4 etapas de la gestión de activos de IoT y la transformación digital

Es innegable que el ritmo de la tecnología se mueve a la velocidad de la luz. La amplitud y profundidad de Internet de las cosas (IoT) está constantemente dando vida a nuevas posibilidades y ampliando los límites de la transformación digital, particularmente cuando se trata de la gestión de activos de IoT.

Empresas de todo el mundo están digitalizando y automatizando procesos comerciales que antes eran completamente manuales. Muchas organizaciones incluso tienen roles especializados dedicados a este esfuerzo. Muchos de ellos vienen a Link Labs en busca de una solución de software de administración de activos que les ayude a localizar activos y monitorear su condición mientras les brinda información procesable.

El viaje a través de la transformación digital es siempre divertido y, a menudo, tedioso. Pero si cosechar los beneficios estratégicos de la gestión de activos es un componente central de su hoja de ruta general, deberá tenerlo en cuenta en su trayectoria a largo plazo.

Para ayudarlo en el proceso, hemos desarrollado cuatro etapas de gestión de activos de IoT que la mayoría de las empresas pueden utilizar para comparar en qué punto de su recorrido se encuentran.

Y si está buscando una descripción general del seguimiento de activos, ¡también ha venido al lugar correcto!

Etapa 1:Seguimiento básico de activos con papel, bolígrafos y pizarras

Prácticamente todas las empresas del mundo cuentan con algún tipo de seguimiento de activos. Tal vez sea una hoja de registro o tal vez sus empleados envíen correos electrónicos a sus colegas cuando planean usar algo.

Solía ​​trabajar en una empresa de tecnología en crecimiento que tenía una impresora. Si alguien estaba imprimiendo una tirada grande y otro empleado cometía el grave error de imprimir su propio trabajo al mismo tiempo, esa impresora detendría la tirada actual para imprimir el siguiente trabajo.

Por lo tanto, un representante de ventas podría terminar en una conferencia con folletos preimpresos que incluían un itinerario de vuelo deshonesto engrapado dentro de las páginas. Para evitar esto, el gerente de la oficina (o la persona que estaba imprimiendo un trabajo grande) enviaba un correo electrónico pidiendo a todos que no imprimieran y un segundo correo electrónico confirmando la finalización.

Misma oficina, problema diferente. Teníamos dos coches de la empresa en un entorno urbano que, al parecer, nadie podía localizar. No puedo contar la cantidad de correos electrónicos que recibí diciendo algo como "¿Alguien ha visto el Accord gris?"

Afortunadamente, los tiempos han cambiado y hay formas mucho mejores de realizar un seguimiento de los activos. Pero incluso en entornos muy sofisticados, probablemente todavía encontrará sistemas de seguimiento rudimentarios. Piense en la última vez que fue a un hospital; lo más probable es que hubiera una pizarra en algún lugar de cada piso detallando qué pacientes estaban en qué habitaciones. Incluso podría haber tenido filas magnéticas para que los pacientes pudieran moverse y actualizarse fácilmente.

Si bien las pizarras digitales ahora están llegando al mercado, todavía tienen un tiempo para reemplazar la versión simple de colgar en la pared que muestra dónde están todos de un vistazo, porque seamos sinceros, ese puede ser un método increíblemente poderoso y eficiente.

Además, los métodos de seguimiento de activos como estos son generalmente baratos y fáciles de implementar, no se necesita capacitación. Sin embargo, la desventaja es que los datos se limitan a un solo lugar (tendría que ir a ver la pizarra designada) y no es muy escalable.

Por ejemplo, ¡hice mi parte justa de interferir inocentemente en los trabajos de impresión de otros!

Entonces, al moverse entre etapas, querrá considerar cómo puede generar más valor antes de pasar al siguiente paso ...

Etapa 2:hojas de cálculo de seguimiento de activos

Aunque todavía son algo populares en algunos rincones del mundo empresarial, los llamados métodos analógicos para la gestión de activos han tenido un gran éxito, gracias a los avances en la tecnología informática que hicieron que la digitalización posible.

De hecho, con la llegada del software Excel en la década de 1980, las hojas de cálculo de seguimiento de activos digitales se convirtieron rápidamente en el "mejor invento desde el pan de molde" para el seguimiento y la gestión de todo tipo de activos. Por un lado, eran relativamente fáciles de usar y mantener, siempre que hubiera una persona principalmente responsable de la entrada de datos. Por otro, eran relativamente baratos, considerando todo; y, por supuesto, también eran menos vulnerables a los desastres naturales.

Por lo tanto, muchas pequeñas y medianas empresas, en múltiples industrias, cambiaron el lápiz y el papel por hojas de cálculo digitales como piedra angular de su estrategia de gestión de activos. Y aunque muchos todavía están comprometidos con las soluciones de hojas de cálculo, especialmente ahora que Google ofrece una versión gratuita, un número creciente está perdiendo la fe rápidamente, dados los muchos inconvenientes.

Los sistemas de hojas de cálculo son más útiles en computadoras de tamaño completo y no se puede acceder fácilmente a ellos desde dispositivos móviles. También pueden ser increíblemente poco confiables, dado que deben procesar grandes volúmenes de información ingresada manualmente, lo que inevitablemente conduce a errores humanos y datos inexactos. Y no olvidemos que las computadoras están lejos de ser infalibles, ya que los virus y las fallas de hardware pueden acabar con años de arduo trabajo si no utiliza el almacenamiento en la nube.

Además de eso, las hojas de cálculo de seguimiento de activos simples no pueden rastrear y / o localizar activos de forma remota en tiempo real; la integridad de los datos es definitivamente problemática; y no hay pista de auditoría. Del mismo modo, solo una persona a la vez puede acceder y editarlos, lo que excluye la colaboración, y es imposible identificar quién ha cambiado qué y cuándo a menos que pregunte en la oficina. (Muy parecido a los ejemplos de impresoras y automóviles).

Igualmente significativo, se necesita una gran cantidad de tiempo y esfuerzo físico del personal para recopilar, cargar, actualizar, calcular y analizar datos de activos para identificar tendencias significativas y tomar buenas decisiones comerciales. (Aunque eso es asumiendo que la información que está utilizando es realmente precisa en primer lugar).

En un esfuerzo por resolver algunos de estos problemas, las empresas crearon bases de datos comunes para rastrear activos e inventario. Al organizar, estructurar y almacenar información en una ubicación central, estos sistemas digitales automatizados ayudan a mejorar la interoperabilidad entre diferentes departamentos y funciones.

También son capaces de almacenar grandes cantidades de datos, con los cuales determinar cantidades, pronosticar necesidades y / o rastrear las fases básicas del ciclo de vida de un activo. Pero al igual que las hojas de cálculo, estas bases de datos requieren un trabajo considerable para su uso (es decir, el análisis y la generación de informes aún deben realizarse manualmente). Del mismo modo, no son particularmente útiles para desarrollar procesos comerciales efectivos o tomar buenas decisiones comerciales.

No hace falta decir que, si bien las hojas de cálculo y las bases de datos han facilitado la gestión de activos, no han cambiado las reglas del juego de la forma en que lo han hecho las soluciones de gestión de activos de IoT cuando se trata de mejorar la eficiencia, controlar los costos y reducir el riesgo. Es por eso que las empresas se están moviendo rápidamente hacia la Etapa 3:soluciones de software de gestión de activos basadas en la nube.

Lectura relacionada:Obtenga más información sobre las opciones de hardware de seguimiento de activos disponibles.

Sin embargo, antes de subirse al tren, deberá familiarizarse con los diferentes sistemas y tecnologías; evaluar sus necesidades comerciales únicas; y elija un proveedor que pueda ayudarlo a seleccionar la mejor solución de seguimiento de activos para satisfacer esas necesidades.

Etapa 3:basado en la nube Software de gestión de activos

Bien, ahora que ha alcanzado la Etapa 3 en su viaje, está listo para aprovechar el poder de IoT y pasar al mundo del software de localización y rastreo de activos en tiempo real, utilizando la combinación correcta de tecnologías como la localización GPS en exteriores, WiFi y etiquetas RFID. En este punto, está entrando en el ámbito de la digitalización - o el uso de tecnologías y datos digitales para ajustar su modelo comercial de manera que mejore sus procesos comerciales.

La solución de IoT que ha elegido le permitirá conectar personas y activos, con sistemas y procesos automatizados de formas que nunca pensó que fuera posible. Y al hacerlo, ahora tendrá una forma mucho más efectiva de aumentar la productividad, mantener el cumplimiento normativo, mitigar el riesgo y monitorear sus activos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Asimismo, ha creado un sistema centralizado basado en la nube para recopilar, actualizar y mantener automáticamente todos sus datos en un solo lugar, en lugar de distribuirlos en varias hojas de cálculo o bases de datos. Aún mejor, su sistema de seguimiento habilitado para IoT permitirá que varios empleados a la vez accedan a los datos, lo que facilitará la colaboración entre departamentos.

De hecho, su empresa ahora tendrá la capacidad de compartir e interpretar colectivamente montones de datos de uso y condición de activos, cantidad y ubicación, lo que a su vez mejorará el flujo de trabajo; reducir el potencial de desperdicio; prevenir fallas en el equipo; y menores costos.

Las soluciones basadas en IoT pueden ayudar a las empresas a mantenerse constantemente al tanto de las existencias de inventario, por lo que pueden reponerse de forma proactiva, al mismo tiempo que se gestionan eficazmente los riesgos y se garantizan el cumplimiento, mediante la supervisión constante de los productos perecederos o el mantenimiento de los equipos. Y un sistema habilitado para IoT será mucho más escalable, a medida que su negocio crezca y sus necesidades cambien.

Pero a pesar de los muchos beneficios que probablemente obtendrá durante la Etapa 3, los conocimientos predictivos y la toma de decisiones automatizada no estarán entre ellos. Si bien las aplicaciones de seguimiento basadas en la nube permiten el acceso continuo a informes de auditoría y datos de activos precisos y completos, aún necesitará que las personas lo recopilen e interpreten correctamente antes de usar la información para tomar decisiones comerciales.

Por ejemplo, si bien las soluciones de software de administración de activos le permiten monitorear el uso del equipo y los datos de condición, debe ser analizado por el personal del departamento de finanzas, encargado de desarrollar programas de mantenimiento y depreciación. Lo mismo ocurre con la administración del sistema de gestión de activos, que requiere tiempo y energía del personal para garantizar que las funciones básicas de trabajo estén en su lugar y funcionen bien.

Entonces, aunque definitivamente se está moviendo en la dirección correcta, puede llegar un momento en el que esté listo para una transformación digital en toda regla, con la ayuda de una solución de administración de activos de IoT aún más sofisticada que reemplace la interacción humana con inteligencia artificial (IA).

Debido a que esta tecnología de próxima generación aún está evolucionando, probablemente debería dedicarle un poco más de tiempo antes de dar el salto, lo que sin duda puede usar para obtener un comienzo muy necesario para hacer la transición a lo que llamaremos Etapa 4. Dicho esto, querrá hacer un trabajo preliminar, de la siguiente manera:

• Cree un plan de implementación estratégica que incluya una proyección presupuestaria sólida para manejar el costo inicial.
• Profundice en su sistema actual para comprender completamente los datos que está recopilando, de modo que pueda decidir si son suficientes para resolver los problemas comerciales y optimizar los procesos comerciales en cuestión.
• Seleccione los datos que necesitará en el futuro y límpielos para mejorar su calidad y garantizar su integridad.
• Prepare a sus partes interesadas con mucha anticipación para mitigar la resistencia que inevitablemente va de la mano con iniciativas de transformación digital como esta.

Etapa 4:aprendizaje automático e inteligencia artificial

Quizás la forma más fácil de comprender la Etapa 4 es observar cómo la próxima generación de gestión de activos de IoT incorpora el aprendizaje automático y la inteligencia artificial para facilitar el pensamiento general:todo el bosque (o empresa) en lugar de solo los árboles (sus activos individuales).

En consecuencia, cambiará el enfoque de optimizar los activos a maximizar el impacto en toda la empresa. Y al hacerlo, utilizará análisis predictivos para automatizar la toma de decisiones comerciales en torno al ahorro de costos, la utilización de recursos, la mitigación de riesgos, el abastecimiento dinámico y el mantenimiento y la disponibilidad de activos.

Con eso en mente, las empresas comenzarán a pensar en los activos como aquellos que "poseen" y los que obtienen de fuentes externas (es decir, mediante arrendamiento, suscripción, contrato, etc.), pero que utilizan para respaldar sus operaciones. Es más, al integrar estas tecnologías superinteligentes en sus soluciones de gestión de activos, pueden eliminar la mayoría de las limitaciones actuales causadas por la acción humana (ya sea física o cognitiva) para ofrecer un valor mucho mayor.

¿El resultado? Sistemas innovadores que no solo son increíblemente rápidos y siempre están en funcionamiento, sino que también tienen una gran capacidad expandida para reconocer y responder casi instantáneamente a patrones, basados ​​en eventos y observaciones pasados ​​(la pieza de análisis predictivo).

Por supuesto, todo esto viene con un alto precio por adelantado (aunque obtendrá ganancias significativas en el back-end) Y las máquinas ciertamente no pueden hacer todo. De hecho, seguirá necesitando personal para garantizar que los conocimientos predictivos generados por computadora se ejecuten correctamente al servicio de un mejor rendimiento comercial. Sin mencionar la necesidad de interacción humana para completar responsabilidades esenciales como explorar nuevas oportunidades, promover los servicios de la empresa y cerrar acuerdos productivos.

Pero lo que es aún más importante, la Etapa 4 exigirá una cultura empresarial mucho más holística. Uno que involucre al ecosistema de partes interesadas, desde los empleados hasta los clientes y todos los intermedios, para dar el gran salto hacia las tecnologías de gestión de activos que son disruptivas por derecho propio.

Y dado que el cambio de cultura suele ser un proceso bastante lento, eso podría llevar un tiempo. Es por eso que su mejor opción es planificar en consecuencia, con la ayuda de expertos que saben cómo guiarlo a través del proceso, independientemente de dónde se encuentre en las otras tres etapas de la gestión de activos de IoT y la transformación digital.

Dicho esto, no dude en comunicarse con nosotros para poner las cosas en marcha.