Revolucionando el mantenimiento de museos: Éxito de CMMS en el USS Intrepid

Cuando los especialistas en implementación de Hippo, Mike Sokulski, llegaron para configurar un nuevo CMMS en el USS Intrepid, un portaaviones convertido en museo, asumió que el mantenimiento usaba papel y bolígrafo o hojas de cálculo. Pero puede que hubiera algo aún más aterrador, debajo de la línea de flotación…

Mike ahora teme que, lejos de la luz del sol, en lo profundo de las entrañas del viejo buque de guerra, hubiera alguien que hubiera estado dirigiendo el departamento de mantenimiento desde que el Intrepid regresó de su último viaje. Esta persona conocía cada activo por dentro y por fuera. Ajustaban la caldera colocando su mano sobre una tubería fría y "escuchando" a través de sus yemas de los dedos. Cuando el HVAC estaba perfecto, podían oler un bombillo fundido a dos niveles de distancia. Esta persona amaba ese barco, y a su manera sobrenaturalmente posesiva, ese barco los amaba a ellos de vuelta…

Hasta el día de hoy, todo esto hace estremecer a Mike. Y no solo porque suene como la premisa de una historia de terror mediocre. Como profesional, sabe que mantener todo su conocimiento institucional encerrado en la cabeza de una persona es el preludio de un verdadero espectáculo de terror. En cuanto esa persona llama enfermo, pasa a un nuevo trabajo o se jubila, todo ese conocimiento y saber hacer desaparece con ellos.

Aquí hay algo aún más aterrador: ¿Y si esa persona es… usted? ¿Y si usted es la persona en el museo que lleva esta única copia frágil de todo este conocimiento y saber hacer? Bueno, eso significa que está a solo un poco de mala suerte de ser el héroe de una historia de terror real toda suya. O podría ser el supervisor directo o indirecto del héroe. Eso también es malo. A nadie le va bien en una historia de terror.

OK. Si estuviera luchando contra vampiros, estaría buscando la botella de agua bendita y un par de estacas de madera puntiagudas más cercanas. Hombres lobo: balas de plata. Pero en este caso específico, el mejor arma va a ser un CMMS completo, basado en la nube. Va a ayudar con un montón de problemas además de resolver el problema del conocimiento encerrado y fácilmente perdido. Pero recuerde, al comienzo de cualquier historia de terror, los personajes principales siempre tienen que pasar tiempo convenciendo a todos los demás de que los monstruos son reales. Eso significa que antes de poder conseguir un CMMS, necesitará convencer a personas arriba y abajo de la escalera organizacional de que lo necesita.

Razones por las que los museos necesitan un CMMS

Toda la razón de ser de los museos es proteger y diseminar conocimiento. Mantener su sistema de mantenimiento gubernamental encerrado en la cabeza de una persona, garabateado en trozos de papel fácilmente perdibles, o atrapado en hojas de cálculo adjuntas a correos electrónicos aleatorios va en contra de los objetivos centrales de la museología: curación, preservación y educación.

Un CMMS completo, basado en la nube como el de Hippo, el sistema en el que Mike estaba en el Intrepid para ayudar a configurar, está específicamente diseñado para cumplir estos objetivos.

Curación: Base de datos central accesible

Un buen CMMS basado en la nube le ayuda a:

• Mantener todos sus datos juntos sin versiones separadas e individuales para que todo esté siempre actualizado
• Hacer que todos sus datos sean accesibles a través de cualquier escritorio o dispositivo móvil conectado a Internet
• Presentar sus datos en informes personalizables

Preservación: Datos respaldados y asegurados

Un buen proveedor de software CMMS parchea y actualiza el software, protege y respalda sus datos, y todo se hace sin problemas, detrás de escena. Nunca va a perder nada, y todo se queda suyo.

Para los museos, la propiedad puede ser una pregunta filosófica. ¿El museo realmente posee todas esas obras de arte invaluables, o es meramente el custodio actual, teniéndolas en fideicomiso para generaciones futuras? Bueno, para los proveedores de CMMS, no hay pregunta en absoluto. Los datos siempre son suyos. El proveedor simplemente los cuida por usted.

Educación: Órdenes de trabajo que informan

Un software de órdenes de trabajo robusto proporciona órdenes de trabajo ricas en datos que dan a los técnicos todo lo que necesitan para reducir el tiempo de inactividad y aumentar el tiempo en llave, incluyendo:

• Instrucciones paso a paso
• Manuales de operación y mantenimiento
• Planos de planta interactivos
• Listas de verificación de mejores prácticas
• Historiales de trabajo de activos

Bien, entonces podemos ver que los museos y un buen CMMS comparten los mismos principios, pero ¿qué pasa en el nivel práctico, día a día? ¿Cómo resuelve un CMMS los desafíos cotidianos que enfrentan los museos?

Mapas interactivos hacen que encontrar activos sea pan comido

Uno de los museos más antiguos del mundo, y actualmente el segundo más grande, el Museo del Hermitage en San Petersburgo, Rusia, cubre un total de 719,480 pies cuadrados en seis edificios. El tamaño es difícil de imaginar, e incluso en temporada baja cuando no está atestado de multitudes, le tomaría al visitante promedio días recorrer todos los edificios. Encima del hecho de que es enorme, el museo, como museos alrededor del mundo, rota sus colecciones, ofreciendo exhibiciones estacionales, anuales y únicas a lo largo del año.

Que los museos sean laberintos en constante cambio plantea un desafío real para los departamentos de mantenimiento, que necesitan encontrar activos eficientemente. No puede decir "Revise el enchufe detrás del sarcófago", en un MP (orden de trabajo de mantenimiento preventivo) si el sarcófago solo está en exhibición unos pocos meses cada año. Pero un CMMS realmente bueno proporciona mapas de planta interactivos para órdenes de trabajo tanto programadas como a demanda. Los técnicos pueden ver exactamente a dónde necesitan ir, ahorrando tiempo entre tareas y aumentando el tiempo en llave.

Los MP protegen lo invaluables

La caja de alta seguridad, controlada en temperatura y humedad, que desvía el flash de la cámara alrededor de la Mona Lisa es quizás un poco más de lo que el museo promedio necesita, pero cada museo necesita pensar en cómo el entorno de su instalación prolonga o acorta la vida de sus colecciones.

Un CMMS completo tiene un módulo de mantenimiento preventivo, que básicamente significa que le permite programar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, asegurando que todo se revise y los pequeños problemas se arreglen antes de que se conviertan en problemas mayores.

Un buen ejemplo sería su sistema de supresión de incendios. Ni siquiera tiene que ser esa espuma evaporante no corrosiva de alta tecnología. Tal vez solo tenga extintores de incendios regulares posicionados a lo largo de las exhibiciones. Puede programar MP para verificar que cada uno esté correctamente cargado. Otro ejemplo sería su sistema HVAC. Al programar revisiones y reparaciones rutinarias, puede asegurar que sus pinturas nunca estén expuestas a alta humedad.

El cronograma de mantenimiento preventivo que puede construir y gestionar en un CMMS hace más que proteger colecciones; también protege flujos de ingresos, que son "invaluables" a su manera. El Louvre recibe más de 9 millones de visitantes al año, y una gran parte de eso es durante el verano. Imagine qué pasaría si el día antes de la temporada alta parte de un techo se derrumbara. Incluso si ninguna de las colecciones se dañara, el museo vería una gran caída en la asistencia. Al revisar rutinaria y sistemáticamente la instalación, los museos pueden detectar problemas temprano y luego programar reparaciones para cuando vayan a causar la menor interrupción.

El módulo de informes le ayuda a hablar con la junta

Aunque muchos de ellos comenzaron como colecciones privadas, hoy en día los museos generalmente son administrados por gobiernos, organizaciones sin fines de lucro, o alguna combinación monstruosa de Frankenstein de las dos. Generalmente, el dinero es tanto escaso como estrictamente controlado, especialmente para museos más pequeños. Incluso cuando hay dinero, las juntas pueden estar más interesadas en expandir colecciones que en apoyar departamentos de mantenimiento.

El módulo de informes integrado en un buen CMMS hace que sea más fácil comunicarse con la junta porque de repente puede hablar su idioma: números, gráficos y tablas. Por ejemplo, al rastrear partes y materiales, puede ver qué activos le cuestan más ejecutar. Ahora, en lugar de solo pedirle dinero a la junta para reemplazar algo, puede mostrarles los números que prueban su caso.

El CMMS pone fin a sus miedos

Los museos y el software CMMS son espíritus afines, compartiendo principios filosóficos. Al mismo tiempo, en un nivel práctico, día a día, un CMMS hace que dirigir un museo sea mucho más fácil. Encontrará activos más rápidamente, protegerá las colecciones así como los flujos de ingresos, y finalmente compartirá un lenguaje común con la junta.

Si es la persona en el departamento que lleva todo el conocimiento y saber hacer en su cabeza, o trabaja para esta persona o ellos trabajan para usted, es hora de sacarse de esta trama y cambiar a algo sin tantos problemas al acecho en la oscuridad y tensión al borde del asiento.