Guía para la gestión de instalaciones:operaciones y estrategias de gestión, gestión de proyectos, liderazgo y más

La gestión de instalaciones, o FM, es una disciplina amplia que incluye una variedad de industrias, desde alimentos hasta tecnología, desde manufactura hasta comercio electrónico y más. Pero, aunque el núcleo de cada negocio puede ser completamente diferente incluso de su competencia más cercana, las prácticas exitosas de administración de instalaciones son fácilmente intercambiables de una empresa a otra. De hecho, es uno de los únicos títulos de trabajo que se pueden encontrar, básicamente, cualquier organizaciones pequeñas a grandes, incluidas entidades públicas, como escuelas y hospitales, hasta empresas privadas, como las que administran su inventario en almacenes.

Pero, aparte de las tendencias recíprocas, los procedimientos y técnicas de gestión de instalaciones deben ser altamente especializados para el negocio. en que se están utilizando. Debido a que la disciplina cubre aspectos específicos complejos, incluida la planificación de la continuidad del negocio e incluso la seguridad contra incendios, es fundamental que su organización ofrezca una perspectiva holística de los procedimientos de administración de sus instalaciones.
En esta guía, analizaremos:

• Las competencias básicas de la gestión de instalaciones
• Estrategias de operaciones y gestión
• Gestión de proyectos para instalaciones optimizadas
• Mejores prácticas de liderazgo para gerentes de instalaciones
• Recursos adicionales sobre gestión de instalaciones

Las competencias básicas de la gestión de instalaciones

Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), la gestión de instalaciones es una práctica interdisciplinaria que "considera la coordinación de personas, lugares, procesos y tecnología". Desglosado, esto significa que un administrador de instalaciones es responsable del éxito de todas las facetas de la instalación, incluida la organización, la seguridad y el mantenimiento, junto con las prácticas operativas diarias clave.
Puede parecer un trabajo abrumador poner a una persona o un equipo pequeño, y es un trabajo abrumador, pero lo que es importante recordar es el hecho de que la administración de instalaciones es solo un aspecto de lo que hace que un negocio sea saludable. En pocas palabras, todos los departamentos necesarios deben trabajar con los administradores de las instalaciones para construir el éxito general de una empresa.
Esto es lo que abarca la disciplina de la administración de las instalaciones y por qué una mala administración podría conducir fácilmente a la desaparición de una organización:

• Seguridad:  El trabajo del equipo de administración de la instalación es garantizar la seguridad de todos los empleados y clientes que ocupan la propiedad. Esta responsabilidad abarca todos los posibles problemas de salud y seguridad ambiental, en particular los que conciernen específicamente al edificio y su equipamiento. No hacerlo puede significar un negocio serio en forma de multas, pérdida de negocios o incluso enjuiciamiento si se considera que la negligencia del gerente o del negocio causó víctimas o daños ambientales permanentes. Los incendios, por ejemplo, suelen estar en lo más alto de los radares de los administradores de las instalaciones porque son una tragedia prevenible que, cuando se prepara lo suficiente, puede salvar vidas y un inventario valioso. Un equipo de administración de instalaciones minucioso puede proteger mejor a su empresa al garantizar que todas las partes de la instalación cumplan con los códigos, que sus empleados estén bien capacitados y que todos los permisos y certificados sean completamente válidos. Esta función incluye todo, desde una iluminación segura y eficiente hasta opciones de pisos.
• Seguridad:  En cuanto a la importancia, después de la seguridad está la seguridad de las instalaciones, otra pieza importante del rompecabezas a la que debe responder el equipo de gestión de las instalaciones. Si bien las empresas más grandes o las que tienen un inventario o un equipo particularmente costoso pueden tomar la decisión inteligente de subcontratar sus necesidades de seguridad en forma de una empresa privada, sigue siendo el rol del administrador de la instalación garantizar que la empresa se desempeñe de manera competente. Los avances tecnológicos como la biometría y los dispositivos portátiles hacen posible mantener un control de acceso estricto para áreas de alta seguridad, pero depende de los gerentes de las instalaciones mantenerse al tanto de estos desarrollos y realizar inversiones en tecnología de seguridad inteligente. Además de la seguridad general, también es importante que el equipo de administración de las instalaciones tenga los conocimientos tecnológicos para salvaguardar y mantener su hardware más costoso. Este papel es clave, ya que afirma doblemente que los activos están protegidos tan de cerca como la seguridad de la comunidad.
• Mantenimiento e Inspecciones –  Independientemente del enfoque de la organización, una de las cosas más descuidadas que puede hacer un equipo de administración de instalaciones es descuidar sus tareas de mantenimiento del edificio. Cada parte del edificio, incluida la maquinaria instalada, como los sistemas HVAC, debe ser mantenida por el equipo de administración de la instalación. Debido a que algunas instalaciones contienen innumerables elementos que necesitan mantenimiento regular, establecer y seguir programas estrictos de mantenimiento ayuda a garantizar que todas las partes móviles y permanentes de la instalación se mantengan actualizadas y funcionen bien en el futuro. Junto con el mantenimiento general, las inspecciones también son algo para lo que los equipos de gestión de instalaciones siempre deben estar preparados. Pueden preparar el negocio realizando inspecciones internas, según sea necesario, para las numerosas inspecciones reglamentarias formales en las que podrían incurrir anualmente. Por supuesto, el equipo también debe tener en cuenta cualquier momento en que la instalación experimente un cambio importante en el hardware, el nivel de inventario o la capacidad, y también debe estar atento a todos los cambios en las leyes que podrían afectar sus procedimientos actuales.
• Planificación de continuidad empresarial:  Parte de liderar un equipo de administración de instalaciones efectivo significa planificar para los "peores escenarios". Esto significa que cada equipo debe sentarse con los poderes fácticos para idear un plan en caso de que ocurra un desastre y la empresa no pueda darse el lujo de cerrar las operaciones. Por ejemplo, supongamos que un colegio comunitario sufre un gran incendio y las autoridades han considerado que todo el edificio principal es una pérdida total. El colegio comunitario se encuentra actualmente en medio de un semestre que no puede acortar; esta es una situación en la que la planificación previa de la continuidad del negocio es clave. Si esto se hiciera en el escenario mencionado anteriormente, el equipo de administración de la instalación ya habría encontrado ubicaciones alternativas para impartir clases y operar las tareas administrativas de la organización. Además del nuevo lugar, el equipo ya habría elaborado un plan sólido para las necesidades de seguridad, mantenimiento y hardware de la instalación temporal.
• Deberes operativos diarios:  Además de servir como enlaces de seguridad y protección para la instalación, también es importante que los equipos de administración de la instalación estén organizados para manejar los desafíos inherentes del día a día que puedan surgir. Dependiendo de cómo esté estructurada la organización dada, esto puede significar cualquier cosa, desde reparar un techo con goteras en el baño de mujeres hasta incluso arreglar una máquina de fax atascada.

No importa el tamaño de la organización, es clave que los superiores traigan una instalación gerente que pueda contratar o subcontratar un equipo confiable y competente. Y, debido a que no todas las empresas están llenas de personas preocupadas por la seguridad, el trabajo de este gerente es actuar como defensor de los trabajadores y/o clientes que ocupan sus instalaciones. Tener este nivel de tenacidad y atención a los detalles en el espectro de gestión de instalaciones es necesario; de hecho, puede salvar un negocio o incluso una vida.

Estrategias de Operaciones y Gestión

La organización global de gestión de instalaciones que preside actualmente, la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones, pide a estos líderes que adopten un enfoque más táctico y astuto cuando se trata de proteger el futuro de las propiedades de sus negocios. Planificación de instalaciones En el libro blanco, la organización hace un llamado a los gerentes de las instalaciones para que lleven a cabo SFP (planificación estratégica de instalaciones), ya que "ayuda a evitar errores, demoras, decepciones y la insatisfacción del cliente". Además de las responsabilidades de seguridad y mantenimiento antes mencionadas, la IFMA quiere que los gerentes comiencen a mirar más allá de sus deberes normales para que puedan ayudar mejor a la eficiencia de sus organizaciones.
Para hacer esto de manera efectiva, los gerentes deben compilar dos cosas :1) un plan estratégico de instalaciones y 2) un plan maestro para la instalación. Echemos un vistazo a cómo cada uno puede fortalecer mejor la productividad general del negocio:

• Plan Estratégico de Instalaciones (SFP) –  Para compilar un SFP integral, la IFMA insta a los gerentes a que primero se familiaricen con tres cosas muy importantes:los valores centrales o valores cambiantes de la organización y cómo las instalaciones deben reflejar los valores, la compilación de un análisis profundo de la instalación , incluida la ubicación, la capacidad y la condición y, por último, una comprensión fundamental de cómo los objetivos de la organización pueden contribuir al aumento o disminución de las instalaciones. Si el gerente puede confirmar todos y cada uno de estos puntos de referencia con los departamentos apropiados y encontrar una manera de respaldar las ambiciones de su organización mientras lleva a cabo prácticas diarias efectivas, entonces estará actuando como un verdadero sistema de apoyo "estratégico". Esta combinación de "actual" y "futuro" permite que todas las partes involucradas se enfrenten a los cambios a medida que se presentan de la manera más efectiva posible.
• Plan maestro de instalaciones:  Cualquier administrador de instalaciones ya debería estar reelaborando constantemente el plan maestro de sus instalaciones, un marco que analiza los "entornos físicos que incorporan los edificios", pero eso no significa que cada uno sea tan completo como podría ser. Echemos un vistazo a lo que es un plan maestro holístico que tiene en cuenta tanto las tareas diarias como el futuro uso del espacio.

Esto es lo que debe incluir un plan maestro de instalaciones:

1. Zonificación, regulación, evaluaciones de convenios
2. Descripciones de estándares/puntos de referencia de espacio
3. Programa de uso del espacio
4. Análisis de flujo de trabajo
5. Evaluación y plan de ingeniería
6. Planes de bloque, ajuste o apilamiento
7. Plan de sitio conceptual o plan de campus
8. Conceptos de imagen arquitectónica
9. Plan de mantenimiento a largo plazo
10. Estimaciones de construcción
11. Plan de fases o secuencia (la secuencia o los proyectos)

Una vez que un administrador de instalaciones hace el trabajo de campo adecuado para ponerse en contacto con todos los departamentos que influyen en sus instalaciones, estará mejor equipado para apoyar a su organización a medida que realiza movimientos rentables en el futuro.

Gestión de proyectos para instalaciones optimizadas

Debido a que el nombre del juego para los gerentes de instalaciones es seguridad, mantenimiento y planificación, seguramente no le sorprenderá que el gerente también deba desarrollar y ejecutar una larga lista de proyectos para garantizar que todo en el edificio funcione sin problemas. .
Estos son algunos ejemplos de cómo las tácticas de gestión de proyectos pueden optimizar la eficiencia general de una instalación:

• El establecimiento de cronogramas de proyectos que incluyen tanto el alcance como las necesidades presupuestarias
• Asesorar a todos los trabajadores, incluidos empleados y consultores, sobre el desarrollo y progreso del trabajo
• Mantener bases de datos transparentes en todos y cada uno de los proyectos para garantizar que los superiores sean informados de cualquier cambio en el cronograma, el presupuesto o la mano de obra en tiempo real
• La compilación de programas de capacitación completos para garantizar que todos los empleados estén debidamente certificados para cualquier cambio regulatorio que pueda surgir
• Realización de estimaciones presupuestarias para todos los proyectos de construcción propuestos
• Coordinar cualquier actualización de servicio o mantenimiento para los sistemas de las instalaciones
• Llevar a cabo reuniones y obtener la aprobación de las modificaciones de espacio necesarias que podrían ser necesarias para la modernización del espacio
• Desarrollar procesos de auditoría interna para garantizar que se cumplan todas las normas reglamentarias aplicables, incluida la nueva ISO 41001, Gestión de instalaciones - Sistemas de gestión - Requisitos con orientación para su uso

Captura de pantalla vía ISO

Por supuesto, abordar todos los problemas de infraestructura primero es primordial para garantizar la seguridad y la protección de la instalación.

Mejores prácticas de liderazgo para gerentes de instalaciones

Como ya supuso, la gestión de instalaciones es un trabajo grande, a menudo complejo, que requiere un equipo fuerte, con visión de futuro y, sobre todo, responsable. líder que piensa en las necesidades de sus instalaciones de la manera más holística posible. Además de poseer estas cualidades, los gerentes más informados tienen años de experiencia diversa en la industria o han obtenido un título especializado en la disciplina. La educación continua también es común en el campo, y hay una serie de cursos de administración de instalaciones que pueden ayudar a los administradores de instalaciones a mantenerse actualizados sobre las tendencias actuales y las mejores prácticas.

Entonces, ahora que tenemos una idea de cómo sería un administrador de instalaciones experto en papel , profundicemos en las prácticas de liderazgo más efectivas que pueden implementar para garantizar la seguridad y eficiencia de su organización:

• Están en sintonía con los superiores en lo que respecta al futuro:  Como se menciona a lo largo de esta guía, ser un administrador de instalaciones poderoso significa mirar hacia el futuro. Desde compilar planes de continuidad comercial en caso de un desastre hasta mantener una línea de comunicación abierta con otros departamentos, el gerente comprende que solo será un verdadero líder si sus instalaciones y su personal están listos para adaptarse a los cambios.
• Saben cómo planificar y presupuestar:  Los gerentes de las instalaciones conocen el valor actual de cada parte de la infraestructura de sus instalaciones y cuánto se necesitará para actualizar. También tienen una comprensión aguda de cómo sus necesidades presupuestarias pueden ir y venir en el futuro para que puedan proponer con precisión cambios presupuestarios a los poderes fácticos.
• Tienen la sensación de desarrollar un gran equipo:  Dependiendo de las necesidades específicas de la organización, el administrador de la instalación puede ser responsable de la contratación y capacitación de los trabajadores, contratistas o incluso consultores de la instalación. Esto significa que el gerente debe tener una comprensión innata de los deberes y restricciones de cada puesto y cómo pueden trabajar mejor juntos para formar el equipo más capaz posible. Recuerde, estos miembros del equipo son, en última instancia, los que controlan la seguridad y la protección de las instalaciones, tareas muy importantes que pueden quebrar a una organización en lo que respecta a la responsabilidad si algo sale mal.
• Están dispuestos a escuchar:  Es natural que los gerentes de las instalaciones se sientan frustrados con los altos mandos que piden grandes turnos que podrían estar físicamente desconectados de las instalaciones, pero eso no significa que estén equivocados . Los líderes dinámicos colaboran con todos los departamentos escuchando sus propuestas e ideas. Al hacerlo, crean una línea de comunicación abierta y segura que, sin importar el resultado, fortalecerá las relaciones interdepartamentales.

La gestión de instalaciones es un trabajo desafiante, y se vuelve cada vez más complejo a medida que los avances tecnológicos transforman los procesos antiguos en enfoques más nuevos y optimizados. Los mejores gerentes de instalaciones entienden exactamente cómo equilibrar las inversiones en tecnología inteligente que aumentan la eficiencia y minimizan los riesgos (por ejemplo, riesgos fiscales y de seguridad) para una influencia positiva en el resultado final. En resumen, la administración de instalaciones es la columna vertebral de las operaciones en una multitud de industrias en la actualidad.

Recursos adicionales sobre gestión de instalaciones

Para obtener más información sobre las mejores prácticas de administración de instalaciones, visite los siguientes recursos:

• Biblioteca de conocimientos de IFMA
• La esencia de la gestión y el liderazgo de las instalaciones
• Redefinición de la visión ejecutiva de la gestión de instalaciones
• Planificación de sucesión para gerentes de instalaciones
• 6 formas de impulsar el liderazgo en costes en la gestión de instalaciones
• 6 características esenciales de los administradores de instalaciones
• Una breve historia de la gestión de instalaciones
• Capacitación en administración de instalaciones
• ¿Qué importancia tiene la gestión de instalaciones?
• Diez motivos principales por los que su empresa necesita un profesional de gestión de instalaciones como usted

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