Cómo el software CMMS transforma la gestión de inventario en instalaciones de salud

Imagine que está gestionando el inventario de un hospital. Su éxito depende de tener respuestas precisas a preguntas como: "¿Qué artículos tengo?" y "¿Cuánto de cada artículo tengo?"

También necesitará una forma de mantener sus respuestas precisas con el tiempo. Los hospitales son entornos de ritmo rápido, y la medicina moderna involucra muchos dispositivos desechables de un solo uso. Los niveles de inventario pueden fluctuar drásticamente día a día, incluso hora a hora.

La solución es la función de seguimiento de inventario de un software CMMS, que le permite mantenerse actualizado sobre cada artículo individual, hasta el último depresor de lengua.

Así es como puede funcionar. Cada vez que llega nuevo inventario, se escanea y se agrega automáticamente a sus registros a través del CMMS. Debido a que todo el sistema es basado en la nube, la información está disponible desde cualquier lugar, en cualquier momento. El CMMS también puede rastrear cuándo se usan las cosas. Por ejemplo, cuando falla el motor de una cama ajustable, las partes de repuesto se indican en la orden de trabajo, y cuando el técnico cierra la orden de trabajo, las partes se eliminan automáticamente de sus registros de inventario.

Eso es impresionante, pero también es solo el principio. El seguimiento de inventario le da las respuestas a una amplia gama de preguntas importantes. La clave para responder cada pregunta es usar su software CMMS para recopilar y mantener la información correcta sobre los artículos en su inventario. Veamos algunas de estas preguntas y cómo responderlas usando software CMMS.

¿Cómo puedo encontrar rápidamente lo que necesito?

Información requerida: Nombre, descripción y ubicación física.

No poder encontrar algo es exactamente lo mismo que no tenerlo en absoluto.

Asegúrese de incluir no solo el nombre del artículo, sino también una descripción. Aunque la mayoría de la gente conocerá el nombre exacto, algunos solo sabrán cómo se ve algo o qué hace. Agregar tanto el nombre como la descripción también resuelve el problema de los artículos que tienen más de un nombre. Los depresores de lengua, por ejemplo, a menudo se llaman espátulas, pero solo se usan para una cosa.

Si el inventario está dividido entre múltiples instalaciones, asegúrese de incluir la ubicación de cada artículo. Esto podría ser tan general como la habitación en la que está, o tan específico como el estante y la caja exactos, dependiendo del tamaño y sofisticación de su sistema.

¿Cómo puedo comprar más?

Información requerida: Detalles de contacto del proveedor de compras, número de parte, número de serie y listas de precios actuales.

Esta es toda la información que necesita para realizar un pedido de manera rápida y fácil al reabastecer. La verdadera ventaja de tener esta información para el seguimiento de inventario basado en CMMS es que *usted* no tiene que hacer pedidos; el CMMS lo hace por usted. Una vez que haya configurado umbrales de reabastecimiento, el software puede usar los niveles existentes y los tiempos de entrega estimados para calcular cuándo hacer el próximo pedido.

¿Qué hago si un artículo es defectuoso?

Información requerida: Detalles de contacto del fabricante, detalles de contacto del proveedor de compras y número de lote de garantía.

La información sobre la garantía será crucial mientras decide sus próximos pasos. En algunos casos, podría tener que contactar al fabricante, mientras que en otros, los reclamos de garantía son manejados por el proveedor de compras. De cualquier manera, tener el número de lote podría ahorrarle dolores de cabeza más adelante, porque puede rastrear fácilmente todo lo demás en su inventario que proviene del mismo lote defectuoso e intentar devolverlo también.

¿Cuándo necesito reabastecer?

Información requerida: Criticidad.

El nivel de criticidad no está escrito en el lado de la caja. Es algo que tiene que calcular usted mismo para cada artículo en inventario. Básicamente, es la respuesta a la pregunta: "¿Qué tan difícil sería operar este hospital sin este artículo?"

Podemos ver cómo funciona esto comparando un analizador de química con un desfibrilador. Podría parecer que el desfibrilador es más crítico, porque el dispositivo se usa para reiniciar el corazón de un paciente. Un analizador de química, por otro lado, parece menos crítico. Cuando se rompe, los médicos simplemente no pueden ordenar análisis de sangre. Pero el analizador de química tiene una criticidad más alta. Probablemente solo haya un analizador de química en el laboratorio, pero hay muchos desfibriladores en todo el hospital. Si uno no funciona, hay muchos otros que sí. Si el analizador de química no funciona, todo el laboratorio se detiene por completo.

Una vez que haya determinado la criticidad, puede establecer niveles de inventario seguros y umbrales de reorden para repuestos. En el ejemplo anterior, podría tener suficiente para el analizador de química, pero ninguno en el sitio para los desfibriladores.

Conclusión

La gestión de inventario exitosa comienza determinando qué tiene y cuánto tiene de ello. Pero no termina ahí. Al pensar en las preguntas que quiere responder, la historia que quiere que su seguimiento de inventario le cuente, puede determinar la información que necesita y cómo organizarla mejor dentro de su CMMS.

Referencias

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.