Beneficios del software CMMS 

Pasamos tanto tiempo en Hippo escribiendo sobre los beneficios de nuestra solución CMMS que hemos desarrollado nuestro propio conjunto de expresiones de referencia. Debido a que son bonitos y cortos, llevan un golpe mientras ahorran tiempo y espacio.

Pero vale la pena analizarlos con más detalle para comprender mejor exactamente cuáles son los beneficios de CMMS.

Acceso desde cualquier lugar desde la nube

Este surge cada vez que hablamos de los beneficios de un CMMS moderno respaldado por la computación en la nube. En muchos casos, los estamos comparando con los métodos tradicionales basados ​​en papel y hojas de cálculo, que son lentos y propensos a sus propias frustraciones.

Con el papel, solo hay una copia de la orden de trabajo, y eso significa que sus datos a menudo están incompletos y siempre son frágiles. Incompleto porque solo puedes garabatear tanto en una sola hoja de papel. Los técnicos obtienen una descripción básica de en qué activo trabajar y el tipo de trabajo que debe realizarse. Con tanta lectura entre líneas, hay muchas conjeturas. Y los datos son frágiles debido a lo fácil que es extraviar una hoja de papel.

Con las hojas de cálculo, tienes el problema opuesto. En lugar de tener una copia, tienes un montón. El que está en su escritorio, más el que se envió por correo electrónico como respaldo, y luego está el que le envió al técnico. Los problemas comienzan tan pronto como realiza cambios en cualquiera de estas copias porque ahora no tiene copias, tiene versiones. Los cambios que realiza en un archivo no se trasladan a los otros archivos, y rápidamente se vuelve imposible saber qué versión es la más reciente, cuál tiene los datos correctos. Cuando intenta actualizar la orden de trabajo con nueva información, el técnico no tiene idea. Todavía están trabajando con los datos antiguos. Y cuando actualizan su versión, agregan notas o cierran, no lo sabes hasta que te lo dicen. Recuerde, solo puede ver sus versiones de los archivos.

El software CMMS moderno toma todos sus datos y los coloca en un solo lugar. De hecho, hacemos todo el trabajo pesado de TI por usted. Nos encargamos de las copias de seguridad de los datos y las actualizaciones de seguridad del software. Los cambios se manejan en tiempo real; cuando asigna una orden de trabajo o un técnico cierra una, todos pueden verla. Y hacemos que los datos estén disponibles desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet. Al final, “desde cualquier lugar, en cualquier momento” significa que no importa dónde estén, todo su equipo está trabajando con los mismos datos. El beneficio es que siempre está trabajando con datos precisos y confiables. Sin esfuerzo, mantiene informados a todos los que necesitan estar allí.

Flujos de trabajo optimizados para órdenes de trabajo 

De alguna manera, este es un remanente de los beneficios de tener todos sus datos en una base de datos central que se actualiza en tiempo real. En lugar de tener que volver corriendo a la oficina cada vez que cierran una orden de trabajo y necesitan una nueva, los técnicos pueden acceder a las tareas en movimiento. El software moderno de órdenes de trabajo reduce el tiempo de inactividad de los técnicos entre tareas, lo que aumenta la productividad.

Pero hace más que decirles a los técnicos adónde ir y qué hacer. El software de órdenes de trabajo les brinda todo lo que necesitan para trabajar de manera eficiente y cerrar rápidamente, que incluye: 

• Historial completo de reparación y mantenimiento de activos 
• Instrucciones paso a paso 
• Listas de verificación personalizables 
• Listas de piezas y materiales asociados 
• Esquemas digitales, imágenes, manuales de O&M 
• Mapas interactivos del sitio y del piso

También relacionado con la idea de trabajar más rápido, tener listas de piezas y materiales asociadas integradas en las órdenes de trabajo evita que los técnicos sufran retrasos inesperados cuando tienen que andar rastreando el inventario. Llegan al sitio con todo lo que necesitan. Pero también ayuda al departamento a controlar los niveles generales de inventario, asegurando que tenga las piezas correctas en el momento correcto y al precio correcto. Cuando un técnico completa una orden de trabajo, las piezas y los materiales se eliminan automáticamente de los recuentos de su inventario. Y cuando alcanza niveles mínimos personalizables, el software envía una alerta, advirtiéndole que realice un pedido. No más estar sentado esperando que lleguen las piezas.

La gente tiende a pensar en el software de órdenes de trabajo como una calle de un solo sentido, con información que se mueve desde el responsable de mantenimiento hasta los técnicos del departamento. Pero un buen CMMS admite una comunicación bidireccional clara, y eso ayuda al departamento a hacer más y más rápido. Cuando un técnico tiene una pregunta sobre una tarea, puede adjuntar rápidamente comentarios, solicitar ayuda o más explicaciones. Cuando están a punto de cerrar una orden de trabajo, pueden cargar imágenes digitales de su trabajo y solicitar una inspección visual virtual.

Adelántese a la curva de mantenimiento con el mantenimiento preventivo

Este trata sobre cómo nuestra solución de mantenimiento hace que sea mucho más fácil configurar, programar y realizar un seguimiento de un programa de mantenimiento preventivo. Al final, sale de debajo de esa pila de órdenes de trabajo bajo demanda y se mantiene un par de pasos por delante. En lugar de ser reactivo, ahora es proactivo, encontrando y ocupándose de pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. No solo se está ahorrando mucha frustración, sino que también le está ahorrando mucho dinero a la organización. Ejemplo rápido:reemplazar un engranaje o dispositivo barato antes de que se rompa significa que la empresa no está pagando a los operadores para que permanezcan junto a los equipos inactivos y su departamento no está pagando los precios de entrega urgente de las piezas además de las tarifas de horas extra de los técnicos.

Así es como el software de mantenimiento preventivo lo hace posible. En primer lugar, tiene todos los registros de reparación y mantenimiento de sus equipos y activos y puede generar informes automáticamente que le indican qué activos consumen la mayor parte del presupuesto del departamento. Combinando eso con las recomendaciones de los fabricantes, puede configurar sus PM, que son las tareas preventivas requeridas y sus frecuencias. Siguiente paso:programe el mantenimiento preventivo dentro del software, que es fácil gracias al calendario en la aplicación. Ingrese las tareas una vez y haga que el software genere y asigne automáticamente PM basados ​​en medidores y tiempo. Cuando necesite mover cosas, arrastre y suelte sus PM para ajustar el programa.

En algunos casos, realiza pequeños ajustes en sus PM para adaptarse mejor a las vacaciones o la disponibilidad de piezas y recursos. En otros, puede usar el software de mantenimiento preventivo para agregar, eliminar o ajustar rápidamente grandes partes del programa. Por ejemplo, con COVID-19, muchas organizaciones están agregando horarios de saneamiento por hora o, en los casos en que las instalaciones están cerradas, pausando todos sus programas PM.

Toma de decisiones basada en datos con informes automatizados 

La gestión de activos se reduce a obtener el máximo valor de los equipos y activos por la menor cantidad de dinero y, al final, es un acto de equilibrio. Es posible que pueda eliminar por completo las órdenes de trabajo bajo demanda, pero no tiene sentido si la única forma en que lo hace es con MP que se repiten cada dos días. En el otro extremo del espectro, puede ahorrar dinero a corto plazo al reducir el mantenimiento programado, pero lo paga con tiempo de inactividad no programado y reparaciones costosas a largo plazo.

La mejor manera de saber qué hacer y con qué frecuencia es con informes automatizados sólidos. Antes de que pueda tomar la acción correctiva correcta, necesita saber qué activos le cuestan más y qué tipo de reparaciones les está haciendo. En algunos casos, puede ajustar su programa de mantenimiento preventivo. En otros, puede buscar cambiar de proveedor. Por ejemplo, si agrega lubricante a sus bombas con regularidad pero sigue teniendo fallas, es hora de cambiar de proveedor. Y los informes son para algo más que repuestos y equipos. También es gente. Al realizar un seguimiento de los KPI relacionados con la productividad, puede administrar mejor los recursos de su fuerza laboral.

Realice un seguimiento con el control de inventario 

Uno de los grandes beneficios del mantenimiento preventivo es que, dado que sabe cuándo el equipo está realizando tareas específicas, puede asegurarse fácilmente de que tengan las piezas correctas justo cuando las necesitan. Y con el lujo de hacer pedidos con anticipación, evita gastar más en entregas urgentes.

Pero es más que eso. El software de control de inventario de Hippo comienza cuando ingresa datos críticos para todos sus artículos de inventario:su suministro actual y sus niveles de par personalizables. Cuando alguien genera una nueva orden de trabajo, mantenimiento a pedido o preventivo, puede asociar las piezas y los materiales necesarios con la orden de trabajo. Más tarde, cuando un técnico cierra esa orden de trabajo, las piezas y los materiales se eliminan automáticamente de sus recuentos de inventario.

Y cuando sus niveles caen por debajo del nivel mínimo personalizable, el CMMS le envía una alerta, para que sepa que debe preparar la próxima orden de compra. Pero eso también es muy fácil porque tiene toda la información de contacto de sus proveedores dentro del CMMS, y el software lo ayuda más al automatizar parcialmente el proceso de compra. Más tarde, cuando llega el inventario, hay un proceso simple para actualizar los números en el CMMS, que incluye formas intuitivas de contar las entregas parciales y completas.

Plantillas de órdenes de trabajo 

Cuando obtiene un nuevo activo por primera vez, tiene sentido seguir todas las recomendaciones del fabricante. Ellos son los que diseñaron el equipo, así que lo conocen mejor. Además, es probable que existan disposiciones en la garantía que requieran que usted realice (o evite realizar) inspecciones y tareas específicas.

Pero con el tiempo, los verdaderos expertos en ese activo son los técnicos de su equipo que han trabajado más en él, aprendiendo todos sus secretos. En ese momento, probablemente tenga más sentido comenzar a hacer lo que sabe que funciona, independientemente de lo que esté en el manual.

Piénselo de esta manera:cuando se casa por primera vez, podría tener sentido pedirles a los padres de su cónyuge consejos sobre un buen regalo de cumpleaños. Pero una vez que lleva una década de matrimonio, esos mismos padres ahora le piden consejo. Conoces a tu cónyuge mejor que sus propios padres.

Sin embargo, con los activos y el equipo, puede tener problemas cuando todo ese conocimiento interno existe solo en la cabeza de uno o dos técnicos superiores. Se llama "riesgo de persona clave" y significa que su departamento corre el riesgo de perder todo ese conocimiento si solo unas pocas personas clave se van, ya sea por transferencia o jubilación. Cuando salen por esa puerta, también lo hace todo ese conocimiento.

La forma de eliminar el riesgo es salvaguardar los conocimientos de mantenimiento dentro del CMMS, en plantillas repletas de listas de verificación e instrucciones. Cada vez que genera una nueva orden de trabajo, puede agregar la plantilla con solo unos pocos clics, brindando instantáneamente a los técnicos lo que necesitan para resolver problemas utilizando los SOP favoritos del departamento y las mejores prácticas.

Y cuando esos técnicos clave dejan el departamento, aún tiene todos sus conocimientos, y es seguro y accesible para todo el equipo.

Mostrar el cumplimiento del registro de actividad 

Puede variar entre industrias, pero en general, todos deben encontrar formas de cumplir con las regulaciones gubernamentales y los estándares de la industria.

Hippo ayuda al facilitar la configuración y la programación de inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo a pedido y la garantía de que los técnicos funcionen correctamente con plantillas de órdenes de trabajo repletas de listas de verificación e instrucciones.

Pero eso solo cubre la primera parte del cumplimiento, que se está volviendo compatible. Sin embargo, hay una segunda parte, y puede ser igual de desafiante:demostrar que cumple con las normas.

La mala noticia sobre el cumplimiento es que es como esos exámenes de matemáticas de la escuela secundaria. No es suficiente tener la respuesta correcta; también necesita "mostrar su trabajo".

La buena noticia es que Hippo lo hace fácil. Recuerde, con un CMMS moderno, todos sus datos están en un solo lugar, donde están seguros y se pueden buscar. Eso significa que cuando tiene que demostrar que hizo el trabajo correcto en el horario correcto, todo lo que necesita hacer es usar el software para generar automáticamente algunos informes para usted.

También puede profundizar en órdenes de trabajo individuales para verificar el Registro de actividad, que le indica exactamente quién hizo qué y cuándo lo hizo para esa orden de trabajo.

El inspector de OSHA quiere saber cuándo fue la última vez que alguien inspeccionó los rieles de seguridad de la prensa. Puedes buscar eso de inmediato. ¿Un inspector diferente quiere saber cuánto tiempo le tomó a su equipo cerrar una orden de trabajo específica relacionada con la seguridad? Está justo ahí en el registro.

Aumente la transparencia y haga cumplir la responsabilidad con un mejor seguimiento 

Cuando puede rastrear y confiar en sus datos, finalmente puede ver lo que sucede en su departamento. Finalmente, sabe qué funciona y qué no, lo que le brinda información sobre cómo solucionar mejor los problemas con los activos, el equipo, el inventario e incluso las personas.

Una vez que sepa qué activo le cuesta más mantener en funcionamiento, puede comenzar a investigar por qué. ¿Es hora de retirar el activo? ¿Debe buscar un nuevo proveedor de piezas y materiales? O, ¿necesita revisar y actualizar sus SOP para órdenes de trabajo bajo demanda y MP?

Y lo que aprende sobre sus activos, también puede aprender sobre los técnicos que trabajan en ellos. ¿Son las tasas de liquidación aproximadamente las mismas en todas las tecnologías? ¿Hay alguien en el equipo cuyas reparaciones tienden a necesitar arreglos?

También está la otra cara, donde la información de los datos le muestra lo que funciona bien. De hecho, CMMS es una excelente manera de resaltar la contribución del departamento de mantenimiento a la línea de fondo de toda la organización.

Los beneficios de CMMS no están garantizados 

Esa no es una frase que usamos mucho, pero es verdad. De hecho, no es raro que los proyectos de CMMS fracasen. Eso significa que necesita un proveedor de CMMS que esté comprometido con su éxito a largo plazo y sepa mucho sobre implementaciones exitosas de CMMS. Primero, desea asegurarse de que tengan un proceso de incorporación sólido con instructores dedicados y una variedad de recursos, incluidos videos grabados y lecciones en línea en vivo. Entonces echa un vistazo a sus sistemas de apoyo en curso.

Siguientes pasos

El software CMMS puede ofrecer muchos beneficios. Algunos de ellos se aplican a todas las industrias, mientras que otros son más específicos de la industria. Para obtener una imagen más completa de los tipos de beneficios que puede esperar, debe comunicarse y comenzar a hablar con los proveedores de CMMS. Una vez que sepan más sobre su organización y los desafíos que enfrenta actualmente, pueden brindarle una lista de beneficios más personalizada y explicar cómo pueden trabajar con usted para asegurarse de que los vea.

Hippo tiene muchas maneras de ayudarlo, sin importar qué tan avanzado esté en el proceso. Podemos responder a sus preguntas, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso configurarlo con una prueba gratuita.

Pero, ¿qué sucede si su próximo paso es convencer al jefe de que su departamento necesita un CMMS? Envíeles la siguiente sección, un resumen conciso escrito para ellos.

Resumen de los beneficios de CMMS

Hay muchas palabras de moda en torno a los beneficios del software CMMS, pero ¿qué significan realmente? ¿Cómo puede realmente entregar un CMMS? Muchos de los beneficios provienen de cómo se configura el sistema, que es una base de datos central a la que se puede acceder a través de un diseño de UX limpio y ordenado. Una vez que todos sus datos estén en un solo lugar y sean accesibles desde cualquier lugar, puede capturar y compartir datos fácilmente, haciendo que todo sea más rápido y confiable. El trabajo deja de pasar desapercibido y el equipo de mantenimiento no solo puede programar con anticipación, sino también ver exactamente lo que lograron y cómo lo hicieron, lo que facilita reforzar y recrear los éxitos. Y todo esto se reduce a ahorros de costos no solo para el departamento de mantenimiento sino para toda la organización. Cuando su equipo de mantenimiento tiene un CMMS, pueden ofrecer más tiempo de actividad por menos dinero. Obtiene más productividad por costos más bajos en todos los ámbitos.