¿Sigue siendo el software CMMS la solución preferida para gerentes de mantenimiento?

Es justo decir que los técnicos y gerentes de mantenimiento permiten todas las demás operaciones de la empresa. Sin equipos, instalaciones de edificios y todos los demás activos funcionales operando correctamente, no se podrían realizar negocios. Por eso, el revolucionario software de Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) fue recibido con entusiasmo como una tecnología atrasada a finales de la década de 1980.

Las plataformas modernas de software CMMS se han convertido desde entonces en herramientas estándar para gestionar la eficiencia y los costos en operaciones de mantenimiento de todo tipo y tamaño y continuarán siendo soluciones importantes para los gerentes de mantenimiento. Aquí, vamos a desglosar por qué es así y qué tan lejos ha llegado el software.

Costos de mantenimiento

Para apreciar completamente el imperativo empresarial de maximizar la eficiencia de la gestión de mantenimiento, considere que:

• Los costos de mantenimiento pueden consumir grandes porcentajes del presupuesto operativo de un negocio. Las estimaciones típicas van del 6% al 15%, pero pueden exceder mucho este rango, dependiendo del tipo de negocio y activos mantenidos. Un razonamiento citado en un análisis de Plant Services estima el 30% para equipos industriales bien mantenidos.
• El tiempo de inactividad por problemas que requieren atención del departamento de mantenimiento, etc., cuesta a las empresas estadounidenses un promedio de alarma $5,600 por minuto, según una estimación de Gartner, Inc. Esto incluye tiempo de inactividad para reparaciones de edificios y equipos, inspecciones y mantenimiento rutinario.

Afortunadamente, los sistemas CMMS han demostrado ser tecnología transformadora para el sector empresarial, cambiando completamente la forma en que las empresas estadounidenses gestionan los procesos de mantenimiento. Los datos de encuestas de A.T. Kearney & Industry Week (como se referencia en la guía de Mejores Prácticas O&M de USDE) indican que la implementación de CMMS puede:

• Aumentar la productividad de los departamentos de mantenimiento en más de un 28%.
• Disminuir el tiempo de inactividad debido a mantenimiento de equipos en más de un 20%.
• Reducir costos de materiales de mantenimiento en más de un 19%.

Estos aumentos agudos en el rendimiento del departamento de mantenimiento son transversales, desde inspecciones rutinarias de hardware de TI, plomería y sistemas eléctricos, hasta reparaciones típicas de edificios comerciales.

Las plataformas CMMS automatizan muchas funciones y optimizan el proceso de extremo a extremo. Los departamentos de mantenimiento de hoy ya no dependen de transferencias engorrosas, generalmente ineficientes, de órdenes de trabajo en papel y herramientas de programación. Las características de transferencia y seguimiento digital de CMMS hacen que la programación de tareas y el seguimiento oportuno de pedidos de materiales pendientes y compromisos de servicio del equipo sean mucho más fáciles de controlar.

Características de CMMS

Las características importantes avanzadas de software CMMS para facilitar el trabajo de los departamentos de mantenimiento incluyen las siguientes, entre muchas otras:

• Paneles interactivos intuitivos
• Acceso móvil
• Software basado en la nube (más fácil y rentable)
• Portales de comunicación con clientes externos y seguimiento de flujos de trabajo
• Herramientas avanzadas de informes y presupuestos

Flexibilidad y escalabilidad de CMMS

Originalmente, los programas CMMS eran aplicaciones únicas para facilitar el trabajo de mantenimiento específico para un departamento o tipo de mantenimiento dado. El software estaba limitado al uso por entrada manual de información y acceso solo on-premise. Por el contrario, los sistemas de hoy cubren todas las formas de necesidades de mantenimiento de una empresa en todos los departamentos, y cuentan con acceso remoto desde dispositivos móviles.

Las plataformas CMMS modernas también están diseñadas para escalabilidad, para adaptarse a las necesidades crecientes de las empresas. Las empresas más pequeñas y más grandes de hoy pueden gestionar por igual la programación de mantenimiento a nivel de empresa, comunicaciones, seguimiento de órdenes de materiales, seguimiento de procesos, informes y análisis de manera conveniente y eficiente.

Plataformas CMMS del futuro próximo

Como gran parte de otra tecnología empresarial moderna, las soluciones CMMS están en constante evolución. Nuevas generaciones de plataformas, aplicaciones y características CMMS continuarán haciendo que el recurso sea indispensable para la eficiencia óptima de las operaciones de mantenimiento modernas. Mirar el informe de Deloitte de 2017 sobre tendencias en avances de tecnología CMMS ayuda a comprender qué esperar que signifique para la eficiencia, calidad, seguridad y gestión presupuestaria del departamento de mantenimiento hacia 2019 y más allá.

Gama más amplia de gestión de tareas

El software CMMS actual ha superado su concepción original de gestión de mantenimiento para necesidades de nicho, para ahora optimizar el mantenimiento preventivo, automatizar una multitud de funciones que ahorran pasos y generar arrays de informes que proporcionan información de ahorro de costos en programación y otras áreas de optimización necesaria. A medida que crece la demanda de IIoT y plataformas empresariales alojadas en la nube, los usuarios pueden esperar nuevas versiones más poderosas de herramientas CMMS para proporcionar visibilidad total de activos a nivel empresarial, usando solo recursos de TI on-premise nominales.

Mantenimiento predictivo facilitando el preventivo

La tecnología CMMS ha pasado de soluciones de mantenimiento reactivas a procesos preventivos. Este avance ahorra a las empresas hasta un 18% en costos de mantenimiento, ya que los problemas ahora se resuelven más frecuentemente en etapas tempranas de su desarrollo. El mantenimiento predictivo ahora se entiende como la función clave de los sistemas CMMS. El aprendizaje automático (ML) mejorado está desarrollando capacidades predictivas cada vez más poderosas que ahorran mucho tiempo anteriormente gastado en averiguar cómo priorizar las tareas de mantenimiento preventivo. Este avance es especialmente importante para grandes empresas que deben monitorear vastos números de activos.

Mayor movilidad de CMMS

Por toda la fuerza de su impacto transformador positivo en negocios comerciales e industriales, la tecnología de la información ha venido con el contraefecto de acelerar el ritmo de actividades tanto que a menudo hace más difícil para proveedores de productos y servicios cumplir con las expectativas de los clientes de entrega rápida. En empresas en crecimiento, monitorear equipos y otros activos productivos se vuelve más difícil también, especialmente a través de varias ubicaciones. Para enfrentar estos desafíos crecientes, los sistemas con interfaz móvil ahora permiten a un CMMS reducir costos de entrada de datos, simplificar el seguimiento de procesos e informes departamentales, y optimizar aún más la programación.

Opciones basadas en la nube aumentadas

La mayoría de las empresas ahora han llegado a preferir alternativas en la nube a los sistemas on-premise, debido a la mayor flexibilidad y control de responsabilidades permitidos por acceso remoto ilimitado a través de varios dispositivos. La conveniencia de eliminar instalaciones que consumen tiempo y son disruptivas, y la garantía de monitoreo 24/7 para mantener el funcionamiento óptimo son beneficios muy atractivos para las empresas. No sorprende que se anticipe que el mercado de servicios en la nube crezca un 29% globalmente de 2015 a 2022. Como parte de esa tendencia, los usuarios de CMMS basados en la nube pueden esperar ver esta forma particular de SaaS expandirse en opciones de proveedores.

CMMS impulsado por datos

Los desarrolladores de software CMMS están usando cada vez más inteligencia artificial (IA) y ML de clase empresarial para desarrollar algoritmos que puedan informar la gestión de mantenimiento. Este avance en el enfoque del diseño CMMS puede esperarse que conduzca a una nueva comprensión de la priorización más ventajosa de tareas y proyectos de mantenimiento. Los usuarios pueden esperar mayores oportunidades para usar IA para acceso a herramientas intuitivas en tiempo real para consultas, con poderosas capacidades de recopilación, clasificación y filtrado de datos de amplio rango. Las próximas generaciones de CMMS simplificarán y agilizarán el trabajo preparatorio y la entrega de información para auditores, procesadores de certificación, analistas de operaciones.

IIoT

El uso del IIoT, el Internet Industrial de las Cosas, está aumentando, debido a las mejoras que hace posibles en áreas de seguimiento de cadena de suministro, control de calidad, gestión de cumplimiento, comportamiento del consumidor y muchas otras. IBM ha proporcionado una estimación convincente de la cantidad de mantenimiento desperdiciado resultante de prácticas de mantenimiento no predictivas, que su colaborador sitúa en un impactante 50%. La encuesta de Kearney supuestamente indica que casi un tercio de los usuarios de CMMS creen que el IIoT puede mejorar su gestión de mantenimiento de diversas formas que pueden facilitar aumentos en ingresos y niveles de satisfacción del cliente, y disminuciones en tiempo de inactividad operativo.

Realidad Virtual

Con tecnología VR, los equipos de mantenimiento pueden crear modelos 3D de instalaciones con los que pueden interactuar. La inmersión en modelos VR (usando auriculares VR) puede ser muy útil para planificación de proyectos de mantenimiento, actualizaciones y reparaciones importantes de instalaciones, y capacitación. VR permite a los trabajadores entrar dentro de la instalación virtual, sin riesgo de los peligros en el entorno real, mientras ganan familiaridad con ella. La realidad aumentada (AR) también puede permitir un monitoreo y servicio mejorado de, por ejemplo, tuberías y conductos eléctricos ocultos detrás de paredes, etc., y ayudar a transmitir información necesaria para evaluar problemas remotamente.

Drones

El uso futuro de drones de utilidad para captura de imágenes promete complementar las capacidades de mantenimiento preventivo y predictivo de características en software CMMS de próxima generación. Las oportunidades en ahorro de horas de empleado para inspecciones de edificios y otros activos a través de numerosas ubicaciones son vastas e inéditas. El avance en seguridad permite al personal de mantenimiento reducir la necesidad de subir escaleras para inspecciones de techos o HVAC, etc. Además, los drones pueden servir para mejorar la experiencia de usuario de CMMS y la experiencia general del empleado para gerentes y técnicos de mantenimiento.

Conclusión

Las innovaciones tecnológicas están cambiando la naturaleza de la gestión de mantenimiento, así como la de muchos otros roles operativos en organizaciones modernas en negocios y virtualmente todos los demás sectores económicos. Los proveedores de software CMMS, como la mayoría de los otros proveedores de tecnología digital, están trabajando continuamente para producir versiones nuevas, más completas, eficientes, fáciles de usar, rentables, seguras y personalizables de sus productos. Estas tendencias de SaaS pueden esperarse que continúen en el desarrollo de software CMMS, produciendo plataformas cada vez más inclusivas, flexibles, intuitivas, confiables y seguras.

Por supuesto, es importante tener en cuenta que las plataformas CMMS, por muy evolucionadas que se vuelvan en los próximos años, y por grande que sea el número de beneficios que prometan entregar —como cualquier tecnología empresarial, rinden beneficios solo en la medida en que se implementen apropiadamente usando mejores prácticas.

Además, recuerde que la debida diligencia es necesaria en la selección de software CMMS, como con cualquier otra tecnología. Compare varias soluciones recomendadas para su tipo de negocio, tamaño, presupuesto y necesidades únicas, para realizar todos los beneficios operativos y presupuestarios de su plataforma CMMS.