50 Mejores Prácticas Comprobadas para una Gestión Efectiva de Activos de TI

La Gestión de Activos de TI (ITAM) requiere la cuidadosa construcción de procesos de negocio que permitan la identificación, seguimiento y gestión de activos relacionados con TI para una organización. Para mantener el control adecuado sobre todos los activos, es importante considerar exactamente cómo implementarán las herramientas ITAM. Con consideraciones regulatorias, de seguridad y protección que varían entre industrias y empresas, estas decisiones son cruciales.

Con el mercado global ITAM esperado que duplique para 2026 superando los 2.000 millones de dólares, hay tremendo interés en estas tecnologías y sistemas. Un programa ITAM bien desarrollado requerirá la participación de toda la plantilla para tener éxito. Mantener registros precisos, implementar etiquetas de activos (como etiquetas de lámina, etiquetas rígidas Metalphoto®, etiquetas de vinilo a prueba de manipulación y destructibles para disuadir robos), y seguir planes de mantenimiento preventivo son solo algunos de los muchos pasos requeridos.

En este artículo reunimos 50 mejores prácticas ITAM para ayudarle a desarrollar un plan robusto de gestión de activos de TI. La lista se centra en consideraciones de hardware y cómo aprovechar mejor una plataforma de software y una plantilla comprometida para monitorizar y rastrear activos críticos. Esperamos que encuentre ideas para mejorar su enfoque ITAM y nuevas formas de minimizar costes y maximizar productividad.

• Mejores Prácticas para Inventario de Activos de TI
• Gestión del Uso de Activos de TI por Empleados
• Mejores Prácticas para Etiquetado y Seguimiento de Activos de TI
• Mejores Prácticas Generales de Gestión de Activos de TI

Mejores Prácticas para Inventario de Activos de TI

1. Inventarie correctamente sus componentes de TI. «Ahora, desglose ese marco en sus componentes TI individuales y cómo se relacionan con su propósito, estrategia y visión. Cree un inventario de componentes TI, comparando lo que quiere que TI haga contra lo que ya hace. Cree este inventario como vista de alto nivel de lo que TI proporciona, similar a un organigrama. Busca áreas funcionales que definan su organización TI.» – Joe Hertvik, Organizational Change Management (OCM): A Template for Reorganizing IT Around Your Vision, BMC; Twitter: @bmcsoftware

2. Elimine activos fantasma y zombi. «Los activos fantasma son los que faltan/roban o están en sus libros pero físicamente no disponibles. Los activos zombi están físicamente pero no en los libros. Ocurren por prácticas de gestión ineficientes y ambos afectan a impuestos. ¿Por qué el activo fantasma es problema? Porque paga impuestos por un activo que no usa.» – 7 Best Asset Management Practices for Your Business, AssetInfinity; Twitter: @assetinfinity

3. Inventarie correctamente activos «Traiga su Propio Dispositivo» (BYOD). «El tercer paso es asegurar que sus activos móviles también se rastreen. Inicialmente, puede no tener política ITAM BYOD, pero puede empezar pidiendo a usuarios registrar dispositivos personales para seguimiento MDM. Estos dispositivos están dentro y fuera de la red doméstica, requiriendo técnicas de descubrimiento dinámico.» – IT asset management best practices, ManageEngine; Twitter: @manageengine

4. Sepa cuándo actualizar activos obsoletos. «No saber qué activos tienen empleados puede impactar negativamente su trabajo. Equipos obsoletos en la red podrían causar lentitud en apps críticas o influir negativamente en experiencia de usuario. Rastrear ciclos de vida y encontrar formas de actualizar o reemplazar seguramente mejora productividad.» – Eric Dosal, What is IT Asset Management (ITAM) & Why is It Important?, Compuquip; Twitter: @compuquip

5. Use un proceso automatizado de descubrimiento de activos. «Usar funcionalidad automatizada de descubrimiento y gestión, junto con herramienta de monitorización de servidores y aplicaciones, permite ver detalles de inventario informático mientras se soluciona un fallo de servidor o rendimiento de aplicación. También puede detectar uso no autorizado o no conforme de hardware o software en estaciones de trabajo.» – What is IT Asset Management – Best Practices, DataVista; Twitter: @datavista_inc

6. Considere herramientas automatizadas de detección de activos. «Estos datos se almacenan en repositorio central, cuya logística no siempre es práctica dado el tamaño de stacks tecnológicos hoy. Por eso software ITAM de terceros puede ser beneficioso. Estas herramientas detectan automáticamente hardware, software y activos de red, recopilando y almacenando datos para decisiones inteligentes y optimizar ROI.» – What is IT asset management?, Workflow; Twitter: @ServiceNow

7. Use herramientas de inventario automatizadas y físicas. «Tanto descubrimiento automatizado como herramientas de inventario físico como escaneo de código de barras son necesarias para gestión continua de activos en porciones operativas y no operativas del ciclo de vida. Sin capacidades de inventario físico, es imposible soportar ciertos procesos ITAM, como recepción e inventario físico (rolling).» – IT Asset Management: It's All About Process, Provance & Gartner. Twitter: @Provance

8. Adopte prácticas de planificación estratégica de inventario. «Cuando rastrea qué inventario tiene en su infraestructura TI, es más fácil planificar gasto futuro en activos. Sin saber qué existe en sistemas de usuarios finales – hardware y software – es muy difícil planificar presupuesto de adquisiciones. Puede terminar adquiriendo más activos, y no requeridos. La gestión centralizada y simplificada le permite escanear toda su red y listar hardware y software en uso.» – Vinod Mohan, IT Asset Management Benefits & Best Practices, Solarwinds; Twitter: @solarwinds

9. No olvide la disposición de activos de TI. «La disposición de activos de TI (ITAD) es un negocio sobre eliminación segura y ecológicamente responsable de productos TI obsoletos, anticuados o no deseados. A menudo pasada por alto incluso por organizaciones con departamentos TI robustos, ITAD puede ser uno de los mayores impulsores de valor en ITAM, permitiendo recuperar costes significativos al desechar equipos ya no necesarios. Las organizaciones pueden aprovechar su sistema ITAM para mantener registros de uso de equipos, determinando cuándo reemplazar.» – Mike Bollman, IT Asset Management 101, Cherwell; Twitter: @Cherwell

10. Mantenga un inventario centralizado. «Evaluar su departamento TI es el primer paso hacia un proceso ITAM sólido. Analice y registre activos para crear inventario organizado. Considere todos los aspectos: centros de datos, ordenadores, activos en la nube, redes para crear visión global de recursos. Con software ITAM, puede rastrear fácilmente inventario actual y añadir nuevos productos o información según se adquieren.» – 5 Benefits of IT Asset Management and Best Practices for your Business, Nearshore Technology; Twitter: @nearshore_tech

11. Integre cumplimiento y gobernanza con ITAM. «En el pasado, gestores de activos TI eran vistos más como controladores de inventario, pero ese enfoque antiguo se ha transformado dramáticamente para abarcar obligaciones contractuales incluyendo cumplimiento y gobernanza, obligaciones financieras como ROI y TCO, y procesos de inventario incluyendo controles, prácticas contables, seguridad de marcas y propiedad intelectual.» – Todd R. Weiss, Best practices for IT asset management during a pandemic, Cybersecurity Asset Management; Twitter: @AxoniusInc

12. Cree un proceso formal de retirada de activos. «Según su país hay formas legales de ganar dinero desechando hardware viejo. Organizaciones compran hardware viejo y lo venden como 'reacondicionado'. También hay empresas de reciclaje, organizaciones benéficas y escuelas para donaciones. Importante: debe borrar datos del hardware antes de su disposición. Esto debe ser parte del proceso de retirada.» – David Foxen, The Importance of Effective HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter: @itamreview

Gestión del Uso de Activos de TI por Empleados

13. Evite prácticas TI en la sombra entre el personal. «Cada vez más, aplicaciones, licencias y otros activos TI se compran, gestionan y usan «en la sombra», sin conocimiento del equipo TI central. Software que facilita colaboración puede mantener a TI informado, permitiendo a otros equipos ser más productivos, evitando riesgos y costes innecesarios.» – What is IT asset management (ITAM)?, Atlassian; Twitter: @atlassian

14. Optimice el uso individual de activos. «La gestión de activos hardware se centra en sacar el máximo partido a los activos de la organización usando activos inactivos o infrautilizados. Use el software para mantener un seguimiento preciso del inventario y no gastar de más. Reciba alertas oportunas cuando el inventario alcance umbral de pedido bajo. Crear estándares usando esta información permite comprar solo lo necesario y evitar almacenar activos hardware.» – 6 Ways Hardware Asset Management Software Benefits your Business, AssetSonar; Twitter: @assetsonar

15. Establezca políticas de gobernanza claras. «Queremos creer que tenemos procesos sólidos, pero nuestra estructura organizativa TI no faculta a ningún grupo para establecer un proceso sólido. Un enfoque robusto en buena gobernanza solucionaría esto. Directivos senior deben reconocer que los procesos fallan sin gobernanza. Establecer objetivos específicos que incluyan definir y gestionar alcance. Cambios de liderazgo y negocio impactarán alcance y prioridad. Debemos revisar objetivos, políticas y procesos cuando cambien prioridades.» – Patricia Adams, IT Asset Management Best Practices to Help You Sleep at Night, Ivanti; Twitter: @GoIvanti

16. Gestione la experiencia del usuario final. «A menudo, los activos se renuevan simplemente porque usuarios piden reemplazos, ya que nadie rastrea cuánto tiempo llevan en uso. Alternativamente, se usan hasta que se rompen, o la frustración aumenta por tiempos de rendimiento de apps y almacenamiento limitado en modelos antiguos. Tener un sistema automatizado con fechas de renovación establecidas y que capture tickets de servicio y peticiones TI señalará problemas de rendimiento y dará experiencia más productiva.» – Ian Aitchison, What are some effective IT asset management strategies?, MobiChord; Twitter: @MobiChord

17. Fomente la colaboración entre empleados. «Empodere a sus empleados. Los activos compartidos pueden utilizarse más eficazmente mediante retroalimentación e ideas colaborativas. Además, empleados pueden aportar ideas útiles sobre materias relacionadas con gestión de activos: referencias a seguridad de productos, desarrollo de habilidades, y otros materiales de base de conocimiento actualizables y referenciables por empleados.» – Benefits of IT Asset Management – A good idea for businesses, EZOfficeInventory; Twitter: @OfficeInventory

18. Empodere a empleados para usar información ITAM. «Ante un volumen abrumador de decisiones críticas que deben tomarse casi inmediatamente, los líderes sienten la urgencia de limitar autoridad y ajustar controles. Sin embargo, empoderar a los equipos correctos y aprovechar la información en su sistema ITAM es mejor. Nuestro mundo cambia a ritmo increíblemente rápido, así que usted y sus planes deben ser flexibles y sus decisiones basadas en información oportuna y precisa.» – Position Your Company for Global Resilience, SunView; Twitter: @sunviewsoftware

19. Considere los impactos del trabajo remoto. «Avanzando, todo se medirá diferente porque empleados están en casa. Su satisfacción con TI será qué tan fácil es obtener hardware y activos entregados. Las empresas deben repensar operaciones y el valor que buscan de sus sistemas TI y digitales.» – Hardware Asset Management in the Work-from-home Environment, AMI; Twitter: @AMITracks

20. Mantenga a empleados informados de actualizaciones. «Un proceso eficiente de gestión de activos también asegura cumplimiento de regulaciones relacionadas con equipos, y respuesta a requisitos de auditoría. Además, alertando a su equipo sobre próximas necesidades (actualizaciones de software, mantenimiento rutinario periódico, dispositivos alcanzando fin de vida), puede aconsejar proactivamente acciones para tomadores de decisión, aumentando eficiencia.» – How to Demonstrate the Value of IT Asset Management, SolarWinds; Twitter: @SolarWinds

21. Considere necesidades regulatorias y de seguridad. «La mayoría de empleados en oficina tienen ordenadores de empresa, y las empresas suministran cada vez más TI móvil como smartphones y tabletas. Una solución ITAM ayuda a disuadir robos y transferencias no deseadas, agiliza coordinación de mantenimiento, y permite reemplazos rápidos cuando fallan activos. Ciertos negocios e incluso empresas TI que proveen servicios a industrias altamente reguladas pueden requerir solución de seguimiento de activos que cumpla estándares mínimos.» – Asset Tracking: Custom Systems and Solutions to Monitor and Track Assets across a Range of Industries, Camcode; Twitter: @camcode

22. Recopile retroalimentación continua. «Su proceso ITAM no es estático. Busque mejorar y refinar continuamente. Mantenga comunicación abierta con su equipo ITAM designado. Solicite su feedback sobre cómo van las cosas y qué necesitan de usted para operar más eficazmente. Solicite feedback de empleados fuera del equipo ITAM y pregúnteles cómo perciben el programa.» – Successful IT Asset Management: 5 Best Practices, Tech Dump; Twitter: @TechDumpMN

Mejores Prácticas para Etiquetado y Seguimiento de Activos de TI

23. Guarde información importante para cada activo. «La información almacenada contra cada activo hardware debe al menos asegurar que el activo puede identificarse únicamente. Para optimizar activos hardware, administradores TI necesitan info adicional sobre garantía, contratos de soporte, mantenimiento, y otras variables. La gestión de activos hardware también necesita datos para soportar SAM.» – How to Effectively Manage Your IT Inventory, Comparesoft; Twitter: @comparesoft

24. Rastree el ciclo de vida completo de activos de TI. «Uno de los principales procesos de ITAM es rastrear el ciclo de vida completo de sus activos. Incluye peticiones de empleado para nuevo activo, aprobación gerencial, adquisición, aprovisionamiento, reciclaje y retirada. Una estrategia ITAM ayuda a establecer procedimientos adecuados para que estos procesos fluyan suavemente. Gestionar cada parte del ciclo de vida asiste a TI para dar servicio de calidad a empleados y mantenerles informados para tomar decisiones correctas.» – What are IT Asset Management Processes?, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

25. Comprenda el coste real de cada activo. «Cada activo tiene un coste, y el dinero es el lenguaje de los negocios. Integre ITAM con gestión financiera TI para ganar más respeto del resto de su negocio. Podrá comunicar costes regularmente mediante facturas showback o chargeback y usar gestión financiera para gestionar demanda y impulsar cultura consciente de costes.» – Brian Hollandsworth, 10 tips on how to win the IT asset management challenge, Network World; Twitter: @networkworld

26. Estandarice su definición de activos de TI. «Equipos y software TI no estándar pueden costar mucho dinero. Causa que personal TI sea menos productivo por falta de experiencia gestionando activos no estándar, cada incidencia resulta en proceso de aprendizaje. Aplicar estándares a activos TI no solo hace al personal más productivo, los usuarios también lo son interactuando con sistemas y datos familiares.» – What is IT Asset Management?, Freshworks; Twitter: @freshserviceapp

27. Contabilice y minimice hardware perdido. «Otros costes incluyen detección, forense, productividad perdida, propiedad intelectual perdida, brecha de datos, y gastos legales, consultoría y regulatorios. Casi la mitad (46%) de portátiles perdidos contenían datos confidenciales. El número de portátiles perdidos y costes asociados son probablemente mayores hoy que hace una década. El problema se agrava por números récord de empleados trabajando desde casa con creciente variedad de dispositivos.» – The Critical Role of IT Asset Management in a Work-from-Home World, Technologent; Twitter: @technologent

28. Comience con un subconjunto de activos. «Empezar con un subconjunto menor da oportunidad de seleccionar activos con mayor impacto, ej. estaciones de trabajo. Al enfocarse en ellas, pone en marcha procesos del paso uno y ve cómo funcionan. Desarrolla mejor relación con equipo de soporte y service desk sobre situaciones «Qué hacer si». Una vez resueltos los problemas, puede gestionar el siguiente subconjunto. El siguiente lote irá más suave, y podrá acelerar la gestión de esos activos.» – Yvette Mathews, Tips for Effective IT Asset Management, ITS; Twitter: @ITS_Partners

29. Use códigos de barras para mejorar asignación de activos. «Junto con sistema de check-in/check-out, un escáner de código de barras puede sugerir automáticamente la ubicación del activo basada en el rol, posición o departamento del nuevo usuario. Ej.: Demi de RRHH necesita portátil tres días. Basado en su departamento, el flujo de trabajo sugiere ubicación Sala 305, que es de RRHH. Así siempre sabe quién tiene qué y dónde. Rastrear ubicación asegura control sobre programa de préstamos.» – Increase IT Asset Management Efficiency With Barcode Scanners, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

30. Seleccione métricas importantes a rastrear. «Además de información general como proveedores, datos de configuración de red, ubicaciones, info de usuarios, licencias, info de compra y disposición, y financiera, deben identificarse métricas clave ligadas a sus objetivos para informes. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar decisiones de compra, rastree métricas como tasa de depreciación, coste medio de mantenimiento y multas medias por violación de arrendamiento pagadas.» – Farida Ali, 7 BEST PRACTICES FOR IT ASSET MANAGEMENT (ITAM), Dynamic; Twitter: @DynamicFutureIT

31. Decida si activos TI deben ser gestionados o no gestionados. «Según riesgos asociados, activos TI deben clasificarse como gestionados o no gestionados. La primera categoría incluye portátiles, sobremesas, móviles, servidores. Estos deben verificarse diariamente. La categoría no gestionada incluye activos que no contienen datos sensibles – hubs, monitores, impresoras.» – Elena Georgescu, IT Asset Management Best Practices: An Overview, Heimdal Security; Twitter: @HeimdalSecurity

32. Comprenda la condición de cada activo. «Esté atento a la condición del activo rastreando métricas que más importan. Estas no solo rastrean info básica; rastrean datos clave ligados a objetivos de negocio. Si tiene buena comprensión de la condición, está más preparado para auditorías y desafíos inesperados en el ciclo de vida. Esto mejora servicio a usuarios finales, cumplimiento, y gasto en compra y gestión de activos.» – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter: @crossfuze

33. Use tanto códigos de barras como RFID para etiquetado de activos. «Aunque el número de serie es dato clave para todos los activos, no debe usarse como único dato estándar para seguimiento e informes aisladamente. El código de barras es la ruta preferida. Permite identificador clave consistente para todos los activos en formato estándar. También permite inventario más controlado. Etiquetas pueden rastrearse y activos confirmarse visualmente y capturarse en inventario. Etiquetas RFID se están volviendo estándar en centros de datos y servidores, y con otros activos que las organizaciones no quieren que salgan. En general, tener solución de etiquetado RFID y código de barras traerá mayor gestión y seguridad a activos hardware.» – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

34. Use documentación estructurada. «Hay más en ITAM que solo escribir cosas. Esa documentación plana no añade mucho valor. La documentación estructurada sí, porque permite vincular cosas de forma significativa. Así sabe qué usuario tiene qué hardware, qué software y qué contraseñas. La documentación plana dice que su cliente tiene diez ordenadores. La estructurada dice qué usuario tiene qué ordenador, a qué está conectado, y para qué lo usa. Poder fluir sin problemas entre diferentes tipos de activos permite obtener valor real de la documentación que usa.» – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter: @itglue

35. Identifique activos TI infrautilizados. «Activos TI infrautilizados llevan a tiempo y dinero desperdiciados, impidiendo el flujo más eficiente de trabajo y procesos críticos. Con entornos multi-cloud complejos, amenazas cibernéticas y requisitos de cumplimiento, las organizaciones se dan cuenta que ITAM es ahora una necesidad empresarial. Para cosechar beneficios de ITAM, deben evaluar cuidadosamente ofertas de Gestión de Activos para asegurar que contienen elementos clave para ITAM exitoso.» – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter: @ITProPortal

Mejores Prácticas Generales de Gestión de Activos de TI

36. Optimice hardware y software. «Al gestionar activos, necesitará tanto hardware como software correctos, y asegurar que estén bien integrados. Deben funcionar bien en tándem sin problemas de compatibilidad. Su hardware es tan importante como el componente software en su sistema de gestión de activos.» – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter: @waspbarcode

37. Planifique por adelantado necesidades de mantenimiento. «Aunque es agradable pensar que la tecnología funcionará siempre como debe, no es práctico ni realista. Debe planificar mantenimiento – tanto programado regularmente como inesperado. Podría significar tener uno o dos portátiles listos como reemplazo, o simplemente tener un plan para qué deben hacer empleados si su equipo técnico les impide tareas rutinarias por un tiempo.» – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsult

38. Proteja sus activos del robo. «El robo de activos fijos es un desafío de seguridad multifacético que distintos tipos de organizaciones enfrentan día a día. Desde dispositivos médicos en hospitales y ordenadores en escuelas o empresas a bulldozers en obras e inventarios en almacenes – hay necesidad de implementar medidas antirrobo técnicas, físicas y lógicas para prevenir pérdida de herramientas caras y críticas.» – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes

39. Realice auditorías para evitar sanciones de cumplimiento. «Más que probable, empresas que enfrentan multas no pretenden operar activos TI fuera de cumplimiento, pero las consecuencias son las mismas independientemente de la intención. Para asegurar cumplimiento y evitar costosas sanciones de proveedores, gestores de activos TI deben realizar auditorías internas regulares para adelantarse a riesgos.» – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software

40. Revise estándares ISO para gestión de activos de TI. «La Organización Internacional de Normalización (ISO) mantiene estándares oficialmente reconocidos para ITAM. Antes de abordar sus activos TI, examine estándares ISO, y considere procesos y herramientas de software TI a implementar. Esta planificación previa vale la pena. Una implementación ITAM exitosa le ayuda a aprovechar al máximo la adopción tecnológica y crecimiento de su organización.» – Robert Izquierdo, A Beginner's Guide to IT Asset Management, The Blueprint

41. Considere usar una base de datos de gestión de configuración (CMDB). «¿Tiene un CMDB? No es necesario para todas las organizaciones, pero puede ser forma útil de: gestionar elementos de configuración (CIs), incluyendo activos TI; entender cómo CIs y activos se interconectan y qué servicios soportan; normalizar datos de múltiples fuentes. Sea cuidadoso sobre qué datos alimenta el CMDB. Aunque puede ser fuente única de verdad importante, no necesita contener cada dato. Solo incluya lo que aporte valor.» – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter: @bmcsoftware

42. Gobierne todo el proceso de gestión de activos de TI. «Constantemente enfrenta presión para pronosticar y presupuestar recursos TI, recortar costes, y mejorar eficiencia departamental. Para tener éxito, necesita controlar todo el proceso de gestión de activos, presupuesto y riesgos contra el rendimiento deseado de los activos. Su mejor oportunidad de ser eficiente es centralizar esta actividad usando un equipo multifuncional.» – Norm Brien, IT asset management: How to be efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Mantenga activos actualizados. «La mejor medida de seguridad contra ciberataques es asegurar que su hardware y software TI estén actualizados con último firewall y otras medidas de ciberseguridad. Empieza con ITAM! Monitorizar regularmente activos TI le mantendrá informado del ciclo de vida de hardware y software para actualizarlos según necesite.» – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter: @GoodFirms

44. Evite gastos TI innecesarios. «Tras una auditoría, interna o externa, algunos interesados se decepcionan al encontrar brecha entre lo que pensaban tener y lo que realmente son sus activos e inventario. La capacidad de ejecutar modelos económicos, de ventas y marketing precisos es invaluable. Facilita negociaciones con terceros y clientes, más rentables. Además, cuando números precisos están en su lugar, tomadores de decisión pueden reubicar, vender, actualizar o reorganizar activos TI. Cualquiera de estas opciones hará tremenda diferencia en presupuesto.» – IT Asset Management: Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter: @gokodes

45. Consolide activos TI. «Al planificar necesidades tecnológicas futuras, es importante considerar limpiar y simplificar su infraestructura TI existente. La consolidación TI es proceso por el cual sistemas redundantes se fusionan y simplifican. Fusionando sistemas, puede reducir costes TI, simplificar tareas de soporte y aumentar productividad general.» – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsulting

46. Adopte una mentalidad de gestión de activos. «Las prácticas de gestión de activos definen acciones para proteger y preservar activos tecnológicos – desde cerraduras físicas en equipos a etiquetas de inventario. En conjunto, la política proporciona la «mentalidad de gestión de activos». Esta mentalidad reconoce que «los activos tecnológicos son importantes para nosotros y nos los tomamos lo suficientemente en serio para poner controles protectores». Para realizar todos los beneficios, esta mentalidad debe integrarse en operaciones diarias y cultura corporativa – y esto se logra mediante política adoptada.» – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter: @ittoolkitcom

47. Aplique aprendizaje ITAM al proceso de presupuestación. «La gestión de activos hardware TI implica rastrear componentes físicos de ordenadores y redes para crear inventario de todos los activos hardware en el departamento TI. Este inventario ayuda a rastrear ciclo de vida del hardware incluyendo cuánto tiempo ha tenido componentes, expiración, etc. Con esta información, puede tomar mejores decisiones presupuestarias futuras basadas en lo que cree que necesitará.» – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter: @InsourceInc

48. Gestione cuidadosamente inversiones ITAM como pequeña empresa. «Cada céntimo cuenta para pequeñas empresas, y es fácil caer en la trampa donde la duda en invertir en ITAM les cuesta mucho más a largo plazo. Empezar típicamente implica auditoría interna para identificar todos los activos TI que la organización posee. Puede ser desalentador y consumir tiempo, incluso con herramientas disponibles. Por eso, externalizar ITAM y otras responsabilidades TI a proveedor de servicios gestionados puede ser a menudo solución más rentable y eficiente.» – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter: @NinjaRMM

49. No confunda ITAM y gestión de configuración. «En la mayoría de casos, la información de configuración simplemente no es adecuada o no lo suficientemente fiable para propósitos ITAM. Ej.: Configuration Manager determina usuario principal de un ordenador, pero esto puede determinarse según cómo el administrador configuró el ajuste – más reciente, frecuente o principal. Similarmente, usar dirección IP para determinar ubicación física de un ordenador no siempre es preciso; pocas organizaciones optimizan asignación de subred IP para mapear fácilmente a ubicaciones definidas para ITAM.» – Brian Field, Don't Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter: @provance

50. Forme un equipo dedicado de gestión de activos de TI. «Seleccione un grupo pequeño pero conocedor de profesionales TI y asígneles identificar necesidades de la organización. Este grupo central debe definir objetivos del programa, determinar qué información debe proporcionar el proceso ITAM, quién necesita la salida, investigar herramientas ITAM disponibles y establecer presupuesto. Necesitarán trabajar con otras partes de la organización y tener autoridad para tomar decisiones sobre práctica ITAM. Una vez aprobado el plan, el equipo ITAM sería responsable de implementación completa.» – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter: @x_assets