Desbloquee todo el potencial del software CMMS para una gestión de activos fluida

Pasamos tanto tiempo en Hippo escribiendo sobre los beneficios de nuestra solución CMMS que hemos desarrollado nuestro propio conjunto de expresiones de referencia. Como son bonitas y cortas, tienen fuerza mientras ahorran tiempo y espacio.

Pero vale la pena mirarlas con más detalle para entender exactamente cuáles son los beneficios del CMMS.

Acceso desde cualquier lugar desde la nube

Este surge cada vez que hablamos de los beneficios de un CMMS moderno respaldado por computación en la nube. En muchos casos, los comparamos con métodos tradicionales basados en papel y hojas de cálculo, que son tanto lentos como propensos a sus propias frustraciones únicas.

Con papel, solo hay una copia de la orden de trabajo, y eso significa que sus datos a menudo están incompletos y siempre son frágiles. Incompletos porque solo puede garabatear tanto en una sola hoja de papel. Los técnicos obtienen una descripción básica de en qué activo trabajar y el tipo de trabajo que se necesita hacer. Con tanta lectura entre líneas, hay muchas conjeturas. Y los datos son frágiles por lo fácil que es extraviar un papel.

Con hojas de cálculo, tiene el problema opuesto. En lugar de tener una copia, tiene un montón. La de su escritorio, más la que se envió por correo electrónico a sí mismo como respaldo, y luego está la que envió al técnico. Los problemas comienzan en cuanto hace cambios en cualquiera de estas copias porque ahora no tiene copias, tiene versiones. Los cambios que hace en un archivo no se transfieren a los otros archivos, y rápidamente se vuelve imposible saber qué versión es la más reciente, cuál tiene los datos correctos. Cuando intenta actualizar la orden de trabajo con nueva información, el técnico no tiene idea. Siguen trabajando con los datos viejos. Y cuando actualizan su versión, agregando notas o cerrando, usted no lo sabe hasta que se lo dicen. Recuerde, solo puede ver sus versiones de los archivos.

El software CMMS moderno toma todos sus datos y los pone en un solo lugar. De hecho, hacemos todo el trabajo pesado de TI por usted. Nos ocupamos de respaldos de datos y actualizaciones de seguridad del software. Los cambios se manejan en tiempo real; cuando asigna una orden de trabajo o un técnico cierra una, todos pueden verlo. Y ponemos los datos disponibles desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet. Al final, «desde cualquier lugar, en cualquier momento» significa que no importa dónde estén, todo su equipo está trabajando con los mismos datos. El beneficio es que siempre está trabajando con datos precisos y confiables. Sin esfuerzo, mantiene a todos en el circuito que necesitan estar ahí.

Flujos de trabajo de órdenes de trabajo optimizados

En cierto modo, este es un poco un arrastre de los beneficios de tener todos sus datos en una base de datos central que se actualiza en tiempo real. En lugar de tener que correr de vuelta a la oficina cada vez que cierran una orden de trabajo y necesitan una nueva, los técnicos pueden acceder a tareas en movimiento. El software moderno de órdenes de trabajo reduce el tiempo de inactividad de los técnicos entre tareas, aumentando la productividad.

Pero hace más que decir a los técnicos a dónde ir y qué hacer. El software de órdenes de trabajo les da todo lo que necesitan para trabajar eficientemente y cerrar rápido, incluyendo:

• Historiales completos de reparación y mantenimiento de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Listas de piezas y materiales asociados
• Esquemas digitales, imágenes, manuales O&M
• Mapas de sitio y planos de planta interactivos

También relacionado con la idea de trabajar más rápido, tener listas de piezas y materiales asociados integradas en las órdenes de trabajo ahorra a los técnicos de retrasos inesperados cuando tienen que correr buscando inventario. Llegan al sitio con todo lo que necesitan. Pero también ayuda al departamento a controlar los niveles generales de inventario, asegurando que tenga las piezas correctas en el momento correcto y al precio correcto. Cuando un técnico completa una orden de trabajo, las piezas y materiales se eliminan automáticamente de sus conteos de inventario. Y cuando alcanza niveles mínimos personalizables, el software envía una alerta, advirtiéndole que haga un pedido. No más sentarse esperando a que lleguen las piezas.

La gente tiende a pensar en el software de órdenes de trabajo como una calle de un solo sentido, con información moviéndose del jefe de mantenimiento a los técnicos del departamento. Pero un buen CMMS soporta comunicación clara de dos vías, y eso ayuda al departamento a hacer más, y hacerlo más rápido. Cuando un técnico tiene una pregunta sobre una tarea, puede adjuntar comentarios rápidamente, solicitando ayuda o más explicación. Cuando están a punto de cerrar una orden de trabajo, pueden subir imágenes digitales de su trabajo, solicitando una inspección visual virtual.

Adelántese a la curva de mantenimiento con mantenimiento preventivo

Este se trata de cómo nuestra solución de mantenimiento hace que sea mucho más fácil configurar, programar y rastrear un programa de mantenimiento preventivo. Al final, sale de debajo de esa pila de órdenes de trabajo a demanda y se mantiene un par de pasos adelante. En lugar de ser reactivo, ahora es proactivo, encontrando y cuidando pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de crecer en grandes problemas. No solo se está ahorrando mucha frustración, sino que también le está ahorrando a la organización mucho dinero. Ejemplo rápido: reemplazar un engranaje o widget barato antes de que se rompa significa que la empresa no está pagando a operadores para que estén parados junto a equipos improductivos y su departamento no está pagando precios de entrega urgente por piezas además de tarifas de horas extra para técnicos.

Así es como el software de mantenimiento preventivo lo hace posible. Primero, tiene todos los registros de reparación y mantenimiento de sus equipos y activos y puede auto-generar informes que le dicen qué activos se están comiendo los mayores trozos del presupuesto del departamento. Combinando eso con las recomendaciones de los fabricantes, puede configurar sus PMs, que son las tareas preventivas requeridas y sus frecuencias. Paso siguiente: programe el mantenimiento preventivo dentro del software, lo cual es fácil gracias al calendario en la aplicación. Ingrese las tareas una vez y haga que el software genere y asigne automáticamente PMs basados en medidor y tiempo. Cuando necesite mover cosas, arrastre y suelte sus PMs para afinar el programa.

En algunos casos, hace pequeños ajustes a sus PMs para acomodar mejor feriados o disponibilidad de piezas y recursos. En otros, puede usar el software de mantenimiento preventivo para agregar, eliminar o ajustar rápidamente grandes partes del programa. Por ejemplo, con la COVID-19, muchas organizaciones están agregando horarios de sanitización por hora o, en casos donde las instalaciones están cerradas, pausando sus programas de PM completos.

Toma de decisiones basada en datos con informes automatizados

La gestión de activos se reduce a obtener el mayor valor de equipos y activos por la menor cantidad de dinero, y al final, es un acto de equilibrio. Podría eliminar completamente las órdenes de trabajo a demanda, pero no tiene sentido si la única forma de hacerlo es con PMs que recorren cada dos días. En el otro extremo del espectro, podría ahorrar dinero a corto plazo recortando el mantenimiento programado, pero lo paga con tiempo de inactividad no programado y reparaciones costosas a largo plazo.

La mejor forma de saber qué hacer y con qué frecuencia es con informes automatizados robustos. Antes de poder tomar la acción correctiva correcta, necesita saber qué activos le cuestan más mantener y los tipos de reparaciones que les está haciendo. En algunos casos, puede afinar su programa de mantenimiento preventivo. En otros, puede buscar cambiar proveedores. Por ejemplo, si está agregando lubricante a sus bombas regularmente pero aún tiene fallas, es hora de cambiar proveedores. Y los informes son para más que solo piezas y equipos. También es gente. Al rastrear KPIs relacionados con la productividad, puede gestionar mejor sus recursos de fuerza laboral.

Mantenga el control con control de inventario

Uno de los grandes beneficios del mantenimiento preventivo es que como sabe cuándo el equipo está haciendo tareas específicas, puede asegurar fácilmente que tengan las piezas correctas justo cuando las necesitan. Y con el lujo de ordenar temprano, evita gastar extra en entregas urgentes.

Pero es más que solo eso. El software de control de inventario de Hippo comienza cuando ingresa datos críticos para todos sus artículos de inventario: su suministro actual y sus niveles de reposición personalizables. Cuando alguien genera una nueva orden de trabajo, a demanda o mantenimiento preventivo, pueden asociar las piezas y materiales requeridos con la orden de trabajo. Luego, cuando un técnico cierra esa orden de trabajo, las piezas y materiales se eliminan automáticamente de sus conteos de inventario.

Y cuando sus niveles caen por debajo del nivel mínimo personalizable, el CMMS le envía una alerta, para que sepa que debe preparar la próxima orden de compra. Pero eso también es pan comido porque tiene toda la información de contacto de sus proveedores dentro del CMMS, y el software le ayuda más automatizando parcialmente el proceso de compra. Más tarde, cuando llega el inventario, hay un proceso simple para actualizar los números en el CMMS, incluyendo formas intuitivas de contar entregas parciales y completas.

Plantillas de órdenes de trabajo

Cuando obtiene un nuevo activo por primera vez, tiene sentido seguir todas las recomendaciones del fabricante. Son ellos quienes diseñaron el equipo, así que lo conocen mejor. Además, es probable que haya disposiciones en la garantía que le exijan realizar (o evitar realizar) inspecciones y tareas específicas.

Pero con el tiempo, los verdaderos expertos para ese activo son los técnicos de su equipo que han estado trabajando en él más, aprendiendo todos sus secretos. En ese punto, probablemente tenga más sentido empezar a hacer lo que sabe que funciona, independientemente de lo que diga el manual.

Piénselo así: cuando se casa por primera vez, podría tener sentido pedirle a los padres de su cónyuge consejos para un buen regalo de cumpleaños. Pero una vez que lleva una década de matrimonio, esos mismos padres ahora le piden consejo a usted. Conoce a su cónyuge mejor que sus propios padres.

Con activos y equipos, sin embargo, puede tener problemas cuando todo ese conocimiento interno existe solo en las cabezas de uno o dos técnicos senior. Se llama «riesgo de persona clave», y significa que su departamento corre el riesgo de perder todo ese saber hacer si solo unas pocas personas clave se van, ya sea por transferencia o jubilación. Cuando salen por esa puerta, también se va todo ese conocimiento.

La forma de eliminar el riesgo es protegiendo el saber hacer de mantenimiento dentro del CMMS, en plantillas repletas de listas de verificación e instrucciones. Cada vez que genera una nueva orden de trabajo, puede agregar la plantilla con solo unos clics, dando instantáneamente a los técnicos lo que necesitan para resolver problemas usando los POEs y mejores prácticas favoritas del departamento.

Y cuando esos técnicos clave dejan el departamento, todavía tiene todos sus insights, y está seguro y accesible para todo el equipo.

Demuestre cumplimiento con el registro de actividad

Puede variar entre industrias, pero generalmente, todos tienen que encontrar formas de mantenerse en cumplimiento con regulaciones gubernamentales y estándares de la industria.

Hippo ayuda facilitando la configuración y programación de inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, gestión de órdenes de trabajo a demanda, y asegurando que los técnicos hagan el trabajo correctamente con plantillas de órdenes de trabajo repletas de listas de verificación e instrucciones.

Pero eso solo cubre la primera parte del cumplimiento, que es volverse conforme. Hay una segunda parte, aunque, y puede ser igualmente desafiante: demostrar que es conforme.

La mala noticia sobre el cumplimiento es que es un poco como esos cuestionarios de matemáticas de la secundaria. No basta con tener la respuesta correcta; también necesita «mostrar su trabajo».

La buena noticia es que Hippo lo hace fácil. Recuerde, con un CMMS moderno, todos sus datos están en un solo lugar, donde están seguros, protegidos y buscables. Eso significa que cuando tiene que demostrar que hizo el trabajo correcto en el horario correcto, todo lo que necesita hacer es usar el software para auto-generar algunos informes para usted.

También puede profundizar en órdenes de trabajo individuales para verificar el Registro de Actividad, que le dice para esa orden de trabajo exactamente quién hizo qué y cuándo lo hizo.

¿El inspector de OSHA quiere saber la última vez que alguien inspeccionó los rieles de seguridad en la prensa? Puede buscarlo de inmediato. Un inspector diferente quiere saber cuánto le tomó a su equipo cerrar una orden de trabajo específica relacionada con seguridad? Está ahí en el registro.

Aumente la transparencia y haga cumplir la rendición de cuentas con mejor seguimiento

Cuando puede rastrear y confiar en sus datos, finalmente puede ver qué está pasando en su departamento. Finalmente, sabe qué funciona y qué no, dándole ideas sobre cómo arreglar mejor problemas con activos, equipos, inventario e incluso personas.

Una vez que sabe qué activo le cuesta más mantener en funcionamiento, puede empezar a investigar por qué. ¿Es hora de retirar el activo? ¿Debería buscar un nuevo proveedor para las piezas y materiales? O, ¿necesita revisar y actualizar sus POEs para órdenes de trabajo a demanda y PMs?

Y lo que aprende sobre sus activos, también puede aprenderlo sobre los técnicos que trabajan en ellos. ¿Las tasas de cierre son aproximadamente las mismas entre técnicos? ¿Hay alguien en el equipo cuyas reparaciones tienden a necesitar corrección?

También está el lado opuesto, donde los insights de datos le muestran qué está funcionando bien. De hecho, el CMMS es una excelente manera de resaltar la contribución del departamento de mantenimiento al resultado final de toda la organización.

Los beneficios del CMMS no están garantizados

Esa no es una frase que usamos mucho, pero es cierta. De hecho, no es raro que los proyectos de CMMS fallen. Eso significa que necesita un proveedor de CMMS comprometido con su éxito a largo plazo y que sepa mucho sobre implementaciones exitosas de CMMS. Primero, quiere asegurarse de que tengan un proceso de incorporación sólido con instructores dedicados y una variedad de recursos, incluyendo videos grabados y lecciones en vivo en línea. Luego revise sus sistemas de soporte continuo.

Próximos pasos

El software CMMS puede ofrecer muchos beneficios. Algunos se aplican a todas las industrias, mientras que otros son más específicos de la industria. Para obtener una imagen más completa de los tipos de beneficios que puede esperar, necesita contactar y empezar a hablar con proveedores de CMMS. Una vez que sepan más sobre su organización y los desafíos que enfrenta actualmente, pueden darle una lista de beneficios más personalizada y explicar cómo pueden trabajar con usted para asegurarse de que los vea.

Hippo tiene muchas formas de ayudarle, sin importar qué tan avanzado esté en el proceso. Podemos responder sus preguntas, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Pero, ¿qué pasa si su próximo paso es convencer al jefe de que su departamento necesita un CMMS? Envíeles la siguiente sección, un resumen conciso escrito justo para ellos.

Resumen de beneficios del CMMS

Hay muchas palabras de moda alrededor de los beneficios del software CMMS, pero, ¿qué significan realmente? ¿Cómo puede un CMMS realmente entregar? Muchos de los beneficios vienen de cómo está configurado el sistema, que es una base de datos central accesible a través de un diseño UX limpio y sin desorden. Una vez que todos sus datos están en un solo lugar y accesibles desde cualquier lugar, puede capturar y compartir datos fácilmente, haciendo todo más rápido y confiable. El trabajo deja de escaparse por las grietas, y el equipo de mantenimiento no solo puede programar con anticipación sino también ver exactamente qué lograron y cómo lo hicieron, facilitando reforzar y recrear éxitos. Y todo esto se reduce a ahorro de costos no solo para el departamento de mantenimiento sino para toda la organización. Cuando su equipo de mantenimiento tiene un CMMS, pueden entregar más tiempo de actividad por menos dinero. Obtiene más productividad por costos más bajos en general.