Garantizar la seguridad COVID-19 en instalaciones educativas con software CMMS para escuelas

El COVID-19 plantea retos únicos para todos, especialmente para gestores de instalaciones y mantenimiento encargados de mantener a la gente segura y los activos funcionando. Queremos compartir formas de proteger tanto a su equipo como a su organización durante cierres totales o parciales y luego en la reapertura. Nos centramos en escuelas y campus, pero la información aplica a todas las industrias. Los objetivos siguen siendo los mismos: mantener a la gente segura y los activos funcionando. Pero habrá cambios en cómo lo hace.

Establezca nuevos calendarios de saneamiento con software CMMS

Antes, probablemente pensaba más en mantener las cosas limpias. Fregar suelos embarrados y limpiar superficies con huellas. Pero ahora, limpio no basta. El nuevo estándar es más alto. Las cosas deben desinfectarse. Céntrese en superficies que se tocan regularmente. Estas incluyen:

• Pomos de puertas
• Interruptores de luz
• Escritorios
• Pasamanos
• Teclados y pantallas táctiles
• Botones de ascensor
• Tiradores de inodoro

La lista variará según su instalación. Por ejemplo, la mayoría de colegios primarios no tienen ascensores. Pero como regla general, si una superficie se toca en algún momento del día, desinféctela a menudo.

El reto es que este trabajo es crítico, fácil de hacer mal, y no hay tiempo para curva de aprendizaje. Debe hacerse bien, desde el inicio.

¿Cómo asegurar que las superficies se desinfectan correctamente?

Use plantillas de órdenes de trabajo con software CMMS para compartir información importante consistentemente

Para asegurar limpieza adecuada, cree plantillas para copiar fácilmente instrucciones e información importante a nuevas órdenes. Recuerde: no basta con tener órdenes para saneamiento. Necesita unas que expliquen cómo desinfectar lo más completamente posible.

Puede y debe cargar mucha información en una orden CMMS, incluyendo:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Imágenes digitales, esquemas y documentos
• Historiales completos de órdenes del activo
• Planos interactivos de planta y sitio

Para órdenes relacionadas con desinfección, asegúrese de incluir instrucciones sobre cómo preparar y usar los productos de forma segura.

Mezcla y manipulación

Esto depende de los productos que use su instalación. En algunos casos, deberá mezclar químicos antes de usarlos. En otros, vienen premezclados. Asegúrese que las órdenes incluyan info sobre cómo preparar los productos, incluyendo EPI requerido. Muchos productos de limpieza son corrosivos; guantes y gafas o pantallas faciales protegen contra contacto con piel y ojos.

También incluya información sobre qué químicos NO mezclar. Los técnicos podrían tentar mezclar un poco de cada limpiador en un "superlimpiador", pero el resultado podría ser tóxico. Mezclar amoníaco y lejía crea vapores de cloramina, que queman garganta y ojos. Mezclar alcohol isopropílico y lejía crea cloroformo e ácido clorhídrico. Niveles bajos causan mareos; altos, daños en piel, ojos, pulmones, riñones, hígado y eventualmente la muerte.

Tipo, orden de uso y tiempo de contacto

Los limpiadores no son lo mismo que desinfectantes, y para mejor resultado necesita usar los productos correctos en el orden correcto.

Generalmente, los limpiadores eliminan grasa y material orgánico antes de desinfectar. Una vez limpia la superficie, aplica el desinfectante, que contiene químicos que matan gérmenes. A menudo se cree que mucho "aceite de codo" es la mejor forma de limpiar, pero al desinfectar, primero debe dar a los productos suficiente tiempo de contacto para actuar.

Cómo mezclar y usar productos de limpieza de forma segura puede cubrirse en instrucciones paso a paso y listas de verificación personalizables en la orden CMMS. Y usando plantillas, incluye toda esta info en cada orden relacionada con saneamiento. Cuando necesite una nueva orden, empiece con la plantilla cargada de info y añada cualquier información adicional.

Algunas escuelas y campus crean nuevos materiales de formación para técnicos para asegurar que tienen toda la info para trabajar segura y eficazmente. Pero certificar a todos lleva tiempo y no todos pueden formarse a la vez. Para sortear esto, puede revisar perfiles de técnicos antes de asignarles tareas para asegurar que recibieron la formación requerida.

Añadir un calendario de saneamiento es solo una parte. ¿Qué más debería hacer diferente?

Ajuste sus calendarios de mantenimiento preventivo con software CMMS

Separado de nuevas tareas de saneamiento, también debe aumentar partes de su calendario de MP existente. Si no tiene programa, ahora es el momento de empezar. Generalmente, el preventivo entrega:

• Mayor tiempo de actividad
• Vida útil más larga de activos
• Gestión de inventario más fácil
• Eficiencia mejorada
• Seguridad aumentada

Todos importantes, pero con COVID-19 se han vuelto críticos.

Aumente algunos MPs

Organizaciones de todas las industrias se ven forzadas a recortar costes. Eso significa que mantenimiento debe hacer más con menos: menos técnicos y ojo más cercano a costes. Lo último que necesita ahora es inactividad no planificada en un activo importante. Ahora no es momento de que la caldera falle. Para asegurar que todo lo necesario se mantenga online, aumente frecuencia y cantidad de preventivo en activos críticos.

Pausar algunos MPs

Al mismo tiempo, hay MPs que quizás quiera considerar parar. En un colegio primario, por ejemplo, no hace falta revisar periódicamente estructuras de juego al aire libre. En la mayoría de zonas, están vetadas. En un campus universitario grande, departamentos pueden pausar mantenimiento programado en algunos activos de cocinas de cafeterías. Activos inactivos no necesitan la misma atención.

Pausar MPs también ayuda con informes. A final de mes, no tiene que abrirse paso entre MPs perdidas que nunca debería haber hecho. Tiene más sentido pausarlas ahora, liberándole para usar el tiempo del departamento en formas que encajen mejor con la situación actual. Piénselo así: puede tener calendario para regar el césped cada domingo por la tarde en verano, pero no tiene sentido seguirlo si el domingo por la tarde hubo tormenta.

Un buen CMMS le permite pausar y reanudar su calendario de MPs con unos clics.

Cambie a MPs descuidadas

Con más tiempo, puede finalmente ponerse al día con todo el preventivo que quedó en segundo plano. Tiene tiempo para invertir en esos pequeños proyectos que suman mayor fiabilidad y eficiencia. También puede usar el tiempo para establecer mejores flujos de trabajo para el futuro. Eso puede incluir adoptar software CMMS. Incluso en los mejores tiempos, algunos departamentos encuentran difícil mantener su ritmo habitual mientras recogen y organizan datos para implementar CMMS. Mientras líneas de producción están paradas y oficinas no se usan, puede prepararse para el éxito cuando todo vuelva a arrancar.

Parte de programar preventivo es asegurar tener las piezas y materiales correctos en el momento correcto. Si está programado arreglar la pantalla de proyector en un aula, necesita las piezas a mano. ¿Cuál es la mejor forma de gestionar inventario?

Asegure cadenas de suministro críticas con gestión de inventario automatizada con software CMMS

El objetivo de la gestión de inventario es tener la pieza correcta en el momento correcto y al precio correcto. Cuando falla y no tiene la pieza cuando la necesita, normalmente puede compensar pagando un extra por envío express. Generalmente, no siempre tiene la pieza correcta cuando la necesita, pero con paciencia y dinero, eventualmente la consigue. Pero el COVID-19 presiona las cadenas de suministro como nunca. Más que nunca, no hay margen de error. Con plazos de entrega aumentando, debe hacer pedidos mucho antes de quedarse sin stock.

Es posible hacerlo con papel u hojas de cálculo, pero el software CMMS es más fácil. Primero, usa las piezas y materiales asociados a órdenes para mantener conteos de inventario actualizados en tiempo real. Volvamos al ejemplo de la pantalla. En cuanto se cierra la orden, el software resta las piezas asociadas del inventario. Siempre sabe exactamente cuántas tiene en reserva. Segundo, en cuanto ese número baja del mínimo personalizable, el software le alerta: hora de reordenar. El módulo de compras automatiza gran parte de los siguientes pasos, facilitando contactar proveedores.

Divisiones escolares y campus grandes con múltiples instalaciones también se benefician del inventario compartido. Desde dentro del CMMS, pueden revisar fácilmente todos los inventarios. Por ahora, será mucho más fácil coger piezas y materiales extra de una segunda instalación que pedirlas a un proveedor.

Planificar el trabajo es una cosa, asegurar que se hace es otra. Necesita forma de asegurar que su calendario de preventivo se sigue. ¿Cómo crear transparencia y exigir responsabilidad?

Rastree órdenes de trabajo usando categorías e informes

Programar saneamiento y preventivo es el primer paso, pero luego debe rastrear tareas relacionadas con COVID-19 para asegurar que nada se cuela. Una forma es añadir categorías a órdenes a demanda y preventivas. Si trabaja con papel, puede hacer algo simple como marcar la fecha con rotulador amarillo. Con hojas de cálculo, podría usar color de fuente distinto. Luego al construir informes, puede agrupar todas las órdenes críticas.

Debe mirar:

• Número de MPs completadas
• Número de MPs completadas a tiempo
• Porcentaje de MPs completadas a tiempo

Consume tiempo con papel u hojas de cálculo, pero es factible. Con CMMS e informes auto-generados, es mucho más fácil. Ponga todas las órdenes y MPs asociadas bajo la misma categoría, y el software extrae todos los datos, crea gráficos y calcula KPIs.

Independiente de cómo compile informes, buena idea aumentar la frecuencia. Si hay gaps en sus procesos, debe encontrarlos y abordarlos ya.

Trabaje remotamente con software CMMS

La necesidad de distanciamiento social es uno de los mayores retos. Si su equipo está acostumbrado a trabajar junto, compartir info verbalmente y poder acercarse a preguntar cuando se atascan, el COVID-19 tiene un efecto enorme. Puede parecer imposible trabajar eficazmente cuando todas esas cosas que dábamos por sentadas (trabajar codo con codo, hablar cara a cara) desaparecen de golpe. ¿Cómo organizar su equipo cuando nadie puede hacer algo tan simple como pasar por su oficina?

Necesita nuevos canales de comunicación claros y fiables. Necesita formas de estandarizar información para que fluya fácil entre miembros del equipo. Además, necesita forma de mantener a todos en el bucle, actualizando información en tiempo real.

Hay opciones: emails grupales, árboles telefónicos. Si ya los usa, conoce los inconvenientes. El software CMMS respaldado por cloud computing mantiene a su equipo conectado, incluso desde lejos. Todos los datos del departamento están en una base de datos central, respaldados y seguros. Pero es más que seguro: es accesible. Usted y su equipo pueden entrar desde cualquier escritorio, portátil o móvil con internet. Una vez dentro del CMMS, no importa dónde esté. Puede:

• Generar, asignar y rastrear órdenes de trabajo
• Programar y rastrear tareas de mantenimiento preventivo
• Controlar inventario
• Generar informes automáticamente

Todo lo cubierto, puede hacerlo remotamente.

Hippo CMMS y usted

Parece que la pandemia ha cambiado todo, y todos intentan lidiar con mucha incertidumbre. Pero una cosa nunca cambiará. Siempre estaremos aquí para ayudar. Si tiene dudas sobre CMMS e instalaciones educativas, o cualquier otra industria, ahora es el momento de contactar y conectar con nosotros.