Cinco razones por las que los gerentes de mantenimiento usan hojas de cálculo en lugar del software CMMS

Los expertos de la industria, académicos, administradores de instalaciones y mantenimiento reconocen y citan los beneficios del software de administración de instalaciones en estudios de investigación, artículos y otras fuentes. Las empresas de software cuentan con un retorno de la inversión potencialmente alto con implementaciones de software de mantenimiento.

A menudo citados como beneficios del software CMMS son:

• Capacidad para administrar y rastrear órdenes de trabajo de manera eficiente
• Activación automática de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
• Alertas automáticas para próximos eventos y cuando el inventario es bajo
• Mejora en la programación y gestión del trabajo
• Comunicación mejorada entre mantenimiento y otros departamentos
• Ahorro de costes gracias a una mejor gestión del inventario
• Las órdenes de trabajo, las actualizaciones y otras transacciones se registran con precisión y se pueden informar
• Generar informes claros y precisos para auditorías de la industria e inspecciones de cumplimiento normativo
• Acceso a datos de mantenimiento en cualquier lugar y en cualquier momento
• Actualizaciones en tiempo real

A pesar de todos los beneficios del CMMS, ¿por qué tantos gerentes de instalaciones y mantenimiento todavía se aferran a las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de sus operaciones? En una encuesta reciente , el 45% de los gerentes de las instalaciones informaron que todavía usaban métodos manuales para realizar un seguimiento de sus operaciones de mantenimiento, lo que indica que se están "ahogando en papel". El 15 % de los gerentes también dijo que su seguimiento de mantenimiento no estaba establecido en absoluto y el 67 % afirmó que su seguimiento estaba algo establecido.

El problema con las hojas de cálculo

Puede estar justificado que un departamento de mantenimiento comience a utilizar hojas de cálculo, órdenes de trabajo en papel y un sistema de correos electrónicos y llamadas telefónicas para comunicar los trabajos; sin embargo, el éxito a largo plazo de estos métodos ofrece rendimientos decrecientes. Después de todo, las hojas de cálculo no están diseñadas pensando en su departamento de mantenimiento. Por ejemplo, pueden ocurrir errores al guardar las modificaciones de la hoja de cálculo si más de una persona es responsable de actualizarla. En este caso, es posible que se pierdan o se ahorren horas de entrada de datos. Además, las hojas de cálculo no envían alertas por correo electrónico programadas cuando se acercan las tareas de mantenimiento preventivo o cuando se están agotando las piezas de repuesto. Tampoco pueden crear órdenes de trabajo u órdenes de compra, y la medición de métricas como el historial de mantenimiento, el tiempo de inactividad del equipo y la utilización de la mano de obra es manual, engorrosa y menos precisa.

Aunque comenzamos este artículo mencionando los beneficios comunes del software de administración de mantenimiento, el uso de su función de software de órdenes de trabajo para administrar las órdenes de trabajo. también es importante discutir las desventajas o los costos que pueden surgir con la implementación de un CMMS. Estas desventajas son razones clave por las que los gerentes de mantenimiento y de instalaciones continúan eligiendo el uso de hojas de cálculo para realizar un seguimiento de las operaciones de mantenimiento.

5 razones por las que los gerentes todavía usan hojas de cálculo en lugar del software CMMS... y qué podemos hacer al respecto.

1. Falta de apoyo de la alta dirección:

En tiempos de recesión económica o problemas financieros, las organizaciones a menudo reducen su tamaño para compensar los costos, y uno de los primeros departamentos que se ve afectado es el de mantenimiento. Esto se debe a que la alta dirección suele considerar el mantenimiento como un gasto. La gerencia tiene una tendencia a mirar los estados de pérdidas y ganancias con una visión demasiado simplificada. Reducen los gastos con el fin de aumentar las ganancias a corto plazo. Por extraño que parezca, los estudios muestran que, si se implementa correctamente, el software CMMS produce un alto retorno de la inversión. Aún más extraño, con tácticas de reducción de personal a corto plazo, las empresas no reducen la cantidad de activos (edificios y equipos), sino que reducen los recursos que los departamentos de mantenimiento tienen para mantenerlos, una receta clara para un equipo de mantenimiento con exceso de trabajo y una instalación deteriorada. Tener tomadores de decisiones que piensen de esta manera hace que sea muy difícil implementar un sistema de administración de mantenimiento computarizado, ya que un CMMS se considera solo como un gasto adicional.

2. Altos costos iniciales:

Hay más de 150 sistemas de software de gestión de mantenimiento para elegir, todos varían en precio y estructura de tarifas. Tradicionalmente, la mayoría de las implementaciones de CMMS se realizaban en las instalaciones o se instalaban en PC. Estas implementaciones implicaron altos costos de instalación y configuración que disuadieron a los gerentes de realizar la inversión. Había demasiados "¿y si?" ¿Qué pasaría si el personal de mantenimiento se resistiera a la nueva tecnología? ¿Qué pasa si el proveedor de CMMS deja de admitir la aplicación? ¿Qué pasa si el software no produce los resultados prometidos? ¿Cómo serían los costos de cambio? Todas estas incógnitas hicieron que la idea de instalar un software de gestión de mantenimiento fuera muy arriesgada y quedarse con las hojas de cálculo una alternativa cómoda. En los últimos diez años ha habido un cambio hacia CMMS basados ​​en la web con bajos costos iniciales y de cambio, anulando muchos de los riesgos mencionados anteriormente. Además, la mayoría de los sistemas le permiten migrar sus datos históricos de mantenimiento, usuarios, activos y equipos a su nuevo sistema de forma gratuita. No tendrá que comenzar desde cero recopilando datos y podrá ejecutar informes de mantenimiento históricos de inmediato. Los costos de implementación anteriores del sistema anterior nunca se pierden al migrar a uno nuevo.

3. Costos ocultos e intangibles:

En la superficie, es bastante fácil calcular el costo de implementar un sistema de software de gestión de mantenimiento. Por ejemplo, si está buscando un CMMS basado en la web con usuarios ilimitados (algo común en estos días), puede esperar que los costos sean de $ 3,000 en tarifas anuales de licencia de software y $ 1,500 adicionales en tarifas de capacitación y configuración inicial. Eso sería $4,500 por el primer año y $3,000 por año después, ¿verdad? Desafortunadamente, no es tan simple. Hemos pasado por alto una serie de costos intangibles relacionados con la instalación del software de gestión de mantenimiento computarizado (Software CMMS). Algunos de estos son:

a. Costos relacionados con la evaluación de diferentes proveedores de CMMS:

A menudo se pasa por alto el tiempo que lleva evaluar diferentes proveedores de software. Los gerentes que han pasado por este proceso probablemente estén acostumbrados a las visitas in situ del proveedor de software, vuelos, alojamiento, almuerzos, etc. Con todo el tiempo y los gastos involucrados, muchos gerentes se resistirán a evaluar las soluciones de software de mantenimiento. Los tiempos han cambiado y todas estas molestias se pueden evitar. La mayoría de las evaluaciones de software de mantenimiento se pueden realizar en línea a través de seminarios web en vivo y demostraciones personalizadas. Atrás quedaron los días de visitas al sitio, comidas y cenas, y negociaciones sobre los gastos de viaje.

b. Costos relacionados con la compra de software de mantenimiento:

Si está trabajando para una organización más grande, generalmente hay un proceso de adquisición formal. Cuantas más formalidades se lleven a cabo, más tiempo y personas involucradas. La compra de software en particular requiere aportes de diferentes departamentos; El mantenimiento debe investigar los requisitos de software funcional y decidir si el costo se ajusta a su presupuesto, TI debe asegurarse de que el software de mantenimiento cumpla con sus requisitos de seguridad y las necesidades legales deben asegurarse de que el acuerdo de nivel de servicio sea sólido. El departamento de contabilidad puede querer que se integre con su software de contabilidad, mientras que la alta dirección puede estar buscando funciones llamativas de informes. Con todas estas necesidades, el precio del software CMMS aumentó significativamente. Afortunadamente, las organizaciones más pequeñas no necesitan pasar por todos estos obstáculos y los gerentes de mantenimiento tienen la autoridad para tomar la decisión con muy poca participación de otros departamentos. Las organizaciones más grandes deben aprender a aflojar el control y dar a los gerentes de mantenimiento más autonomía o solidificar las necesidades de cada departamento y atender a los más importantes. Si el CMMS es un acuerdo SaaS (Software as a Service), es muy fácil salirse del acuerdo si no está satisfecho.

c. Tiempo necesario para la configuración:

Cualquiera que haya tenido experiencia en la implementación de software comercial sabe que se requiere mucho tiempo para el proceso de configuración y muchas cosas pueden salir mal. Si está trabajando en una instalación pequeña (pequeño hotel individual, planta de fabricación) con solo 50 piezas de equipo y solo busca implementar un software de mantenimiento preventivo automatizado, la configuración involucrada es bastante simple. Todo lo que se requiere es obtener una lista de activos y configurar los programas de mantenimiento. Sin embargo, si supervisa varias instalaciones con cientos o miles de activos y busca realizar un seguimiento del inventario, los proveedores, los costos de mano de obra, los proveedores y las reparaciones, el tiempo necesario para configurar el sistema de gestión de mantenimiento es mucho mayor. Los gerentes de mantenimiento pueden estar al tanto de los beneficios que el software CMMS puede ofrecer, pero simplemente no tienen tiempo para configurar el sistema. Apagar incendios y asegurarse de que los sistemas estén en funcionamiento tiene prioridad sobre la creación de un nuevo programa de mantenimiento.

d. Tiempo dedicado a la formación:

Cuanto mayor sea la operación y más requisitos funcionales involucrados, más tiempo se requerirá para capacitar al personal en CMMS. Hacer las cosas más difíciles es tener un equipo de mantenimiento que no es experto en tecnología. En muchas organizaciones vemos una gran variedad de niveles de habilidades técnicas entre el equipo de mantenimiento. Los departamentos que tienen un sesgo demográfico más antiguo tienen más dificultades para adoptar nuevas tecnologías. En el lado positivo, a medida que más Millennials ingresen a la fuerza laboral, veremos un cambio hacia una adopción más rápida y menos resistencia a las nuevas tecnologías. Esto no quiere decir que las generaciones anteriores no puedan aprender el software de gestión de mantenimiento, pero puede implicar que su equipo requerirá más horas de capacitación para sentirse cómodo con el software. Tenga en cuenta que muchos proveedores de CMMS ofrecen capacitación gratuita para los clientes y brindan rápidamente servicios de soporte de calidad. . También facilita las cosas la creciente tendencia del software CMMS fácil de usar. Los proveedores están lanzando nuevas versiones de su software con un diseño más simple y una navegación intuitiva para mejorar la experiencia del usuario.

p. Costes de personalización del software:

A menudo, después de comprar un software de gestión de mantenimiento, una empresa se da cuenta de que se deben realizar cambios para que el software se adapte mejor a sus necesidades operativas específicas. En el pasado, cuando las instalaciones de CMMS eran únicamente en las instalaciones y se compraban directamente, se esperaban personalizaciones de software y su costo era alto. Hoy en día, con más empresas que optan por acuerdos de SaaS, el tema de la personalización del software es polémico. Los clientes están menos dispuestos a invertir grandes cantidades en tarifas de personalización de software que esencialmente están alquilando. Sin embargo, incluso si los proveedores de software de mantenimiento no crean software que los usuarios puedan personalizar, están dispuestos a asociarse con los clientes para escuchar sus necesidades de desarrollo y compartir algunos de los costos de personalización.

4. Alto riesgo de fracaso:

La triste verdad es que las instalaciones de gestión de mantenimiento no tienen el mejor historial. Algunos estudios sugieren tasas de fracaso del 40 %, mientras que otros informan de hasta el 80 %. Las altas tasas de falla se atribuyen a planes de implementación deficientes, configuración deficiente, falta de soporte del proveedor, resistencia de los usuarios y capacitación insuficiente. Cualquiera que sea la razón, los proveedores de software de mantenimiento están trabajando más duro para crear un software que sea más fácil de usar, que ofrezca más soporte y mejor capacitación.

5. Resistencia de los usuarios finales:

La resistencia del personal al cambio es una barrera importante para pasar de las hojas de cálculo al software de gestión de mantenimiento computarizado. Tanto los gerentes como los subordinados se resisten al cambio por varias razones. El personal de mantenimiento a menudo ve el software CMMS como una herramienta que se usa para medir su desempeño y puede sentirse fácilmente amenazado o cansado del cambio. También ven usarlo como un trabajo adicional para el que no tienen tiempo. Para mitigar la resistencia, los gerentes deben involucrar a su personal desde el principio, explicar claramente el propósito de implementar el sistema (y no enfatizar el seguimiento de su desempeño) y mostrar cómo la herramienta les facilitará la vida. Una vez que tenga la aceptación de su equipo, le ayudarán a deshacerse de las hojas de cálculo para el software de mantenimiento.

Conclusión:

La lista de beneficios de CMMS es extensa. En teoría, parece una solución lógica para cualquier departamento de mantenimiento. Sería difícil concebir por qué un gerente de mantenimiento o de instalaciones continuaría usando hojas de cálculo y no implementaría un sistema de software de mantenimiento conociendo todas las ventajas. A medida que observamos más de cerca la situación, vemos que existen muchos riesgos relacionados con las instalaciones de software de mantenimiento. Los gerentes son reacios a hacer el cambio debido a los costos ocultos imprevistos, la resistencia del personal y el miedo al fracaso. Sin embargo, los proveedores de CMMS están abordando esto mediante la producción de software menos costoso con planes de pago más flexibles y un CMMS más fácil de usar. Además, cada vez más personas de mantenimiento con conocimientos tecnológicos están ingresando a la fuerza laboral y están abiertas a las tecnologías de software de mantenimiento.