Maximice el ROI de su CMMS: Guía sencilla de análisis costo-beneficio

Un retorno de inversión (ROI) positivo es una métrica importante para justificar antes de tomar una decisión de inversión empresarial. En la mayoría de los casos, el ROI se calcula en el contexto de inversiones en marketing y ventas para expandir el conocimiento de la organización o su base de clientes. Además de ser una de las métricas más importantes para basar decisiones, también puede ser de las más difíciles de calcular, especialmente para sistemas CMMS.

Veamos la fórmula del ROI: ROI del CMMS = (Valor – Costo) / Costo

Parece simple, ¿verdad? Pues no. Determinar la variable "valor" de un CMMS es una tarea compleja y se vuelve más difícil cuanto mayores son sus operaciones. Como el valor se encuentra en áreas de ahorro de costos, los gerentes de mantenimiento buscan datos como:

• Vida útil de activos y equipos
• Tiempo de inactividad reducido
• Repuestos e inventario
• Productividad aumentada

La ironía es que las métricas de valor necesarias para decidir la compra de un CMMS son las mismas que genera un sistema de este tipo. Los gerentes se encuentran en un escenario de "huevo o gallina", y los proyectos se detienen antes de empezar.

¿Cómo justificar la inversión en software cuando no podemos calcular su ROI? La respuesta está en calcular otra métrica empresarial: el análisis costo-beneficio.

Un análisis costo-beneficio evalra el intercambio entre los beneficios propuestos de un proyecto y sus costos. Si los beneficios superan a los costos, la empresa puede avanzar razonablemente. Si la organización encuentra un impacto negativo, debe replantearse por qué buscaba implementar un CMMS. En cualquier caso, determinar los beneficios del CMMS es más fácil que cuantificar un monto en dólares para su valor como en el ROI.

Como su nombre indica, un análisis costo-beneficio de CMMS comprende dos variables: costo y beneficio. Ambas se determinan por varios factores que examinaremos en detalle.

Beneficios

Sugerimos listar todos los beneficios del CMMS para su organización, tanto tangibles (puede asignarles un valor monetario) como intangibles (beneficios intrínsecos más difíciles de cuantificar).

Beneficios tangibles del CMMS

• Extienda la vida útil de activos y equipos

Abundante investigación sugiere que implementar un software formal de mantenimiento preventivo extiende la vida de los activos. Un informe confirma que sin un programa PM, la vida útil esperada (EUL) de los activos de un fabricante disminuiría entre 10-90% según el activo específico.

Una estadística común en la industria CMMS indica que el aumento promedio en la vida útil de un asset es del 20% cuando se aplica mantenimiento preventivo regularmente. Puede tomar un enfoque similar rastreando una muestra pequeña de equipos críticos y midiendo su período estimado de fallo con y sin PM.

También puede consultar al fabricante del asset para comprender mejor su EUL y cómo el mantenimiento preventivo puede ayudar.

• Tiempo de inactividad reducido

Es fácil justificar el mantenimiento preventivo viendo su efecto en la reducción del tiempo de inactividad de equipos. Esta es una métrica importante y cuantificable, ya que programar procedimientos de mantenimiento en lugar de esperar fallos inesperados aumenta significativamente el tiempo de actividad del activo. Si su equipo requiere reparación no programada repentinamente, la productividad general se frena, con enormes implicaciones en sus resultados.

• Elimine procesos manuales

Uno de los mayores beneficios que un CMMS ofrece es la automatización extensiva, y su módulo de mantenimiento preventivo no es la excepción. Las órdenes de trabajo se generan automáticamente en una frecuencia dada y se pre-asignan a un técnico específico.

Además, se envían notificaciones por correo electrónico con anticipación, tanto cuando el trabajo vence como para comunicar proyectos atrasados. Para gerentes, los informes se envían automáticamente en una frecuencia dada, eliminando la necesidad de recopilar datos manualmente y crear informes semanales, mensuales o trimestrales.

Los sistemas de software de mantenimiento también incluyen plantillas de órdenes de trabajo para modelos de equipos. Esto permite a los usuarios crear fácilmente nuevos PM para unidades con tipos de modelo existentes, ahorrando tiempo y asegurando que todos los PM estén estandarizados. Algunos sistemas también pueden configurarse para ordenar repuestos cuando se alcanzan umbrales de cantidad mínima.

Este nivel de automatización libera el tiempo de los trabajadores de mantenimiento para enfocarse en mantener instalaciones y equipos.

• Reduzca costos de mantenimiento

Si no tiene un sistema formal de mantenimiento preventivo, sus técnicos esperan a que los equipos fallen y luego reaccionan. Esto es muy costoso de muchas formas. Primero, el mantenimiento correctivo es más costoso que el preventivo planificado.

En un escenario se compararon los costos de reparación de un compresor de aire con su mantenimiento preventivo. Con un programa PM, el compresor se repararía una vez cada 4 años, con un costo de $236/año. Con mantenimiento preventivo, el mismo compresor necesitaría reparación en tres años a un costo de $315/año.

Aunque una diferencia de $79 puede no parecer significativa al principio, considere las implicaciones de dar servicio a docenas de compresores, manejadores de aire y sistemas HVAC en múltiples instalaciones año tras año. $79 se suma rápidamente a decenas de miles de dólares en reparaciones de mantenimiento en todas sus operaciones.

• Aumente la productividad de los trabajadores

Además del ahorro en costos de reparación, un sistema PM hará a su equipo de mantenimiento más productivo. Al planificar el mantenimiento en un horario establecido, su equipo se utiliza mejor en sus horas de trabajo. Los proyectos no se extienden a horas extra, ya que todos los trabajos se planifican y coordinan cuidadosamente para ajustarse a una jornada laboral normal de 8 horas. El resultado son menores costos laborales y mejor equilibrio trabajo-vida para el personal. Estos ajustes se hacen fácilmente con herramientas ágiles de calendario y programación en el sistema. El software CMMS facilita consultar horarios del personal y hacer ajustes.

Toda la información de productividad se rastrea y monitorea fácilmente a través de un sistema CMMS. Se pueden asignar fechas de vencimiento y tiempos estimados de finalización a las órdenes de trabajo y se generan informes que muestran un desglose del rendimiento del equipo de mantenimiento.

• Cree un entorno sin papel

Las actividades de mantenimiento basadas en papel pueden satisfacer requisitos inmediatos, pero convierten el mantenimiento de registros en una pesadilla. Con software CMMS, el departamento de mantenimiento pasa de órdenes de trabajo y listas de tareas en papel a procesos automatizados.

Mantener los datos en una ubicación centralizada permite rastrearlos y medirlos continuamente, mientras que los métodos manuales no permiten una recolección eficiente de datos, y mucho menos análisis profundos para informes. Los gerentes terminan gastando valiosas horas revisando papeles para encontrar datos de informes u órdenes de trabajo manuscritas para ver el historial de mantenimiento de un asset.

A medida que los sistemas CMMS se vuelven más fáciles de usar y asequibles —barreras iniciales para muchas organizaciones en el pasado—, las empresas están cada vez más dispuestas a abandonar los sistemas arcaicos basados en papel.

• Tome decisiones basadas en datos

El software CMMS permite a gerentes y supervisores de mantenimiento acceder a datos rápidamente y tomar decisiones informadas basadas en informes detallados. Si tiene cientos de órdenes de trabajo y compras procesadas mensualmente, los gerentes necesitan dar sentido a los registros de equipos para evaluar su rendimiento.

Los sistemas de gestión de mantenimiento están equipados con métricas y KPIs que los gerentes usan para monitorear sus departamentos y tomar decisiones informadas para mejorar procesos. Sin métricas, los gerentes trabajan basándose en la intuición y corazonadas... que, digamos, pueden ser menos que precisas.

Beneficios intangibles del CMMS

• Mayor visibilidad y transparencia

A menudo se pasa por alto como beneficio del CMMS la transparencia que aporta a los departamentos. No hay nada peor que un supervisor presionando al equipo sobre cómo mejorar el rendimiento sin datos que lo respalden.

Los sistemas de gestión de mantenimiento permiten a gerentes y personal acordar expectativas y monitorear el rendimiento para ajustar métodos. La medición y rastreo de datos es estándar en toda la operación de mantenimiento para fomentar un entorno de equidad y dar al gerente datos sólidos para respaldar sus evaluaciones.

• Mejora de la satisfacción del cliente

Aunque puede ser difícil calcular hasta qué punto el software CMMS afecta la satisfacción del cliente, se puede deducir que juega su parte. Una indicación se muestra a través del programa PM del sistema.

Como se indicó, el mantenimiento preventivo ayuda a disminuir el tiempo de inactividad de activos para aumentar la productividad general. Los clientes están satisfechos cuando sus pedidos se envían a tiempo y correctamente, aspectos que no siempre serían posibles sin la ayuda de procesos automatizados.

• Mejora de la moral del empleado

En pocas palabras, un empleado empoderado es más feliz y productivo. Los sistemas CMMS proporcionan herramientas simples para que el personal de mantenimiento haga su trabajo mejor y más rápido. Cuando la gerencia compra sistemas pensando en su personal, envía un mensaje enorme de que son valorados y tienen propiedad sobre sus tareas.

A medida que aumenta la propiedad y autonomía, los empleados se vuelven más motivados y rinden más eficientemente, lo que a su vez tiene beneficios significativos de productividad y mejora los resultados. Lea más sobre cómo la motivación del empleado afecta la productividad aquí.

Además, invertir en un CMMS señala a los empleados que la gerencia está tomando medidas para agilizar procesos que pueden haber sido obsoletos o poco intuitivos. Los gerentes que buscan fomentar una cultura de mejora continua son vistos como líderes positivos y modelos a seguir para sus empleados.

Costos

Ahora que tenemos una lista de beneficios del CMMS, debemos analizar los costos. En cuanto a costos asociados con CMMS, debe considerar tanto costos directos como indirectos. Para este análisis solo consideraremos software CMMS basado en web.

Costos directos

• Tarifas de licencia de software

Las tarifas de licencia se pagan anualmente con un pequeño descuento o mes a mes para mitigar el riesgo percibido del comprador. Independientemente del período de pago, estas tarifas son continuas y permiten al comprador actuar como arrendatario del software.

Las tarifas varían de proveedor a proveedor según sus características y estructura de precios. Aunque los proveedores comúnmente cobran una tarifa de licencia por usuario, otros ofrecen una estructura de precios más creativa, como cobrar por instalación o edificio.

Para más información sobre cómo investigar el mejor CMMS para su negocio, lea nuestro artículo aquí. Una vez tenga algunos proveedores en mente, ingrese su tarifa de licencia aplicable en su análisis costo-beneficio.

• Tarifas de configuración

Generalmente, pero no siempre, hay costos de configuración al implementar un sistema CMMS. Estos varían según el proveedor y el nivel de servicios requeridos.

En Hippo CMMS, el 10% de nuestros clientes tienen a nuestros ingenieros ir in-situ, auditar todos los equipos y manejar la integración de datos de principio a fin; el 75% entrega hojas de datos para que los especialistas de integración de Hippo validen e importen; y el 15% toma el enfoque DIY.

Las auditorías in-situ obviamente implican costos de configuración más altos que proporcionar hojas de datos para importar. Para más información sobre cómo elegir el tipo de configuración adecuado para su organización, lea nuestros artículos aquí y aquí.

• Tarifas de capacitación y soporte técnico

Es buena idea incluir en su presupuesto CMMS margen para posibles tarifas de capacitación y soporte técnico. Una de las razones más citadas para fallos en la implementación de CMMS es la falta de capacitación y soporte del proveedor.

Las sesiones de capacitación personalizadas son la mejor forma de comprender adecuadamente las diversas características de un CMMS y pueden adaptarse a cada usuario para relevancia. La buena noticia es que muchos proveedores ahora ofrecen capacitación y soporte técnico gratis por un período o incluyen estos servicios en la tarifa de licencia.

Cada vez más proveedores entienden la importancia de ofrecer este servicio vital, así que asegúrese de buscarlo durante su fase de investigación.

En Hippo CMMS ofrecemos capacitación inicial y soporte técnico continuo sin cargo.

Costos indirectos

Los costos asociados con el cambio de procesos y la incorporación del personal al implementar software CMMS a menudo se pasan por alto y son difíciles de estimar. No hay forma real de cuantificar este número con precisión, pero es importante dedicar tiempo a este proceso.

La incorporación implicará varias rondas de sesiones de capacitación con todos los usuarios durante unos meses a un año, según el tamaño de su equipo de mantenimiento, la extensión de funciones avanzadas que quiera usar, y qué tan drástico sea el cambio de un CMMS automatizado respecto a sus operaciones actuales.

Si tiene un equipo de 40 empleados de mantenimiento que nunca han usado un sistema CMMS, puede encontrar más resistencia y una curva de aprendizaje más pronunciada. Reserve tiempo adecuado para integrar un CMMS en sus operaciones y asegúrese de obtener retroalimentación de su equipo en cada paso.

Para más consejos para optimizar sus sesiones de capacitación y asegurar una implementación adecuada de CMMS, lea nuestro artículo aquí.

No hay duda de que el software CMMS brinda valor a sus usuarios. Al fin y al cabo, ¿por qué más y más empresas se subirían al carro y pagarían por un nuevo proceso automatizado? La clave es asegurar que un CMMS brinde a su organización suficiente beneficio para superar sus costos totales de tiempo y dinero.

En cuanto a identificar costos, concéntrese en el valor en dólares de tarifas de licencia, costos de configuración y horas-hombre administrativas usadas para implementar el sistema. Para beneficios, determine el costo del tiempo de inactividad de máquinas y la importancia de aumentar la longevidad de sus activos.

Un sistema sólido también ayuda a ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones al agilizar procesos y reducir la necesidad de revisar órdenes de trabajo en papel o recopilar datos. Una vez que haya determinado el costo y beneficio de un CMMS, asegúrese de obtener un resultado positivo.

Aunque este método puede no ser tan preciso como un ROI, seguramente dará a sus tomadores de decisión la información que necesitan para tomar una decisión más informada.

Para una visión completa de investigación, comparación, compra e implementación de un CMMS, descargue nuestra guía CMMS gratuita llena de mejores prácticas y consejos útiles.