Operaciones de instalaciones: definición, importancia y beneficios clave

Dirigir una operación industrial no es fácil. Hay personas que gestionar, bienes que producir, enviar o vender, máquinas que mantener y reparar, suministros que pedir, y un millón de otras tareas grandes y pequeñas que necesitan hacerse cada día. Sin un plan de ataque, no tarda mucho en verse completamente abrumado.

Ahí es donde entran las operaciones de instalaciones. En su nivel más básico, el término encapsula el proceso de dirigir y gestionar una instalación, ya sea un almacén, fábrica o cualquier otra operación industrial o comercial. Implementar un sistema de gestión de operaciones exitoso requiere desarrollar una estrategia accionable que agilice y simplifique su día a día para que pueda seguir el ritmo implacable de la fabricación o industria moderna. Si está en cualquier tipo de rol de gestión de operaciones de instalaciones, considere esta lectura obligatoria.

Definición de operaciones de instalaciones

Las operaciones de instalaciones es un término paraguas que cubre todas sus responsabilidades típicas de gestión para cualquier tipo de empresa industrial, comercial o de fabricación. Personal, equipos, bienes y materiales, cadenas de suministro, incluso reparaciones de edificios y limpieza – todo ello cae bajo la jurisdicción de las operaciones de instalaciones. Ya sea que dirija una tienda de comestibles o gestione una fábrica, está dirigiendo y ejecutando operaciones de instalaciones cada día.

¿Cuáles son los principios principales de la gestión de instalaciones?

Aunque cada industria es diferente, hay algunas responsabilidades comunes en las que cualquier gestor de instalaciones probablemente necesitará poner un enfoque desproporcionado. Considere lo siguiente como los principios generales que sustentan un plan de gestión de instalaciones exitoso:

Contratación, apoyo y gestión del personal

Este es probablemente el elemento más importante de cualquier plan de operaciones de instalaciones, ya que la dotación de personal adecuada es la piedra angular de cualquier negocio que espere fomentar un entorno de trabajo que sea acogedor, seguro, productivo y gratificante. Para hacer realidad este noble ideal, los gestores de operaciones necesitan idear un plan de personal que mire la contratación desde todos los ángulos. Las preguntas obvias – ¿cuál es una plantilla ideal para una productividad óptima? ¿Cuántas personas necesitamos por turno? – también necesitan equilibrarse con quizás las menos obvias: ¿Cómo mantenemos la moral en nuestro equipo? ¿Qué podemos hacer para crear la cultura que buscamos entre nuestro personal?

Cualquiera que dirija operaciones es visto naturalmente como un líder por el personal general. Tienen una influencia desproporcionada en establecer el tono cultural y moral, y es su responsabilidad mantener al personal sano, seguro, feliz y comprometido. Con la mezcla correcta de políticas y liderazgo, un buen gestor de instalaciones no solo tendrá un personal productivo – tendrá un equipo eficiente, cohesionado y feliz que puede hacer que cualquier otro desafío de operaciones sea mucho menos exasperante de tratar.

Gestión de la compra, mantenimiento y operación de equipos

Ya sea una vieja carretilla elevadora o una solución de almacenamiento autónomo de última generación, los activos de las instalaciones son críticos para operaciones efectivas. Pero estos sistemas no son infalibles, y para trabajar lo mejor posible necesitan un mantenimiento y servicio adecuados. Hemos hablado sobre mantenimiento industrial antes, pero no podemos exagerar lo crucial que es crear un plan efectivo para monitorizar y dar servicio a sus equipos para una gestión de operaciones exitosa a largo plazo.

¿Por qué? Piénselo así: el mantenimiento descuidado puede llevar a una avería repentina de equipos clave. Cuando esto ocurre, se enfrentará a costosos tiempos de inactividad mientras se apresura a hacer reparaciones de emergencia. Con tanto dinero y capacidad de producción en juego, los gestores de operaciones confían en estrategias de mantenimiento preventivo, predictivo o reactivo que a menudo son impulsadas por datos históricos y en tiempo real.

El mantenimiento y operación de equipos también pueden ser apoyados por etiquetas de activos para gestión de instalaciones y etiquetas de código de barras para seguimiento de activos de fabricación, que ayudan a los operadores de máquinas y otro personal a entender especificaciones clave y procedimientos de mantenimiento. Las etiquetas para equipos pesados son otra solución de seguimiento de activos de instalaciones, usadas para identificación de equipos, frontales de paneles de control y otras necesidades de etiquetado de activos para equipos que operan en entornos de fabricación u exteriores hostiles. Usando herramientas como estas, los gestores pueden monitorizar y dar servicio a los equipos y reducir el riesgo de paradas, mejorando ultimately las eficiencias de fabricación. Aprenda a identificar los códigos de barras adecuados para su software de gestión de instalaciones en este artículo.

Monitorización del flujo de bienes y suministros

Tanto minoristas como fabricantes conocen el dolor de las cadenas de suministro torpes, especialmente en este entorno actual. Cuando los bienes que necesita no llegan, los retrasos resultantes se componen y se extienden rápidamente. Y aunque los especialistas en operaciones de instalaciones no pueden agitar una varita mágica para hacer que esa entrega tardía aparezca repentinamente en la bahía de carga, pueden trabajar para desarrollar planes de contingencia para asegurar que los contratiempos de materiales y suministros no se conviertan en un cuello de botella total.

Al tomar decisiones como reasignar personal o equipos cuando ciertas líneas de producción o departamentos se retrasan, los gestores de instalaciones pueden ayudar a mantener la productividad incluso a pesar de ralentizaciones imprevistas. También les corresponde a ellos tomar decisiones similares cuando fluctúa la demanda, se rompe un equipo o cualquier otro factor interviene en la producción.

Maximizar eficiencias y recortar costes

Si ha navegado con éxito la gestión de personas, equipos y suministros, probablemente ya haya hecho esto. Pero vale la pena mencionarlo por sí solo: las operaciones de instalaciones tratan tanto de optimizar activos como de maximizar eficiencias. Dirigir una operación financieramente ajustada es integral para asegurar un negocio industrial exitoso.

Afortunadamente, recortar costes es un efecto secundario natural de gestionar exitosamente otros elementos de su operación. Por ejemplo, cuando conoce una plantilla ideal y tiene un personal de empleados felices y leales, reduce la rotación y ahorra en costes de contratación e incorporación. De manera similar, maximizar las eficiencias de producción le permite mejorar la rentabilidad reduciendo el coste por unidad.

¿La conclusión? Céntrese en mejorar sus operaciones y los costes de funcionamiento probablemente caerán incluso cuando la producción y la eficiencia aumenten.

¿Cómo creo un plan de gestión de operaciones de instalaciones?

Todo se trata de entender su negocio – no solo los detalles de alto nivel, sino los detalles específicos de su instalación y clima empresarial local, incluyendo su personal, su clientela, sus equipos, sus proveedores, etc. Usando estos detalles, puede comenzar a priorizar dónde debe estar su enfoque, cómo mejorar las eficiencias y – quizás lo más importante – cómo apoyarse en su equipo para asegurar que los proyectos se delegan adecuadamente y que ninguna parte de su instalación se pasa por alto.

También es importante recordar que los planes de operaciones de instalaciones nunca están escritos en piedra. Los elementos de su operación que requieren su atención más crítica fluctuarán; lo que le preocupa esta semana puede no ser mucha preocupación dentro de un mes. Al considerar sus planes de gestión de instalaciones, siempre incluya flexibilidad y nunca deje que un plan se vuelva demasiado permanente.

¿Por qué son importantes las operaciones de instalaciones?

No hace falta decir que un plan de gestión eficaz es necesario para dirigir una operación exitosa. Después de todo, como sabe cualquier gestor de instalaciones, hay constantemente un millón de pelotas que hacer malabares en cualquier momento. Pierda el impulso y esas pelotas caerán rápidamente. Por eso un plan de gestión de operaciones eficaz es tan crucial para el éxito a largo plazo tanto del gestor como del negocio en sí.

En última instancia, si puede entender no solo lo que necesita hacerse sino también cómo priorizar su lista de tareas y delegar tareas, podrá manejar incluso las dificultades más espinosas de la gestión de operaciones. Al asegurar que su negocio industrial o comercial funcione de forma segura y eficiente cada día, estará bien encaminado para dominar las operaciones de instalaciones.