Dominio de la Gestión de Instalaciones: Estrategias Comprobadas para Operaciones, Liderazgo y Excelencia en Proyectos

La gestión de instalaciones, o FM, es una disciplina amplia que incluye una variedad de industrias, desde alimentos hasta tecnología, manufactura hasta comercio electrónico y más. Pero, aunque el núcleo de cada negocio puede ser completamente diferente incluso de su competencia más cercana, las prácticas exitosas de gestión de instalaciones son fácilmente intercambiables de empresa a empresa. De hecho, es uno de los pocos títulos de trabajo que se pueden encontrar, básicamente, en cualquier organización pequeña a grande, incluidas entidades públicas, como escuelas y hospitales, hasta negocios privados, como aquellos que gestionan su inventario en almacenes.

Pero, a pesar de las tendencias recíprocas, los procedimientos y técnicas de gestión de instalaciones deben ser altamente especializados para el negocio en el que se utilizan. Debido a que la disciplina cubre especificidades complejas, incluyendo planificación de continuidad del negocio e incluso seguridad contra incendios, es clave que su organización ofrezca una visión holística de sus procedimientos de gestión de instalaciones.
En esta guía, discutiremos:

• Las Competencias Básicas de la Gestión de Instalaciones
• Estrategias de Operaciones y Gestión
• Gestión de Proyectos para Instalaciones Optimizadas
• Mejores Prácticas de Liderazgo para Gerentes de Instalaciones
• Recursos Adicionales sobre Gestión de Instalaciones

Las Competencias Básicas de la Gestión de Instalaciones

Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), la gestión de instalaciones es una práctica interdisciplinaria que “considera la coordinación de personas, lugar, proceso y tecnología.” Desglosado, esto significa que un gerente de instalaciones es responsable del éxito de todas las facetas de la instalación, incluyendo organización, seguridad, protección y mantenimiento, junto con las prácticas operativas clave diarias.
Puede parecer un trabajo abrumador para una persona o un equipo pequeño – y lo es un trabajo abrumador – pero lo importante a recordar es el hecho de que la gestión de instalaciones es solo un aspecto de lo que hace un negocio saludable. En términos simples, todos los departamentos necesarios deben trabajar con los gerentes de instalaciones para construir el éxito general del negocio.
Aquí está lo que abarca la disciplina de gestión de instalaciones – y por qué una mala gestión podría llevar fácilmente a la desaparición de una organización:

• Seguridad – Es trabajo del equipo de gestión de instalaciones garantizar la seguridad de todos los empleados y clientes que ocupan la propiedad. Esta responsabilidad abarca todos los posibles problemas de salud y seguridad ambiental, particularmente aquellos que conciernen al edificio y su equipo, específicamente. No hacerlo puede significar un negocio serio en forma de multas, pérdida de negocio, o incluso enjuiciamiento si se considera que la negligencia del gerente o del negocio causó bajas o daño ambiental permanente. El fuego, por ejemplo, suele estar en la parte superior de los radares de los gerentes de instalaciones porque es una tragedia prevenible que, cuando se prepara suficientemente, puede salvar vidas e inventario valioso. Un equipo exhaustivo de gestión de instalaciones puede proteger mejor a su empresa garantizando que todas las partes de la instalación estén al día con los códigos, sus empleados estén bien capacitados y todos los permisos y certificados sean completamente válidos. Esta función abarca todo, desde iluminación segura y eficiente hasta opciones de suelo.
• Protección – En cuanto a importancia, segundo a la seguridad está la protección de la instalación, otra pieza importante del rompecabezas en la que el equipo de gestión de instalaciones debe responder. Aunque las empresas más grandes o aquellas con inventario o equipos particularmente costosos podrían tomar la sabia decisión de externalizar sus necesidades de protección en forma de una firma privada, sigue siendo el rol del gerente de instalaciones asegurar que la firma realice competentemente. Los avances tecnológicos como la biometría y los wearables hacen posible mantener un control de acceso estricto para áreas de alta seguridad, pero depende de los gerentes de instalaciones mantenerse al día con estos desarrollos y hacer inversiones inteligentes en tecnología de seguridad. Además de la seguridad general, también es importante que el equipo de gestión de instalaciones tenga el conocimiento tecnológico para salvaguardar y mantener su hardware más costoso. Este rol es clave ya que afirma doblemente que los activos están protegidos tan de cerca como la seguridad de la comunidad.
• Mantenimiento e Inspecciones – No importa el enfoque de la organización, una de las cosas más descuidadas que un equipo de gestión de instalaciones puede hacer es descuidar sus deberes de mantenimiento del edificio. Cada parte del edificio, incluida la maquinaria instalada como sistemas HVAC, debe ser mantenida por el equipo de gestión de instalaciones. Debido a que algunas instalaciones contienen innumerables elementos que necesitan mantenimiento regular, establecer y seguir horarios de mantenimiento estrictos ayuda a asegurar que todas las partes móviles y permanentes de la instalación se mantengan actualizadas y funcionando bien en el futuro. Junto con el mantenimiento general, las inspecciones también son algo que los equipos de gestión de instalaciones deben estar siempre listos. Pueden preparar el negocio realizando inspecciones internas, según sea necesario, para las muchas inspecciones regulatorias formales que podrían incurrir anualmente. Por supuesto, el equipo también debe tener en cuenta cualquier momento en que la instalación sufra un cambio importante en hardware, nivel de inventario o capacidad – y también deben mantener los ojos en todos los cambios en las leyes que podrían afectar sus procedimientos actuales.
• Planificación de Continuidad del Negocio – Parte de liderar un equipo de gestión de instalaciones efectivo significa planificar para “peores escenarios.” Esto significa que cada equipo debe sentarse con los responsables para idear un plan en caso de que ocurra un desastre y el negocio no pueda permitirse cerrar operaciones. Por ejemplo, digamos que un colegio comunitario sufre un gran incendio y las autoridades han considerado el edificio principal una pérdida total. El colegio comunitario está actualmente a mitad de semestre, el cual no puede acortar – esta es una situación donde la planificación previa de continuidad del negocio es clave. Si esto se hubiera hecho en el escenario mencionado, el equipo de gestión de instalaciones ya habría ideado ubicaciones alternativas para impartir clases y operar las tareas administrativas de la organización. Además del nuevo lugar, el equipo ya habría hecho un plan sólido para las necesidades de seguridad, mantenimiento y hardware de la instalación temporal.
• Deberes Operativos Diarios – Además de servir como enlaces de seguridad y protección para la instalación, también es importante que los equipos de gestión de instalaciones estén organizados para manejar los desafíos inherentes del día a día que puedan surgir. Dependiendo de cómo esté estructurada la organización dada, esto puede significar cualquier cosa, desde reparar un techo con goteras en el baño de mujeres hasta arreglar una máquina de fax atascada.

No importa el tamaño de la organización, es clave que los superiores contraten a un gerente de instalaciones que pueda contratar o externalizar un equipo confiable y competente. Y, dado que no todas las empresas están llenas de personas conscientes de la seguridad, es el trabajo de este gerente actuar como defensor de los trabajadores y/o clientes que ocupan su instalación. Tener este nivel de tenacidad y atención al detalle en el espectro de la gestión de instalaciones es necesario – de hecho, puede salvar un negocio o incluso una vida.

Estrategias de Operaciones y Gestión

La actual organización global de gestión de instalaciones, la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones, llama a estos líderes a tomar un enfoque más táctico y astuto cuando se trata de proteger el futuro de las propiedades de su negocio.
En el libro blanco Planificación Estratégica de Instalaciones de IFMA, la organización hace un llamado a los gerentes de instalaciones para llevar a cabo PEI (planificación estratégica de instalaciones) ya que “ayuda a evitar errores, retrasos, decepciones e insatisfacción del cliente.” Además de las responsabilidades mencionadas anteriormente, pesadas en seguridad y mantenimiento, IFMA quiere que los gerentes comiencen a mirar más allá de sus deberes normales para poder ayudar mejor en la eficiencia de sus organizaciones.
Para hacer esto de manera efectiva, los gerentes deben compilar dos cosas: 1) un plan estratégico de instalaciones y 2) un plan maestro para la instalación. Veamos cómo cada uno puede fortalecer mejor la productividad general del negocio:

• Plan Estratégico de Instalaciones (PEI) – Para compilar un PEI integral, IFMA insta a los gerentes a familiarizarse primero con tres cosas muy importantes: los valores fundamentales o cambiantes de la organización y cómo las instalaciones deben reflejar los valores, la compilación de un análisis en profundidad de la instalación, incluyendo ubicación, capacidad y condición, y, finalmente, una comprensión fundamental de cómo los objetivos de la organización podrían hacer que se acelere o desacelere en cuanto a instalaciones. Si el gerente puede confirmar cada uno de estos puntos de referencia con los departamentos apropiados y encontrar una forma de apoyar las ambiciones de su organización mientras lleva a cabo prácticas diarias efectivas, entonces actuarán como un verdadero sistema de apoyo “estratégico”. Esta mezcla de “actual” y “futuro” permite a todas las partes involucradas lidiar con los cambios a medida que llegan de la manera más efectiva posible.
• Plan Maestro de Instalaciones – Cualquier gerente de instalaciones debería ya estar constantemente retrabajando el plan maestro de su instalación, un marco que mira los “entornos físicos que incorporan los edificios”, pero eso no significa que cada uno sea tan integral como podría ser. Veamos cómo se ve un plan maestro holístico que toma en cuenta tanto las tareas diarias como los análisis de uso futuro del espacio.

Aquí está lo que un plan maestro de instalaciones debe incluir:

1. Evaluaciones de zonificación, regulaciones, convenios
2. Descripciones de estándares/puntos de referencia de espacio
3. Programa de uso del espacio
4. Análisis de flujos de trabajo
5. Evaluación y plan de ingeniería
6. Planos de bloque, ajuste o apilamiento
7. Plano de concepto del sitio o campus
8. Conceptos de imagen arquitectónica
9. Plan de mantenimiento a largo plazo
10. Estimaciones de construcción
11. Plan de fases o secuenciación (la secuencia de proyectos)

Una vez que un gerente de instalaciones hace el trabajo adecuado para contactar con todos los departamentos que influyen en su instalación, estarán mejor equipados para apoyar a su organización mientras hace movimientos rentables en el futuro.

Gestión de Proyectos para Instalaciones Optimizadas

Dado que el nombre del juego para los gerentes de instalaciones es seguridad, mantenimiento y planificación, seguramente no le sorprende que el gerente también deba desarrollar y ejecutar una lista de proyectos para asegurar que todo en y en el edificio funcione sin problemas.
Aquí hay algunos ejemplos de cómo las tácticas de gestión de proyectos pueden optimizar la eficiencia general de una instalación:

• El establecimiento de cronogramas de proyectos que incluyan tanto el alcance como las necesidades presupuestarias
• Asesorar a todos los trabajadores, incluyendo empleados y consultores, sobre desarrollo y progreso del trabajo
• Mantener bases de datos transparentes en cada proyecto para asegurar que los superiores sean informados de cualquier cambio en cronograma, presupuesto o mano de obra en tiempo real
• La compilación de cronogramas de capacitación integrales para asegurar que todos los empleados estén debidamente certificados para cualquier cambio regulatorio que pueda surgir
• Realizar estimaciones de presupuesto para todos los proyectos de construcción propuestos
• Coordinar cualquier actualización de servicio o mantenimiento para los sistemas de la instalación
• Realizar reuniones y obtener aprobación para alteraciones de espacio necesarias que podrían ser necesarias para la modernización del espacio
• Desarrollar procesos de auditoría interna para asegurar que se cumplan todos los estándares regulatorios aplicables, incluyendo el nuevo ISO 41001, Gestión de instalaciones - Sistemas de gestión - Requisitos con orientación para su uso

Captura de pantalla vía ISO

Por supuesto, abordar todos los problemas de infraestructura primero es primordial para garantizar la seguridad y protección de la instalación.

Mejores Prácticas de Liderazgo para Gerentes de Instalaciones

Como ya ha deducido, la gestión de instalaciones es un trabajo grande, a menudo complejo, que requiere un líder fuerte, visionario y, sobre todo, responsable que piense en las necesidades de su instalación de la manera más holística posible. Además de poseer estas cualidades, los gerentes más informados tienen años de experiencia diversa en la industria o han obtenido un título especializado en la disciplina. La educación continua también es común en el campo, y hay una serie de cursos de gestión de instalaciones que pueden ayudar a los gerentes a mantenerse al día sobre las tendencias actuales y mejores prácticas.

Así que, ahora que tenemos una idea de cómo podría ser un gerente de instalaciones competente en el papel, profundicemos en las prácticas de liderazgo más efectivas que pueden implementar para garantizar la seguridad y eficiencia de su organización:

• Están en la misma página que los superiores en cuanto al futuro – Como se mencionó a lo largo de esta guía, ser un gerente de instalaciones poderoso significa mirar hacia el futuro. Desde compilar planes de continuidad del negocio en caso de desastre hasta mantener una línea de comunicación abierta con otros departamentos, el gerente entiende que solo será un verdadero líder si su instalación y personal están listos para adaptarse a los cambios.
• Sabes cómo planificar y presupuestar – Los gerentes de instalaciones conocen el valor actual de cada parte de la infraestructura de su instalación – y cuánto costará actualizarla. También tienen una comprensión aguda de cómo sus necesidades presupuestarias podrían fluctuar en el futuro para que puedan proponer cambios presupuestarios precisos a los responsables.
• Tienen buen ojo para desarrollar un gran equipo – Dependiendo de las necesidades específicas de la organización, el gerente de instalaciones podría ser responsable de la contratación y capacitación de trabajadores de instalaciones, contratistas o incluso consultores. Esto significa que el gerente necesita tener una comprensión innata de los deberes y restricciones de cada posición y cómo pueden trabajar mejor juntos para crear el equipo más capaz posible. Recuerde, estos miembros del equipo están ultimadamente a cargo de la seguridad y protección de la instalación, trabajos muy importantes que pueden romper una organización en términos de responsabilidad si algo saliera mal.
• Están dispuestos a escuchar – Es natural que los gerentes de instalaciones se frustren con los superiores que piden grandes cambios y que podrían estar físicamente desconectados de la instalación, pero eso no significa que estén equivocados. Los líderes dinámicos colaboran con todos los departamentos escuchando sus propuestas e ideas. Al hacerlo, crean una línea de comunicación abierta y segura que, sin importar el resultado, fortalecerá las relaciones interdepartamentales.

La gestión de instalaciones es un trabajo desafiante, y es uno que se vuelve cada vez más complejo a medida que los avances tecnológicos remodelan los viejos procesos en enfoques más nuevos y optimizados. Los mejores gerentes de instalaciones entienden exactamente cómo equilibrar inversiones inteligentes en tecnología que aumentan la eficiencia mientras minimizan los riesgos (ej. fiscales y de seguridad) para una influencia positiva en la línea de fondo. En resumen, la gestión de instalaciones es la columna vertebral de las operaciones en una multitud de industrias hoy en día.

Recursos Adicionales sobre Gestión de Instalaciones

Para más información sobre las mejores prácticas de gestión de instalaciones, visite los siguientes recursos:

• Biblioteca de Conocimiento IFMA
• La Esencia de la Gestión de Instalaciones y Liderazgo
• Redefiniendo la Visión Ejecutiva de la Gestión de Instalaciones
• Planificación de Sucesión para Gerentes de Instalaciones
• 6 Formas de Impulsar el Liderazgo en Costos en Gestión de Instalaciones
• 6 Características Esenciales de los Gerentes de Instalaciones
• Breve Historia de la Gestión de Instalaciones
• Capacitación en Gestión de Instalaciones
• ¿Qué Tan Importante es la Gestión de Instalaciones?
• Top 10 Razones por las que su Empresa Necesita un Profesional de Gestión de Instalaciones Como Usted

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