Gestión de inventario de activos:explicación de las herramientas y el proceso

Si alguien le pidiera una lista de los activos de su empresa, ¿podría proporcionársela? ¿Qué pasa con la ubicación exacta, el estado y la utilización de cada activo?

Las organizaciones con una gran cantidad de activos físicos pueden responder a esas preguntas solo si cuentan con el sistema y el proceso de gestión de inventario de activos adecuados. Configurar eso juega un papel importante en la reducción de los costos de administración de activos y la mejora de la productividad comercial general.

Para poder hacer eso, primero debe comprender qué implica la gestión de inventario de activos y qué herramientas puede utilizar para agilizar y optimizar este proceso.

La diferencia entre la gestión de activos y la gestión de inventario

La gestión de inventario de activos es, en cierto sentido, un hijo de la gestión de activos y la gestión de inventario. Por lo tanto, para comprender la administración de inventario de activos, primero debemos explicar los conceptos generales.

Aquí están las definiciones necesarias para ayudarnos a enmarcar la discusión.

¿Qué es un activo?

Los activos son recursos que una empresa utiliza para administrar su negocio:producir artículos o brindar un servicio.

Por lo general, la palabra activo se usa para referirse a activos físicos como maquinaria, vehículos, accesorios, equipos informáticos, muebles y similares.

En un sentido más amplio de la palabra, un activo también puede significar propiedad intelectual (como patentes) y activos digitales (como documentos importantes, seminarios web, videos, documentos técnicos…).

¿Qué es el inventario?

La palabra inventario se refiere a una amplia categoría de materiales y artículos que se utilizan para construir un producto, así como a los productos terminados que la empresa planea vender. Existen muchos tipos diferentes de inventario, siendo las categorías principales:

• materias primas y componentes (artículos que serán parte del producto final)
• Inventario WIP (trabajo en curso) (productos semiacabados; bienes intermedios)
• productos terminados (artículos que la empresa planea vender)
• inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) (suministros necesarios para realizar el trabajo de mantenimiento)

¿Qué es la gestión de activos?

La gestión de activos se refiere al conjunto de herramientas y prácticas que se utilizan para rastrear, mantener y reparar los activos de la empresa. Cubre todo el ciclo de vida de los activos, desde la adquisición hasta la eliminación.

Los principales objetivos de la gestión de activos son:

• realizar un seguimiento de los activos de la empresa
• mantener los activos en condiciones operativas óptimas para reducir la posibilidad de averías inesperadas y extender la vida útil de los activos
• para agilizar todo el trabajo de mantenimiento (ya sea reactivo o proactivo)

Una buena gestión de activos siempre conducirá a un mejor rendimiento de los activos, menos incidentes de seguridad, una mejora de la productividad empresarial y lo más importante, menores costos operativos .

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario abarca herramientas y prácticas que se utilizan para gestionar su inventario. Incluye acciones como comprar, almacenar y rastrear inventario. También vigila el stock de inventario y la demanda de producción en un esfuerzo por realizar pronósticos de inventario precisos para los próximos meses.

Las malas prácticas de gestión de inventario provocan exceso y falta de existencias, artículos perdidos, problemas con proveedores y diferentes problemas de productividad , todo lo cual puede afectar negativamente su balance final.

Una subsección importante de la gestión de inventario es la gestión de inventario de piezas de repuesto. Se utiliza para pronosticar, comprar, almacenar y rastrear el inventario de MRO. Los artículos MRO tienen una sección especial porque son el único tipo de inventario que no termina siendo parte del producto final . En cambio, esos son artículos que se utilizan para mantener y reparar los activos de la empresa (consumibles como adhesivos y varillas de soldadura, suministros de limpieza, suministros de oficina, piezas de repuesto para diferentes activos ...).

El propósito de la gestión del inventario de activos

Como sugiere su nombre, el inventario de activos se preocupa por tener un inventario actualizado de los activos de su empresa.

La gestión del inventario de activos es parte de una estrategia de gestión de activos que tiene como objetivo:

• crear un repositorio central de todos los activos que la empresa desea rastrear
• realizar un seguimiento de la ubicación física de los activos de la empresa (especialmente importante para los activos que se utilizan en diferentes ubicaciones, como equipos de transporte y construcción)
• realizar un seguimiento de la utilización de los activos (tiempo de uso del activo frente al tiempo de inactividad)
• realizar un seguimiento del rendimiento de los activos
• realizar un seguimiento de la condición del activo (a menudo se realiza al observar el historial de mantenimiento del activo en cuestión)
• rastrear el activo a lo largo de su ciclo de vida (para que la contabilidad pueda depreciar adecuadamente los activos fijos a lo largo del tiempo y para que los gerentes puedan planificar las actualizaciones o la eliminación y compra de activos de reemplazo)

Naturalmente, no puede aplicar todos estos elementos a todos los activos. No va a medir el rendimiento de sus muebles o riel si el sistema de ventilación de su edificio se dirigió a una ubicación diferente.

Depende de la organización decidir qué métricas quieren rastrear para diferentes activos.

La función del seguimiento de activos en la gestión del inventario de activos

El seguimiento de activos utiliza etiquetas electrónicas para rastrear la ubicación actual, el usuario, la condición y la ubicación de almacenamiento de un activo.

Hay varias formas de realizar un seguimiento de los activos:

• etiquetas de códigos de barras escaneables
• RFID
• Bluetooth de baja energía (BLE)
• GPS

Cada activo debe tener un ID de activo único, por lo que no dejamos ningún margen para la interpretación y la confusión al tener varios activos del mismo tipo. Por razones similares, es una buena idea tener un repositorio central de sus activos con registros de activos adjuntos.

Esos registros son particularmente útiles para rastrear el movimiento de activos que usan etiquetas de códigos de barras. Registran cuándo se movió el activo por última vez y quién lo movió (quién es el usuario actual del activo). En otras palabras, puede realizar un seguimiento de la cadena de custodia de los elementos que a menudo se mueven.

Los métodos de seguimiento más avanzados, como el GPS, rastrean la ubicación de los activos en tiempo real. No obstante, los registros de activos siguen siendo muy útiles, ya que rastrean el historial de mantenimiento y los costos asociados con cada activo.

Tener un sistema de seguimiento de activos en su lugar reduce significativamente la posibilidad de que un artículo importante sea robado o extraviado. Además, el sistema de datos genera se puede utilizar para calcular la depreciación de activos (y para otros fines financieros).

Los beneficios de utilizar un sistema de gestión de inventario de activos

La implementación de un sistema de gestión de inventario de activos (a veces abreviado como AIM) le ayuda a construir un depósito central de sus activos. La capacidad de hacer eso es beneficiosa en más de un sentido.

1) Productividad mejorada

Conocer la ubicación de cada activo, su estado y cuánto se utiliza puede impulsar la productividad en muchos niveles diferentes.

Al saber dónde está el activo, los empleados no necesitan perder tiempo rastreando su ubicación.

Al conocer su estado, elimina la posibilidad de que un empleado pierda tiempo preparándose para un determinado proceso, solo para descubrir que el activo está averiado, parcialmente funcional o cerrado para trabajos de mantenimiento.

Al rastrear la utilización y el rendimiento de los activos, la organización puede planificar actualizaciones o la compra de nuevos activos de una manera que se adapte a sus necesidades. Además, ayuda a la empresa a mantener un nivel óptimo de inventario de activos.

2) Menores costos operativos

Los activos son necesarios para realizar actividades comerciales. Si un activo termina siendo robado o extraviado, la empresa tiene que comprar reemplazos, aumentando sus costos operativos. El inventario de activos actualizado combinado con el seguimiento de activos evita que eso suceda.

Además, tener un sistema de gestión de inventario de activos digitales elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, elimina el trabajo administrativo y reduce la necesidad de tediosas verificaciones de inventario de activos. El resultado final es una mano de obra y unos costes operativos más bajos.

3) La capacidad de estimar el valor de los activos

Los activos que se utilizan con regularidad pierden su valor con el tiempo. Por eso la contabilidad deprecia los activos.

Si desea depreciar con precisión el valor de los activos, debe conocer el valor original de los activos para la organización, en qué etapa del ciclo de vida se encuentra ahora y cuánto se está utilizando. Esto le dará una buena idea de qué tan rápido se deteriorará el activo. Todos estos datos se pueden encontrar en un sistema AIM si su base de datos se mantiene actualizada.

Los registros se pueden comparar con el sistema EAM / CMMS de la empresa para obtener un conocimiento aún mayor. Después de todo, los registros de activos detallados y el historial de mantenimiento es la mejor manera de averiguar el estado del activo y estimar su vida útil restante.

En algún momento, un activo se convertirá en una carga. En otras palabras, el valor que aporta a la organización será menor que la cantidad de recursos que tiene que gastar para mantenerla operativa. La gestión del inventario de activos le ayuda a darse cuenta de cuándo ha cruzado ese punto y le ayuda a planificar la compra de nuevos activos.

4) Coordinación del trabajo de mantenimiento sin complicaciones

Programar el trabajo de mantenimiento para los activos dañados es mucho más simple que programar el trabajo de mantenimiento de rutina. Es por una simple razón:los activos dañados no están en uso.

Cuando un supervisor de mantenimiento necesita programar un tiempo de inactividad planificado para los activos que están operativos, no puede hacerlo por capricho. No importa si estamos hablando de reinstalar ventanas en una PC de oficina o apagar la cinta transportadora para una inspección mensual. Deben saber cuándo serán gratis los activos. para no interrumpir las actividades operativas o interferir con el programa de producción. Para activos y maquinaria complejos en la planta, la tecnología de mantenimiento predictivo puede ayudar a planificar las actividades de mantenimiento con anticipación.

Saber "cuándo" programar el mantenimiento es importante, pero también lo es "dónde". Diferentes personas utilizan muchos activos en diferentes ubicaciones. Los vehículos y los equipos informáticos son los primeros que me vienen a la mente. Los técnicos de mantenimiento necesitan saber la ubicación del activo en el que se supone que deben trabajar.

5) Informar futuras compras

Tener un pulso en su inventario de activos es esencial para optimizar su proceso de adquisiciones y para planificar nuevas compras.

Por ejemplo, supongamos que tiene 20 computadoras portátiles disponibles para su fuerza laboral. Si se realiza un seguimiento adecuado de la utilización de activos, sabrá que se usan 15 computadoras portátiles con regularidad y 3 se usan ocasionalmente. Si contrata a un nuevo empleado, sabrá de inmediato que no es necesario comprar equipo informático adicional.

Del mismo modo, es posible que tenga varios activos del mismo tipo, pero de diferentes proveedores. Esta es una oportunidad para comparar el rendimiento de los activos y los costos de mantenimiento. Saber qué proveedor ofrece un mejor valor es información útil que debe tener antes de su próxima compra.

Qué buscar en un software de gestión de inventario de activos

Para responder a esta pregunta, primero debe comprender sus necesidades de administración de activos.

¿Cuántos activos tienes? ¿Quiere realizar un seguimiento y gestionar activos industriales, equipos de oficina o ambos? ¿Desea centrarse en el seguimiento del inventario de activos o necesita un software que también pueda ayudarlo a programar el mantenimiento de rutina y administrar los tickets de mantenimiento?

Discuta qué problemas de gestión de activos desea resolver con el software (artículos perdidos, averías frecuentes del equipo, altos costos operativos…). Con eso, será mucho más fácil hacer una lista de sus características imprescindibles.

Tenga en cuenta que la gestión del inventario de activos no es una solución independiente. A menudo forma parte de soluciones de gestión de activos más grandes como CMMS o EAM o software de gestión de instalaciones. Estas soluciones se pueden dividir aproximadamente en tres grupos. El primer grupo ofrece funciones sólidas de seguimiento y mantenimiento de activos. El segundo grupo se centra en el seguimiento de activos y ofrece funciones básicas de mantenimiento de activos. El tercer grupo se centra en el mantenimiento de activos y ofrece funciones limitadas de seguimiento de activos. Una revisión detallada de las funciones disponibles debe preceder a cualquier decisión de compra.

Estas son algunas características generales del software que debe buscar:

• solución basada en la nube por lo que solo necesita una conexión a Internet para acceder a la base de datos que se puede actualizar en tiempo real
• solución habilitada para dispositivos móviles para que pueda utilizar el sistema en cualquier dispositivo móvil
• solución con capacidades de seguimiento de activos adecuadas (códigos de barras, GPS, RFID ... según las necesidades de su organización)
• herramienta con capacidades de integración adecuadas (en caso de que necesite conectarlo con su software ERP, software financiero, etc.)
• solución con la funcionalidad de gestión de activos adecuada (historial de mantenimiento, sistema de emisión de tickets, gestión de órdenes de trabajo ... según sus necesidades de mantenimiento)
• solución que es configurable (para que pueda decidir las cosas que desea y no desea rastrear y tener la capacidad de crear campos, KPI e informes personalizables)

Es muy importante que su software de gestión de activos sea intuitivo y fácil de usar. Muchas soluciones coincidirán con sus requisitos de funciones en papel, pero no en la práctica. Es realmente importante probarlos primero y ver cómo se implementan las funciones. Si el software tiene errores, es lento o es difícil de descifrar, no vale la pena.

Es por eso que siempre sugerimos a las empresas que hagan una lista corta de posibles soluciones, hablen con los proveedores sobre las funciones disponibles y realicen una prueba gratuita para realizar una prueba práctica. Tenemos una guía completa sobre cómo elegir el software de administración de activos adecuado para su organización si está interesado en aprender más sobre el proceso de selección adecuado.

Al revisar las soluciones de gestión de activos, siempre observe más de cerca sus planes de precios. A menudo tienen limitaciones en la cantidad de usuarios y / o activos que puede agregar a la base de datos. Si necesita ingresar una cantidad inusualmente grande de activos o usuarios, muchos proveedores de software estarán abiertos a crear un plan mensual / anual personalizado.

Uso de Limble CMMS para rastrear y administrar sus activos

Limble CMMS ofrece muchas características principales que encontrará en el software de gestión de activos empresariales. Como tal, Limble se puede utilizar para responder a muchas de sus necesidades de gestión de inventario de activos.

Echemos un vistazo rápido a las funciones que pueden resultarle muy útiles.

1) Tarjeta de activos centralizada
Tener toda la información de los activos en un solo lugar es muy importante si desea mantenerse organizado. Una tarjeta de activos centralizada es la mejor manera de encontrar información sobre su activo. Puede ver toda la información de activos que definió (marca, modelo, manuales, garantía, ubicación ...), historial de mantenimiento detallado e informes.

2) Integración de sensores y códigos QR
Si desea tener información en tiempo real sobre la condición de sus activos críticos, desea tener un software como Limble que pueda recibir e interpretar información de los sensores y equipos de monitoreo de condición. Si hay un problema, Limble puede configurarse para generar alertas automáticas y órdenes de trabajo.

Además, los usuarios de Limble pueden usar códigos de barras para una fácil identificación de activos. A menudo lo utilizan los técnicos de mantenimiento en el campo para acceder rápidamente a los registros de activos. Simplemente pueden escanear el código de barras con el dispositivo móvil y Limble abrirá automáticamente la tarjeta de activos para ese activo en particular.

3) Campos personalizados ilimitados
Diferentes empresas utilizan diferentes activos y tienen diferentes necesidades de seguimiento. Limble le permite crear un número ilimitado de campos personalizados y rastrear solo lo que desea rastrear. Ubicación, marca, modelo, manuales, fotografías, kilometraje, horas de funcionamiento, lecturas del medidor y cualquier otra información que sea importante para su empresa.

4) Organizar los activos en una jerarquía de padres e hijos
Cuando tiene un montón de activos distribuidos en diferentes ubicaciones, puede ser muy útil organizar esos activos en una jerarquía de padres a hijos. Esto proporciona una descripción visual ordenada de sus activos y cómo están organizados dentro de sus instalaciones. Además, le ayuda a generar informes personalizados como "muéstreme todos los activos que son hijos del activo X".

5) Informes detallados
¿Necesita un informe para una determinada métrica que se base en todos los activos, un grupo específico de activos o un activo individual? Con los informes granulares de Limble, puede revisar los informes en el nivel que necesite. Así es como los usuarios de Limble toman decisiones informadas.

Estaba buscando un software de gestión de activos adecuado con ubicaciones, activos, subactivos, componentes y no solo un software de gestión de mantenimiento. Me encontré con Limble y, sinceramente, me quedé gratamente sorprendido. Me gusta todo ... Me encanta la interfaz ... Me encanta la facilidad de uso ... Me encanta poder ver mi fábrica completa en un solo lugar. Una cosa pequeña pero muy valiosa que hace Limble y que no encontré en ningún otro software es que puede elegir la generalidad de estadísticas que desee. Si quiero estadísticas sobre el nivel de Activo 1, puedo obtenerlas. Si quiero estadísticas sobre el nivel de Activo 5, puedo obtenerlas con un solo clic. - Mohammad Hassaan Akram, director de fábrica y mantenimiento, Unilever

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Mejores prácticas para administrar el inventario de activos

Antes de terminar con esto, deberíamos discutir las mejores prácticas que puede aplicar en cualquier organización para mantenerse al tanto de su inventario de activos.

La implementación de software no será uno de los puntos. A estas alturas, debe quedar claro que esta es la mejor manera de administrar un inventario de activos grande y costoso.

Comience con datos limpios

Para construir una estrategia sólida de gestión de activos, necesitamos una base estable basada en datos precisos.

El primer paso debe ser hacer una lista de todos los activos que desea rastrear y qué métricas desea rastrear para cada tipo de activo. Después de eso, la lista de activos y los detalles de los activos respectivos se pueden importar al software que elijas.

Si ya está utilizando un sistema digital para rastrear activos, el primer paso puede ser realizar una auditoría de activos y asegurarse de que la base de datos sea precisa y esté actualizada.

El objetivo de ambos escenarios es limpiar sus datos:

• asegurándose de que no le falten elementos ni entradas duplicadas
• definir estándares de entrada de datos (convenciones de nomenclatura, campos obligatorios, formatos de datos apropiados ...)

Establezca procedimientos operativos claros

Su base de datos no será precisa por mucho tiempo si las personas no siguen los procedimientos operativos establecidos al interactuar con sus activos. Debe haber pautas claras definidas para cosas como:

• procedimientos y políticas para la adquisición de nuevos activos
• cómo actualizar la base de datos del inventario de activos (agregar nuevos activos o archivar aquellos que se perdieron / desecharon)
• procedimiento para sacar el activo del almacenamiento
• procedimiento para devolver el activo al almacenamiento
• cómo dejar comentarios / notificaciones y actualizar los registros de activos (si su sistema de gestión de inventario de activos lo permite en primer lugar)
• procedimiento para actualizar el sistema cuando un activo cambia de usuario actual (cambia de manos)
• …

Muchos de ellos serán procedimientos muy simples, pero es importante que TODOS los sigan. Parte de ese esfuerzo consiste en proporcionar la formación necesaria. Incluso si se trata de algo básico como cómo manejar un escáner de código de barras.

Siempre habrá escenarios fronterizos que no estén cubiertos por los procedimientos operativos estándar. Debe tener una persona a cargo conocida a la que puedan contactar para resolver problemas específicos.

Configure informes automatizados y auditorías periódicas

Si está utilizando un software de gestión / seguimiento de activos, utilice los informes disponibles. La mayoría de las soluciones modernas le brindan la capacidad de configurar informes automatizados para rastrear métricas y KPI importantes. Si hay un problema, consulte los registros de activos para obtener detalles adicionales.

Para asegurarse de que la base de datos sea precisa y esté actualizada, configure auditorías periódicas. Si hay discrepancias importantes, intente identificar la causa del problema. Si es necesario, actualice los procedimientos operativos y comunique los cambios a todas las partes relevantes.

Siga las mejores prácticas de gestión de activos e inventario

Ser bueno en la gestión del inventario requiere la comprensión de los principios básicos del inventario, como los plazos de entrega, el stock de seguridad, los puntos de reorden, la tasa de rotación y similares. Aprender las mejores prácticas para administrar el inventario puede informar su estrategia de administración de inventario de activos.

Saber dónde están sus activos y cómo se utilizan es excelente, pero no significa mucho si se rompen constantemente y no pueden cumplir su propósito. Después de todo, uno de los objetivos de la gestión del inventario de activos es asegurarse de que los activos estén listos y disponibles cuando los trabajadores los necesiten.

La aplicación de las mejores prácticas de gestión de activos (como el mantenimiento preventivo) prolonga la vida útil de los activos y reduce la cantidad de problemas operativos. Esto conduce a una menor rotación de activos, flujos de trabajo más automatizados y menores costos operativos. En última instancia, da como resultado un proceso de gestión de inventario de activos más fluido.

Conclusión

Mantenerse al tanto del inventario de activos se vuelve exponencialmente más difícil a medida que aumenta la cantidad de activos. Las empresas no tienen otra opción que implementar soluciones de gestión y seguimiento de activos para controlar sus activos y su inventario.

Si desea obtener más información sobre Limble CMMS y cómo puede ayudarlo a administrar su inventario de activos, háganos saber lo que está buscando y estaremos encantados de compartir más detalles con usted.