Descubra los Beneficios Clave del CMMS que Simplifican la Gestión de Instalaciones

Mirando una orden de trabajo de principio a fin, podemos ver cómo un CMMS completo y fácil de usar mejora la vida del gestor de instalaciones promedio.

Los gestores de instalaciones están a cargo de decidir qué trabajo se hace, quién lo hace y en qué orden, además de un millón de otras cosas. Si esto describe su vida laboral diaria, aproveche los beneficios del CMMS que pueden ayudar a simplificarla.

Controle el tamaño del portal de solicitudes

Incluso el mejor programa de mantenimiento preventivo no puede borrar completamente las órdenes de trabajo a demanda. No hay duda de que su organización las tendrá. La pregunta es quién puede generarlas.

Un buen CMMS le deja controlar la respuesta. En algunas organizaciones, solo el departamento de mantenimiento puede enviar tickets. En otras, es el jefe de cada departamento. Algunas organizaciones mantienen el portal de solicitudes totalmente abierto, con cada empleado capaz de enviar un ticket. Hay pros y contras de mantener el portal desde totalmente abierto hasta cerrado hermético. La idea importante aquí es que un buen CMMS le deja decidir.

Apruebe o rechace tickets con datos, confianza

Una de las mejores ventajas del CMMS es que puede aprobar o rechazar tickets con datos. Una vez que se ha enviado un ticket, puede decidir aprobarlo y empezar a construir una orden de trabajo o rechazarlo y no molestarse en generar una orden de trabajo en absoluto. A veces, la decisión es pan comido. Conoce la criticidad relativa de sus activos y equipos, y a menudo puede aprobar o rechazar basándose en qué tan importante es algo para mantener la línea en marcha. Por ejemplo, no va a posponer un ticket relacionado con una prensa o bomba crítica. Pero a veces es más difícil saber en qué saltar y qué dejar en segundo plano. Un buen CMMS le da los datos que necesita para decidir sabiamente.

Una forma es mostrándole el calendario de PM. Digamos, por ejemplo, que un operador reporta un extraño sonido de rozamiento tenue proveniente de una cinta transportadora pequeña. Gracias al CMMS, sabe que un PM está programado para esa máquina en menos de una semana, y que parte del mantenimiento planeado implica ajustar todas las correas. En ese caso, es más probable que rechace. No es que no crea que hay un problema; sabe que no es grave y se solucionará pronto.

El calendario de PM podría revelar otra cosa. Podría ser que el activo en cuestión fue trabajado recientemente como parte de un PM. Ahora quizás sea más probable que apruebe el ticket. No debería haber problemas con un activo que fue revisado tan recientemente, y si los hay, sugiere que el PM no se realizó correctamente.

Más allá del calendario de PM, un CMMS puede ayudar agrupando órdenes de trabajo por activo. Así, alguien envía una solicitud de orden de trabajo relacionada con un ventilador dentro de una pieza de equipo más grande. Parece que bambolea un poco más de lo que debería, causando una vibración notable. En cuanto mira el historial del equipo, ve muchas banderas rojas: no solo ha sido un problema esa vibración antes, sino que la última vez fue una señal temprana de un problema mucho mayor. Terminó habiendo muchas reparaciones costosas. De inmediato, aprueba el ticket.

Y aquí está una de las mejores partes: puede ser su primer día en el trabajo y aún así podría tomar la decisión correcta. O podría ser no solo su primer día, sino también tres días desde que el veterano del personal, el único técnico que conocía todas las máquinas mejor que a sus propios hijos, se jubiló tras 20 años en el trabajo. Toda la memoria institucional sigue en el CMMS. No se va con los empleados veteranos y está disponible de inmediato para los nuevos.

Construya órdenes de trabajo llenas de datos

Una vez que ha decidido aprobar un ticket, puede empezar a construir la orden de trabajo. El software CMMS le permite asociar rápidamente muchos datos. Básicamente, hay una tonelada de información que puede adjuntar a una orden de trabajo, incluyendo:

• Descripción y fotos del activo
• Versiones digitales de manuales O&M y esquemas
• Explicación del trabajo a realizar
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Piezas asociadas

Si tiene la suerte de conseguir un CMMS realmente bueno, su orden de trabajo también puede incluir mapas de planta interactivos. ¿Cómo hace que su vida sea más fácil tener órdenes de trabajo repletas de información? Piense en cada pieza de información como una pregunta que no tiene que responder.

No tendrá técnicos preguntándole:

• ¿Dónde está el activo y qué aspecto tiene?
• ¿Dónde están los manuales O&M y cómo encuentro el de este activo?
• ¿Qué necesito arreglar y cómo lo hago?
• ¿Cómo sé que lo he hecho todo correctamente?
• ¿Qué piezas necesito?

En el mejor de los casos, cada orden de trabajo rica en datos puede ahorrarle cinco o más llamadas telefónicas.

Mantenga las órdenes de trabajo en "necesario saber" con paneles personalizables

Uno de los mayores beneficios del CMMS es cómo puede personalizar pantallas. Lo que usted ve puede ser totalmente diferente de lo que ve cada técnico. Esto ayuda a los técnicos reduciendo el "desorden visual". En lugar de filas y filas de información, solo ven las órdenes de trabajo que necesitan cerrar. Le ayuda a usted porque ahora nunca tiene que preocuparse de que los técnicos se vigilen entre sí. No tiene que preocuparse de que vean qué otros técnicos tienen asignado, lo que a veces puede llevar a una situación de "demasiados cocineros estropean el caldo".

Vigile el panorama general con KPIs, informes de un clic

Una vez que las asignaciones de trabajo han sido asignadas y luego cerradas, es hora de usar el CMMS para procesar los números y crear algunos informes personalizados. Algunos software solo soportan informes básicos, pero un buen software CMMS completo rastrea muchos datos, que luego puede usar para construir, entre otras cosas, KPIs. Esto le ayudará a encontrar los activos que le están costando más tiempo y dinero, así como los técnicos que están cerrando más órdenes de trabajo en un bloque de tiempo dado. Básicamente, todos los puntos altos y bajos. Armado con esta información, puede afinar todo, desde su programa de PM hasta la fuerza laboral de su departamento.