Observar el cumplimiento en los centros de atención para personas mayores con CMMS

La larga historia de participación del gobierno federal, estatal y local en los centros de atención para personas mayores tiene muchos altibajos, pero en general, ha habido un aumento constante en la cantidad de regulaciones. Eso significa que los departamentos de mantenimiento de estas instalaciones enfrentan desafíos de cumplimiento cada vez mayores. ¿Cuál es la solución a largo plazo?

El software CMMS con funciones completas ayuda a los departamentos a cumplir con las normas. Un buen CMMS te ayuda a:

• establecer programas de mantenimiento preventivo amigables con el cumplimiento
• manténgase ágil y adáptese rápidamente a las nuevas regulaciones
• mantenga registros precisos y genere informes repletos de datos

Mantenimiento preventivo amigable con el cumplimiento

Hay regulaciones sobre cómo se hacen las cosas y con qué frecuencia. El módulo de mantenimiento preventivo en un CMMS rico en funciones garantiza que estas tareas se realicen a tiempo y que nada se olvide. Por ejemplo, los centros de atención para personas mayores con pacientes que sufren de demencia requieren características de seguridad muy específicas. Debido a que los pacientes corren un mayor riesgo de desviarse, con consecuencias posiblemente desastrosas, el ala está asegurada con "cerraduras de confusión" especiales. Los cuidadores pueden configurarlos y desbloquearlos fácilmente mientras que los pacientes no pueden hacerlo, pero solo porque no parecen candados y las partes móviles están ingeniosamente ocultas. Sin embargo, si uno se afloja, los pacientes determinados pueden abrirlo con bastante facilidad. Un programa de mantenimiento preventivo respaldado por CMMS garantiza que estas cerraduras se revisen y aprieten con regularidad.

Y con un buen CMMS, los PM, al igual que las órdenes de trabajo de demanda regulares, están llenos de información para ayudar a los técnicos a hacer las cosas a tiempo y correctamente, incluyendo:

• Historial completo de órdenes de trabajo de activos
• Piezas y materiales asociados
• Instrucciones detalladas paso a paso
• Versiones digitales de manuales de operación y mantenimiento
• Listas de verificación personalizables
• Mapas de piso interactivos

Adopción ágil con órdenes de trabajo ricas en datos

Mantenerse al tanto de los cambios regulatorios es tan desafiante que los centros de atención para personas mayores a menudo tienen oficiales de cumplimiento dedicados. Incluso para las instalaciones con oficiales, las ofertas de trabajo para puestos administrativos de alto nivel generalmente requieren que los solicitantes tengan un sólido conocimiento práctico de las leyes aplicables.

Afortunadamente, no se espera que el jefe del departamento de mantenimiento tenga un conocimiento enciclopédico de las últimas normas y reglamentos. Por ejemplo, no se espera que sepa de memoria las normas federales que rigen la seguridad contra incendios (que, por cierto, se encuentran en el Libro de seguridad de la vida de la Comisión Conjunta/NFPA. Incluso la versión en PDF parece pesada).

Sin embargo, se espera que comunique de manera eficiente a sus técnicos cualquier cambio en las políticas y las mejores prácticas del departamento de mantenimiento que sean el resultado de nuevas leyes. Cuando haya una nueva regulación federal sobre cómo y con qué frecuencia deben probarse las alarmas contra incendios, deberá informar al equipo y luego hacer cumplir las nuevas políticas.

Un buen software de gestión del mantenimiento del hospital hace que esto sea mucho más fácil. Sin un sistema de administración de mantenimiento computarizado, es posible que deba convocar una reunión general para revisar los cambios. O bien, puede optar por enviar un correo electrónico y luego esperar que todos lo lean y lo entiendan. Sin embargo, con un CMMS, todo lo que necesita hacer es actualizar algunas de las órdenes de trabajo en el programa de mantenimiento preventivo existente. Simplemente cambiando la frecuencia de los PM y actualizando las instrucciones paso a paso personalizables, puede asegurarse de que los técnicos sigan todas las reglas nuevas.

¿Qué tan difícil es cambiar los PM? No es difícil en absoluto, y una de las razones principales es que un buen CMMS está respaldado por una base de datos basada en la nube, lo que lo hace actualizado y accesible desde cualquier dispositivo móvil. En lugar de trabajar con hojas de papel que se pierden fácilmente o un millón de versiones diferentes del mismo archivo de hoja de cálculo, todos los que acceden al CMMS buscan la versión más actualizada de los datos. Nunca tendrá que preocuparse de que los técnicos utilicen accidentalmente una copia antigua y desactualizada de un formulario o archivo.

Informes personalizados generados automáticamente

El cumplimiento tiene dos partes. Está la parte de ser obediente. Y luego está la parte igualmente importante de demostrarlo. Un software CMMS con todas las funciones hace que ambos sean mucho más fáciles.

Tomemos un ejemplo básico. Debe encontrar la cantidad promedio de tiempo que les toma a los técnicos cerrar las órdenes de trabajo. Aquí, solo veremos el orden de las palabras de demanda, por lo que básicamente estamos respondiendo a la pregunta "¿Cuánto tiempo se tarda en arreglar algo después de que alguien se da cuenta de que está roto?" Sin un CMMS, primero necesitará recopilar todas sus órdenes de trabajo de demanda. Con papel u hojas de cálculo, todo se reduce a cuán organizado ha sido. Tal vez tenga todos los papeles en una pila ordenada o todos los archivos correctamente nombrados y guardados en una carpeta. Si no lo hace, puede ser un verdadero desafío encontrar todos esos trozos de papel y archivos individuales. Lo peor es tener que revisar su cuenta de correo electrónico en busca de archivos que ahora solo existen como archivos adjuntos de correo electrónico.

Digamos que los rastreas a todos. El siguiente paso es comenzar a revisarlos, uno por uno, calculando la cantidad de tiempo entre que se generan y se cierran. Si está utilizando hojas de cálculo, podría ser un poco más fácil, pero no importa lo que esté viendo, haga clic y escriba un poco. El último paso es tratar de imprimir todo, y eso significa reorganizar y cambiar el tamaño de las columnas un millón de veces tratando de que todo quepa en una página.

Con un software CMMS, es completamente diferente. Los informes son personalizables y autogenerados. No necesita rastrear ningún número. Todo ya está en el software, garantizado para ser preciso y actualizado. Luego, el CMMS hace todos los cálculos por usted e incluso imprime los resultados con un formato agradable.

Siguientes pasos

Para los centros de cuidado de personas mayores, cumplir es un desafío; hay muchas reglas y cambian con el tiempo. Además de eso, el fracaso es un asunto serio. En el mejor de los casos, todo lo que enfrentará es una multa. Los peores escenarios implican pérdida de calidad de vida y lesiones o algo peor para algunos de nuestros más vulnerables. Es terrible.

Un buen software de gestión de mantenimiento de instalaciones hospitalarias basado en datos y con todas las funciones hace que cumplir sea mucho más fácil. Si no tiene uno, o lo tiene y no le está dando los resultados que le prometieron, ahora es el momento de comenzar a hablar con los proveedores. Asegúrese de preguntarles cómo manejan sus datos. Al igual que en el cuidado de la salud, un buen proveedor de CMMS tendrá mucho cuidado con la información de otra persona. Son sus datos y siempre deben seguir siendo suyos. El proveedor solo se encargará de ello por usted.