Las 5 Mejores Prácticas de Rastreo de Activos para Empresas de Servicios Públicos

La gestión adecuada de activos permite a las empresas de servicios públicos atender eficazmente las necesidades de energía y potencia de la nación. Cualquier fallo en este proceso trae el potencial de fallos catastróficos en la infraestructura de la nación.

No estamos hablando de contar unos pocos suministros de oficina. El rastreo y gestión adecuados de activos de empresas de servicios públicos significan saber qué tipo de válvulas se colocaron en un sistema de gestión de residuos y qué edad tienen. Es ser consciente de qué estructuras de postes de madera las empresas de energía necesitan reemplazar después de un desastre natural o provocado por el hombre.
La gestión adecuada de activos le permite:

• Extender la vida de los activos a través de un mantenimiento adecuado
• Basar sus tarifas en revisiones operativas y financieras precisas
• Le permite responder a emergencias de manera más eficiente
• Reducir costos operativos a largo plazo

Hemos reunido esta lista de cinco mejores prácticas comunes que las empresas de servicios públicos deberían seguir para el rastreo y gestión de activos. ¿Por qué no querría hacer todo lo posible para reducir las probabilidades de un fallo de sistema prevenible? Los atajos en la debida diligencia inevitablemente llevan al desastre y a una pérdida de confianza por parte del público.

1. Evalúe los Activos de su Sistema
2. Evalúe su Nivel de Servicio Actual
3. Identifique sus Componentes Más Críticos
4. Mapee sus Costos de Ciclo de Vida
5. Desarrolle un Plan de Mantenimiento

1. Evalúe los Activos de su Sistema

No puede hacer nada para gestionar activos de los que su empresa no es consciente. ¿Puede responder actualmente estas preguntas en relación con los activos en su instalación?

1. ¿Cuántos activos poseemos realmente?
2. ¿Dónde está ubicado cada activo?
3. ¿Cuándo se realizó el último mantenimiento en ese activo?
4. ¿Cuánto vale actualmente ese activo?
5. ¿Es hora de reemplazar este activo en particular?

Comience a responder estas preguntas armando un inventario y un mapa de sistemas. Necesitará un sistema de calificación que identifique la condición actual de ese activo y cuántos meses o años más puede esperar que dure. Finalmente, calcule cuánto costaría reparar o reemplazar el activo.

Ejemplos de lo que debe registrar:

• Fecha en que registra el activo
• La edad del activo
• La naturaleza del activo
• Su expectativa de vida actual
• Con qué frecuencia ha sido reparado

Etiquetar activos permite a las empresas de servicios públicos monitorear con mayor precisión la condición de los activos a lo largo de su ciclo de vida y gestionar mejor el mantenimiento preventivo. Hay numerosos tipos de etiquetas de activos para servicios públicos diseñados para adaptarse a requisitos de aplicación específicos. Elija etiquetas de activos duraderas capaces de resistir las duras condiciones climáticas exteriores a las que muchos activos están expuestos.

2. Evalúe su Nivel de Servicio Actual

¿Qué se necesita para mantener sus activos funcionando a un alto nivel? Observe el tipo de entorno en el que está. ¿Está usando materiales adecuados al clima local? ¿Debería hacerse más para proporcionar refuerzos en áreas donde las inundaciones u otras amenazas naturales son un factor?
Considere cualquier requisito regulatorio de sus reguladores locales o estatales. ¿Todo está a la altura de los estándares requeridos por esas leyes? ¿Estarían contentos los accionistas de la empresa con el nivel actual de mantenimiento que se está realizando? ¿Está poniendo en riesgo el futuro de la empresa al proporcionar un servicio menos que óptimo a varios elementos del sistema?

3. Identifique sus Componentes Más Críticos

Cada activo presenta sus propios riesgos de fallo. Depende de usted entender qué sucede si y cuando falla un componente en particular. ¿Cuánto tiempo tomaría poner el sistema en marcha nuevamente sin él? ¿Es algo que se puede solucionar o su colapso lo detendrá todo?

Juzgando la Naturaleza Crítica de los Componentes 

1. ¿Cuánto depende su sistema del componente?
2. ¿Qué circunstancias causarían un fallo?
3. ¿Qué tan probable es que ocurra el evento?
4. ¿Cuánto costarían las reparaciones?
5. ¿Cuáles son los costos sociales o ambientales de un fallo?

Tómese el tiempo para organizar los componentes del más crítico al menos crítico basado en estas preguntas. Desarrolle escenarios que representen qué sucedería si estos elementos fallaran. ¿Qué tan vulnerable es su servicio público a que una de estas circunstancias se materialice?

4. Mapee sus Costos de Ciclo de Vida

La mayoría de los presupuestos deben tener en cuenta costos operativos, mantenimiento, el nivel de personal necesario. Busca lograr los costos más bajos posibles para el nivel más alto de servicios. Eso no siempre significa encontrar la alternativa más barata. Invertir más ahora en una versión más costosa de un componente podría valer la pena en que esa pieza aguante bien durante una crisis, ahorrándole aún más dinero a largo plazo.

Piense en:

• Qué funciona mejor para su modelo de negocio
• Si estrategias alternativas de gestión presupuestaria podrían ser viables
• Cuánto necesitará reservar para reparación y rehabilitación de infraestructura antigua

Quiere mejorar sus predicciones y evitar reaccionar constantemente a eventos imprevistos. Despliegue sus recursos basándose en la condición de sus activos.

5. Desarrolle un Plan de Mantenimiento

Tener una previsión financiera sólida le ayuda a tomar decisiones sobre cambios beneficiosos para las estrategias de financiamiento a largo plazo de su servicio público. ¿Hay financiamiento suficiente disponible para el nivel de servicio que necesita? ¿Qué tan sostenible es su estructura de tarifas para las necesidades a largo plazo de su sistema?
Una vez que haya hecho eso, ideé un plan de implementación para su sistema de rastreo y gestión de activos. Asegúrese de rastrear qué funciona, qué se puede cambiar y tener en cuenta y acomodar cualquier factor que haya pasado por alto.
Manténgase al día con los nuevos avances tecnológicos en su campo. No tenga miedo de hacer cambios si cree que su servicio público y sus clientes se beneficiarían a largo plazo. El seguimiento constante es la clave para hacer que un plan de gestión funcione.
Los sistemas de servicios públicos de todos los tamaños deberían hacer la inversión en un proceso sólido de gestión y rastreo de activos. Los servicios de agua que atienden a 200 clientes deberían sentir el mismo incentivo para hacer esto que aquellos en los que confían millones.  La planificación a largo plazo pone a su servicio público en posición para enfrentar cualquier desafío natural o provocado por el hombre.