Domine las Auditorías de Inventario de Almacén: Lista de Verificación Práctica para Resultados Precisos

Para los gerentes de almacén ocupados, la perspectiva de realizar una auditoría de inventario puede ser una tarea desalentadora que podría inspirarlos a tomar atajos. Aunque es natural que los trabajadores en esta posición importante deseen enfocarse únicamente en las operaciones diarias, descuidar los datos duros puede llevar a errores prevenibles que podrían poner en peligro el crecimiento o incluso la supervivencia del negocio.

Porque queremos que usted y sus empleados salgan de cada auditoría sintiéndose decididos, bien informados y, lo más importante, energizados, hemos compilado una lista de mejores prácticas diseñada para ayudarle a examinar su inventario de la manera más holística posible. Descargue nuestra útil lista de verificación de auditoría de inventario de almacén para un esquema interactivo de los pasos esenciales en el proceso de auditoría de inventario. Aquí tiene una vista previa de cómo deberían ser sus pasos:

1. Defina sus objetivos.
2. Realice conteos de inventario de almacén.
3. Observe las operaciones del almacén.
4. Entreviste a empleados clave del almacén.
5. Sintetice los datos de inventario.
6. Evalúe los resultados de la auditoría de inventario.

Defina sus Objetivos de Auditoría de Inventario

Incluso si un gerente de almacén ha realizado innumerables auditorías en su carrera, uno bueno reconocerá que no dos deben ejecutarse exactamente de la misma manera. Esto significa que, antes de realizar la auditoría, el gerente debe estar en contacto con los responsables para asegurar que desarrollen su auditoría incluyendo puntos específicos que la empresa pueda estar intentando mejorar o construir.
Cada auditoría debe incluir lo básico, como conteos de inventario y análisis de datos. Pero lo básico aparte, puede haber casos en los que la empresa se esté preparando para nuevas regulaciones de seguridad, por ejemplo, lo que significa que el auditor debe prestar mucha atención a los protocolos de seguridad actuales y cómo los nuevos pueden implementarse de la manera más fluida posible.

Realice Conteos de Inventario de Almacén

Ya sea que el negocio dependa de un sistema de inventario periódico o perpetuo, es importante que realice verificaciones cruzadas de incluso las redes más tecnológicamente avanzadas para asegurar que todos los artículos estén contabilizados. Esto puede hacerse como conteo de inventario completo o parcial dependiendo de la organización del almacén y la precisión de auditorías pasadas.
En términos de estrategia, es clave que el gerente de almacén tome en cuenta múltiples factores, especialmente si elige hacer un conteo parcial. Para una auditoría más exhaustiva y precisa, deben asegurar que hayan considerado cualquier cambio importante en el inventario debido a ventas, horarios festivos o liquidaciones.
Por ejemplo, los auditores a menudo prueban inventario de movimiento lento para aplicar la regla del menor entre costo o mercado – un procedimiento contable generalmente aceptado que exige que las empresas registren el costo del inventario como el menor de dos cifras: el costo original real o el valor de mercado actual. Asimismo, los auditores suelen probar artículos de alto valor y artículos propensos a errores para confirmar que los registros son precisos y se usan métodos contables consistentes. Todas estas variables deben anotarse para que no haya confusión ni posibilidad de discrepancia cuando llegue la próxima auditoría.

Observe las Operaciones del Almacén

Incluso los gerentes de almacén más atentos pueden perder el contacto con los movimientos diarios de su almacén durante momentos particularmente ocupados. Para enmendar esto, es importante que se realice una observación cuidadosa y paciente de las operaciones del almacén.
Por supuesto, cada observación variará de un negocio a otro ya que no hay dos exactamente iguales, pero cada una debe incluir una visualización completa del proceso de cumplimiento, si lo hay, y evaluaciones de seguridad para garantizar que todos se mantengan fuera de peligro y cumplan con todas las medidas regulatorias.
Al hacer esto, los gerentes de almacén también podrían experimentar un “momento eureka.” Al sentarse y ver las operaciones desde una perspectiva externa, verán más fácilmente los puntos débiles a menudo ocultos que podrían estar frenando la eficiencia. Por supuesto, este líder también debe tomar notas completas durante este proceso, que usarán en el último paso del proceso de auditoría.

Entreviste a Empleados Clave del Almacén

Esto puede incluir a todos, desde la mano derecha del gerente de almacén hasta el recolector temporal que trabaja en el piso. No importa la posición, conversaciones abiertas y cara a cara pueden ser el paso más revelador de la auditoría, detrás del análisis de datos duros.
Aquí hay algunas preguntas que deben cubrirse en el proceso de entrevista:

1. ¿Está claro sobre todas las políticas de cumplimiento de seguridad? ¿Se siente consistentemente seguro mientras trabaja?
2. ¿Ha notado algún obstáculo en el sistema que considere que podría estar frenando el flujo de trabajo?
3. ¿Está al tanto de algún inventario extra o suministros no utilizados que podrían no haber sido parte del conteo inicial en esta auditoría?
4. ¿Cómo anota el inventario dañado o perdido en el sistema de inventario? Y, ¿siente que tiene suficiente acceso al sistema de inventario para hacer su trabajo eficientemente?

Sintetice los Datos de Inventario

Dependiendo de las capacidades del sistema de inventario establecido, las tareas del gerente de almacén pueden variar en esta etapa, desde simplemente analizar datos recopilados a través de un sistema automatizado hasta ingresar manualmente todos los conteos en una hoja de cálculo personalizada.
Dicho esto, no hay excusa para apresurarse mientras se sintetizan los datos. El gerente debe asegurarse de que se observen todos los factores, incluyendo robo, pérdida, discrepancias en conteos, preocupaciones de salud y seguridad, y entrevistas con empleados. Después de eso, los hallazgos pueden organizarse en el sistema de inventario para que la auditoría pueda referenciarse rápida y fácilmente para comparación en el futuro.

Evalúe los Resultados de la Auditoría de Inventario

Ahora que la auditoría física se ha completado y todos los resultados de datos están ingresados, es hora de evaluar los hallazgos. En esta fase final, se debe considerar lo siguiente:

1. Controles de costos que podrían necesitar modificación
2. Sugerir mejoras a los procesos establecidos que podrían promover la productividad del almacén
3. Desarrollar propuestas para actualizaciones de software y hardware de almacén
4. Tomarse el tiempo para analizar las horas del almacén y hacer posibles cambios en los turnos

Al final del día, las auditorías exitosas ocurren cuando los gerentes de almacén meticulosos hacen su parte para mantener registros diarios estrictos de actividades. Hacer esto permitirá una auditoría de inventario mucho más efectiva y completa que puede usarse como plantilla en el futuro. ¿Busca una lista de pasos accionables en el proceso de auditoría de inventario? Descargue nuestra lista de verificación interactiva de auditoría de inventario de almacén.