Conexiom: Optimice su proceso order-to-cash para operaciones más rápidas y sin errores

Optimizando el proceso order-to-cash: La automatización transforma tres pasos clave

En la manufactura y distribución al por mayor, el proceso order-to-cash (O2C) es una parte vital del éxito. Agilizar el flujo del proceso order-to-cash le ayuda a servir a los clientes de manera más eficiente, reducir retrasos y errores, y desplegar a su personal de manera más eficiente.

Para optimizar el proceso order-to-cash, debe entenderse como una serie de pasos discretos – tres de los cuales pueden mejorarse masivamente mediante automatización: Cumplimiento de Pedidos, Facturación al Cliente y Cuentas por Cobrar.

Una visión macro del proceso Order-to-Cash

El proceso order-to-cash (O2C) constituye todo el sistema de procesamiento de pedidos de una organización. Comienza con un cliente realizando un pedido y termina con la empresa recibiendo el pago. Los flujos de trabajo difieren entre empresas, y los pedidos llegan a través de una variedad de plataformas, pero esta secuencia sustenta cualquier proceso O2C.

El proceso order-to-cash se ve afectado por todos los aspectos de las operaciones: mano de obra, gestión de cadena de suministro, gestión de inventario, etc. Cuanto más rápida y fluidamente se complete el proceso, más cortos se vuelven los ciclos de pedido, reduciendo el tiempo para obtener ingresos. Además, los datos recopilados de las funciones de facturación y cuentas por cobrar del ciclo O2C determinan los ingresos y la entrada de efectivo de una empresa – lo que significa que los retrasos en el proceso pueden desencadenar problemas de liquidez adicionales.

Automatizando su ciclo Order-to-Cash

Para la mayoría de las empresas, el proceso order-to-cash puede segmentarse en ocho pasos:

1. Gestión de Pedidos
2. Gestión de Crédito
3. Cumplimiento de Pedidos
4. Envío de Pedidos
5. Facturación al Cliente
6. Cuentas por Pagar
7. Cobro de Pagos
8. Reportes y Gestión de Datos

Cumplimiento de Pedidos

Aquí es donde muchas empresas comienzan a dejar que las ineficiencias se filtren. Aunque hemos logrado avances tremendo en tecnología, todavía procesan pedidos a mano. De hecho, cada año, las empresas norteamericanas procesan [datos faltantes en original].

Con el procesamiento manual de pedidos, los representantes de servicio al cliente ingresan manualmente órdenes de compra, lo mismo que han hecho desde los años 90. Sin embargo, como la mayoría de los compradores ahora usan software de compras y ERP, esto se convierte en una coreografía compleja de entrada manual de datos e intercambios de documentos de ida y vuelta.

Esto consume mucho tiempo y es terriblemente ineficiente. Usar una [solución de automatización] es la jugada más inteligente. Al ir más allá del procesamiento manual de pedidos, puede acelerar todo el proceso O2C.

Facturación al Cliente

Según [fuente], las organizaciones que sobresalen en su ciclo order-to-cash solo procesan el 16,2% de sus facturas manualmente. El procesamiento automatizado es la opción más popular porque es más rápido y libre de errores. Con el procesamiento manual, las inexactitudes y retrasos en la facturación pueden acumularse, lo que puede llevar a problemas de efectivo, interrumpiendo operaciones. Emplee herramientas que [garanticen precisión del 100%] para agilizar aún más su proceso.

Cuentas por Pagar

Automatizar sus sistemas contables puede ayudarle a señalar fácilmente facturas pendientes antes de que vencan. Además, su equipo de cuentas por pagar debe tener una forma rápida de revisar los datos de su sistema. Esto les ayudará a determinar dónde están los errores y enviar rápidamente una versión revisada de la factura.

Facilitando su flujo O2C con Automatización de Órdenes de Venta

Un proceso order-to-cash gestionado y optimizado con éxito, junto con la tecnología adecuada, ayuda a las empresas a entregar valor eficientemente a sus clientes, así como recibir compensación oportuna por sus servicios. A lo largo del proceso de ocho pasos, las innovaciones tecnológicas pueden mejorar su flujo de proceso order-to-cash.

[Solución de automatización] convierte órdenes de compra en órdenes de venta con una velocidad y precisión que supera a los equipos humanos. La tecnología elimina tareas mundanas de entrada de datos, reduce costos, crea eficiencias de recursos, escala a miles de socios comerciales y mejora la experiencia del cliente. Al implementar Automatización de Órdenes de Venta, inyecta una nueva eficiencia en el mismo comienzo de su proceso order-to-cash. Todo se mueve más rápido, con menos errores. Los pedidos se procesan más rápido, el efectivo llega más rápido.

Obtener resultados ideales de su proceso order-to-cash requiere una fusión de gestión de procesos, colaboración interdepartamental y tecnología. Emplear las soluciones correctas agiliza todo el proceso y asegura transiciones suaves de un paso a otro. Además, esto libera recursos y personal para enfocarse en lo que más importa: proporcionar una experiencia de cliente mejorada.

"Nuestro equipo de CSR solía dedicar el 80% de su tiempo a entrada de pedidos y el 20% a clientes. Ahora, es 80% en clientes y 20% en entrada de pedidos. Y no hay necesidad de reemplazar ex empleados", dice [fuente].