6 Estrategias Comprobadas para una Gestión Precisa de Activos de TI

Las empresas gastan millones cada año manteniendo a su personal equipado con el equipo técnico necesario para apoyar sus roles organizacionales. Parte de esos costos implica reemplazar tecnología desgastada u obsoleta. Algunos surgen debido a que las empresas no realizan un rastreo adecuado de activos de TI.
Perder el rastro del equipo de TI significa que su organización podría terminar gastando dinero en equipos o licencias que ya posee. Las cosas se pierden cuando los empleados cambian a roles que requieren diferentes herramientas o dejan la empresa por completo. También es fácil perder el rastro de los artículos al actualizar el equipo utilizado por un área de negocio.

La mejor manera de evitar que la empresa pierda dinero en costos innecesarios de equipo es siguiendo prácticas sólidas de rastreo de activos de TI. Las empresas se benefician por:

• Reducir costos de mantenimiento
• Optimizar el uso de licencias
• Ayudarle a crear presupuestos más precisos
• Permitirle tomar decisiones de compra de equipo fundamentadas
• Dejarle preparado para auditorías

¿No está contento con el proceso actual de rastreo de activos de TI de su empresa? Desarrolle una solución adaptada a su organización usando estas mejores prácticas.

1. Realice una Auditoría de Inventario Exhaustiva
2. Capture Toda la Información Relevante
3. Mapee los Ciclos de Vida de los Activos
4. Establezca Reglas
5. Asegúrese de Cumplir
6. Encuentre la Solución Automatizada Adecuada

1. Realice una Auditoría de Inventario Exhaustiva

La idea de intentar localizar cada activo dentro de su empresa puede ser desalentadora. No solo hablamos de computadoras de escritorio. Necesita localizar cada teléfono de escritorio, dispositivo móvil, impresora personal e incluso auriculares emitidos por la empresa actualmente en uso dentro de su organización.
Reduzca las cosas usando programas ya instalados en su software para localizar activos de red. Métodos para hacer esto incluyen:

• Encontrar dispositivos Windows haciendo un escaneo de dominio
• Realizar un escaneo de red para impresoras, computadoras Linux, Macs, máquinas virtuales e impresoras
• Hacer escaneos de agente en su red doméstica para software registrado y otros elementos
• Identificar dispositivos móviles registrados

Estos pasos deberían ayudarle a identificar una gran parte de su inventario. Continúe confirmando con los empleados que actualmente poseen activos específicos. 

Activos de TI para Localizar

• Servidores
• Teclados
• Ratón
• Software y licencias asociadas
• Service packs
• Tabletas
• Smartphones
• Teléfonos de escritorio
• Estaciones de trabajo
• Portátiles
• Escáneres
• Enrutadores
• Proyectores
• Tabletas

Termine con una inspección piso por piso para cualquier activo que pueda estar fuera de línea o no conectado a software capaz de rastrearlo, lo que también puede ayudar a identificar hardware TI en la sombra.

2. Capture Toda la Información Relevante

Una vez que haya localizado cada uno de los activos de su empresa, comience a extraer datos de identificación de cada uno. La información más importante que debe recopilar incluye:

• Una descripción del artículo
• Marca y números de modelo
• Quién es el fabricante
• El costo de compra del artículo
• El departamento donde está ubicado actualmente
• El propietario designado
• La condición del artículo

Tener esta información en su lugar permite a los gerentes y otros ejecutivos evaluar adecuadamente las necesidades adicionales de equipo. Sabrán que ya tienen el equipo internamente, o si realmente necesita ser comprado.
Etiquete cada activo con una etiqueta que contenga un código de barras único con toda la información relevante almacenada en su solución de software de rastreo de activos. Escanear este código debería decirle todo lo que necesita saber sobre el equipo. (Consejo útil: Si el robo o la manipulación es una preocupación, las etiquetas de seguridad pueden ayudar a disuadir estas actividades.)

3. Mapee los Ciclos de Vida de los Activos

¿Qué tipo de rendimiento espera de su activo desde el momento de la compra hasta la jubilación? Exponga esas expectativas en etapas y asigne un estado específico a cada una. Use esos rankings para evaluar dónde cae actualmente su activo en esa metodología.

Ejemplo de Mapeo de Ciclo de Vida

• Solicitar el activo
• Aprobarlo para compra
• Obtener el activo
• Instalar o implementar el activo (software, hardware, nuevo teléfono, servidor)
• Uso del activo
• Almacenar o reparar el activo
• Permitir que el activo se jubile
• Disponer del activo

El ciclo de vida de diferentes activos variará. A veces, las estaciones de trabajo pueden ponerse en uso por unos meses para un contratista, luego colocarse en almacenamiento hasta que se necesiten de nuevo. Ciertos usuarios pueden actualizar a una versión diferente del software, liberando la versión anterior para uso de otro empleado.
Rastree intercambios de este tipo cuidadosamente. No deje que las cosas se caigan por las grietas durante períodos de cambio o transición.

4. Establezca Reglas

Asegúrese de tener procedimientos claros cuando se trata de retirar, asignar y desactivar activos. No permita el paso de un departamento a otro sin imponer algún tipo de estándar en:

• Quién toma el control de un activo
• Decisiones de devolver un activo a TI
• Cualquiera que reporte problemas con el activo
• Cualquier solicitud para desactivar un activo

Considere establecer un departamento específico responsable de estos procesos. Las empresas más pequeñas aún deben designar roles para el rastreo de activos de TI a ciertos empleados o áreas.

5. Asegúrese de Cumplir

Un aspecto pasado por alto del rastreo de activos de TI es asegurar que los artículos cumplan con los estándares establecidos. ¿Cuándo fue la última vez que su red recibió una inspección exhaustiva? ¿Ha examinado software de terceros puesto en uso por agujeros de seguridad? ¿Qué tan seguro está de que ha encriptado dispositivos móviles para prevenir transferencias accidentales o intencionales de datos de la empresa?
Su proceso de rastreo de activos de TI puede convertirse en una herramienta valiosa para mantener su organización segura. Inicie auditorías de inventario periódicas y haga que catalogar este tipo de información sea parte de sus procedimientos estándar.

6. Encuentre la Solución Automatizada Adecuada

Iniciar el rastreo de activos de TI con procesos manuales lo expone a un mayor riesgo de error humano. También es más difícil coordinar el estado del equipo entre diferentes departamentos. Emplear un proceso automatizado le permite integrar su rastreo de activos con otros sistemas de la empresa. Etiquetar activos valiosos de TI significa que se escanean fácilmente con lectores de código de barras, eliminando el error humano y acelerando la documentación.
Esto permite a otras áreas recuperar fácilmente datos para sus propios usos, como generar informes o elaborar presupuestos. También facilita la colaboración con otros miembros del equipo responsables de cargar y validar datos de activos.
Mejore la eficiencia de su organización implementando algún tipo de sistema de rastreo de activos de TI. Ahorrará dinero a su empresa y ayudará a organizar y optimizar la utilización de activos en toda su empresa.