Aproveche el CMMS para Dominar Regulaciones de Salud: Impulse Cumplimiento y Seguridad del Paciente

La calidad y eficiencia siempre dependen de buen mantenimiento, pero en ningún lugar es más evidente que en un hospital. Casi todo lo que hacen los trabajadores de mantenimiento afecta el cumplimiento, y el mantenimiento rutinario como limpieza, inspección y almacenamiento adecuado de equipos puede marcar la diferencia entre la vida y la muerte para los pacientes. Una lista de verificación de mantenimiento hospitalario es un buen inicio para mantener procedimientos en orden.

Como mínimo, un hospital depende de procesos eficientes para mantener un flujo constante de atención al paciente, asegurando que un número determinado de pacientes sean atendidos en un horario establecido. Fallas de equipos y tareas perdidas aumentan tiempos de espera y ponen tensión en el personal y equipos de respaldo.

El software de gestión de instalaciones hospitalarias es una herramienta fundamental usada por organizaciones para ayudar a adherirse a estándares de cumplimiento regulatorio y reducir costos centralizando procesos. Aunque muchos hospitales ya adoptaron software de gestión de mantenimiento, algunas organizaciones aún usan métodos manuales descentralizados. Si su organización no se ha subido al carro del CMMS, lea para aprender más sobre beneficios del software de gestión de mantenimiento para hospitales.

¿Su hospital lucha por cumplir regulaciones?

Los hospitales están entre las instalaciones más reguladas, y el departamento de mantenimiento juega un papel importante en cumplir esas regulaciones. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es una ley que, entre otras cosas, exige fuerte protección para el historial personal y médico de pacientes. Estos requisitos no abordan directamente a departamentos de mantenimiento, pero pueden complicar tareas rutinarias como limpieza y mantenimiento preventivo. Un manual de políticas y procedimientos de mantenimiento hospitalario debe seguirse para simplificar tareas rutinarias. Si el trabajo no se programa cuidadosamente, los trabajadores terminan en áreas expuestas a Información de Salud Protegida (PHI). Esto los pone dentro del alcance de HIPAA, requiriendo capacitación y salvaguardas extra, aumentando innecesariamente riesgos de violación.

Tareas de mantenimiento involucrando equipos TI o áreas donde se almacenan datos deben manejarse cuidadosamente para minimizar riesgo de violación. Esto requiere protocolos adicionales para asegurar estaciones de trabajo desconectadas o archivadores cerrados antes del mantenimiento. El cumplimiento HITECH impone cargas extra de mantenimiento para asegurar uso efectivo de tecnología. Computadoras, redes y otros recursos TI requieren servicio regular para asegurar que estén seguros y en buen funcionamiento siempre.

Además, hay reglas del Departamento de Salud, requisitos de Joint Commission, encuestas HCAHPS que impactan percepción pública del hospital y estándares opcionales como Requisitos de Código de Seguridad de Vida que muchos hospitales eligen cumplir.

Con un laberinto tan complejo de reglas, no basta con arreglar cosas cuando se rompen. Los gerentes de mantenimiento deben poder establecer estándares y priorizar tareas para asegurar que reparaciones y mantenimiento preventivo relacionados con cumplimiento sean atendidos. El software computarizado de gestión de mantenimiento es una herramienta efectiva que asegura que nada se pase por alto y caiga en el olvido.

Este caso de estudio sobre Philhaven Health Care ilustra lo que el software CMMS correcto puede hacer. Este proveedor de salud conductual luchaba por manejar su crecimiento rápido con métodos tradicionales. Con 12 ubicaciones incluyendo hospital de 103 camas, órdenes de trabajo en papel y hojas de cálculo Excel ya no bastaban. Jim Ipsen, Director de Instalaciones en Philhaven, explica:

«Para gestionar efectiva y eficientemente operaciones de mantenimiento en nuestras instalaciones y demostrar cumplimiento con autoridades regulatorias, necesitábamos un sistema de gestión de mantenimiento más ágil para registrar y reportar el estado de tareas.»

El software de gestión de mantenimiento Hippo permitió a Philhaven «simplificar la comunicación entre todas las partes involucradas en la creación, ejecución y procesamiento de órdenes de trabajo». La función de gestión de activos y equipos les permitió rastrear mantenimiento en sus instalaciones, asegurando que ninguna tarea quedara fuera. No solo facilitó verificar cumplimiento, también rindió aumentos en eficiencia. Eso significa un estándar de atención más alto, menores riesgos de cumplimiento y menor gasto en toda la organización.

¿Le falta estandarización de procesos a su hospital?

En gestión de mantenimiento hospitalario, cada tarea debe ajustarse a pasos y referencias adecuados. Cualquier cosa que afecte cumplimiento, seguridad o la misión del hospital —esterilizar herramientas, dar servicio a equipos médicos e incluso revisar equipos de emergencia— debe hacerse de una manera muy particular para minimizar riesgos y maximizar calidad de atención. Incluso tareas de baja complejidad deben detallarse paso a paso.

La instrucción verbal o práctica no es confiable. Los hospitales tienen decenas a cientos de personas responsables de mantenimiento. Tareas como dar servicio a equipos diagnósticos complejos, o ejecutar y monitorear seguridad TI suelen hacerse por contratistas externos, y a menudo el mantenimiento rutinario de instalaciones se terceriza. La rotación es a menudo alta, y en cualquier momento el hospital puede cambiar proveedores o externalizar tareas que antes se mantenían internas.

Incluso con POEs para cada equipo, es difícil hacerlas cumplir sin software de gestión de mantenimiento. Si están en una hoja de cálculo o carpeta, a menudo no hay forma práctica para que trabajadores accedan cuando necesitan; no es práctico que todos corran a la oficina de mantenimiento a verificar procedimientos y asegurar que tienen todo correcto. Trabajar de memoria lleva a errores y pasos pasados por alto, mientras que un sistema en papel resulta engorroso para organizar y consultar.

El potente software de gestión de órdenes de trabajo a demanda facilita asegurar finalización oportuna de trabajos sin importar el trabajador asignado —desde personal de mantenimiento a tiempo completo hasta contratistas externos que solo vienen una o dos veces al año. Las órdenes tienen campos personalizables, permitiendo a gerentes especificar tanta o tan poca información como necesario. Herramientas necesarias, documentos, problemas de seguridad y otros datos son accesibles en órdenes, permitiendo a trabajadores referenciar toda la información perteneciente a esa reparación.

Las órdenes pueden ser accedidas por trabajadores internos o proveedores externos. Todos los usuarios pueden recibir órdenes donde tengan conexión a internet con capacidad de actualizar información desde campo usando app móvil CMMS. Administradores pueden ordenar, rastrear y ver progreso de órdenes, asegurando que todos estén en camino y todo se haga.

¿Puede responsabilizar a empleados y proveedores?

Rastrear órdenes de trabajo, historial de reparaciones y otros factores no solo ayuda a trabajadores de mantenimiento; también da a gerencia la visibilidad necesaria para asegurar responsabilidad en toda la organización. Los informes detallados de mantenimiento permiten ver el estado de todas las órdenes de un vistazo, filtradas por categorías definibles por usuario en gráficos fáciles de usar. Es fácil ver qué tareas están completadas, vencidas o atrasadas —ordenar por prioridad, tipo de trabajo y otros criterios.

Los informes CMMS hacen que obtener registros de historial de mantenimiento sea simple. Usuarios pueden examinar costos, desglosándolos por horas de mano de obra regular y extra, repuestos y materiales usados, y facturas. Los informes de historial dan visión precisa de indicadores clave de desempeño. Tener estos datos facilita encontrar al proveedor con precio más competitivo, promover empleados con mejores historiales, o señalar trabajadores de bajo rendimiento para capacitación adicional. También ayuda a tomar decisiones de personal más estratégicas, permitiendo a gerentes comparar contratistas y empleados cara a cara.

El software de gestión de mantenimiento es tan útil gestionando repuestos y otro inventario como programando trabajadores. La función de informes de inventario permite a gerentes examinar y ordenar todo el stock de un vistazo. Cuando repuestos y materiales bajan, alertas por email se envían a las personas correctas para reordenar, asegurando que repuestos críticos estén siempre disponibles. Los módulos de gestión de inventario CMMS también almacenan información de contacto de proveedores, para que cuando se necesiten reponer repuestos y materiales, se haga sin demora.

La visibilidad y responsabilidad de los informes ha sido característica crucial para muchos gerentes, incluyendo Reynold Peters de la Autoridad Regional de Salud de Manitoba, Southern Health. La organización cubre casi 27.000 km y opera en modelo descentralizado, lo que plantea desafíos únicos. Aunque una autoridad central supervisa algunas instalaciones, muchos de sus hospitales, clínicas y centros de vida asistida operan independientemente, dificultando verificar desempeño consistente en su departamento de mantenimiento.

Usando software CMMS de Salud, les ha permitido revolucionar su departamento. Según Peters, Gerente de Construcción y Ahorro Energético, el software les permite ver «quién emitió la orden de trabajo y saber a quién ir si hay problemas con documentación». Pueden usar informes y referencias para comparar desempeño entre instalaciones, detectando problemas de control de calidad antes de que se vuelvan serios. Y lo han hecho manteniendo la autonomía local que permite a cada instalación atender mejor las necesidades de su comunidad.

¿Ha adoptado un programa de mantenimiento preventivo?

En una industria como manufactura donde una máquina rota puede paralizar producción, todos entienden beneficios del mantenimiento preventivo, pero muchas organizaciones de Salud aún lo descuidan. Sin embargo, los hospitales también tienen infraestructura crítica que necesita servicio regular. No solo equipos clave como soporte vital donde falla puede ser desastrosa; una falla inesperada de infraestructura HVAC, fuentes de energía de respaldo o equipos de descontaminación también puede disminuir productividad e impactar seriamente la atención al paciente.

Incluso cuando no hay vidas en juego, el mantenimiento preventivo rinde enormes beneficios para hospitales. Desde MRIs hasta unidades de refrigeración, tener un programa formal de mantenimiento planificado extenderá la longevidad de activos. Esto ahorra dinero y minimiza interrupciones, permitiendo a instalaciones de Salud proporcionar un estándar de atención más alto y consistente.

Los software de mantenimiento preventivo adecuados permiten a hospitales usar un solo sistema para programar, rastrear y confirmar reparaciones regulares, desde el laboratorio de sangre hasta la cocina de la cafetería. Las órdenes se programan basadas en frecuencia de calendario o lecturas de medidor, con opciones flotantes para ajustar futuras órdenes basadas en la fecha de servicio más reciente.

Con un CMMS, las órdenes de mantenimiento preventivo se configuran para asignarse automáticamente al trabajador o técnico correcto, o enviarse a un admin que luego las asigne. Fechas de vencimiento, recordatorios de notificación anticipada y otras funciones de programación facilitan planificar con antelación, permitiendo a trabajadores priorizar tareas importantes sin interrumpir sus deberes regulares.

El software de gestión de mantenimiento respalda todo lo que su hospital hace. Facilita cumplir metas de cumplimiento, promueve responsabilidad, permite decisiones estratégicas de proveedores y personal y aumenta la vida útil de equipos hospitalarios y de mantenimiento.

Hippo Health Care CMMS se especializa en proporcionar sistemas de gestión de mantenimiento para la industria de Salud. Ha sido implementado exitosamente en más de 200 hospitales, comunidades de retiro, clínicas y centros de vida asistida. Contacte Hippo CMMS para aprender más sobre nuestro software simple de gestión de mantenimiento para instalaciones de Salud.