Reduzca el tiempo improductivo, aumente ganancias: estrategias probadas

La productividad impulsa las ganancias, así que cuando sus activos y personas no están trabajando, está dejando dinero sobre la mesa.

Una forma de aumentar la productividad y las ganancias es reduciendo el tiempo improductivo. Pero antes de poder hacerlo, necesita entender las diversas causas del tiempo improductivo y soluciones prácticas.

Definición de tiempo improductivo

El tiempo improductivo es cuando su gente y activos están listos, dispuestos y capaces de trabajar pero no lo hacen. Una forma de pensar en «improductivo» es como lo opuesto a productivo. Cuando están improductivos, su equipo podría estar produciendo, pero no lo están.

Así que inicialmente, el tiempo improductivo se parece mucho al tiempo de inactividad. Pero hay diferencias cruciales, y están relacionadas con las razones detrás de la falta de productividad.

Tiempo improductivo vs tiempo de inactividad programado vs tiempo de inactividad no programado

Con el tiempo improductivo, la gente y los activos podrían estar trabajando en lugar de sentados improductivos. Pero con el tiempo de inactividad, la productividad ni siquiera es posible.

Para el tiempo de inactividad programado, los activos están fuera de línea porque el equipo de mantenimiento está trabajando en ellos como parte del programa de PM programado. Podrían estar realizando inspecciones visuales, verificando niveles de fluido, calibrando sensores o ajustando alineaciones.

Para el tiempo de inactividad no programado, es el mismo resultado pero por una razón diferente. Ahora, el equipo de mantenimiento está trabajando en el activo debido a una falla. Aquí, podrían estar reemplazando una junta reventada, cambiando piezas rotas o sellando una fuga.

Ejemplos de tiempo improductivo

En la planta de fábrica, un equipo está improductivo mientras el equipo frente a él en la línea de producción está terminando. Por ejemplo, la máquina que inserta y aprieta tornillos no puede funcionar hasta que la máquina que perfora los agujeros requeridos haya terminado.

Pero también puede tener tiempo improductivo para personas. En la oficina principal, el tiempo improductivo es cuando un empleado espera a que la fotocopiadora se caliente o a que ese informe trimestral en PDF se descargue de los servidores de la empresa.

Específicamente para un técnico de mantenimiento, podrían estar esperando improductivamente a que alguien más termine antes de poder empezar. Así, si un supervisor de mantenimiento necesita bloquear y etiquetar un activo antes de que el técnico pueda trabajar en él de forma segura, mientras el supervisor está trabajando, ese técnico de mantenimiento no lo está.

Causas comunes de tiempo improductivo para activos y equipos

La definición de tiempo improductivo plantea una pregunta obvia: Si están listos, dispuestos y capaces de ser productivos, ¿por qué la gente y los activos de la organización están sentados improductivos? La respuesta es que están esperando. De hecho, puede usar «tiempo de espera» y «tiempo improductivo» indistintamente.

Pero, qué hay detrás de la espera?

En algunos casos, el tiempo improductivo está integrado en el proceso. En el ejemplo de las máquinas que perforan agujeros e insertan tornillos, la primera máquina siempre tiene que terminar antes de que la segunda pueda empezar.

En otros, es una ineficiencia operativa temporal. Por ejemplo, podría ser mejor produciendo un producto que distribuyéndolo en medio de una nevada. Aquí, necesita poner improductiva su línea de producción una vez que el almacén está lleno de productos esperando ser enviados. O, si una inundación local corta la electricidad, sus activos se quedan improductivos hasta que vuelve la energía.

En otros casos, el tiempo improductivo proviene de malas prácticas generales de mantenimiento. Cuando un activo se desconecta sin previo aviso, todos los demás activos arriba y abajo de la línea se vuelven improductivos. No están rotos, pero no están trabajando.

Piénselo así: cuando descuida revisar la presión de los neumáticos de su auto, eventualmente llevando a un pinchazo, solo necesita reparar el neumático, pero hasta que lo haga, todo el auto está improductivo. Podría tener un tanque lleno de gas y un motor perfectamente afinado, pero no va a ninguna parte. Esto es especialmente frustrante si ha invertido buen dinero en todas las otras partes del auto solo para que un neumático falle.

Fórmula para calcular el tiempo improductivo

Es una fórmula simple una vez que tiene los números correctos. Tome el tiempo de producción programado y reste el tiempo de producción real. La diferencia entre esos dos números es el tiempo improductivo.

Si un activo estaba programado para funcionar ocho horas pero solo funcionó siete y media, tuvo 30 minutos de tiempo improductivo.

Dependería de su industria, pero estos números no son sorprendentes. Toma tiempo arrancar la máquina y preparar todo. Durante el turno, el activo podría estar improductivo esperando materia prima o partes parcialmente procesadas de earlier en la línea de producción. Podría haber habido un cambio de turno o el operador pudo haber sacado rápidamente el activo de línea para limpiar o hacer ajustes.

Podemos volver a la analogía del auto para entender mejor cómo funciona esto. Mirando un mapa, puede trazar cuánto debería tomar llegar del Punto A al B. Todo lo que hace es ver la distancia y su velocidad promedio estimada.

Pero siempre le va a tomar un poco más llegar. Necesita tiempo para llegar al auto y arrancarlo. En el camino, hay semáforos y señales de pare. Incluso podría haber desvíos. En el peor de los casos, tiene que parar por gas en el camino. Luego, cuando llega, aún necesita caminar del estacionamiento a su destino, lo cual también toma tiempo.

Reducir tiempo improductivo vs eliminar tiempo improductivo

El primer paso hacia el éxito es establecer el objetivo correcto, y aquí eso significa entender que nunca puede eliminar el tiempo improductivo. Siempre hay factores fuera de su control. Y siempre hay buenas razones para que los activos estén improductivos. Al final, quiere que los operadores mantengan un horario constante de limpieza, ajuste y verificación de que todo está configurado correctamente. Necesita poder programar descansos y traer nuevos operadores, para que nadie tenga que trabajar 18 horas al día.

Dicho esto, cuando su tiempo improductivo es un resultado directo de mala planificación o ejecución, puede tomar medidas para reducirlo. Recuerde, mirando la definición estricta de tiempo improductivo, es lo opuesto a la productividad. Podría estar ganando dinero, pero no lo está.

Aquí hay algunos pasos generales que puede tomar para reducir el tiempo improductivo.

Pregunte a las personas correctas las preguntas correctas

¿Quién conoce mejor sus instalaciones? La gente que trabaja allí. Cuando busca formas de reducir el tiempo improductivo, hable con personas arriba y abajo del organigrama para encontrar y arreglar las causas más comunes.

En muchos casos, instrucciones de trabajo poco claras pueden causar tiempo improductivo ya que una sección de la línea lucha por entender exactamente qué deberían estar haciendo. O podría ser una lista de materiales (BOM) descuidada o incompleta. Puede pensar en una BOM como una especie de receta para recolectar y usar las combinaciones correctas de piezas para producir un producto. Mientras los operadores pierden tiempo averiguándolo, todos los que están río abajo de ellos están sentados improductivos.

En algunos casos, el acaparamiento de herramientas puede causar tiempo improductivo. Aquí, un grupo de empleados domina el uso de las piezas y herramientas disponibles, incluso las que no necesitan actualmente, impidiendo que otros completen sus tareas.

Encadene estaciones de trabajo eficientes con los tiempos de tránsito y ciclo correctos

Empiece mirando cada estación de trabajo. ¿Parece un quirófano con todas las herramientas limpias y funcionando bien dispuestas? Debe haber un orden lógico en dónde están, y una vez que tiene un lugar para todo, todo debe estar en su lugar.

Una vez que tiene las estaciones de trabajo resueltas, puede mirarlas encadenadas para máxima eficiencia. Por ejemplo, si una pieza toma tres minutos en la Estación A pero solo un minuto en la Estación B, ¿cómo afecta eso a la Estación C? Además, ¿cuánto tiempo toma mover esa pieza entre estaciones? Necesita sus estaciones individuales configuradas correctamente y luego cuidadosamente posicionadas en relación unas con otras para reducir el tiempo de tránsito de piezas.

Reduzca el tiempo improductivo con software CMMS

Y al igual que con esas otras partes de su operación, puede reducir el tiempo improductivo mejorando sus flujos de trabajo de mantenimiento. Y en cada paso del camino, un buen CMMS hace todo más rápido, fácil y confiable. El equipo de mantenimiento hace más por menos dinero.

Capture saber hacer duramente ganado y estandarice sus POEs con plantillas

El primer paso fue preguntar a las personas correctas las preguntas correctas, y aquí también vale la pena hablar con los expertos: las personas que realizan mantenimiento en sus activos y equipos.

El problema: Muchos equipos de mantenimiento corren demasiado riesgo de persona clave, donde perder uno o dos técnicos cierra el resto del equipo. El problema es que todo el conocimiento crítico de cómo funcionan los activos y cómo repararlos está atrapado dentro de las cabezas de unos pocos miembros del equipo. Piérdalos por cambios de trabajo o jubilación, y todo ese conocimiento sale por la puerta con ellos.

La solución: Mueva todo ese saber hacer de mantenimiento duramente ganado a una solución CMMS donde esté seguro, protegido y accesible. Para todas sus inspecciones y tareas de mantenimiento más importantes y comunes, el equipo construye plantillas repletas de instrucciones paso a paso y listas de verificación. Ahora, con solo unos clics, toda esta información puede agregarse a órdenes de trabajo digitales de mantenimiento preventivo y a demanda.

Las ventajas: El equipo de mantenimiento puede arreglar cosas más rápido y mejor porque están siguiendo las mejores prácticas. Y las cosas tienden a quedarse arregladas cuando los técnicos usan las herramientas y técnicas correctas.

Esa clase de consistencia es útil incluso cuando los técnicos están consistentemente equivocados. Cuando el equipo tiene que volver y solucionar una reparación, es más fácil para ellos si todos hicieron el mismo trabajo de la misma manera. Porque hay menos variables, es más fácil rastrear el proceso problemático y actualizarlo.

Configure, programe y rastree un programa de PM que reduzca el tiempo de inactividad

Si bien es cierto que el tiempo de inactividad es diferente del tiempo improductivo, los dos están conectados. Cuando el Activo A se desconecta inesperadamente, el Activo B hasta el Activo Z de repente está sentado improductivo. Menos tiempo de inactividad no programado significa menos tiempo improductivo.

Con un programa de PM que el equipo de mantenimiento puede configurar, programar y rastrear fácilmente, pueden encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de crecer en problemas costosos que cierran la línea, forzando a todos los otros activos a volverse improductivos.

Pero es más que solo encontrar y hacer pequeñas reparaciones. Con el mantenimiento preventivo, el departamento de mantenimiento programa todo con anticipación, y eso significa que pueden elegir hacer el trabajo cuando es menos disruptivo. En lugar de hacer reparaciones de emergencia en medio de un turno, pueden trabajar en activos y equipos entre corridas de producción.

Y como saben las herramientas, piezas y materiales requeridos con anticipación, llegan ya preparados con todo lo que necesitan para trabajar rápido. Por ejemplo, el equipo de mantenimiento sabe que va a probar y agregar lubricante al Activo A la próxima semana. Hoy, verifican el inventario de piezas y materiales y descubren que necesitan más lubricante. Como pueden enviar la orden de compra una semana antes, todo llega antes de que el equipo lo necesite.

Se ahorran la frustración de no tener lo que necesitan. Y le ahorran a usted los costos de tanto una entrega urgente como una línea de producción improductiva.

Resumen conciso

El tiempo improductivo es cuando su gente y activos no están trabajando aunque podrían. Es diferente al tiempo de inactividad, que es cuando sus activos no pueden ser productivos, ya sea por mantenimiento programado o por una falla inesperada. No puede eliminar el tiempo improductivo, pero puede tomar medidas para reducirlo. Empiece mirando cómo organiza sus activos y estaciones de trabajo, enfocándose en ergonomía y tiempos de ciclo. Configurar el departamento de mantenimiento con una solución CMMS moderna también ayuda a reducir el tiempo improductivo. Debido a que hay una relación directa entre el tiempo improductivo y el tiempo de inactividad, implementar un programa de PM le ayuda a aumentar la productividad y las ganancias.

Ayude a su organización a dar el siguiente paso

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