Optimice Operaciones Hoteleras con Software Avanzado de Gestión de Inventario

A veces es fácil olvidar cuánto depende el éxito en la hostelería de la gestión de inventario. Pero en esta industria diversa y ferozmente competitiva, necesita rastrear y controlar todo cuidadosamente. Desde las cucharas y tenedores del desayuno continental hasta todas esas pequeñas pastillas de jabón. Desde la entrega de esta semana de solomillo hasta todos esos pequeños paquetes de ketchup. Y luego están todas esas habitaciones. Pero con la tecnología adecuada, puede gestionar cada tipo de inventario, ahorrar tiempo y reducir desperdicio.

Hoteles y software de gestión de inventario

Reduzcamos un poco nuestro tema y miremos específicamente el inventario en hoteles, que en realidad es un tema grande por sí solo. La solución de software adecuada hace que todo funcione más suavemente.

Detener pérdida y robo

¿Más suavemente? Bueno, no para todos. El seguimiento de inventario eficiente hace la vida más difícil a los de dedos ligeros, y tristemente, hay muchos. La Asociación Americana de Hoteles y Alojamiento (AHLA) sugería en 2000 que los hoteles de EE. UU. perdían más de 100 millones de dólares al año por robo. Y en un estudio de 2004, Orbitz encontró que el 18% de unos 2.700 encuestados admitió llevarse toallas, el 14% ceniceros y alrededor del 2% batas de baño. Pero, ¿cómo puede el software combatir la pérdida y el robo? Con seguimiento preciso en tiempo real. Una vez que sabe lo que tiene y dónde lo tiene, es mucho más fácil notar cuando falta algo. Y tradicionalmente, los ladrones de hotel apuestan a que habrán desaparecido mucho antes de que usted descubra que han liberado algunas de sus toallas. En casos donde los culpables son su propio personal, es la misma mentalidad: para cuando note que ha desaparecido un montón de botellas de champú, el rastro se ha enfriado.

Gestionar proveedores

Como tienen tantos tipos diferentes de inventario, los hoteles terminan trabajando con muchos proveedores diferentes. Hay uno diferente para todo, desde las clásicas pastillas de jabón pequeñas hasta la fruta para los desayunos continentales.

Una forma en que lo hace es quitando las conjeturas de los pedidos. El software le dice cuándo es hora de reabastecer y luego le ayuda a hacer el pedido. Recuerde, una de las funciones principales del software es el seguimiento de inventario en tiempo real, lo que significa que siempre sabe exactamente cuánto tiene de algo. Una vez que algo alcanza un nivel mínimo personalizable, el software le alerta y le ayuda a configurar un pedido.

Otra forma es permitiéndole aprovechar los datos históricos dentro del software para elegir los mejores proveedores. Hay más de una empresa que surte cápsulas de café instantáneo, pero el reto es encontrar la mejor. Mirando plazos de entrega históricos y precios, puede tomar decisiones respaldadas por datos sobre con qué proveedores quedarse y cuáles dejar.

Para los hoteles, el inventario también cubre las habitaciones que tienen disponibles para alquilar, con todo un arte y ciencia detrás de obtener el mejor rendimiento de su espacio disponible. El software de gestión de inventario ayuda aquí también.

Entender comportamiento y compartir insights

Con una tendencia general hacia plazos de reserva cada vez más cortos, tener una mejor comprensión del comportamiento del cliente le ayuda con la gestión de rendimiento (yield management). Puede mirar no solo cuándo reservan las personas, sino también a través de qué canales. Y entender la distribución le dice dónde utilizar habitaciones libres para promociones. Como su software de gestión de inventario está respaldado con datos históricos, es fácil volver atrás y ver de dónde vienen las reservas y cuánto produce cada canal.

Gestión de demanda centralizada

La tendencia ahora es la integración, donde las plataformas de software comparten información, transformando datos en insights y insights en acción. Digamos que su software de gestión de inventario sabe que va a estar cerca del 100% de ocupación este viernes próximo. El lunes, comparte esa información con todas sus otras plataformas de software, que revisan los niveles en la máquina de café del vestíbulo. Basándose en datos pasados, el software sabe (porque ya ha configurado niveles mínimos y máximos basados en tasas de ocupación) que se va a quedar sin cápsulas de café instantáneo, y le envía una alerta por correo.

Elegir el sistema de gestión de inventario adecuado

Es importante mirar el tamaño y escala de su organización al elegir un sistema de gestión de inventario. Aquí hay algunas preguntas que necesitará responder:

• ¿Puede el software personalizarse para satisfacer sus necesidades específicas?
• ¿Puede rastrear gastos?
• ¿Es escalable? ¿Puede crecer junto con su organización?

Usar la tecnología adecuada para ayudar a gestionar inventario en la industria de la hostelería aumenta la productividad y los ingresos generales. Una vez que tiene el sistema en marcha, está en camino a unas vacaciones permanentes de dolores de cabeza.

Puede explorar más este tema con 5 Pasos para Encontrar el Software de Gestión de Inventario Adecuado para su Negocio.