5 Razones por las que Gerentes de Mantenimiento Siguen Eligiendo Hojas de Cálculo sobre CMMS

Expertos de la industria, académicos, gerentes de mantenimiento e instalaciones reconocen y citan los beneficios del software de gestión de instalaciones en estudios, artículos y otras fuentes. Las empresas de software presumen ROI potencialmente alto con implementaciones de software de mantenimiento.

A menudo citados como beneficios de software CMMS son:

• Capacidad para gestionar y rastrear órdenes de trabajo eficientemente
• Activación automática de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
• Alertas automatizadas para eventos próximos e inventario bajo
• Mejora en programación y gestión de mano de obra
• Mejora en comunicación entre mantenimiento y otros departamentos
• Ahorros de costos mediante mejor gestión de inventario
• Órdenes de trabajo, actualizaciones y otras transacciones registradas con precisión e informables
• Generación de informes claros y precisos para auditorías industriales e inspecciones de cumplimiento regulatorio
• Acceso a datos de mantenimiento en cualquier lugar, en cualquier momento
• Actualizaciones en tiempo real

A pesar de todos los beneficios de CMMS, ¿por qué tantos gerentes de mantenimiento e instalaciones aún se aferran a las hojas de cálculo para rastrear sus operaciones? En una encuesta reciente, el 45% de gerentes de instalaciones reportaron que aún usaban métodos manuales para rastrear operaciones de mantenimiento, indicando que están «ahogados en papel». El 15% también dijo que su rastreo de mantenimiento no estaba establecido en absoluto y el 67% declaró que estaba algo establecido.

El Problema con las Hojas de Cálculo

Puede estar justificado que un departamento de mantenimiento comience usando hojas de cálculo, órdenes de trabajo en papel y un sistema de emails y llamadas para comunicar trabajos; sin embargo, el éxito a largo plazo de estos métodos ofrece rendimientos decrecientes. Después de todo, las hojas de cálculo no están diseñadas pensando en su departamento de mantenimiento. Por ejemplo, pueden ocurrir errores al guardar modificaciones si más de una persona es responsable de actualizarla. En este caso, horas de ingreso de datos pueden perderse o sobrescribirse. Además, las hojas de cálculo no envían alertas de email programadas cuando tareas de mantenimiento preventivo se acercan o cuando repuestos están bajos. Tampoco pueden crear órdenes de trabajo o compra, y medir métricas como historial de mantenimiento, tiempo de inactividad de equipos y utilización de mano de obra es manual, engorroso y menos preciso.

Aunque comenzamos este artículo mencionando beneficios comunes del software de gestión de mantenimiento, usando su función de software de órdenes de trabajo para gestionar órdenes de trabajo, también es importante discutir desventajas o costos que pueden venir con la implementación de un CMMS. Estas desventajas son razones clave por las que gerentes de mantenimiento e instalaciones continúan eligiendo hojas de cálculo.

5 Razones por las que los Gerentes Siguen Usando Hojas de Cálculo sobre Software CMMS… y qué podemos hacer al respecto.

1. Falta de apoyo de la alta gerencia:

En tiempos de recesión económica o problemas financieros, las organizaciones a menudo reducen personal para compensar costos, y uno de los primeros departamentos afectados es mantenimiento. Esto es porque la alta gerencia típicamente ve el mantenimiento como un gasto. La gerencia tiende a ver estados de P&G con una visión demasiado simplificada. Reducen gastos para aumentar ganancias a corto plazo. Paradójicamente, estudios muestran que si se implementa correctamente, el software CMMS genera alto ROI. Aún más extraño, con tácticas de reducción a corto plazo, las empresas no reducen el número de activos (edificios y equipos), pero reducen los recursos que los departamentos de mantenimiento tienen para mantenerlos, una clara receta para un equipo sobrecargado e instalaciones deterioradas. Tener tomadores de decisiones que piensan así hace muy difícil implementar un CMMS ya que se considera solo un gasto extra.

2. Altos costos iniciales:

Hay más de 150 sistemas de software de gestión de mantenimiento para elegir, todos con rangos de precios y estructuras de tarifas. Tradicionalmente, la mayoría de implementaciones CMMS eran on-premise, instaladas en PCs. Estas implementaciones involucraban altos costos de instalación y configuración que disuadían a gerentes de hacer la inversión. Había demasiados «¿y si?» ¿Y si el personal de mantenimiento resistía la nueva tecnología? ¿Y si el proveedor CMMS dejaba de soportar la aplicación? ¿Y si el software no producía los resultados prometidos? ¿Cómo serían los costos de cambio? Todas estas incógnitas hacían la idea de instalar software de mantenimiento muy arriesgada y quedarse con hojas de cálculo una alternativa cómoda. En los últimos diez años ha habido un cambio hacia CMMS basados en web con bajos costos iniciales y de cambio, anulando muchos de los riesgos mencionados. Además, la mayoría de sistemas permiten migrar datos históricos de mantenimiento, usuarios, activos y equipos a su nuevo sistema gratis. No tendrá que empezar desde cero recopilando datos y podrá ejecutar informes históricos de inmediato. Los costos de implementación previos del sistema antiguo nunca se pierden al migrar a uno nuevo.

3. Costos ocultos e intangibles:

En la superficie, es bastante fácil calcular el costo de implementar un sistema de software de gestión de mantenimiento. Por ejemplo, si mira un CMMS web con usuarios ilimitados (no inusual hoy), podría esperar costos de $3.000 en tarifas anuales de licencia y $1.500 adicionales en capacitación y configuración inicial. Eso sería $4.500 el primer año y $3.000/año después, ¿verdad? Desafortunadamente, no es tan simple. Hemos pasado por alto varios costos intangibles conectados con la instalación de software CMMS. Algunos son:

a. Costos de evaluar diferentes proveedores CMMS:

A menudo se pasa por alto el tiempo que toma evaluar diferentes proveedores. Gerentes que han pasado por esto probablemente están acostumbrados a visitas in situ del proveedor, vuelos, alojamiento, almuerzos, etc. Con todo el tiempo y gasto involucrado, muchos gerentes resistirán evaluar soluciones de software de mantenimiento. Los tiempos han cambiado, y todos estos inconvenientes pueden evitarse. La mayoría de evaluaciones de software de mantenimiento pueden hacerse en línea a través de seminarios web en vivo y demos personalizadas. Se acabaron los días de visitas in situ, cenas y negociaciones sobre gastos de viaje.

b. Costos de comprar software de mantenimiento:

Si trabaja para una organización grande, usualmente hay un proceso de adquisición formal. Cuantas más formalidades, más tiempo y gente involucrada. Comprar software en particular requiere inputs de diferentes departamentos; Mantenimiento debe investigar requisitos funcionales y decidir si el costo cabe en su presupuesto, TI debe asegurar que el software pase sus requisitos de seguridad, y legal debe asegurar que el acuerdo de nivel de servicio sea sólido. Contabilidad puede querer integración con su software contable, mientras que la alta gerencia puede buscar funciones de informes llamativas. Con todas estas necesidades, la etiqueta de precio del software CMMS subió significativamente. Afortunadamente, organizaciones más pequeñas no necesitan saltar por todos estos aros y los gerentes de mantenimiento tienen autoridad para decidir con muy poca involucración de otros departamentos. Organizaciones grandes deberían aprender a aflojar el control y dar más autonomía a gerentes de mantenimiento o solidificar necesidades de cada departamento y atender las más importantes. Si el CMMS es SaaS (Software como Servicio), es bastante fácil salir del arreglo si no satisface.

c. Tiempo involucrado en la configuración:

Quien haya pasado por implementación de software empresarial sabe que mucho tiempo involucra el proceso de configuración y mucho puede salir mal. Si está en una instalación pequeña (hotel individual, planta de manufactura) con solo 50 equipos y solo busca poner en marcha software de mantenimiento preventivo automatizado, la configuración es bastante simple. Solo se requiere una lista de activos y configurar calendarios de mantenimiento. Sin embargo, si supervisa múltiples instalaciones con cientos o miles de activos y busca rastrear inventario, vendedores, costos de mano de obra, proveedores y reparaciones, el tiempo para configurar el sistema es mucho mayor. Los gerentes de mantenimiento pueden conocer los beneficios que el software CMMS puede ofrecer, pero simplemente no tienen tiempo para configurar el sistema. Apagar incendios y asegurar que los sistemas funcionen tiene precedencia sobre configurar un nuevo programa de mantenimiento.

d. Tiempo involucrado en la capacitación:

Cuanto mayor la operación y más requisitos funcionales, más tiempo se requiere para capacitar al personal en CMMS. Lo que dificulta más es tener un equipo de mantenimiento que no sea experto en tecnología. En muchas organizaciones vemos gran variedad de nivel técnico en el equipo. Departamentos que se inclinan hacia demografía mayor tienen más dificultad adoptando nuevas tecnologías. Por el lado positivo, a medida que más Millennials entran a la fuerza laboral veremos un cambio hacia adopción más rápida y menos resistencia a nuevas tecnologías. Esto no significa que generaciones mayores no puedan aprender software de mantenimiento, pero puede implicar que su equipo requerirá más horas de capacitación para sentirse cómodo. Tenga en cuenta que muchos proveedores CMMS ofrecen capacitación gratuita para clientes y son rápidos en proporcionar servicios de soporte de calidad. También facilita la tendencia creciente de software CMMS fácil de usar. Los proveedores lanzan nuevas versiones con diseño más simple y navegación intuitiva para mejorar la experiencia de usuario.

e. Costos de personalización de software:

A menudo, después de comprar software de gestión de mantenimiento, una empresa se da cuenta de que se deben hacer cambios para que el software se ajuste mejor a sus necesidades operativas específicas. En el pasado, cuando las instalaciones CMMS eran solo on-premise y compradas directamente, las personalizaciones se esperaban y tenían alto costo. Hoy, con más empresas optando por acuerdos SaaS, el tema de personalizar el software es controvertido. Los clientes son menos dispuestos a invertir grandes cantidades en tarifas de personalización para software que esencialmente alquilan. Sin embargo, incluso si los proveedores no hacen software que los usuarios puedan personalizar, están dispuestos a asociarse con clientes para escuchar sus necesidades de desarrollo y compartir algunos costos de personalización.

4. Alto riesgo de fracaso:

La triste verdad es que las implementaciones de software de mantenimiento no tienen el mejor historial. Algunos estudios sugieren tasas de fracaso del 40% mientras que otros reportan hasta 80%. Las altas tasas se atribuyen a planes de implementación pobres, mala configuración, falta de soporte del proveedor, resistencia de usuarios y capacitación insuficiente. Sea cual sea la razón, los proveedores de software de mantenimiento están trabajando más para hacer software más fácil de usar, ofreciendo más soporte y mejor capacitación.

5. Resistencia de usuarios finales:

La resistencia del personal al cambio es una barrera mayor para dejar las hojas de cálculo por software CMMS. Tanto gerentes como subordinados resisten el cambio por varias razones. El personal de mantenimiento a menudo ve el software CMMS como una herramienta para medir su desempeño y puede sentirse amenazado o cansado del cambio. También ven usarlo como trabajo adicional para el que no tienen tiempo. Para mitigar la resistencia, los gerentes deben involucrar a su personal temprano, explicar claramente el propósito de implementar el sistema (y no enfatizar el rastreo de su desempeño), y mostrar cómo la herramienta hará sus vidas más fáciles. Una vez que tenga la aceptación de su equipo, apoyarán dejar las hojas de cálculo por software de mantenimiento.

Conclusión:

La lista de beneficios de CMMS es extensa. En teoría, parece una solución lógica para cualquier departamento de mantenimiento. Sería difícil concebir por qué un gerente continuaría usando hojas de cálculo y no implementaría un sistema de software de mantenimiento sabiendo todas las ventajas. Al mirar más de cerca vemos muchos riesgos con las instalaciones de software de mantenimiento. Los gerentes son reacios al cambio por costos ocultos imprevistos, resistencia del personal y miedo al fracaso. Sin embargo, los proveedores CMMS están abordando esto produciendo software menos costoso con planes de pago más flexibles y CMMS más fáciles de usar. Además, más gente de mantenimiento experta en tecnología entra a la fuerza laboral y está abierta a tecnologías de software de mantenimiento.