Etiquetado de Activos Optimizado: 6 Pasos Esenciales para una Gestión Efectiva

Cualquier organización que utilice el etiquetado de activos para gestionar activos físicos necesita un proceso claramente definido y eficiente para etiquetar activos a medida que se adquieren y monitorear activos durante su vida útil.

¿Qué es el Etiquetado de Activos?

El etiquetado de activos es el proceso de colocar etiquetas o rótulos de identificación, también conocidos como etiquetas de activo, a los activos. El etiquetado de activos se utiliza tanto para activos fijos como móviles para proporcionar una forma de identificar activos individuales durante su vida útil. Típicamente impresas con códigos de barras, las etiquetas de activo se escanean usando un lector de código de barras portátil o un smartphone equipado con una aplicación de escaneo de código de barras, permitiendo a los usuarios obtener y documentar datos sobre la ubicación de un activo, historial de mantenimiento u otros detalles.

El etiquetado de activos se usa comúnmente para gestión de inventario, aplicaciones de trabajo en proceso (WIP) y para gestionar procesos de mantenimiento y reparación con soluciones CMMS. El etiquetado de activos se utiliza en muchas industrias, desde la salud hasta la educación, almacenamiento, defensa, servicios públicos y manufactura.

¿Cuál es el Propósito de un Sistema de Etiquetado de Activos?

El etiquetado de activos permite a las empresas asignar un identificador único a cada activo. Impresas con códigos de barras, las etiquetas de activo eliminan la necesidad de entrada manual de datos, permitiendo un rastreo de inventario preciso y eficiente y una documentación simplificada de actividades como mantenimiento y reparaciones. Al rastrear la ubicación, historial de mantenimiento, uso y otros detalles de cada activo, las empresas pueden simplificar el mantenimiento de registros y agilizar los informes para fines contables y fiscales. Por ejemplo, los datos completos de utilización facilitan el cálculo de la depreciación para activos de equipo.

Algunas industrias tienen regulaciones que estipulan los tipos de activos que deben etiquetarse, los materiales requeridos para las etiquetas de activo y otros requisitos de identificación de activos. La industria de defensa, por ejemplo, requiere identificación única, conocida como UID o IUID, bajo MIL-STD-130. Las etiquetas de activo usadas para aplicaciones de defensa, conocidas como etiquetas UID, deben cumplir criterios estrictos, incluida la capacidad de resistir condiciones ambientales adversas y permanecer legibles durante la vida útil del activo. En la industria de defensa, los sistemas de etiquetado de activos proporcionan una herramienta valiosa para rastrear la propiedad militar a lo largo de su ciclo de vida, desde la fabricación hasta la distribución y eventual disposición.

Los datos recopilados para activos individuales permiten a las empresas de todas las industrias tomar decisiones más inteligentes basadas en datos, como determinar si invertir en nuevo equipo es una decisión financieramente más sólida que reparar un equipo que se acerca al final de su vida útil esperada.

Dado que cada artículo se coloca con un identificador único y se documenta su historial de ubicación, el etiquetado de activos también puede ayudar a disuadir el robo y la pérdida. Ciertos tipos de etiquetas de activo, como etiquetas de código de barras a prueba de manipulación, añaden un elemento disuasorio adicional para desalentar el robo.

¿Por Qué Son Importantes las Etiquetas de Activo?

Las etiquetas de activo son la base de un sistema de rastreo de activos, proporcionando un método confiable para identificar activos individuales y un medio eficiente para capturar datos. Sin etiquetas de activo, la información sobre la ubicación e historial del activo debe documentarse manualmente, un proceso plagado de errores humanos y propenso a inexactitudes. Los activos son más propensos a ser mal identificados cuando se confía en procesos manuales, resultando en datos poco fiables.

Adheridas a los activos usando adhesivo permanente sensible a la presión o fijaciones mecánicas, las etiquetas de activo están destinadas a permanecer adheridas y legibles durante la vida útil de un activo. Dado que las etiquetas de activo se usan para marcar activos que pueden permanecer en uso durante décadas, es crucial considerar el entorno operativo al elegir etiquetas de activo.

Aunque los códigos de barras pueden imprimirse en etiquetas autoadhesivas, estas etiquetas basadas en papel no son lo suficientemente duraderas para resistir la exposición a lluvia, nieve y rayos UV durante varios meses o años. Las etiquetas de activo que se caen, se desvanecen o se vuelven ilegibles deben reemplazarse, resultando en costos más altos a lo largo de la vida del activo en comparación con elegir una etiqueta de activo duradera que pueda resistir las condiciones ambientales típicas del activo desde el principio.

6 Pasos para un Sistema de Etiquetado de Activos Eficiente

A continuación se presenta una descripción general de los pasos esenciales en el flujo del proceso de etiquetado de activos.

1. Identifique el tipo y categoría del activo.
2. Asigne un número de identificación único.
3. Determine el tipo de etiqueta de activo requerido.
4. Ingrese el activo y toda la información asociada en su sistema de rastreo de activos.
5. Fije la etiqueta de activo al artículo.
6. Implemente procesos de verificación de datos.

Aquí tiene lo que necesita saber para implementar un proceso de etiquetado de activos optimizado.

Identifique el Tipo y Categoría del Activo

Si ya ha implementado un sistema de rastreo de activos, probablemente tenga un sistema de clasificación, o esquema, para activos que incluya categorías y tipos de activos. Si está implementando un sistema de rastreo de activos por primera vez, crear este sistema de categorización es un paso esencial para garantizar una categorización consistente a lo largo del tiempo. Los activos pueden agruparse por departamento, costo, uso o cualquier número de otras variables.
Puede querer elegir un método de categorización que se alinee con el proceso usado para categorizar activos con fines contables. Aunque su sistema contable incluye tanto activos tangibles como intangibles y su proceso de etiquetado de activos se relaciona solo con activos tangibles, asegurar que su clasificación de activos físicos coincida con su metodología contable permite una integración e informes más simples.

Captura de pantalla vía Corporate Finance Institute

Aquí hay algunos ejemplos de categorías de activos físicos:

• Muebles
• Equipos de TI (computadoras, portátiles)
• Equipos audiovisuales
• Equipos técnicos (fuentes de alimentación, unidades de aire acondicionado)

Asigne un Número de Identificación Único

Más allá de categorizar activos y clasificarlos por tipo, cada activo debe tener un número de identificación único para un rastreo preciso. Este ID único distingue activos individuales de otros activos de la misma categoría y tipo, facilitando la gestión de procesos como reordenación, mantenimiento y contabilidad.
Los números de identificación únicos pueden contener codificación que indique el tipo de activo o departamento de propiedad. Por ejemplo, los activos controlados por el departamento de RR.HH. pueden contener un prefijo como 013, mientras que los activos controlados por contabilidad tienen un prefijo de 014. Este método facilita determinar información importante sobre un activo simplemente mirando la etiqueta, mientras que la información más detallada está a un escaneo de código de barras de distancia.

Determine el Tipo de Etiqueta de Activo Requerido

Las etiquetas y rótulos de activo no son una solución única para todos. Hay una variedad de etiquetas y rótulos de activo diseñados para adaptarse a aplicaciones específicas, como etiquetas de activo duraderas para activos que pueden estar expuestos a condiciones adversas o etiquetas de activo de seguridad para activos de alto valor que pueden estar sujetos a robo, transferencia no autorizada o manipulación. Las etiquetas de equipo permanentes son ideales para automatizar la recopilación de datos durante la vida de un activo. Considere la categoría y tipo del activo, así como las condiciones ambientales a las que estará expuesto el activo. ¿Se limpiará el activo con soluciones de limpieza fuertes? ¿Estará expuesto a productos químicos o solventes? ¿Estará expuesto a condiciones climáticas exteriores? Todos estos factores deben sopesarse al determinar la mejor etiqueta de activo para cada activo.

Ingrese el Activo y la Información Asociada en su Sistema de Rastreo de Activos

Los activos deben ingresarse en el sistema inmediatamente después de ser recibidos. Para optimizar este proceso, es útil tener documentación de proceso escrita que describa cuándo deben etiquetarse los activos, cómo se categorizan, qué tipos de etiquetas de activo solicitar para ciertos tipos de activos y procedimientos para la entrada de datos. Por ejemplo, la Universidad de Washington tiene un documento de Procedimiento de Etiquetado que proporciona información específica sobre el flujo del proceso. Los requisitos de entrada de datos pueden variar según la categoría y tipo de activo. En general, los datos ingresados en un sistema de rastreo de activos incluyen:

• Número de identificación del activo
• Números de serie o modelo
• Información del fabricante o proveedor
• Fecha de adquisición
• Ubicación o departamento de propiedad
• Estado
• Valor del activo

Fije la Etiqueta de Activo al Artículo

Los métodos de fijación varían según el tipo de activo y tipo de etiqueta. Algunas etiquetas de activo usan adhesivo sensible a la presión, mientras que otras tienen fijaciones mecánicas. Algunas etiquetas de activo ofrecen ambos métodos de fijación. Si tiene la opción de adhesivo o fijaciones mecánicas, elija el método más apropiado para el activo o el método requerido según la política de la empresa.

Implemente Procesos de Verificación de Datos

Verifique los activos desde un mínimo de dos puntos de datos, como el código de barras y el número de serie del artículo. Al desechar activos, este paso es crucial para asegurar una “cadena de custodia precisa y verificable”, lo que puede ayudar a mitigar violaciones de datos (especialmente para la disposición de activos de TI) y también ayudar a mantener el cumplimiento con regulaciones.
Implementar un flujo de proceso de etiquetado de activos consistente garantiza que todos los activos recibidos por su empresa sean clasificados y rastreados consistentemente, facilitando la localización de activos en toda la empresa, la implementación de programas de mantenimiento regulares y el mantenimiento de registros precisos para fines de auditoría y contabilidad. Desarrollar políticas y procedimientos claros y capacitar a los miembros de su equipo en procedimientos aprobados de etiquetado de activos optimiza los procesos y, en última instancia, puede tener un impacto positivo en su línea de fondo, permitiéndole mejorar la utilización de recursos, reducir la duplicación innecesaria de activos y obtener más vida útil de sus inversiones.