50 Consejos Comprobados de Gestión de Inventario de Activos para una Eficiencia Óptima

Si tienes alguna experiencia gestionando inventario, entonces sabes lo importante que es considerar cada artículo como un activo, tanto para la salud como para el sustento de tu operación, ya seas una Fortune 500 o un pequeño negocio. Y no son solo los SKUs que llenan tu almacén, sino el valioso equipo, dispositivos y otros activos en los que confías para las operaciones diarias que deben ser rastreados y gestionados efectivamente.

Puede parecer un concepto fundamental que todos los negocios siguen, pero cuando consideras que un asombroso 46% de las PYMES dependen únicamente de la gestión manual de activos – o no rastrean inventario en absoluto – es fácil ver por qué la gestión de inventario de activos es un tema persistente para empresas que abarcan muchas industrias.

Afortunadamente, hay muchos recursos probados y verdaderos disponibles que pueden ayudar incluso a las operaciones más "básicas" a transicionar al mundo de la gestión de inventario de activos de manera eficiente y con poca inversión inicial. Hemos filtrado consejos de las autoridades en el tema para traerte los 50 mejores consejos y mejores prácticas de inventario de activos ofrecidos hoy. A continuación, encontrarás citas directas de estos recursos expertos, convenientemente organizados por categoría.

Saltar a:

• Consejos para Implementar Planes de Inventario de Activos
• Mejores Prácticas de Gestión de Inventario de Activos
• Consejos de Capacitación en Inventario de Activos
• Consejos de Gestión de Inventario de Activos TI

Consejos para Implementar Planes de Inventario de Activos

1. Tómate el tiempo para definir todos y cada uno de los activos. "Definir activos que luego puedan filtrarse a través de un proceso de selección puede no ser tan sencillo como parece. Desde una visión expandida de la gestión de activos, hay diferentes niveles en los que un activo puede ser gestionado. A un nivel fundamental, los activos se ven individualmente. Este es el enfoque más simple y fácil de entender.

"Los activos también pueden definirse y verse en términos de sistemas. Ejemplos de sistemas de activos pueden incluir redes, líneas de producción o sistemas de instalaciones (HVAC, aguas residuales, aire comprimido). Y finalmente, una tercera visión expandida puede definir carteras de activos. Ejemplos incluyen clases de plataformas petrolíferas, unidades de negocio, bienes raíces e infraestructura municipal." – Developing Asset Management Plans, Uptime Magazine via Life Cycle Engineering; Twitter: @uptime

2. Repiensa y/o establece tus prácticas de procesamiento y cumplimiento. "El número de pedidos es el factor más importante para un negocio porque representa ingresos. Pero muchas empresas no tienen sistemas adecuados para manejar, procesar y cumplir estos pedidos. Lo mejor es crear una lista de tareas que necesiten completarse para procesar y cumplir un pedido completamente." – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management, SmallBiz Resources; Twitter: @Small_BizHelp

3. Antes de implementar software, asegúrate de que estás comenzando con datos limpios. "Cuando comenzamos a usar nuestro software de gestión de inventario de activos, importamos datos existentes. Una vez completado el proceso, me di cuenta de que teníamos muchas inconsistencias, como 20 nombres de productos diferentes para el mismo modelo de cámara de documentos. Si hubiéramos tomado el tiempo para revisar nuestros datos y limpiarlos, habríamos detectado esas discrepancias. Nos habría ahorrado muchos dolores de cabeza porque ahora estamos teniendo que volver a revisar todos estos datos y limpiarlos para que nuestros informes de inventario sean consistentes y precisos." – 5 Tips for Creating a Successful Asset Inventory Management Program at Your District, Hayes Software Systems; Twitter: @HayesSoftware

4. Aplica técnicas de gestión rentables. "¿Estás gestionando tus activos de manera proactiva o reactiva? En la mayoría de los casos, la gestión proactiva es más rentable a largo plazo que la gestión reactiva. Por ejemplo, si esperas hasta que hay un bache malo en una de tus calles antes de realizar mantenimiento vial, puedes terminar gastando más dinero que si realizas mantenimiento vial proactivamente con el tiempo. Estás practicando gestión rentable cuando haces el mantenimiento, reparación o reemplazo más rentable en el momento adecuado durante todo el ciclo de vida del activo." – 5 Steps to Building an Effective Asset Management Plan and Asset Planning, Asset Works; Twitter: @AssetWorks

5. No subestimes la importancia de la intersección entre activos e inventario. "Los activos e inventario ocasionalmente se cruzan dentro de la misma empresa. Algunas empresas usan soluciones de gestión de activos para rastrear y gestionar equipo (como servidores, bombas de petróleo o maquinaria pesada) para servicio y mantenimiento que ya han entregado a clientes. En este caso, un artículo de uso final que se rastreaba usando una solución de gestión de inventario durante la producción y ventas ahora se está rastreando con una solución de gestión de activos.

"Tanto el seguimiento de activos como la gestión de inventario son aplicaciones cruciales para empresas que intentan contener costos y mejorar la producción. Conocer la diferencia entre estas operaciones y los sistemas que pueden mejorarlas ayudará a las empresas a abordar y gestionar mejor sus desafíos únicos." – What is the Difference Between Inventory Management and Asset Tracking, Lowry Solutions; Twitter: @lowrysolutions

6. Establece niveles de stock de seguridad y reevalúa a medida que el negocio cambia. "La gestión de stock de inventario se facilita descargando software de inventario. Puedes establecer niveles de stock de seguridad para cada uno de tus productos. Estos son inherentemente la cantidad mínima de stock de inventario que necesitas en mano en todo momento, para nunca perder una venta. Cuando tu stock de inventario cae o se acerca a estos niveles de seguridad, serás alertado para pedir más. Es importante que esto se revise, especialmente con productos estacionales. Necesitarás ajustar sus niveles de stock de seguridad para no tener demasiado stock de inventario en mano, especialmente en mercados propensos a fluctuaciones del mercado." – 4 Best Practices for Inventory Stock Management, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

7. Crea y verifica tus ubicaciones estratégicas. "Antes de tu día de inventario, verifica que todas las partes en tu inventario tengan una ubicación listada en tu sistema de gestión de inventario. También debes asegurar que estas ubicaciones sean correctas.

"Si una parte se mantiene en dos ubicaciones, asegúrate de que tu sistema de gestión de inventario lo muestre. Este paso asegura que los contadores de inventario no corran intentando encontrar una parte o, peor aún, marcando un conteo incorrecto porque no pueden localizar la parte. Verificar ubicaciones de contenedores durante conteos cíclicos hace esta tarea más fácil al final del año." – Tips for Successful Annual Physical Inventory, AssetWorks; Twitter: @assetworks

8. Las buenas prácticas de gestión de inventario de activos te ahorrarán dinero. "Cuando tienes un sistema de inventario sólido, sabrás exactamente cuánto producto tienes, y basado en ventas puedes proyectar cuándo te quedarás sin stock y asegurar que lo reemplaces a tiempo. No solo esto ayuda a asegurar que no pierdas ventas (crítico para el flujo de caja), sino que también te permite planificar con anticipación para comprar más para que puedas asegurar que tienes suficiente efectivo reservado." – Cassandra Campbell, Warning: You’re Losing Money by Not Using These 8 Inventory Management Techniques, Shopify Blogs; Twitter: @shopify

9. Prepárate para registrar tus correcciones de stock. "Después de un conteo de stock, puedes necesitar cambiar la cantidad de productos en tu sistema para que coincida con tu conteo. La mejor manera de hacer esto es con una corrección de stock, siguiendo estos consejos:

• Elige un costo que tenga sentido — Si estás agregando inventario, necesitas ingresar un precio de costo. Pero con correcciones de stock, no tienes facturas de proveedores que muestren el costo, así que elige un número que tenga sentido.
• Usa un código contable separado — Si tu sistema los soporta, usar códigos contables separados te ayuda a ver ganancias (más inventario, sin factura) y pérdidas (menos inventario, sin venta) que resultan de correcciones de stock."

– 12 Tips for Taking Control of Inventory and Stock Management, Brightpearl; Twitter: @BrightpearlHQ

10. Establece un plan de prevención de pérdidas hecho a medida para tu operación. "Detrás de cada historia de éxito de prevención o reducción de pérdidas de inventario identificada por el Grupo hay buenos datos de pérdidas. Datos oportunos, precisos y accionables disponibles para todas las partes interesadas correctas, desglosados por artículo y por tienda, llevan a una mejor colaboración, más de las acciones correctas y permiten el seguimiento continuo de resultados y tendencias de rendimiento. Hoy, la única forma de obtener estos datos es a través de conteos cíclicos regulares en tienda. Mañana, la esperanza es que la tecnología de estanterías inteligentes, incluyendo identificación por radiofrecuencia (RFID) proporcionará esta visibilidad más rápido, a un costo mucho menor y con un mayor grado de precisión." – Colin Peacock, 15 Best Practices for Inventory Loss Prevention, LPM Insider; Twitter: @lpmag

11. Toma decisiones que maximicen tu ROI. "La gestión de activos ayuda a las empresas a maximizar el retorno de cada inversión. Cuando confías en la gestión de activos para informar decisiones de compra y mantenerte al día con el mantenimiento continuo, obtendrás más vida de tus activos costosos.

"Además, al mejorar la utilización de activos en la fuerza laboral, los flujos de trabajo se vuelven más eficientes y la producción aumenta. La eliminación o reducción de desperdicios por activos perdidos o robados también se reduce. Finalmente, la gestión de activos permite la programación eficiente de activos compartidos entre equipos y departamentos, reduciendo la necesidad de comprar activos duplicados innecesariamente." – 4 Goals for Asset Management, Camcode; Twitter: @camcode

12. Invierte en e implementa tecnología Big Data. "Herramientas como escáneres portátiles y etiquetas RFID pueden ayudarte a identificar y corregir inexactitudes rápidamente. La información, después de todo, es vital para cualquier programa exitoso de gestión de activos. Antes de elegir software o equipo, debes desarrollar e implementar procedimientos de monitoreo y evaluación de equipos. Una vez que hayas implementado un nuevo sistema de gestión de activos, es necesario evaluar y monitorear continuamente el sistema de software elegido para asegurar que funciona correctamente y se conforma con los procedimientos de gestión establecidos. Esto incluye desarrollar mecanismos para identificar y corregir inexactitudes de datos." – Ryan Ayers, Asset Management for Your Construction Firm, Business.com; Twitter: @businessdotcom

Mejores Prácticas de Gestión de Inventario de Activos

13. Integra todos y cada uno de los sistemas de gestión. "Para agilizar tus pedidos de partes, devoluciones, facturación y procesos de pago, es importante ver cómo tus sistemas de gestión de flota y otro software están conectados. La integración también asegura la precisión de datos y reduce las demandas en personal administrativo, financiero y otro, en algunos casos incluso reduciendo necesidades de personal." – Lynne White, Having the Right Parts on Hand When Needed is Critical for Any Successful Workshop, Chevin; Twitter: @chevintweet

14. Encuentra formas de automatizar tu inventario de activos. "Algunas soluciones de software de gestión de red pueden descubrir, mapear activos de red y crear inventarios que se actualizan automáticamente para reflejar cambios en la configuración y estado del dispositivo, y presentar la información al administrador a través de vistas bien organizadas e informes completos.

"Lo importante es que las herramientas funcionen a través de una variedad de tecnologías y protocolos—ARP, SNMP, SSH, Gestión de Infraestructura Virtual, direccionamiento IP, ICMP, LLDP, WMI y Telnet—para descubrir, localizar y recopilar información completa de dispositivos a través de enrutadores, impresoras, conmutadores, servidores y firewalls." – Best Practices Asset Inventory, WhatsUp Gold

15. Establece KPIs de inventario a prueba de balas. "Los KPIs de inventario miden tu rendimiento en un área particular durante una cantidad específica de tiempo hacia un cierto objetivo. Ayudan a eliminar conjeturas dándote hitos claros para alcanzar cada semana, trimestre o año. Con ellos, tendrás los datos que necesitas para tomar decisiones inteligentes y estratégicas para tu negocio." – 10 Inventory Management Best Practices for Improving Your Business, Dear Systems; Twitter: @DearInventory

16. Adopta medidas de seguridad especializadas para tu departamento de partes. "Asegura que se tomen medidas de seguridad efectivas en el almacén de partes. Varias prácticas críticas deben considerarse. Limitar el acceso al inventario del almacén de partes es crucial para mantener la precisión del inventario. Adopta una política de que los inventarios de partes son 'fuera de límites' y solo los empleados del departamento de partes tienen acceso.

"La primera forma de asegurar esto es adoptar medidas de seguridad físicas como mostradores de partes que impiden que los empleados entren en ubicaciones de stock de inventario y saquen partes requeridas. Permitir que todos tengan acceso puede hacer que los inventarios de partes se vuelvan inexactos rápidamente. La segunda práctica para ayudar a lograr este objetivo es instalar sistemas de cámaras de seguridad y comenzar a utilizar acceso con credenciales a puntos de entrada y salida." – Brian Barry, 7 Spare Parts Inventory Management Best Practices, F. Curtis Barry & Company; Twitter: @FCurtisBarryCo

17. Desarrolla un sistema de soporte de inventario hecho para tu situación. "El inventario optimizado requiere puntos de datos obtenidos frecuentemente y evolución del inventario en cuestión basado en esas mediciones en tiempo real. Un sistema de soporte de decisiones que incorpora metodologías de mejores prácticas da a los gerentes de inventario una herramienta poderosa para gestionar sus objetivos de negocio y hacer que sus equipos sean significativamente más efectivos." – 12 Best Practices of Inventory Optimization, Oniqua; Twitter: @oniquaanalytics

18. Desarrolla un plan de almacenamiento que se adapte bien a tu almacén específico. "Típicamente se piensa en los almacenes como esos lugares donde se guardan bienes y commodities hasta que se distribuyen. Los almacenes son en hecho activos de propiedad real complejos que requieren acceso (como ferrocarril, agua y carreteras), seguridad, tecnología IT, controles de temperatura, y gestión de ciclo de vida y cadena de suministro. Estos factores influyen en cómo las agencias evalúan y analizan el almacén como un activo de propiedad real para requisitos de misión y programa actuales y futuros. Las estrategias de reducción para almacenes deben tener en cuenta las funciones apoyadas por los materiales almacenados en los almacenes, la cadena de suministro necesaria para hacer el uso más eficiente del almacén, inteligencia de negocio en tiempo real y los avances tecnológicos que requieren menos recursos para apoyar la misión." – White Paper on Warehouse Management Best Practices, General Services Administration Office of Government-wide Policy; Twitter: @USGSA

19. Prioriza tu planificación de acción de demanda. "Ser capaz de prevenir y predecir la demanda permite la maximización de ahorros de costos. Con respecto a la gestión de inventario, permite a tu negocio establecer los niveles mínimos y máximos de inventario. El inventario inactivo es costoso debido a los gastos incurridos en manipulación y monitoreo, así como los costos adicionales de almacenamiento." – What is Inventory Management and Control?, Amcap; Twitter: @amcapaus

20. Solo invierte en tecnología que proporcione análisis en tiempo real. "Una vez que tienes información minuto a minuto sobre niveles de inventario y estado de cumplimiento, necesitas poder analizar continuamente tu cadena de suministro para asegurar el cumplimiento de demanda rentable. ¿Los niveles de stock insuficientes resultarán en multas de nivel de servicio o ventas perdidas? ¿El sobre-stock llevará a aumentos en inventario obsoleto? Conclusión: ¿Cuál es la respuesta más rentable a una situación de stock dada? Dar a los planificadores visibilidad en tiempo real respaldada por análisis sofisticados que extraen simultáneamente de todos tus datos disponibles en la red." – 4 Best Practices for Agile Inventory Management, Infor; Twitter: @infor

21. Desarrolla un plan de auditoría inteligente y consistente para los escenarios menos esperados. "Otros problemas que pueden surgir y ser de preocupación para un auditor incluyen el momento de la observación del inventario. Las observaciones usualmente tienen lugar a finales de octubre o finales de diciembre. Típicamente, debido a festividades de fin de año y/o problemas climáticos, las observaciones de inventario se realizan en octubre. Sin embargo, si el cliente es más propenso a fraude/manipulación y es notorio por eso, los auditores pueden aparecer a finales de diciembre para obtener datos más confiables.

"Otro problema es si el auditor necesita traer un especialista o realizar algunas pruebas fuera del sitio para asegurar que el inventario en el almacén es genuino. Por ejemplo, para algunos bienes como joyas, granos u otros productos de alta tecnología, es poco común que el auditor regular diferencie entre bienes reales y falsos. Los auditores pueden querer traer un especialista para un examen exhaustivo o enviar algunas muestras a un laboratorio para pruebas adecuadas." – What is an Inventory Audit?, CFI; Twitter: @InnovationCA

22. Diseña un manual de políticas y procedimientos hermético hecho para los activos fijos de tu negocio. "Las políticas y procedimientos deben establecerse para asegurar una contabilidad consistente y correcta para y gestión de activos fijos. Tales políticas necesitan cubrir todos los aspectos posibles de activos fijos. Considera áreas como: umbral de capitalización; tratamientos contables; proceso de aprobación de adquisiciones, transferencias y disposiciones; vidas útiles/depreciación; construcción de activos; capitalización de costos de deuda (US GAAP); inventarios periódicos de activos fijos; y así sucesivamente." – Fixed Asset Best Practices, Simplestudies; Twitter: @simplestudies

23. Prepárate para lo peor. "La obsolescencia es un hecho inevitable de la gestión de inventario, pero desafortunadamente muchas organizaciones la gestionan reactivamente. Para gestionar la obsolescencia proactivamente, las organizaciones deben poder responder preguntas como: ¿Cómo podemos anticipar la obsolescencia? ¿Qué planes de contingencia tenemos? ¿Cuáles son nuestras necesidades más importantes? ¿Debemos mantener artículos o reemplazarlos? ¿Cómo aseguramos la seguridad?

"Tales organizaciones deberían desarrollar un proceso de evaluación de riesgo de obsolescencia, ayudando a los gerentes de inventario a evaluar la probabilidad de que los artículos se vuelvan obsoletos y marcar los artículos que están en mayor riesgo de volverse tales. Para aumentar el proceso, los gerentes de inventario pueden usar analíticas para identificar artículos ya obsoletos, identificar artículos que la organización puede permitirse gestionar reactivamente y reducir el esfuerzo manual involucrado en calcular la probabilidad de obsolescencia. Incorporar analíticas en el proceso de obsolescencia da a las organizaciones los datos que necesitan para aplicar estrategias de mitigación como acuerdos con proveedores, actualizaciones de sistemas o compras de mitigación de riesgo." – Tristan O’Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization, IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter: @IBMAnalytics

24. Comparte tu estrategia de gestión en todos los departamentos. "Crear la estrategia para cambiar el comportamiento de los empleados comienza varios meses antes de que se implementen cambios en el piso del almacén. Para establecer el alcance del proyecto, necesitas definir cómo se verán los cambios y crear la visión de beneficios que resultarán del proyecto.

"Siempre es una buena idea obtener un nuevo par de ojos para ver una situación actual y preguntar por qué hacemos las cosas de esta manera. Para evaluar las barreras y problemas que enfrentan los empleados del almacén, selecciona un equipo de empleados que representen una muestra transversal de la organización. El equipo debe consistir en un líder de equipo, patrocinador y cuatro a cinco miembros del equipo. Los miembros de este equipo deben ser empleados que sean vistos como líderes en la organización y que se sientan cómodos haciendo lluvia de ideas para nuevas ideas que proporcionen soluciones a las prácticas actuales de almacén que causan desperdicio." – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance, Life Cycle Engineering; Twitter: @LCE_Today

25. Sé consciente de todos los activos fantasma. "Elimina los activos fantasma en tu inventario. Hay momentos en que artículos que se han perdido o robado aún están en los registros de inventario. Estos se conocen como activos fantasma. Más a menudo que no, los activos fantasma eran artículos que se han registrado inexactamente." – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important, AER Worldwide; Twitter: @AERWorldwide

26. Establece parámetros de reorden especializados. "Los parámetros de reorden — niveles mínimo y máximo (MIN/MAX) — usados por el sistema de gestión de materiales ERP para generar órdenes de reposición son los principales determinantes de los resultados de inventario. Los parámetros de reorden deben optimizarse periódicamente para reflejar cambios. El proceso de optimización aborda:

• Selección de algoritmos apropiados para optimizar niveles mínimos y máximos de stock
• Uso de un modelo de costo económico que considere costos de mantenimiento de inventario, reposición, urgencia y faltantes de stock como alternativa preferida a un enfoque de nivel de servicio fijo
• Análisis de grupos de artículos en lugar de uno por uno, uno a la vez
• La capacidad de realizar modelado 'qué pasaría si' y comparar resultados optimizados contra el rendimiento actual de inventario
• Consideración de restricciones 'del mundo real' incluyendo capacidad máxima de contenedor, capacidad de almacenamiento y más

– Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization, Manufacturing.net; Twitter: @MnetNews

27. Diversifica tus atributos SKU. "La más común de las mejoras de proceso es usar muchos más atributos asociados con cada SKU para en efecto crear un número mucho mayor de clases de artículos a las que se asignan diferentes políticas – mucho más allá de los tres o cuatro niveles estándar que la mayoría de las empresas aún usan. Estos atributos pueden incluir tiempos de entrega, variabilidad de oferta y demanda, patrones de consumo, criticidad, velocidad y varios otros. Cuantas más dimensiones use una empresa, mayor precisión tendrá en la gestión de inventarios. No es raro ver 10-12 dimensiones siendo usadas en empresas de clase mundial." – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks, CSCO Insights; Twitter: @cisco

Consejos de Capacitación en Inventario de Activos

28. Invierte en sesiones de capacitación en inventario de activos. "Tener personal bueno y competente puede marcar toda la diferencia para el éxito de una empresa. La capacitación en gestión de inventario equipa a tus empleados con las últimas ideas y métodos de mejores prácticas de control de inventario. Proporcionar a tus empleados capacitación en gestión de inventario es esencial si los objetivos de una organización han de ser cumplidos adecuadamente.

"Al invertir en capacitación de inventario, puedes asegurar que tus empleados reciban las herramientas necesarias para hacer su trabajo efectivamente. La capacitación ayuda al personal a mejorar su conocimiento, habilidades y capacidades, mejorando su eficiencia general y reduciendo desperdicio de inventario. Esto a su vez llevará a un rendimiento de mayor calidad." – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff, Unleashed; Twitter: @unleashedteam

29. Para promover la precisión, proporciona a tus trabajadores capacitación adecuada en sistemas. "Un sistema computarizado de inventario y contabilidad de activos ayuda a mantener tu información de activos organizada durante su ciclo de vida y reduce el riesgo de error humano. Si se usa regularmente durante tu proceso de inventario anual, una buena solución puede ayudar a asegurar que todos los datos sean precisos y estén actualizados. Así que la próxima vez que intentes ver los detalles de un activo, como su número de serie o información financiera, puedes estar seguro de que la información en tu base de datos es correcta.

"Mantener datos precisos dentro de tu sistema de gestión de activos durante el año significa que es más probable que termines con informes financieros en los que puedas confiar. Esta información es crítica para el cumplimiento y ayuda a respaldar la toma de decisiones informadas durante los procesos de presupuestación y planificación." – Automating Asset Tracking & Inventory Processes | 5 Benefits, AssetWorks; Twitter: @assetworks

30. Enfócate en desarrollar tus habilidades de liderazgo. "Los gerentes de inventario necesitan ser líderes efectivos. Contratan y despiden y gestionan un equipo de empleados, y todos los desafíos que eso conlleva. Necesitan liderar a su equipo. También necesitan ser capaces de tomar dirección y trabajar como parte de un equipo más grande. La mayoría de los gerentes de inventario necesitarán trabajar con departamentos de marketing y ventas así como gerentes de compras para organizar el flujo eficiente de inventario dentro y fuera de la empresa." – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do, System ID; Twitter: @System ID

31. Prioriza la conciencia de seguimiento de productos. "De año en año, es beneficioso saber qué se vende y qué no. Esta información te ayuda a planificar y tomar decisiones de negocio más informadas para el futuro. Evitarás pérdidas debido a productos que permanecen en estanterías demasiado tiempo o perdiendo ventas porque los productos se agotan demasiado rápido para la demanda del cliente." – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management: What’s the Difference?, Score; Twitter: @SCOREMentors

32. Aprovecha las soluciones de incorporación/capacitación de tu sistema de gestión de inventario. "Muchos proveedores de soluciones de gestión de inventario en el mercado actual ofrecen servicios de capacitación o incorporación para que tanto tú como tus empleados puedan aprender a aprovechar al máximo las características y capacidades del sistema. El equipo detrás del servicio mismo podrá darte la visión más completa del sistema, y podrán proporcionar apoyo y asistencia adicional en cualquier área necesaria." – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory, Vend; Twitter: @vendhq

33. Adopta un enfoque sistémico para la gestión de activos de inventario. "Una empresa puede obtener el mayor beneficio de un programa de gestión de activos cuando integra todos los aspectos involucrados en el control de activos y sus costos. El programa debe cruzar todas las líneas entre departamentos y disciplinas para enfocarse en el valor total. Los gerentes deben usar un enfoque sistemático, aplicando estándares de manera estructurada.

"Los riesgos deben evaluarse y, si es necesario, encontrar compromisos que mejor equilibren riesgo contra rendimiento y costo. El programa debe permitir a los gerentes examinar activos en el contexto de su uso y valor para la empresa. Un buen programa de gestión de activos también será sostenible, ayudando a optimizar la vida de los activos considerando efectos a largo plazo como el impacto ambiental." – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program?, Chron; Twitter: houstonchron

34. Proporciona capacitación suficiente – y prográmala apropiadamente. "Estudiando tu historial de órdenes de trabajo y tu programa de mantenimiento, usualmente puedes predecir con precisión cuánto personal y cuántas horas-hombre puedes anticipar necesitar durante el año. Con este número en mente, puedes entonces programar a tus empleados apropiadamente y no solo tener trabajadores parados girando los pulgares. O tal vez descubrirás que tu problema no es sobre-personal sino sub-personal. Perder un mantenimiento rutinario aquí o allá sucede – pero cuando comienzas a perdarlos frecuentemente por no tener suficiente personal, las cosas pueden ir cuesta abajo muy rápido." – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management, Mapcon; Twitter: @MAPCONtech

35. Una vez que hayas implementado un programa de capacitación en inventario de activos, sácalo el máximo provecho reforzando tu inventario de habilidades. "Un inventario de habilidades resume las habilidades, educación y experiencias de los empleados actuales. Dependiendo del tamaño y complejidad de un negocio, el proceso para preparar un inventario de habilidades variará. Algunas empresas usan software comercial. Otras firmas usan programas de base de datos. Algunos pequeños negocios usan hojas de trabajo simples o incluso un sistema basado en papel para preparar el inventario de habilidades.

"Sea cual sea el método, si se hace correctamente, un inventario de habilidades proporcionará un inventario empresarial colectivo de las habilidades, conocimientos y experiencia del mundo real que la fuerza laboral de una firma posee." – Robert Tanner, MBA, Founder & Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory?, Management is a Journey; Twitter: @mgmtjourney

36. Asegura que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades relacionadas con el inventario de activos. "Ver caer las métricas de inventario es un ejercicio de futilidad sin un equipo para arreglarlo. Puede que no necesites un gerente de inventario o stock dedicado, pero si la responsabilidad recae en otro jefe de departamento, asegúrate de que estén bien conscientes de su rol y las metas que se espera que alcancen. Si tus métricas de éxito no están donde deberían estar, es hora de programar una reunión." – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking, Action Storage; Twitter: @ActionStorage

37. Erradica el robo interno con contabilidad adecuada de inventario de activos. "Para prevenir el robo por personal administrativo, practica buena contabilidad. Asegura que ninguna persona controle demasiadas partes de cualquier transacción financiera. Compras, nómina, reembolsos y otros desembolsos deberían requerir revisión y firma por un miembro senior del personal.

"Realiza conciliaciones bancarias y revisa estados de cuenta de tarjetas de crédito de negocios cada mes. Trabaja con un contador de negocios calificado para asegurar que los libros se mantengan adecuadamente, las transacciones se registren correctamente y la pista de auditoría no muestre actividad sospechosa." – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft, Xero; Twitter: @Xero

38. Incentiva la participación en capacitación y programas de desarrollo profesional relacionados con activos. "Considera ofrecer un programa que pague algo, o incluso todo, de un curso de desarrollo profesional para tu personal de almacén. Estos incentivos son ganar-ganar – tus empleados se sentirán cómodos con el cambio, y el conocimiento que ganen puede impulsar tanto una implementación más rápida como una operación más efectiva." – Stephen "Stevie" Hay, General Manager of Aptean's Distribution & Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation, Aptean; Twitter: @aptean

Consejos de Gestión de Inventario de Activos TI

39. Haz uso de un software de seguimiento de activos todo incluido. "Lo más probable es que ya estés por delante de la curva y hayas invertido en software de seguimiento de activos de algún tipo, pero solo porque tienes esa base cubierta no significa que sea la mejor opción para los activos de tu negocio.

"Para asegurar que lo sea, asegúrate de que el software te permita ingresar información compleja y completa sobre tus activos, incluyendo ubicaciones, equipos y componentes. Además de la jerarquía, también garantiza que estos detalles puedan alterarse fácilmente en tiempo real para reflejar cambios en programas de mantenimiento, actualizaciones sobre depreciación y toda otra información relevante.

"Para lo mejor en seguridad de seguimiento de activos, opta por un software que incluya tecnología GPS, especialmente si tus activos de equipo se mueven a menudo. Hacer uso de capacidades GPS hace que tus activos de mayor valor sean siempre localizables, incluso si un robo está en progreso." – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management, Camcode; Twitter: @Camcode

40. Asegúrate de que tu sistema elegido incluya una función integral de 'service desk'. "Bueno, por mucho que quieras negarlo, siempre es mejor asegurar que tu service desk tenga un módulo de gestión de activos en lugar de invertir en un software de gestión de activos independiente. Asegurar que tu software de gestión de activos sea parte de la solución de service desk asegurará que el intercambio de datos a través de la organización sea eficiente. Además, tener una solución de service desk que tenga módulo de gestión de activos asegurará un funcionamiento optimizado de todos los equipos en una organización." – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software, Freshservice Blog; Twitter: @freshserviceapp

41. Selecciona un sistema de gestión de inventario de activos que se integre con tu sistema contable. "Idealmente, quieres que tu sistema de gestión de inventario se integre con tu sistema contable para que tengas información financiera actualizada que te ayude a entender cómo va tu negocio, para que puedas tomar decisiones oportunas y bien informadas. Para negocios que ya usan el software contable QuickBooks de Intuit, las valoraciones de inventario pueden rastrearse en tiempo real y los estados financieros se actualizan sin problemas para cambios de inventario.

"Sea cual sea el sistema que decidas usar, mantén su efectividad realizando conteos de inventario regulares de lo que tienes en stock, y concilia cualquier diferencia entre tu cuenta de inventario físico y tus registros de inventario de manera oportuna. Debes entender por qué ocurren estas diferencias de conciliación y gestionar el riesgo potencial de robo." – Orin Schepps, Seeing Clearly: 3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter: @Consultancellc

42. Considera la gestión de activos TI en términos de centralización. "En la realidad, todas las tiendas de TI deberían tener los medios (políticas, procedimientos, herramientas) para apoyar la gestión de activos para la empresa. La capacidad de registrar compras, costos, contratos, ubicaciones y datos de disposición ayuda a la organización a tomar decisiones informadas sobre compras estratégicas.

"Estamos a favor de minimizar los riesgos incrementales y costos relacionados asociados con proyectos de infraestructura TI basados en información vieja, incompleta y/o menos precisa. Así que tener una ubicación central de estos activos ayuda a realizar actualizaciones importantes en versiones de equipos y software." – Norm Brien, IT Asset Management: How to Be Efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Usa tu TI para priorizar auto-auditorías. "El riesgo es la causa principal de incertidumbre en cualquier organización. Así, las empresas se centran cada vez más en identificar riesgos y gestionarlos antes de que incluso afecten el negocio. En el mundo de la gestión de inventario TI, los procesos de auto-auditoría pueden ayudar a las empresas a ser proactivas en encontrar problemas antes de que ocurra una auditoría real. Mantenerse al día con las auditorías también puede facilitar proyectos más fluidos como consolidaciones de centros de datos o desmantelamientos.

"Si bien muchas empresas realizan auditorías superficiales y algunas podrían hacer auditorías más extensas en ocasiones, estas auditorías a nivel de superficie probablemente no revelarán problemas que se encontrarían durante una auditoría real de cumplimiento de software." – Jeremy Schaller, IT Inventory Management: What, Why, and How (Best Practices), exIT Technologies; Twitter: @exittech

44. Aprovecha la programación automatizada de mantenimiento para todos los activos. "La mayoría del software de gestión de mantenimiento te permite mantener notas detalladas sobre todos los aspectos de cualquier activo dado. Aprovecha esto manteniendo historial de mantenimiento y costos. Esto puede servir como punto de comparación para el futuro, o como forma de medir si un cierto modelo es confiable una vez que el reemplazo se vuelve necesario. Similarmente, mantener los eventos de calibración y resultados de solución de problemas para un activo será útil a través de múltiples ubicaciones y para múltiples activos." – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software, DPSI; Twitter: @dpsiCMMS

45. Usa tecnología de etiquetas de activos probada y verdadera para rastrear tus activos. "A medida que tu negocio crece, está destinado a adquirir una gran base de activos. Con todas estas herramientas y máquinas adicionales, el control de inventario se volverá difícil. La salida fácil sería idear un sistema de seguimiento que haga los procesos de inventario mucho más fluidos. Para comenzar, necesitas ingresar todos los IDs de activos ubicados en tu almacén. Esto es importante porque tus empleados deben saber dónde se encuentra una pieza particular de equipo. ¡Los datos instantáneos sobre activos ayudan a los trabajadores a llevar a cabo sus tareas diarias mucho más eficientemente!

"Con características especiales incluidas en el software de inventario de activos, puedes crear códigos de barras para todos tus artículos de oficina. Las etiquetas de código de barras y QR te permiten escanear e ingresar rápidamente toda la información relevante en tus sistemas. Por ejemplo, puedes guardar la ubicación del almacén del activo X en un momento particular. Las etiquetas de activos también te permiten rastrear movimientos de inventario cada vez que un empleado retira un activo. Monitorea actividades de negocio con información fácilmente accesible para aumentar la optimización de activos." – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software, EZOfficeInventory; Twitter: @officeinventory

46. Implementa el mejor soporte de sistema posible. "Incluyendo reporte de excepciones, inventario en mano y disponibilidad de pedidos por ubicación, así como proyección de cómo se venden SKUs vs. cuándo se necesitan colocar órdenes de compra para prevenir faltantes de stock. Esto también incluye tener la capacidad de reservar una cantidad de SKU para una orden de cliente, y gestión de proveedores para monitorear y rastrear órdenes enviadas por proveedores." – Curt Barry, Founder & Chairman of F. Curtis Barry & Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management, Multichannel Merchant; Twitter: @mcmerchant

47. Confía en la automatización de vanguardia. "Gestionar activos manualmente toma mucho tiempo, esfuerzo y costos sin obtener resultados equivalentes. Para optimizar tu gestión de activos, considera usar una solución de gestión de activos automatizada. Este software automatiza tus procesos de gestión de activos, como seguimiento de valor y depreciación de activos, mantenimiento de activos, gestión de contratos, análisis de costos y generación de informes en profundidad. Al automatizar tareas complejas de gestión de activos, podrás mejorar la eficiencia, efectividad y productividad de tu negocio." – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency, BusinessTech; Twitter: @HashMicro

48. Usa los datos TI de tu empresa para hacer predicciones de panorama general. "Entiende que en el clima económico actual, el efectivo es rey. Si estás en una buena posición, haz recortes a tu gasto pero invierte en herramientas y personas que te ayuden a largo plazo a hacer crecer tu negocio e impulsar mayor eficiencia. Con despidos y empresas ansiosas por mantener ventas altas, puedes asegurar talento de alta calidad y excelentes ofertas en las herramientas tecnológicas que necesitas." – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management, All Business; Twitter: @AllBusiness_com

49. Asegura que tus sistemas de gestión de inventario de activos TI vengan equipados con herramientas de integración fáciles. "La aplicación de Gestión de Activos TI debería ser fácil de integrar con otras aplicaciones. Imagina pasar horas solo para integrar la aplicación de Gestión de Activos TI con la aplicación de helpdesk que usa tu empresa. Será solo una pérdida de tiempo y trabajo duro, y ahora imagina qué pasará si tu empresa decide mudarse a un software de tickets diferente. Será un doble golpe. Ahora, tendrás que pasar tiempo aprendiendo la nueva aplicación de helpdesk y al mismo tiempo tendrás que pedir a un experto que pase una cantidad considerable de tiempo averiguando cómo integrar la aplicación existente de gestión de activos TI con la nueva aplicación de helpdesk que acabas de comprar." – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software, Maintworld; Twitter: @maintworld

50. Integra todos los datos ERP con un software de gestión basado en activos. "Las empresas deberían considerar integrar su solución de planificación de recursos empresariales con software de gestión de inventario. Implementar tecnologías de recolección de datos móviles en el almacén ayudará a mantener a empleados y gerentes al tanto del inventario y les ayudará a ver dónde y qué tienen en sus estanterías, permitiendo una selección y entrega más fácil." – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management, RFgen; Twitter: @RFgenSoftware