Maximice la Eficiencia: Funciones y Beneficios del Software de Gestión de Inventario

Cuando la mayoría de la gente piensa en software de gestión de inventario, piensa en aplicaciones de retail. Pero el software se usa en una amplia variedad de industrias, incluyendo fabricación, sanidad, educación y gobierno. El software de gestión de inventario es más grande y mejor de lo que cree.

Así que para este artículo, veamos qué es el software de gestión de inventario y luego sus funciones y beneficios.

¿Qué es el software de gestión de inventario?

El software de gestión de inventario es una herramienta que le permite rastrear, gestionar y controlar el inventario y activos de su instalación en cualquier momento y desde cualquier lugar. El software de gestión de inventario agiliza y centraliza el proceso de controlar el flujo y mantenimiento de inventario para asegurar que la cantidad correcta de inventario esté disponible en el momento justo y al coste correcto. Es una herramienta para organizar datos de inventario que antes generalmente se almacenaban en copias físicas o en hojas de cálculo.

Funciones del software de gestión de inventario

Gestión de inventario

El software de gestión de inventario centraliza sus funciones de almacén más básicas y necesarias. Con él, su organización puede ver detalles completos de inventario como niveles de stock, historial de productos y otras especificaciones. Estos datos, cuando se sincronizan con todas las demás partes de su sistema, ayudan a que todos sus departamentos funcionen con la misma información. Por ejemplo, una vez que el departamento de contabilidad puede ver los niveles de stock, puede planificar y presupuestar mejor. Trabajar con la misma información en el mismo formato asegura la colaboración entre sus equipos a un grado mucho mayor que si trabajaran con sistemas individuales, lo que lleva a silos de datos inevitables.

Seguimiento de inventario

El seguimiento de inventario es importante en cada etapa. Un sistema computerizado de gestión de mantenimiento (CMMS) le permite rastrear su inventario por números de serie, etiquetas RFID y códigos de barras. Estas herramientas hacen fácil procesar rápidamente datos de inventario cuando este entra por primera vez en su almacén. También proporcionan una auditoría de todo el movimiento de inventario. Esto es especialmente importante para industrias que tratan con perecederos. Si el inventario es perecedero, tiene una fecha de uso definida y los dueños de negocio necesitan prestar más atención a los ciclos de demanda de inventario que los que tratan con artículos no perecederos. Rastrear, por ejemplo, huevos en una panadería industrial es diferente que rastrear palés de varillas de acero.

Alertas de inventario

Las alertas de inventario, también llamadas alertas de stock, notifican a su organización cuando ha habido un cambio significativo en los niveles de inventario. Muchas empresas aprovechan alertas de stock bajo, pero hay otros tipos también, incluyendo alertas para:

• Nuevos envíos
  Los gestores pueden suscribirse a esta alerta para mantenerse informados sobre envíos que deben gestionarse.
• Punto de reorden de inventario
  Los gestores pueden configurar alertas de inventario bajo para vigilar su inventario. Una alerta de stock bajo es el umbral cuando debe reordenar más de un artículo de inventario.

Qué alerta es mejor para usted dependerá de la naturaleza de sus operaciones de mantenimiento. Por ejemplo, el módulo de gestión de inventario CMMS de Hippo tiene una función de alerta de stock que típicamente envía una notificación a un individuo o grupo cuando un artículo alcanza su cantidad mínima.

Informes y analíticas

Los informes y analíticas son excelentes herramientas para tener a mano mientras hace crecer su negocio. Las herramientas de analítica evalúan patrones en sus procesos y así pueden usarse para pronosticar demanda futura, y predecir demanda es una forma de reducir stock de seguridad y costes de mantenimiento. Mantener inventario simplemente por seguridad ya no es necesario cuando tiene visión de cuánto realmente necesitará. También puede usar estos datos para prevenir roturas de stock, que pueden resultar en oportunidades de mantenimiento perdidas. Los informes toman datos en bruto y entregan insights fáciles de entender y compartir.

Beneficios del software de gestión de inventario

Niveles de inventario gestionados

El sobre-stock puede drenar los recursos de su organización gastando dinero en mantener inventario que no está usando. Las roturas de stock pueden resultar en actividades de mantenimiento desequilibradas. No está cerrando PMs en los momentos correctos porque no tiene las piezas y materiales adecuados a mano. Para arreglar esto, los gestores de inventario pueden referirse a datos del CMMS para asegurar que saben dónde están los niveles de inventario y luego tener las piezas y materiales listos cuando los necesiten.

Eficiencia mejorada

El software de gestión de inventario rastrea datos con el tiempo, haciendo que las operaciones de instalaciones y mantenimiento sean más eficientes. Con dispositivos adecuados de gestión de inventario como escáneres de código de barras, su organización puede mejorar drásticamente su eficiencia y productividad. Estos dispositivos ayudan a eliminar procesos manuales para que sus empleados puedan centrarse en trabajo más importante. Por ejemplo, es mucho más rentable tener técnicos trabajando en mantenimiento en lugar de perdiendo tiempo buscando repuestos o rastreando manualmente cuánto de este o aquel material usaron.

Transferencia de ubicación fácil

El software de gestión de inventario permite a las organizaciones rastrear su inventario mientras se mueve a diferentes sitios e instalaciones. A diferencia de un sistema de hoja de cálculo, el buen software de gestión de inventario se basa en una base de datos central accesible desde cualquier escritorio o dispositivo móvil con conexión a Internet. El software CMMS usa seguimiento de inventario en tiempo real para registrar todos los artículos de inventario (piezas y otros materiales) y ayudar a los usuarios a saber siempre dónde están las cosas.

Tiempo de inactividad de equipos reducido

El sistema de gestión de inventario rastrea información clave sobre repuestos usados para mantener y reparar equipos. Determinando el punto de reorden para cada repuesto basándose en su precio, criticidad, plazo de entrega y nivel de uso, un buen CMMS puede ayudarle a encontrar el punto óptimo donde siempre hay suficientes repuestos para las necesidades de su organización determinando el punto de reorden y la cantidad de reorden. Por ejemplo, si usa una pieza por semana y tarda cuatro semanas en llegar el stock de reposición, entonces necesita cuatro de esas piezas en inventario en cualquier momento.

Conclusión

Ahora que conoce los beneficios del gran software de gestión de inventario, es hora de ver cómo puede lograrlos. Determinar la solución de gestión de inventario adecuada para su instalación requiere evaluar sus necesidades hoy así como sus planes para crecimiento futuro. A medida que su empresa crece, ¿puede su sistema de inventario escalar con ella? A medida que su negocio evoluciona, ¿ofrece su sistema actual la flexibilidad que necesitará para gestionar el cambio?

Recuerde, parte del proceso de toma de decisiones debería implicar hablar con su proveedor CMMS actual. No solo son expertos en la materia, sino que podrán decirle cómo usar mejor su software. Si aún no tiene un CMMS, ahora es el momento de conseguir uno. Empiece a contactar proveedores. Una vez que tengan una idea de sus necesidades, podrán hablar con usted sobre soluciones.