¿Qué es el seguimiento de mantenimiento?

Con el seguimiento del mantenimiento, sabe lo que tiene y cómo mantenerlo funcionando sin problemas.

Sin él, estás volando a ciegas.

Aquí hay algunas definiciones rápidas para asegurarse de que todos comencemos desde el mismo lugar.

¿Qué es el seguimiento de mantenimiento?

El seguimiento de mantenimiento es la forma en que captura, protege y aprovecha todos los datos relacionados con sus operaciones de mantenimiento. Es cómo puede ver lo que tiene, comprender lo que necesita hacer para mantenerlo en funcionamiento y luego programar el trabajo correcto.

La mayoría de los departamentos de mantenimiento intentan utilizar una combinación de diferentes tipos de datos.

Listas de activos y equipos

Aquí, comienza con una lista completa de todos sus activos y equipos, asegurándose de incluir todo lo que sabe sobre cada uno, incluidos:

• Números de serie
• Imágenes digitales y esquemas
• Manuales de operación y mantenimiento
• Garantías

Aunque muchos elementos de la lista son estáticos, también puede haber algunos que cambien con frecuencia, incluidos los historiales de mantenimiento y reparación

Programas de mantenimiento preventivo

Una vez que sabes lo que tienes, necesitas saber cómo cuidarlo. Con los programas de mantenimiento preventivo, puede realizar un seguimiento de todas las inspecciones y tareas que lo ayudan a encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas.

Inventario de MRO

No tiene ningún valor saber lo que debe hacer a menos que tenga las piezas y los materiales que lo hacen posible. Por lo demás, es lo mismo que tener la receta pero no los ingredientes. Estás pasando hambre.

¿Por qué es importante el seguimiento del mantenimiento?

Todo se reduce a esa famosa cita empresarial:"Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo". El seguimiento del mantenimiento es el primer paso crítico, donde lo mide. Y a partir de ahí, puedes empezar a mejorarlo. Una vez que sepa lo que está sucediendo en su departamento de mantenimiento, puede comenzar a mejorarlo todo.

¿Cómo es esa mejora?

Una mayor transparencia impone una mejor rendición de cuentas. Una vez que pueda ver lo que está sucediendo con sus operaciones, puede comenzar a invertir más tiempo, dinero y energía en lo que funciona mientras se aleja de lo que no funciona.

Y una mayor previsibilidad significa menos estrés. Si nunca sabes lo que se esconde en la siguiente esquina, siempre te sientes nervioso. Pero cuando puedes llegar al trabajo todos los días con un sentido sólido de lo que tienes en el plato, la vida es simplemente mejor.

¿Qué industrias rastrean el mantenimiento?

La respuesta corta es "casi todos ellos".

La respuesta larga es que el seguimiento del mantenimiento es especialmente importante para las industrias con muchos activos, que incluyen:

• Gestión de instalaciones
• Fabricación
• cuidado de la salud
• Alimentos y bebidas
• Municipios

El seguimiento del mantenimiento no solo es importante para las empresas. Los lugares de culto y otras organizaciones sin fines de lucro también se benefician de un mejor control sobre el trabajo de mantenimiento.

¿Qué rastrean las diferentes industrias?

La mayoría rastrea las mismas categorías amplias, que incluyen:

• Qué activos y equipos tienen
• Qué trabajo les han hecho
• Qué trabajo necesitan hacerles
• Qué inventario necesitan para ese trabajo

Además de eso, hay muchas métricas de mantenimiento diferentes e indicadores clave de rendimiento (KPI) que pueden rastrear. En muchos casos, los construyen utilizando datos sin procesar. Entonces, si están mirando el MTTR, necesitarían tomar varios puntos de datos y juntarlos para obtener esa métrica de falla.

Es otra gran razón por la cual el seguimiento puede ser tan poderoso. Una vez que tenga los datos sin procesar, puede comenzar a aprovecharlos para obtener información procesable sobre sus operaciones.

Para algo como el seguimiento de equipos de fabricación, las organizaciones tendrían listas completas de todos sus activos y equipos, incluidos los historiales completos de las órdenes de trabajo completadas y programadas.

Pero también podrían tener mapas detallados del sitio y planos de planta donde hayan trazado las ubicaciones de todos sus activos críticos.

Para el seguimiento de vehículos de flotas, probablemente tendrían un mayor enfoque en el seguimiento de todas sus inspecciones porque la industria tiene que lidiar con muchos desafíos de cumplimiento. Necesitan registros precisos no solo para planificar adecuadamente su mantenimiento preventivo, sino también para evitar costosas multas.

¿Por qué los sistemas de seguimiento de mantenimiento más antiguos son tan terribles?

Durante mucho tiempo y en todas las industrias, las personas han intentado realizar un seguimiento de su mantenimiento. Sabían que si podían obtener números confiables, podrían hacer los cálculos correctos y ver qué estaba pasando realmente con sus departamentos de mantenimiento.

El deseo casi siempre ha estado ahí. Pero durante mucho tiempo, la entrega fue terrible.

Seguimiento en papel

Con el seguimiento de mantenimiento en papel, el principal problema es que es difícil generar buenos datos, pero incluso si lo hace, es fácil perderlos.

Por ejemplo, si necesita una nueva orden de trabajo, debe copiar todo a mano. Incluso con una reparación simple, todavía hay muchas posibilidades de agregar errores. Pero incluso si escribe todo a la perfección y tiene una excelente letra, solo tiene una copia, lo que hace que llegar a la tecnología adecuada sea un proceso lento. O tienes que perseguirlos o esperar a que vengan a la oficina de mantenimiento.

Llegar a la es un proceso lento. Y esperar que no lo extravíen a menudo es una causa perdida.

Después de todo el esfuerzo que tiene que hacer para generar y proteger sus datos, aún no tiene una manera fácil de usarlos. Averiguar incluso la métrica más básica o los KPI implica barajar una gran cantidad de papel y marcar números en una calculadora.

Seguimiento basado en hojas de cálculo

Uno pensaría que poder copiar y pegar datos rápidamente mejoraría todo, pero solo lo empeora.

Ahora puede generar una gran cantidad de datos, pero no tiene forma de mantenerlos actualizados porque todos sus datos están desconectados. Lo que sucede en una hoja de cálculo no se transfiere a ninguna otra hoja de cálculo a menos que usted mismo realice las actualizaciones manualmente. Entonces, aunque puede compartir hojas de cálculo rápidamente, todos tienen su propia versión con la misma rapidez.

Al final, todos piensan que tienen los datos correctos, en realidad nadie los tiene.

¿Cómo facilita su trabajo el software de seguimiento de mantenimiento?

Las soluciones modernas de software CMMS hacen que sea mucho más fácil capturar datos, mantenerlos seguros y actualizados, y luego hacerlos accesibles. Dos de las muchas formas en que lo hace son con una base de datos central y una aplicación móvil.

Base de datos central

Con una solución moderna, sus datos no quedan atrapados en hojas de papel y no se distribuyen entre archivos desconectados.

En cambio, todo está junto en una base de datos basada en la nube con todos mirando exactamente los mismos datos. Cualquier cambio se refleja en tiempo real, lo que significa que nadie está fuera del circuito. Y debido a que el equipo puede acceder a los datos de forma remota, nunca tendrá que preocuparse de que extravíen una hoja de papel o eliminen un archivo accidentalmente.

Aplicación móvil

En general, cuanto antes pueda ingresar datos en el sistema, es más probable que sea confiable.

Piénselo de esta manera:si alguien le pregunta qué cenó hace dos semanas, es muy probable que dé una respuesta incorrecta. Si te preguntan qué comiste anoche, tienes muchas más posibilidades de acertar.

Y si te preguntaron justo después de que terminaste de cenar, realmente no hay forma de que te equivoques. Esos platos todavía están ahí, frente a ti.

Es lo mismo con los datos de mantenimiento. Cuanto antes el técnico pueda ingresarlo en el sistema, menor será la posibilidad de que cometa un error y recuerde mal un dato crítico.

Con una aplicación de mantenimiento, los técnicos nunca tienen que esperar para anotarlo o ingresarlo. Tan pronto como cierran, pueden sacar su dispositivo móvil y actualizar el sistema.

Siguientes pasos

¿Listo para implementar un seguimiento de mantenimiento moderno?

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de administración de mantenimiento, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen

El seguimiento del mantenimiento es una combinación de procesos y procedimientos para capturar, asegurar y actualizar y aprovechar los datos sobre sus operaciones de mantenimiento. Con él, puedes ver lo que tienes y lo que tienes que hacer para que todo siga funcionando. Por ejemplo, muchas organizaciones mantienen listas detalladas de activos, programas de mantenimiento preventivo y cuentan con todo el inventario de MRO. Hay muchos beneficios, pero todos tienden a reducirse a esto:cuanto más sepa, más podrá controlar, y cuanto más pueda controlar, menos sorpresas tendrá que enfrentar. Aunque hay muchas similitudes entre industrias, también hay enfoques específicos de la industria. Por ejemplo, ayúdelos a evitar costosas infracciones de cumplimiento, los administradores de flotas tienden a invertir más en el seguimiento de las inspecciones. Si bien los sistemas más antiguos eran engorrosos y poco confiables, las soluciones de software Modern CMMS brindan datos precisos que puede aprovechar para obtener información procesable sobre sus operaciones de mantenimiento, lo que aumenta el tiempo de actividad y reduce los costosos retrasos.