4 Estrategias Comprobadas para una Gestión Eficiente de Activos Educativos

No solemos pensar en las escuelas como entidades particularmente ricas en activos, pero cada vez más, las instituciones educativas se están llenando hasta el tope con activos costosos para mantenerse al día con nuestro mundo en constante cambio, impulsado por la tecnología. Se acabaron los días de cuadernos de composición y lápices alineando los estantes de las aulas; no es raro ver incluso a un niño pequeño aprendiendo las ‘ABC’ en una tableta propiedad de su guardería. Debido a esto, la necesidad de rastreo de activos educativos se está volviendo rápidamente una necesidad para todo, desde pequeñas instituciones privadas hasta grandes distritos escolares públicos y universidades.
Entonces, ¿cómo puede usted, como administrador, implementar un programa de gestión de rastreo de activos que se ajuste tanto a las necesidades logísticas como financieras de su institución? Para obtener la respuesta, debe mirar más allá de los procedimientos estándar de las instituciones educativas y, en su lugar, comenzar a hacer lo que los mejores gerentes de cadena de suministro corporativos han hecho durante años en la gestión de los activos de sus empresas. Para integrar su conocimiento experimentado en su institución educativa única, siga estas cuatro mejores prácticas:

1. Desarrolle un Sistema Transparente para Centralizar sus Datos
2. Implemente Procedimientos de Escaneo para su Inventario Móvil
3. Establezca un Sistema de Responsabilidad que Funcione para su Institución
4. Dé a Todos los Empleados un Rol en su Plan de Rastreo de Activos Educativos

Continúe leyendo para saber más sobre cómo la creación de un plan de rastreo de activos educativos puede ahorrarle a su institución tiempo y dinero preciosos.

1. Desarrolle un Sistema Transparente para Centralizar sus Datos

No importa el tamaño o alcance de su institución educativa, es importante que invierta en o desarrolle un sistema al que sus empleados puedan acceder en todo momento. En él, tendrán la capacidad de agregar nuevos activos e informar sobre sus condiciones en tiempo real. Esto funciona especialmente bien para grandes organizaciones que están actualizando constantemente su software y tecnología.
Estos empleados también deberían tener el poder de agregar descripciones de los activos, una forma de reportar daños o robos, y cualquier mantenimiento requerido en el futuro, como fechas de expiración de suscripciones y garantías. Al hacer este sistema completamente transparente, con inicios de sesión especializados para cada empleado, su organización podrá rastrear mejor los activos específicos que contribuyen o no a su éxito general. Comprometerse con un sistema consistente también hará que las revisiones presupuestarias, auditorías y la temporada de impuestos sean mucho más simples y precisas.

2. Implemente Procedimientos de Escaneo para sus Activos Móviles

A medida que nuestro mundo tecnológico continúa evolucionando, también deben hacerlo las instituciones educativas, particularmente aquellas que tienen activos móviles costosos en forma de computadoras portátiles, tabletas, equipos de audio y video, etc. Todos sabemos que poseer estos equipos puede ser una bendición y una maldición; mientras que los dispositivos impulsarán los recursos educativos de un estudiante, desafortunadamente son extremadamente vulnerables al robo.
Para remediar esto, elija un enfoque holístico para mantener el control de sus costosos activos móviles con una solución de etiquetado de activos y escaneo de código de barras. Esto da a los empleados una forma de agregar información de check-in/check-out a su sistema de datos centralizado con un simple escaneo de un código de barras, lo que servirá como datos históricos valiosos para cada uno de sus activos móviles.

3. Establezca un Sistema de Responsabilidad que Funcione para su Institución

No es secreto que muchos que trabajan en el sector educativo a menudo se sienten abrumados por las presiones del día a día, lo que hace que la idea de responsabilidad de activos sea un tema sensible para abordar. Dicho esto, incluso los sistemas de rastreo de activos educativos más completos y automatizados requieren colaboración.
Programe recordatorios trimestrales o mensuales para asegurar que cada uno de sus empleados esté claro sobre los activos de los que son responsables, y siempre proporcióneles instrucciones exhaustivas sobre cómo utilizar mejor el sistema de datos transparente. Por ejemplo, si un maestro tiene 30 portátiles, 20 tabletas y un televisor en su aula, garantice que sepa que cada una de estas piezas de equipo debe ser rastreada por condición, ubicación actual, robo, etc. Recuerde, la claridad es el primer paso para promover la responsabilidad.

4. Dé a Todos los Empleados un Rol en su Plan de Rastreo de Activos Educativos

Quien sea responsable de gestionar su plan de rastreo de activos debe dar a todos los empleados que frecuentemente tienen acceso a activos móviles, en particular, un rol en él. Examine de cerca cada uno de los departamentos de su institución; es probable que los activos costosos se pasen a uno o más departamentos diariamente. Puede ser una necesidad, pero en ello reside la amenaza inherente de propiedad perdida o robada.
Al dar a todos los empleados las riendas de su plan de rastreo de activos, proporcionará instantáneamente un sentido de responsabilidad, sin importar su posición oficial. A veces, todo lo que un empleado necesita para proteger la seguridad de un activo es el conocimiento directo del valor que aporta a la institución.
Mantenga a sus empleados informados proporcionándoles un sistema de rastreo transparente, y usted también descansará tranquilo sabiendo que sus activos están siendo gestionados y protegidos adecuadamente.

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