Gestión de mantenimiento de CMMS y museos:una historia de amor

Cuando los especialistas en implementación de Hippo, Mike Sokulski, llegaron para instalar un nuevo CMMS en el USS Intrepid, un portaaviones convertido en museo, asumió que el mantenimiento usaba papel y bolígrafo u hojas de cálculo. Pero puede haber habido algo aún más aterrador, debajo de la línea de flotación...

Mike ahora teme que, lejos de la luz del sol, en lo profundo de los tazones del viejo buque de guerra, haya habido alguien que haya estado a cargo del departamento de mantenimiento desde el Intrepid. había regresado de su último viaje. Esta única persona conocía todos los activos por dentro y por fuera. Ajustaron la caldera colocando su mano sobre una tubería fría y "escuchando" a través de la punta de sus dedos. Cuando el HVAC estaba en su punto, podían oler una bombilla quemada a dos niveles de distancia. Esta persona amaba ese barco y, a su manera sobrenaturalmente posesiva, ese barco también los amaba...

Hasta el día de hoy, todo el asunto hace que Mike se cierre. Y no solo porque suene como la premisa de una historia de terror mediocre. Como profesional, sabe que mantener todo el conocimiento institucional encerrado en la cabeza de una sola persona es la antesala de un verdadero espectáculo de terror. Tan pronto como esa persona se reporta enferma, cambia de trabajo o se jubila, todo ese conocimiento y saber hacer desaparecen con ellos.

Aquí hay algo aún más aterrador:¿Qué pasa si esa persona eres… tú? ¿Qué pasa si eres la persona en el museo que lleva consigo esta frágil copia de todo este conocimiento y saber hacer? Bueno, eso significa que solo tienes un poco de mala suerte para convertirte en el héroe de una historia de miedo de la vida real. O podrías ser el supervisor directo o indirecto del héroe. Eso también es malo. A nadie le va bien en una historia de miedo.

ESTÁ BIEN. Si estuvieras luchando contra vampiros, estarías buscando la botella de agua bendita más cercana y un par de bonitas estacas de madera puntiagudas. Hombres lobo:balas de plata. Pero en este caso específico, la mejor arma será un CMMS basado en la nube y con todas las funciones. Va a ayudar con un montón de problemas además de resolver el problema del conocimiento y la pericia bloqueados y que se pierden fácilmente. Pero recuerda, al comienzo de cualquier historia de miedo, los personajes principales siempre tienen que dedicar tiempo a convencer a todos los demás de que los monstruos son reales. Eso significa que antes de que pueda obtener un CMMS, deberá convencer a las personas de arriba y abajo de la escala organizacional de que necesita uno.

Razones por las que los museos necesitan un CMMS

La razón de ser de los museos es proteger y difundir el conocimiento. Mantener el sistema de mantenimiento de su gobierno encerrado en la cabeza de una persona, garabateado en trozos de papel que se pierden fácilmente o atrapado en hojas de cálculo adjuntas a correos electrónicos aleatorios va en contra de los objetivos centrales de la museología:curación, preservación y educación.

Un CMMS basado en la nube con todas las funciones como el de Hippo, el sistema que Mike estaba en el Intrepid para ayudar a configurar, está diseñado específicamente para cumplir con estos objetivos.

Curación:accesible, base de datos central

Un buen CMMS basado en la nube te ayuda a:

• Mantenga todos sus datos juntos sin versiones separadas e individuales para que todo esté siempre actualizado
• Haga que todos sus datos sean accesibles a través de cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil conectado a Internet
• Presente sus datos en informes personalizables

Preservación:datos respaldados y protegidos

Un buen proveedor de software CMMS parchea y actualiza el software, protege y realiza una copia de seguridad de sus datos, y todo se hace sin problemas, detrás de escena. Nunca vas a perder nada y todo sigue siendo tuyo.

Para los museos, la propiedad puede ser una cuestión filosófica. ¿El museo realmente posee todas esas obras de arte de valor incalculable, o es simplemente el custodio actual, manteniéndolas en fideicomiso para las generaciones futuras? Bueno, para los proveedores de CMMS, no hay duda alguna. Los datos son siempre tuyos. El proveedor simplemente lo está cuidando.

Educación:órdenes de trabajo que informan

Un sólido software de órdenes de trabajo proporciona órdenes de trabajo ricas en datos que brindan a los técnicos todo lo que necesitan para reducir el tiempo de inactividad y aumentar el tiempo en la llave, que incluye:

• Instrucciones paso a paso
• Manuales de operación y mantenimiento
• Planos de planta interactivos
• Listas de verificación de mejores prácticas
• Historial de trabajo de activos

Bien, podemos ver que los museos y un buen CMMS comparten los mismos principios, pero ¿qué pasa a nivel práctico y cotidiano? ¿Cómo resuelve un CMMS los desafíos cotidianos a los que se enfrentan los museos?

Los mapas interactivos facilitan la búsqueda de activos

Uno de los museos más antiguos del mundo, y actualmente el segundo más grande, el Museo Estatal del Hermitage en San Petersburgo, Rusia, cubre un total de 719,480 pies cuadrados en seis edificios. El tamaño es difícil de imaginar, e incluso en temporada baja, cuando no está lleno de multitudes, el visitante promedio tardaría días en atravesar todos los edificios. Además del hecho de que es enorme, el museo, como los museos de todo el mundo, rota sus colecciones y ofrece exhibiciones de temporada, anuales y únicas durante todo el año.

Que los museos sean laberintos en constante cambio plantea un verdadero desafío para los departamentos de mantenimiento, que necesitan encontrar activos de manera eficiente. No puede decir:"Revise el tapón detrás del sarcófago" en una PM (orden de trabajo de mantenimiento preventivo) si el sarcófago solo se exhibe unos pocos meses al año. Pero un CMMS realmente bueno proporciona mapas de piso interactivos para órdenes de trabajo programadas y bajo demanda. Los técnicos pueden ver exactamente a dónde deben ir, ahorrando tiempo entre tareas y aumentando el tiempo en la llave.

Los PM protegen lo que no tiene precio

El estuche de alta seguridad, con control de temperatura y humedad, que desvía el flash de la cámara alrededor de la Mona Lisa es quizás un poco más de lo que necesita el museo promedio, pero cada museo debe pensar en cómo el entorno de sus instalaciones prolonga o acorta la vida útil de sus colecciones.

Un CMMS con todas las funciones tiene un módulo de mantenimiento preventivo, lo que básicamente significa que le permite programar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, asegurando que todo se verifique y los pequeños problemas se solucionen antes de que se conviertan en problemas mayores.

Un buen ejemplo sería su sistema de extinción de incendios. Ni siquiera tiene que ser esa espuma de evaporación no corrosiva de alta tecnología. Tal vez solo tenga extintores de incendios regulares colocados en todas las exhibiciones. Puede programar PM para verificar que cada uno esté correctamente cargado. Otro ejemplo sería su sistema HVAC. Al programar revisiones y reparaciones de rutina, puede asegurarse de que sus pinturas nunca estén expuestas a una humedad alta.

El programa de mantenimiento preventivo que puede crear y administrar en un CMMS hace más que proteger las colecciones; también protege los flujos de ingresos, que son "invaluables" a su manera. El Louvre recibe a más de 9 millones de visitantes al año, y una gran parte de ellos es durante el verano. Imagínese lo que sucedería si el día anterior a la temporada alta parte de un techo se derrumbara. Incluso si ninguna de las colecciones resultase dañada, el museo vería una gran caída en la asistencia. Al verificar de manera rutinaria y sistemática las instalaciones, los museos pueden detectar problemas de manera temprana y luego programar las reparaciones para cuando causen la menor interrupción.

El módulo de informes te ayuda a hablar con la junta

Aunque muchos de ellos comenzaron como colecciones privadas, hoy en día los museos suelen estar a cargo de gobiernos, organizaciones sin fines de lucro o una combinación monstruosa de Frankenstein de los dos. En general, el dinero es escaso y está estrictamente controlado, especialmente para los museos más pequeños. Incluso cuando hay dinero, las juntas pueden estar más interesadas en expandir las colecciones que en apoyar a los departamentos de mantenimiento.

El módulo de informes integrado en un buen CMMS facilita la comunicación con la junta porque de repente puede hablar su idioma:números, gráficos y tablas. Por ejemplo, al realizar un seguimiento de las piezas y los materiales, puede ver qué activos le cuesta más ejecutar. Ahora, en lugar de simplemente pedir dinero a la junta para reemplazar algo, puede mostrarles los números que prueban su caso.

CMMS pone sus miedos a descansar

Los museos y el software CMMS son almas gemelas que comparten principios filosóficos. Al mismo tiempo, a nivel práctico y cotidiano, un CMMS facilita mucho la gestión de un museo. Encontrará activos más rápidamente, protegerá las colecciones y los flujos de ingresos y finalmente compartirá un lenguaje común con la junta.

Si eres la persona del departamento que lleva todo el conocimiento y el saber hacer en tu cabeza, o trabajas para esta persona o ella trabaja para ti, es hora de salir de esta historia y cambiar a algo sin tantos problemas. acechando en la oscuridad y la tensión al borde de su asiento.