¿Qué es el seguimiento de mantenimiento? – Guía clara para la gestión proactiva de activos

Con el seguimiento de mantenimiento, sabe tanto lo que tiene como cómo mantenerlo funcionando sin problemas.

Sin él, está volando a ciegas.

Aquí hay algunas definiciones rápidas para asegurarnos de que todos partimos del mismo punto.

¿Qué es el seguimiento de mantenimiento?

El seguimiento de mantenimiento es cómo captura, protege y aprovecha todos los datos relacionados con sus operaciones de mantenimiento. Es cómo puede ver lo que tiene, entender qué necesita hacer para mantenerlo en funcionamiento y luego programar el trabajo correcto.

La mayoría de los departamentos de mantenimiento intentan usar una combinación de diferentes tipos de datos.

Listas de activos y equipos

Aquí, comienza con una lista completa de todos sus activos y equipos, asegurándose de incluir todo lo que sabe sobre cada uno, incluyendo:

• Números de serie
• Imágenes digitales y esquemas
• Manuales de O&M
• Garantías

Aunque muchos elementos en la lista son estáticos, también puede haber algunos que cambian a menudo, incluyendo historiales de mantenimiento y reparación.

 

Programas de mantenimiento preventivo

Una vez que sabe lo que tiene, necesita saber cómo cuidarlo. Con programas de mantenimiento preventivo, puede rastrear todas las inspecciones y tareas que le ayudan a encontrar y arreglar problemas pequeños antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas.

Inventario MRO

No hay valor en saber lo que debería hacer a menos que tenga las piezas y materiales que lo hacen posible. De lo contrario, es lo mismo que tener la receta pero no los ingredientes. Se va a quedar con hambre.

¿Por qué es importante el seguimiento de mantenimiento?

Todo se reduce a esa famosa cita de los negocios: «Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo». El seguimiento de mantenimiento es el primer paso crítico, donde lo mide. Y a partir de ahí, puede empezar a mejorarlo. Una vez que sabe qué está pasando en su departamento de mantenimiento, puede empezar a mejorar todo.

¿Cómo se ve esa mejora?

La transparencia aumentada exige una mejor rendición de cuentas. Una vez que puede ver qué está pasando con sus operaciones, puede empezar a dedicar más tiempo, dinero y energía a lo que funciona mientras se aleja de lo que no.

Y la previsibilidad aumentada significa menos estrés. Si nunca sabe qué se esconde a la vuelta de la esquina, siempre se siente nervioso. Pero cuando puede llegar al trabajo todos los días con una sólida sensación de lo que tiene en su plato, la vida es simplemente mejor.

¿Qué industrias rastrean el mantenimiento?

La respuesta corta es «casi todas ellas».

La respuesta larga es que el seguimiento de mantenimiento es especialmente importante para industrias con muchos activos, incluyendo:

• Gestión de instalaciones
• Fabricación
• Salud
• Alimentos y bebidas
• Municipios

El seguimiento de mantenimiento no solo es importante para las empresas. Lugares de culto y otras organizaciones sin fines de lucro también se benefician de un mejor control sobre el trabajo de mantenimiento.

¿Qué rastrean las diferentes industrias?

La mayoría rastrea las mismas categorías amplias, incluyendo:

• Qué activos y equipos tienen
• Qué trabajo les han hecho
• Qué trabajo necesitan hacerles
• Qué inventario necesitan para ese trabajo

Además de eso, hay muchas métricas de mantenimiento e indicadores clave de rendimiento (KPIs) diferentes que pueden rastrear. En muchos casos, los construyen usando datos en bruto. Así que, si están mirando MTTR, necesitarían tomar varios puntos de datos y unirlos para obtener esa métrica de falla.

Es otra gran razón por la que el seguimiento puede ser tan poderoso. Una vez que tiene los datos en bruto, puede empezar a aprovecharlos para obtener información accionable sobre sus operaciones.

Para algo como el seguimiento de equipos de fabricación, las organizaciones tendrían listas completas de todos sus activos y equipos, incluyendo historiales completos en órdenes de trabajo completadas y programadas.

Pero también podrían tener mapas de sitio detallados y planos de planta donde han trazado las ubicaciones de todos sus activos críticos.

Para el seguimiento de vehículos de flota, probablemente tendrían un enfoque más fuerte en rastrear todas sus inspecciones porque la industria tiene que lidiar con muchos desafíos de cumplimiento. Necesitan registros precisos no solo para planificar adecuadamente su mantenimiento preventivo sino también para evitar multas costosas.

¿Por qué los sistemas antiguos de seguimiento de mantenimiento son tan terribles?

Durante mucho tiempo y en todas las industrias, la gente ha estado intentando rastrear su mantenimiento. Sabían que si podían obtener números confiables, podían hacer las matemáticas correctas y ver qué estaba pasando realmente con sus departamentos de mantenimiento.

El deseo casi siempre ha estado ahí. Pero durante mucho tiempo, la entrega fue terrible.

Seguimiento basado en papel

Con el seguimiento de mantenimiento basado en papel, el problema principal es que es difícil generar buenos datos pero luego, incluso si lo hace, es fácil perderlos.

Por ejemplo, si necesita una nueva orden de trabajo, tiene que copiar todo a mano. Incluso con una reparación simple, todavía hay muchas oportunidades para agregar errores. Pero incluso si escribe todo perfectamente y tiene una gran letra, todavía solo tiene una copia, lo que hace que llevarla al técnico correcto sea un proceso lento. O tiene que perseguirlos o esperar a que vengan a la oficina de mantenimiento.

Llegar a ellos es un proceso lento. Y esperar que luego no lo pierdan a menudo es una causa perdida.

Después de todo el esfuerzo que tiene que hacer para generar y proteger sus datos, aún queda sin ninguna forma fácil de usarlos. Averiguar incluso la métrica o KPIs más básicos implica revolver muchos papeles e introducir números en una calculadora.

Seguimiento basado en hojas de cálculo

Pensaría que poder copiar y pegar datos rápidamente mejoraría todo, pero solo lo empeora.

Ahora puede generar muchos datos, pero no tiene forma de mantenerlos actualizados porque todos sus datos están desconectados. Lo que sucede en una hoja de cálculo no se traslada a ninguna otra hoja de cálculo a menos que vaya manualmente y haga las actualizaciones usted mismo. Así que, aunque puede compartir hojas de cálculo rápidamente, igual de rápido todos tienen su propia versión.

Al final, todos piensan que tienen los datos correctos, en realidad nadie los tiene.

¿Cómo el software de seguimiento de mantenimiento facilita su trabajo?

Las soluciones modernas de software CMMS hacen que sea mucho más fácil capturar datos, mantenerlos seguros y actualizados, y luego hacerlos accesibles. Dos de las muchas formas en que lo hace son con una base de datos central y una aplicación móvil.

Base de datos central

Con una solución moderna, sus datos no están atrapados en papeles, y no están esparcidos en archivos desconectados.

En su lugar, todo está junto en una base de datos basada en la nube con todos mirando exactamente los mismos datos. Cualquier cambio se refleja en tiempo real, lo que significa que nadie está nunca fuera de circuito. Y como el equipo puede acceder a los datos remotamente, nunca tiene que preocuparse por que pierdan un papel o borren accidentalmente un archivo.

Aplicación móvil

Generalmente, cuanto antes pueda meter datos en el sistema, más probable es que sean confiables.

Piénselo así: Si alguien le pregunta qué cenó hace dos semanas, hay una buena probabilidad de que dé la respuesta equivocada. Si le pregunta qué cenó anoche, tiene una probabilidad mucho mejor de acertar.

Y si le preguntan justo después de terminar la cena, realmente no hay forma de que se equivoque. Esos platos aún están ahí frente a usted.

Es lo mismo con los datos de mantenimiento. Cuanto antes el técnico pueda ingresarlos en el sistema, menor la posibilidad de que cometa un error y olvide un dato crítico.

Con una aplicación de mantenimiento, los técnicos nunca tienen que esperar para escribirlo o ingresarlo. Tan pronto como cierran, pueden sacar su dispositivo móvil y actualizar el sistema.

Próximos pasos

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Resumen

El seguimiento de mantenimiento es una combinación de procesos y procedimientos para capturar, asegurar y actualizar, y aprovechar datos sobre sus operaciones de mantenimiento. Con él, puede ver lo que tiene y lo que tiene que hacer para mantener todo funcionando. Por ejemplo, muchas organizaciones mantienen listas detalladas de activos, programas de mantenimiento preventivo y conteos en todo el inventario MRO. Hay muchos beneficios, pero todos tienden a reducirse a esto: cuanto más sabe, más puede controlar, y cuanto más puede controlar, menos sorpresas tiene que enfrentar. Aunque hay muchas similitudes entre industrias, también hay enfoques específicos de la industria. Por ejemplo, para ayudarles a evitar costosas violaciones de cumplimiento, los gerentes de flota tienden a invertir más en el seguimiento de inspecciones. Aunque los sistemas antiguos eran engorrosos y poco fiables, las soluciones modernas de software CMMS entregan datos precisos que puede aprovechar para obtener información accionable sobre sus operaciones de mantenimiento, aumentando el tiempo de actividad y reduciendo retrasos costosos.