Cómo la gestión inteligente de inventario impulsa el crecimiento de pequeñas empresas

Una pequeña empresa —realmente, todos en los negocios— vive y muere por la gestión de inventario. Pero antes de ver cómo gestionarlo, necesitamos preguntar: "¿Qué es el inventario, de todos modos?"

Tipos de inventario

Antes de adelantarnos, establezcamos una definición funcional de inventario. En realidad necesitaremos más de una porque, hablando en general, hay cuatro tipos, lo que significa que las cosas pueden volverse un poco confusas si no somos cuidadosos.

Materia prima (Feedstock)

Estas son las materias primas que va a usar para hacer sus productos finales terminados. Digamos que dirige una pizzería. La masa, la salsa y los ingredientes individuales son la materia prima. Si dirige una fábrica de remos de canoa, es la madera y el barniz. ¿Ropa? Rollos de tela.

El término "crudo" puede ser un poco engañoso porque también puede tener más de un significado. Al final, el nivel de "crudeza" de sus materiales dependerá de su industria. Así que, si es un aserradero, su materia prima son árboles. Pero, si es una empresa de tablas de skate, su materia prima serán láminas de contrachapado (que vienen de un aserradero).

En proceso (Work in progress)

Volvamos a la pizzería. Toma los ingredientes, la materia prima, júntalos todos y mételos al horno. Mientras todo se hornea, está a medio camino entre ser materia prima y algo que puede vender. Este tipo, las cosas sentadas en su línea de producción, es inventario en proceso.

Cuánto tiene en un momento dado depende de su industria. Con nuestra pizzería, nunca vamos a tener tanto. Nuestro horno simplemente no es lo suficientemente grande. Siempre habrá más queso en el refrigerador que horneándose en el horno. Pero si estuviéramos construyendo aviones de línea, podríamos tener inventario en la línea por meses. Y a medida que el avión se acerca más y más a la finalización, habrá mucho más inventario en proceso que materia prima.

Productos terminados (Finished goods)

El siguiente es fácil de entender tan pronto como lo llamamos por su nombre más común, mercancía. Este es inventario que está listo para ser vendido. Pero recuerde, los productos terminados también pueden ser materia prima para otra industria. Podríamos estar vendiendo nuestro producto terminado al público u otra empresa. Vuelva a pensar en esa empresa de tablas de skate comprando láminas de contrachapado del aserradero. El producto terminado del aserradero es la materia prima de la empresa de tablas de skate.

La industria dicta la proporción

Antes de pasar al cuarto tipo de inventario, podemos pasar un poco más de tiempo pensando en los primeros tres. Específicamente, podemos ver cómo diferentes industrias tienen diferentes cantidades relativas de cada tipo.

Así que, una vez más, volvamos a nuestra pizzería. Va a haber mostly materia prima, un poco de inventario en proceso, pero casi nada de productos terminados. Porque toma muy poco tiempo juntar los ingredientes y luego hornearlos, puede esperar a que lleguen los pedidos antes de empezar. Nunca tendrá mucho producto terminado alrededor porque tan pronto como una pizza termina, sale por la puerta.

Ya hablamos de construir aviones de línea. Mucho de su inventario va a estar atascado en la línea de producción porque su producto implica ensamblar lenta y cuidadosamente un número astronómicamente grande de partes. ¿Qué pasa con la tienda de vestidos local? La industria minorista tiene muchos productos terminados pero básicamente nada de los otros dos tipos de inventario.

Repuestos y materiales

El cuarto tipo de inventario es el que cada negocio en cada industria tiene, repuestos y materiales. Son todas las cosas que guarda para cuando algo se rompe. En la pizzería, es el bombillo de repuesto para la luz del horno. En el aserradero, es la hoja de sierra extra.

Ahora que tenemos alguna idea de qué es el inventario, profundicemos un poco más.

Inventario: conceptos clave

FIFO vs LIFO

Imagine que acaba de llegar de la tienda con leche. Cuando abre el refrigerador, ve un cartón casi vacío ya ahí. ¿Dónde pone la leche nueva, delante del cartón viejo o detrás? O imagine que está en la fila esperando el autobús. Cuando llega el autobús, ¿cómo suben las personas, basándose en quién llegó primero o quién llegó último?

En ambas situaciones, está siguiendo el principio FIFO, que significa primero en entrar, primero en salir (First In, First Out). La leche vieja se usa primero. La primera persona en la parada del autobús es la primera en subir. Lo que (o quien) llega primero se usa (o va) primero.

Bien, dos situaciones más. Está tomando un plato en un restaurante buffet. ¿Toma uno de la parte superior de la pila o de la inferior? Carga su plato y empieza a caminar de vuelta a su mesa cuando ve que alguien ha robado su silla, pero no hay problema porque ve una pila de ellas en la esquina. Cuando se consigue una silla nueva, ¿toma una de la parte superior de la pila o de la inferior?

En estas situaciones, va a tomar su plato y silla de la parte superior de las pilas. Ahora está siguiendo el principio LIFO, que significa último en entrar, primero en salir (Last In, First Out). El último plato agregado es el primero usado. La última silla agregada es la primera removida.

Tendrá que tener un poco de cuidado con estos dos principios porque hay términos contables relacionados pero diferentes con los mismos nombres. No tenemos tiempo para entrar en ellos ahora, pero es importante que sepa que existen y están relacionados con cómo su contador piensa sobre el inventario.

Análisis A, B y C

Una última vez, pensemos en nuestra pizzería imaginaria, específicamente los ingredientes. Así que tiene su queso básico e económico, un queso más elegante y costoso, y luego trufas, esos hongos subterráneos súper caros. Todos son materia prima, pero debido a las diferencias en valores, tiene sentido dividirlos en categorías. Comúnmente, la gente va con tres, A, B y C, e intenta equilibrarlos mirando el porcentaje del costo para la empresa y el porcentaje del inventario total.

Así que, las trufas son A. Comprarlas toma el 70% de su presupuesto anual para inventario pero son solo el 20% de su inventario total.

El queso elegante es B. Comprarlo toma el 25% de su presupuesto anual para inventario pero es solo el 30% de su inventario total.

El queso básico es C. Comprarlo toma solo el 5% de su presupuesto anual para inventario pero es un 50% completo de su inventario total.

La ventaja del análisis A, B, C es que ahora puede empezar a pensar en cuánto esfuerzo va a poner en controlar —solo otra forma de decir rastrear y proteger— cada categoría. Puede mantener pilas de queso básico en el refrigerador principal, lo elegante guardado en un estante trasero, y las trufas quizás cerradas en su oficina. También puede configurar diferentes horarios para pedidos. Siempre va a pasar por mucho queso básico, así que puede configurar una entrega de unas cuantas cajas una vez a la semana. Pero para las trufas caras, monitorea de cerca sus niveles y pide solo exactamente lo que necesita. Otra ventaja de dividir su inventario en A, B y C viene cuando hace conteos físicos. Para las trufas, porque son A, sabe que va a entrar y contar cada una. Pero para el queso básico, el C, puede hacer un conteo mucho más laxo, tal vez solo sumando el número de cajas a mano, en lugar de contar cada bolsa pequeña, lo que le va a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

Costos de mantenimiento y pérdida, también conocida como merma

Aburrido de la pizzería, está de vuelta en la tienda para comprar más leche. Cuando ve que la leche está en oferta, ¿carga su auto con tanta como pueda llevar o compra la misma cantidad que siempre?

Es genial ahorrar dinero, pero sabe que solo hay tanto espacio en su refrigerador, y no es como que pueda guardar los cartones extra en el cobertizo de su patio trasero. Siempre podría comprar un refrigerador extra, pero ¿los costos a largo plazo de conseguir uno y luego operarlo van a ser cubiertos por el dinero que ahorra en leche hoy? Incluso si pudiera conseguir un refrigerador muy barato y operarlo con energía solar, ¿podría beber toda esa leche extra antes de que se eche a perder o alguien más ponga sus manos en ella? Probablemente no.

Al final, tiene más sentido tener la cantidad más pequeña de leche posible sin quedarse nunca sin ella. Así, sus costos de mantenimiento son bajos, y evita perderla por deterioro o robo. Aquí es donde obtenemos el sistema JIT, donde el inventario se entrega justo a tiempo, lo que significa justo antes de que se necesite. En lugar de usted pagando para mantener la leche, devuelve esos costos a la tienda. No se preocupe por la tienda. Tienen todo tipo de economías de escala que hacen que sea mucho más fácil y barato para ellos.

El seguimiento lo une todo

Poner estos conceptos en práctica todo se reduce a un seguimiento efectivo. Necesita un sistema que pueda decirle en tiempo real cuánto inventario tiene. Con el tiempo, puede usar estos datos históricos para encontrar tendencias y usarlas para afinar su control de inventario.

Una vez que tiene registros precisos de cuándo entró el inventario, puede establecer un sistema FIFO o LIFO.

Mantener un ojo cercano en su inventario A es pan comido cuando su conteo siempre es preciso y actualizado.

Reducir costos de mantenimiento y pérdida solo es posible una vez que puede mirar el uso pasado. Si mira cuánto tiene ahora, cuánto suele usar y el tiempo de entrega, que es cuánto tiempo toma ordenar más inventario, puede entonces establecer un nivel de par, que es su umbral de reorden. Una vez que su inventario baja por debajo de este umbral, sabe que es hora de conseguir más.

Próximos pasos

Hay un montón de formas de rastrear inventario, pero las tradicionales son propensas a errores y toman mucho tiempo. Así que, en lugar de intentar hacer todo con papel y bolígrafo o hojas de cálculo, vale la pena su tiempo investigar software de seguimiento de inventario. Hay software de gestión de inventario dedicado. Su situación y necesidades específicas dictarán qué es lo mejor para usted.

Si le preocupa mantener sus datos actualizados en tiempo real y seguros —y debería hacerlo— pero no tiene el tiempo o experiencia en TI para configurar algo, busque una solución basada en suscripción y en la nube. Un buen proveedor actualiza el software y respalda los datos por usted, sin problemas detrás de escena. Y los datos siguen siendo su propiedad. Solo los cuidan por usted.