Garantice el Cumplimiento Normativo en Residencias de Mayores con Soluciones CMMS Avanzadas

La larga historia de la participación de gobiernos federales, estatales y locales con las residencias de mayores tiene muchos altibajos, pero en general ha habido un aumento constante en el número de regulaciones. Eso significa que los departamentos de mantenimiento en estas instalaciones enfrentan desafíos de cumplimiento cada vez mayores. ¿Cuál es la solución a largo plazo?

El software CMMS completo ayuda a los departamentos a mantenerse en cumplimiento. Un buen CMMS le ayuda a:

• Configurar programas de mantenimiento preventivo compatibles con el cumplimiento
• Mantenerse ágil y adaptarse rápidamente a nuevas regulaciones
• Mantener registros precisos y generar informes ricos en datos

Mantenimiento preventivo compatible con el cumplimiento

Hay regulaciones tanto para cómo se hacen las cosas como para con qué frecuencia. El módulo de mantenimiento preventivo en un CMMS rico en funciones asegura que estas tareas se realicen a tiempo y que nada se olvide. Por ejemplo, las residencias de mayores con pacientes que sufren demencia requieren características de seguridad muy específicas. Como los pacientes tienen un mayor riesgo de deambular, con consecuencias posiblemente desastrosas, el ala está asegurada con "cerraduras desconcertantes" especiales. Los cuidadores pueden colocarlas y abrirlas fácilmente mientras los pacientes no pueden, pero solo porque no parecen cerraduras y las partes móviles están inteligentemente ocultas. Si una se afloja, sin embargo, pacientes decididos pueden abrirlas con relativa facilidad. Un programa de mantenimiento preventivo respaldado por CMMS asegura que estas cerraduras se revisen y ajusten regularmente.

Y con un buen CMMS, los PMs, al igual que las órdenes de trabajo a demanda regulares, están llenos de información para ayudar a los técnicos a hacer las cosas tanto a tiempo como correctamente, incluyendo:

• Historial completo de órdenes de trabajo del activo
• Piezas y materiales asociados
• Instrucciones detalladas paso a paso
• Versiones digitales de manuales O&M
• Listas de verificación personalizables
• Mapas de planta interactivos

Adopción ágil con órdenes de trabajo ricas en datos

Mantenerse al día con los cambios regulatorios es tan desafiante que las residencias de mayores a menudo tienen oficiales de cumplimiento dedicados. Incluso para instalaciones con oficiales, las ofertas de empleo para puestos administrativos de alto nivel generalmente aún requieren que los solicitantes tengan un conocimiento práctico sólido de las leyes aplicables.

Afortunadamente, el jefe del departamento de mantenimiento no va a ser esperado que tenga un conocimiento enciclopédico de las últimas reglas y regulaciones. Por ejemplo, no se espera que sepa de memoria las regulaciones federales que cubren la seguridad contra incendios (que, por cierto, están en el Libro de Seguridad de Vida de la Joint Commission/NFPA. Incluso solo la versión PDF parece pesada).

Pero se espera que comunique eficientemente a sus técnicos cualquier cambio en las políticas y mejores prácticas del departamento de mantenimiento que resulten de nuevas leyes. Cuando hay una nueva regulación federal sobre cómo y con qué frecuencia se deben probar las alarmas de incendio, necesitará informar al equipo y luego hacer cumplir las nuevas políticas.

Un buen software de gestión de mantenimiento hospitalario hace esto mucho más fácil. Sin un sistema computerizado de gestión de mantenimiento, podría tener que convocar una reunión general para revisar los cambios. O podría optar por enviar un correo y luego esperar que todos lo lean y entiendan. Con un CMMS, sin embargo, todo lo que necesita hacer es actualizar algunas de las órdenes de trabajo en el programa de mantenimiento preventivo existente. Simplemente cambiando la frecuencia de los PMs y actualizando las instrucciones paso a paso personalizables, puede asegurar que los técnicos sigan todas las nuevas reglas.

¿Qué tan difícil es cambiar los PMs? Para nada difícil, y una de las razones principales es que un buen CMMS está respaldado por una base de datos basada en la nube, lo que lo hace actualizado y accesible desde cualquier dispositivo móvil. En lugar de trabajar con papeles fácilmente perdidos o un millón de versiones diferentes del mismo archivo de hoja de cálculo, todos los que acceden al CMMS están viendo la versión más actualizada de los datos. Nunca tiene que preocuparse de que los técnicos usen accidentalmente una copia antigua y desactualizada de un formulario o archivo.

Informes personalizados generados automáticamente

El cumplimiento tiene dos partes. Está la parte de ser conforme. Y luego está la parte igualmente importante de demostrarlo. Un software CMMS completo hace que ambas sean mucho más fáciles.

Tomemos un ejemplo básico. Necesita encontrar la cantidad promedio de tiempo que tardan los técnicos en cerrar órdenes de trabajo. Aquí, solo miraremos órdenes de trabajo a demanda, así que básicamente estamos respondiendo a la pregunta "¿Cuánto tiempo toma arreglar algo después de que alguien nota que está roto?". Sin un CMMS, primero va a necesitar reunir todas sus órdenes de trabajo a demanda. Con papel o hojas de cálculo, todo se reduce a qué tan organizado ha sido. Quizás tenga todos los papeles en una pila ordenada o todos los archivos debidamente nombrados y guardados en una carpeta. Si no es así, puede ser un verdadero reto encontrar todos esos papeles sueltos y archivos individuales. Lo peor es tener que revisar su cuenta de correo buscando archivos que ahora solo existen como adjuntos de correo.

Digamos que los encuentra todos. El siguiente paso es empezar a revisarlos, uno por uno, calculando la cantidad de tiempo entre ser generados y ser cerrados. Si usa hojas de cálculo, puede ser un poco más fácil, pero no importa qué, está ante una buena cantidad de clics y tecleos. El último paso es intentar imprimir todo, y eso significa reorganizar y redimensionar columnas un millón de veces intentando que todo quepa en una página.

Con un software CMMS, es completamente diferente. Los informes son personalizables y autogenerados. No necesita rastrear ningún número. Todo está en el software ya, garantizado para ser preciso y actualizado. El CMMS hace todas las matemáticas por usted, e incluso imprime los resultados, bien formateados.

Próximos pasos

Para las residencias de mayores, mantenerse en cumplimiento es un reto; hay muchas reglas y cambian con el tiempo. Encima de eso, el fracaso es un asunto serio. En los mejores casos, todo lo que enfrentará es una multa. En los peores casos, implican pérdida de calidad de vida y lesiones o peor para algunos de nuestros más vulnerables. Es terrible.

Un buen software de gestión de mantenimiento de instalaciones hospitalarias completo y basado en datos hace que mantenerse en cumplimiento sea mucho más fácil. Si no tiene uno, o tiene uno y no le está dando los resultados que le prometieron, ahora es el momento de empezar a hablar con proveedores. Asegúrese de preguntarles cómo manejan sus datos. Al igual que en la sanidad, un buen proveedor de CMMS será muy cuidadoso con la información de otra persona. Son sus datos y deben permanecer siempre suyos. El proveedor solo se los estará cuidando por usted.