Determinación de los beneficios de CMMS con un análisis simple de costo-beneficio

Un retorno de la inversión (o ROI) positivo es una métrica importante que se debe probar antes de tomar una decisión de inversión comercial. En la mayoría de las situaciones, el ROI se calcula en el contexto de las inversiones en marketing y ventas para expandir la conciencia o la base de clientes de una organización. Además de ser una de las métricas más importantes en las que basar las decisiones, también puede ser una de las métricas más difíciles de calcular, especialmente cuando se trata de sistemas CMMS.

Veamos la fórmula de ROI:CMMS ROI =(Valor – Costo) / Costo

¿Parece sencillo verdad? Adivina otra vez. Determinar la variable “valor” de un CMMS es una tarea compleja y se vuelve cada vez más difícil cuanto más grandes son sus operaciones. Debido a que el valor se encuentra dentro de las áreas de ahorro de costos, los gerentes de las instalaciones buscan datos de mantenimiento, como:

• Vida útil de activos y equipos,
• Tiempo de inactividad reducido,
• Piezas e inventario,
• Mayor productividad, y

La ironía aquí es que las métricas de valor necesarias para avanzar con las decisiones de compra de CMMS son las mismas métricas generadas por un sistema de software de esta naturaleza. A medida que los gerentes de las instalaciones se encuentran en un escenario de huevo contra gallina, los proyectos se detienen incluso antes de que comiencen.

Entonces, ¿cómo defendemos la inversión en software cuando no podemos encontrar su ROI? La respuesta se encuentra en el cálculo de otra métrica comercial:análisis de costo-beneficio.

Un análisis de costo-beneficio evalúa la compensación entre los beneficios propuestos de un proyecto y sus costos. Si los beneficios parecen superar los costos, entonces una empresa puede avanzar razonablemente con dicho proyecto. Si la organización descubre que tendría un impacto negativo en el departamento, es posible que desee volver a evaluar las razones por las que buscaron la implementación de CMMS en primer lugar. De cualquier manera, determinar los beneficios de CMMS es mucho más fácil que cuantificar un monto en dólares por su valor como lo haría al calcular el ROI.

Como sugiere el nombre, un análisis de costo-beneficio de CMMS se compone de dos variables, costo y beneficio. Sin embargo, ambas variables están determinadas por varios factores, cada uno de los cuales examinaremos con más detalle.

Beneficios

Sugerimos hacer una lista de todos los beneficios de CMMS para su organización, tanto tangibles (puede aplicarle un valor monetario) como intangibles (beneficios intrínsecos que pueden ser más difíciles de cuantificar).

Beneficios tangibles de CMMS

• Prolongue la vida útil de los activos y equipos

Una gran cantidad de investigaciones sugiere que la implementación de un software de mantenimiento preventivo formal extiende la vida útil de los activos. Un informe confirma que, sin un programa de PM, la vida útil esperada (EUL) de los activos de un fabricante disminuiría entre un 10 % y un 90 % según el activo específico.

Una estadística común utilizada por la investigación de la industria de CMMS establece que el aumento promedio en la esperanza de vida de un activo es del 20 % cuando se aplica un mantenimiento preventivo con regularidad. Se puede adoptar un enfoque similar para cuantificar la implementación de PM de su organización mediante el seguimiento de una pequeña muestra de equipos/activos críticos y midiendo su período de avería estimado con y sin PM implementado.

También puede hablar con el fabricante del activo para comprender mejor su EUL y cómo puede ayudar el mantenimiento preventivo.

• Tiempo de inactividad reducido

Es fácil defender el mantenimiento preventivo observando el efecto que tiene en la reducción del tiempo de inactividad del equipo. Esta es una métrica importante y cuantificable, ya que la programación de los procedimientos de mantenimiento en lugar de esperar a que los activos se descompongan sin previo aviso aumenta significativamente el tiempo de actividad de los activos. Si su equipo requiere repentinamente una reparación no programada, la productividad general de su organización se ralentiza, lo que tiene enormes implicaciones en sus resultados.

• Eliminar procesos manuales

Uno de los mayores beneficios de CMMS que un software de CMMS brinda a sus usuarios es una amplia automatización, y el módulo de mantenimiento preventivo de un CMMS no es una excepción. Las órdenes de trabajo se generan automáticamente con una frecuencia determinada y se asignan previamente a un técnico específico para que las complete.

Además, las notificaciones por correo electrónico se envían con anticipación, tanto cuando vence el trabajo como para comunicar cualquier proyecto vencido. Para los gerentes, los informes se envían automáticamente por correo electrónico con una frecuencia determinada, lo que elimina la necesidad de recopilar datos manualmente y crear informes semanales, mensuales o trimestrales.

Los sistemas de software de mantenimiento también incluyen plantillas de órdenes de trabajo para modelos de equipos. Esto permite a los usuarios crear fácilmente nuevos PM para unidades con tipos de modelos existentes, ahorrando tiempo al usuario y asegurando que todos los PM estén estandarizados. Algunos sistemas también se pueden configurar para pedir piezas cuando se alcanzan los umbrales de cantidad mínima.

Tener este nivel de automatización libera el tiempo de los trabajadores de mantenimiento para que se concentren en el mantenimiento de las instalaciones y los equipos.

• Reducir los costes de mantenimiento

Si no cuenta con un sistema formal de mantenimiento preventivo, sus técnicos están esperando que el equipo se descomponga y luego reaccionan. Esto es muy costoso en muchos sentidos. En primer lugar, el mantenimiento correctivo es más costoso que el mantenimiento preventivo planificado.

En un escenario se compararon los costos de reparación de un compresor de aire con su mantenimiento preventivo. Descubrió que con un programa PM, el compresor tendría que repararse una vez cada 4 años, lo que se traduce en un costo de $236/año. Con el mantenimiento preventivo, el mismo compresor necesitaría repararse en tres años a un costo de $315/año.

Aunque una diferencia de $79 puede no parecer significativa al principio, considere las implicaciones de dar servicio a docenas de compresores de aire, manipuladores y sistemas HVAC en múltiples instalaciones año tras año. $79 se suma rápidamente a decenas de miles de dólares en reparaciones de mantenimiento en todas sus operaciones.

• Aumentar la productividad de los trabajadores

Además de los ahorros en costos de reparación de mantenimiento, un sistema PM hará que su equipo de mantenimiento sea más productivo . Al planificar el mantenimiento en un horario establecido, su equipo se utiliza mejor dentro de sus horas de trabajo. Los proyectos no se convierten en horas extra ya que todos los trabajos se planifican y coordinan cuidadosamente para que se ajusten al marco de tiempo de una jornada laboral normal de 8 horas. El resultado son menores costos laborales y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal para el personal. Estos pequeños ajustes se realizan fácilmente mediante un calendario ágil y herramientas de programación dentro del sistema. El software CMMS facilita la extracción de los horarios del personal y la realización de ajustes.

Toda la información de productividad se rastrea y monitorea fácilmente a través de un sistema CMMS. Se pueden asignar fechas de vencimiento y tiempos de finalización estimados a órdenes de trabajo e informes luego se generan para mostrar un desglose del rendimiento del equipo de mantenimiento.

• Cree un entorno sin papeles

Las actividades de mantenimiento basadas en papel pueden satisfacer los requisitos inmediatos, pero hacen que el mantenimiento de registros sea una pesadilla. Con el software CMMS, el departamento de mantenimiento se aleja de las órdenes de trabajo y las listas de tareas en papel y se acerca a los procesos automatizados.

Mantener los datos en una ubicación centralizada permite realizar un seguimiento y medirlos continuamente, mientras que los métodos manuales no permiten una recopilación de datos eficiente y mucho menos un análisis en profundidad para la elaboración de informes. Luego, los gerentes pasan valiosas horas de trabajo revisando papeles para encontrar datos de informes u órdenes de trabajo escritas a mano para ver el historial de mantenimiento de un activo.

A medida que los sistemas CMMS se vuelven más fáciles de usar y asequible, barreras iniciales para muchas organizaciones en el pasado, las empresas están cada vez más dispuestas a alejarse de los sistemas arcaicos basados ​​en papel.

• Tomar decisiones basadas en datos

El software CMMS permite a los gerentes y supervisores de mantenimiento acceder a los datos rápidamente y tomar decisiones informadas basadas en informes detallados. Si tiene cientos de órdenes de trabajo y compras que se procesan mensualmente, los gerentes deben comprender los registros del equipo para medir su rendimiento.

Los sistemas de gestión de mantenimiento están equipados con métricas y KPI que los gerentes usan para monitorear sus departamentos y tomar decisiones informadas para mejorar los procesos. Sin métricas, los gerentes están trabajando con la intuición y la intuición... lo cual, digamos, puede ser menos que preciso.

Beneficios intangibles de CMMS

• Mayor visibilidad y transparencia

A menudo se pasa por alto como un beneficio de CMMS la transparencia que aporta a los departamentos. No hay nada peor que un supervisor interrogando al equipo sobre cómo se debe mejorar el rendimiento sin datos que lo respalden.

Los sistemas de gestión de mantenimiento permiten a los gerentes y al personal ponerse de acuerdo sobre las expectativas y monitorear el desempeño para ajustar sus métodos. La medición y el seguimiento de los datos son estándar en toda la operación de mantenimiento para inculcar un entorno de equidad y proporcionar al gerente datos sólidos para respaldar sus evaluaciones.

• Mejora de la satisfacción del cliente

Aunque puede ser difícil calcular hasta qué punto el software CMMS afecta la satisfacción del cliente, se puede asegurar que CMMS desempeña su papel. Una de esas indicaciones se muestra a través del programa PM de un sistema.

Como se indicó anteriormente, el mantenimiento preventivo ayuda a disminuir el tiempo de inactividad de los activos para aumentar la productividad general. Los clientes están satisfechos cuando sus pedidos se envían a tiempo y correctamente, aspectos que no siempre serían posibles sin la ayuda de procesos automatizados.

• Mejora de la moral de los empleados

En pocas palabras, un empleado empoderado es más feliz y más productivo. Los sistemas CMMS proporcionan herramientas simples para que el personal de mantenimiento haga su trabajo mejor y más rápido. Cuando la gerencia compra sistemas pensando en su personal, envía un gran mensaje de que son valorados y tienen propiedad sobre sus propias tareas.

A medida que aumentan la propiedad y la autonomía, los empleados se vuelven más motivados y se desempeñan de manera más eficiente, lo que a su vez tiene importantes beneficios de productividad y aumenta el resultado final. Obtenga más información sobre cómo la motivación de los empleados afecta la productividad aquí.

Además, invertir en un CMMS les indica a los empleados que la administración está tomando medidas para optimizar los procesos que pueden haber sido obsoletos o poco intuitivos. Los gerentes que buscan fomentar una cultura de mejora continua son vistos como líderes positivos y modelos a seguir para sus empleados.

Costos

Ahora que tenemos una lista de los beneficios de CMMS, debemos ver los costos de CMMS. Cuando se trata de costos asociados con CMMS, debe considerar tanto los costos directos como los indirectos. A los efectos de este análisis, solo consideraremos el software CMMS basado en la web.

Costos directos

• Tarifas de licencia de software

Las tarifas de licencia de software se pagan anualmente por un pequeño descuento o mensualmente para mitigar el riesgo percibido por el comprador. A pesar del período de pago, estas tarifas son continuas y permiten que el comprador actúe como arrendador de software.

Las tarifas de licencia de software varían de un proveedor a otro según sus características y estructura de precios. Aunque los proveedores suelen cobrar una tarifa de licencia por usuario, otros ofrecen una estructura de precios más creativa. como el cobro por instalación o edificio.

Para obtener más información sobre cómo investigar el mejor CMMS para su negocio, lea nuestra publicación aquí . Una vez que tenga algunos proveedores en mente, agregue su tarifa de licencia aplicable a su análisis de costo/beneficio.

• Configurar tarifas

Por lo general, pero no siempre, existen algunos costos de configuración asociados con la implementación de un sistema CMMS. Estos costos varían según el proveedor y el nivel de servicios requerido.

En Hippo CMMS, el 10% de nuestros clientes hacen que nuestros ingenieros vengan al sitio, auditen todos los equipos y manejen la integración de datos de principio a fin; el 75 % entrega hojas de datos para que los especialistas en integración de Hippo las validen e importen; y el 15 % adopta el enfoque de bricolaje.

Las auditorías del sitio obviamente implican costos de instalación más altos que proporcionar hojas de datos para importar. Para obtener más información sobre cómo elegir el tipo de configuración adecuado para su organización, lea nuestra publicación aquí y aquí .

• Tarifas de formación y asistencia técnica

Es una buena idea aumentar su presupuesto de CMMS con suficiente espacio para acomodar posibles tarifas de capacitación y soporte técnico. Una de las razones citadas con más frecuencia para las fallas en la implementación de CMMS es la falta de capacitación y soporte por parte del proveedor.

Las sesiones de capacitación personalizadas son la mejor manera de comprender correctamente las diversas funciones que ofrece un CMMS y pueden adaptarse a cada uno de sus usuarios para que sean relevantes. La buena noticia es que muchos proveedores ahora ofrecen capacitación y soporte técnico gratuitos por un período o incluyen estos servicios en el costo de la licencia.

Cada vez más proveedores están comenzando a comprender la importancia de ofrecer este servicio vital, así que asegúrese de buscarlo durante su fase de investigación.

En Hippo CMMS ofrecemos formación inicial y soporte técnico continuo sin cargo.

Costos indirectos

Los costos asociados con el cambio de procesos y la incorporación de personal al implementar el software CMMS a menudo se pasan por alto y son difíciles de estimar. No existe una forma real de cuantificar con precisión este número, pero es importante que dedique tiempo a este proceso.

La incorporación implicará varias rondas de sesiones de capacitación con todos los usuarios en el transcurso de unos pocos meses a un año, según el tamaño de su equipo de mantenimiento, el alcance de las funciones avanzadas que desea usar y cuán drástico será el cambio de un CMMS automatizado. ser de sus operaciones actuales.

Si tiene un equipo de 40 empleados de mantenimiento que nunca han usado un sistema CMMS, es posible que encuentre más resistencia y una curva de aprendizaje más pronunciada. Dedique el tiempo adecuado para integrar un CMMS en sus operaciones y asegúrese de recibir comentarios de su equipo en cada paso del camino.

Para obtener más consejos para optimizar sus sesiones de capacitación y garantizar la implementación adecuada de CMMS, lea nuestra publicación aquí.

No hay duda de que el software CMMS proporciona valor a sus usuarios. Después de todo, ¿por qué si no más y más empresas se unirían y pagarían por un nuevo proceso automatizado? La clave es asegurarse de que un CMMS brinde a su organización suficientes beneficios para compensar sus costos generales de tiempo y dinero.

En cuanto a la identificación de los costos, concéntrese en el valor en dólares de las tarifas de licencia, los costos de instalación y las horas-hombre administrativas que se utilizarán para ayudar a implementar el sistema. Para obtener beneficios, determine el costo del tiempo de inactividad de la máquina y la importancia de aumentar la longevidad de sus activos.

Un sistema sólido también ayuda a ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones al optimizar los procesos y reducir la necesidad de clasificar las órdenes de trabajo en papel o recopilar datos. Una vez que haya determinado el costo y el beneficio de un CMMS, asegúrese de obtener un resultado positivo.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

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