Principales beneficios de CMMS que los administradores de instalaciones aprovechan

Al observar una orden de trabajo de principio a fin, podemos ver cómo un CMMS fácil de usar y con todas las funciones mejora la vida del administrador de instalaciones promedio.

Los gerentes de las instalaciones están a cargo de decidir qué trabajo se realiza, quién lo hace y en qué orden, además de un millón de otras cosas. Si esto describe su vida laboral diaria, aproveche los beneficios de CMMS que pueden ayudarlo a simplificar su vida.

Tamaño del portal de solicitud de control

Incluso el mejor programa de mantenimiento preventivo no puede borrar por completo las órdenes de trabajo bajo demanda. No hay duda de que su organización los tendrá. La pregunta es quién llega a generarlos.

Un buen CMMS te permite controlar la respuesta. En algunas organizaciones, solo el departamento de mantenimiento puede enviar los tickets. En otros, es el jefe de cada departamento. Algunas organizaciones mantienen el portal de solicitudes completamente abierto, y todos los empleados pueden enviar un ticket. Hay pros y contras en mantener el portal todo, desde completamente abierto hasta bien cerrado. La idea importante aquí es que un buen CMMS te permite decidir.

Aprobar o rechazar tickets con datos, confianza

Una de las mejores ventajas de CMMS es que puede aprobar o rechazar tickets con datos. Una vez que se ha enviado un ticket, puede decidir aprobarlo y comenzar a generar una orden de trabajo o rechazarlo y no molestarse en generar una orden de trabajo. A veces, la decisión es una completa obviedad. Conoce la importancia relativa de sus activos y equipos y, a menudo, puede aprobarlos o rechazarlos en función de la importancia de algo para mantener la línea en funcionamiento. Por ejemplo, no pospondrá la entrada de un ticket relacionado con una prensa o bomba crítica. Pero, a veces, es más difícil saber a qué saltar y qué dejar atrás. Un buen CMMS le brinda los datos que necesita para tomar una decisión inteligente.

Una forma es mostrándote el calendario PM. Digamos, por ejemplo, que un operador informa de un sonido de rechinamiento débil y extraño proveniente de una pequeña cinta transportadora. Gracias al CMMS, sabe que se programa un PM para esa máquina en menos de una semana y que una parte del mantenimiento planificado implica ajustar todas las correas. En ese caso, es más probable que rechace. No es que no creas que hay un problema; sabe que no es grave y que lo solucionarán pronto.

El horario de la tarde podría revelar algo más. Podría ser que el activo en cuestión se haya trabajado recientemente como parte de un PM. Ahora quizás sea más probable que apruebe el ticket. No debería haber ningún problema con un activo que se examinó tan recientemente y, si lo hay, sugiere que el PM no se llevó a cabo correctamente.

Más allá del cronograma de PM, un CMMS puede ayudar agrupando las órdenes de trabajo por activo. Entonces, alguien envía una solicitud de orden de trabajo relacionada con un ventilador dentro de un equipo más grande. Parece estar tambaleándose un poco más de lo que debería, causando una vibración notable. Tan pronto como observa el historial del equipo, ve muchas señales de alerta:no solo esa vibración ha sido un problema antes, sino que la última vez fue una señal temprana de un problema mucho mayor. Terminó habiendo muchas reparaciones costosas. De inmediato, aprueba el ticket.

Y aquí está una de las mejores partes:puede ser su primer día en el trabajo y aún podrá tomar la decisión correcta. O bien, podría ser no solo su primer día, sino también tres días desde que el antiguo miembro del personal, el único técnico que conocía todas las máquinas mejor que a sus propios hijos, se jubiló después de 20 años en el trabajo. Toda la memoria institucional se encuentra aún en el CMMS. No se va con los empleados antiguos y está disponible de inmediato para los nuevos.

Crear órdenes de trabajo repletas de datos

Una vez que haya decidido aprobar un ticket, puede comenzar a crear la orden de trabajo. El software CMMS le permite asociar rápida y fácilmente una gran cantidad de datos. Básicamente, hay una tonelada de información que adjunta a una orden de trabajo, que incluye:

• Descripción e imágenes del activo

• Versiones digitales de manuales y esquemas de operación y mantenimiento

• Explicación del trabajo a realizar

• Instrucciones paso a paso

• Listas de verificación personalizables

• Piezas asociadas

Si tiene la suerte de obtener un CMMS realmente bueno, su orden de trabajo también puede incluir mapas de piso interactivos. ¿Cómo hace su vida más fácil tener órdenes de trabajo repletas de información? Piense en cada pieza de información como una pregunta que no tiene que responder.

No tendrás técnicos que te pregunten:

• ¿Dónde está el activo y cómo se ve?

• ¿Dónde están los manuales de operación y mantenimiento y cómo encuentro el de este activo?

• ¿Qué debo corregir y cómo lo hago?

• ¿Cómo sé que he hecho todo correctamente?

• ¿Qué piezas necesito?

En el mejor de los casos, cada orden de trabajo rica en datos puede ahorrarle cinco o más llamadas telefónicas.

Mantenga las órdenes de trabajo necesarias con paneles personalizables

Uno de los mayores beneficios de CMMS es cómo puede personalizar las pantallas. Lo que ve puede ser totalmente diferente de lo que ve cada técnico. Esto ayuda a los técnicos al reducir el "desorden visual". En lugar de filas y filas de información, solo ven las órdenes de trabajo que necesitan cerrar. Te ayuda porque ahora nunca tendrás que preocuparte de que los técnicos se controlen unos a otros. No tiene que preocuparse de que vean qué otros técnicos están asignados, lo que a veces puede conducir a una situación de "demasiados cocineros estropean el caldo".

Observe el panorama general con los KPI y los informes con un solo clic

Una vez que se han asignado las asignaciones de trabajo y luego se han cerrado, es hora de usar el CMMS para procesar los números y crear algunos informes personalizados. Algunos software solo admiten informes básicos, pero un buen software CMMS con todas las funciones rastrea una gran cantidad de datos, que luego se pueden usar para crear, entre otras cosas, KPI. Esto lo ayudará a encontrar los activos que le están costando más tiempo y dinero, así como los técnicos que están cerrando la mayoría de las órdenes de trabajo en un período de tiempo determinado. Básicamente, todos los puntos altos y bajos. Armado con esta información, puede ajustar todo, desde su horario de MP hasta la fuerza laboral de su departamento.