen CMMS hace que sea más fácil gestionar órdenes de trabajo, configurar y programar inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, controlar inventario y aprovechar datos. Le ayuda a hacer todo esto con una combinación de características que puede usar para construir flujos de trabajo optimizados, incluyendo módulos para gestión de órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, inventario e informes.