Domine los KPIs de CMMS: Aumente la Eficiencia e Impulse el Éxito

Los KPIs (indicadores clave de rendimiento) tratan sobre establecer metas y rastrear el progreso. Básicamente, los bloques de construcción clave del éxito. Pero, ¿cómo funcionan y cuáles debería usar?

Antes de tener un KPI, necesita una meta. Una vez que tiene la meta, puede decidir qué KPIs usar para medir qué tan bien lo está haciendo. Pero tenga cuidado. Vale la pena tomarse tiempo para examinar de cerca la idea completa de "qué tan bien lo está haciendo". A menudo no es tan simple como solo "bien" o "mal".

KPIs para lejos y rápido

Por ejemplo, podría estar rastreando tiempo en llave, con la meta de que los técnicos pasen al menos el 50% de su día cerrando activamente órdenes de trabajo. Mirando los números, ve que está actualmente en 45%; lo está haciendo bien, ¿verdad? Está cerca de su meta. Pero, ¿cuánto tiempo le tomó llegar ahí? ¿Qué pasa si solo gana un porcentaje al año? Ha progresado, pero le ha tomado mucho tiempo, y mirando al futuro, ¿está dispuesto a esperar cinco años para finalmente alcanzar su meta?

Al determinar qué tan bien lo estamos haciendo, un tipo de KPI generalmente no es suficiente. En este ejemplo, tenemos algo que nos dice qué tan cerca estamos de nuestra meta y algo más que nos dice qué tan rápido nos movemos hacia ella. Es como si estuviera en un viaje por carretera. Un tipo de KPI le dice qué tan lejos ha ido. Es su odómetro. Pero otro tipo de KPI le dice qué tan rápido se mueve hacia su destino. Ese es su velocímetro. Y necesita ambos para entender realmente cómo va su viaje.

KPIs rezagados y adelantados

En general, hay dos categorías de indicadores de rendimiento, rezagados y adelantados. El primero es el que viene a la mente cuando piensa en KPIs; el segundo es quizás un poco menos obvio pero igual de importante.

Indicadores rezagados

Aquí usa datos históricos para ver si se está moviendo hacia o lejos de una meta. Así que, si su meta es perder peso o aumentar cuántas flexiones puede hacer, va a mirar su peso o récords personales de flexiones en los últimos meses, trazarlos en un gráfico y observar la línea de tendencia.

¡Las cosas mejoran! La línea de tendencia azul claro muestra un aumento general.

Para perder peso, querrá una línea que baje, pero para aumentar flexiones máximas, querrá una que suba. Usando indicadores rezagados, puede predecir cuándo alcanzará su meta. No será exacto, pero si todo permanece generalmente igual, tendrá una buena idea de cómo se ve el futuro. Recuerde, para KPIs rezagados, tiene uno por meta. Quiere perder peso, el KPI es su peso. Quiere hacer más flexiones, el KPI es su número máximo de flexiones.

Indicadores adelantados

Aquí, está rastreando todas las cosas que debería hacer para alcanzar su meta. A diferencia de los KPIs rezagados, donde generalmente es uno por meta, ahora tenemos una colección. Para perder peso, podemos incluir KPIs sobre calorías consumidas y quemadas, tiempo en el gimnasio, que luego podemos subdividir en KPIs para cardio y pesas, e incluso uno para horas de sueño por noche. No está rastreando el movimiento absoluto hacia la meta. En su lugar, está mirando las cosas que sabe que le ayudan a llegar allí.

Como es improbable que su trabajo sea vigilar su cintura y volverse muy bueno en flexiones, vale la pena ver un ejemplo rápido y específico de fabricación. Su meta es tener el menor número posible de órdenes de trabajo no programadas para su gran prensa crítica. Su KPI rezagado es simple: el número de órdenes de trabajo a demanda en esa prensa. Cuanto más bajo sea ese número, mejor lo está haciendo. Para KPIs adelantados, puede rastrear el número de PMs perdidas. ¿Cuántas veces se perdieron inspecciones visuales programadas? ¿Cuántas veces saltó las pruebas y el cambio de lubricación? Podría ser que los técnicos requieran formación específica antes de poder hacer PMs en la prensa. Otro KPI adelantado podría ser el número de técnicos que han completado esa formación.

KPIs que realmente importan

¿Cuáles son los KPIs que más importan? Depende de qué le importe y quiera mejorar. Al final, un buen KPI es uno que mejora el comportamiento de la gente. Hace que la gente reevalúe cómo hace su trabajo, moviéndolos de prácticas comunes a mejores prácticas.

Solo no se deje llevar. Al principio, puede tener una lista larga, pero querrá reducirla un poco. Con un buen software CMMS, los KPIs son fáciles de configurar, pero en algunos casos, rastrear un KPI puede significar configurar nuevas formas de recopilar datos. Un ejemplo: quiere perder peso, pero antes de poder configurar un KPI para rastrear su progreso, primero necesita ir a la tienda y comprar una báscula. Otro ejemplo: quiere un KPI relacionado con el número de ciclos de una bomba. ¿Tiene una forma fiable y precisa de recopilar esos datos, o va a tener que invertir en nuevo equipo?

Si no puede decidir o no está seguro de cuáles funcionarán mejor para sus operaciones, siempre puede empezar con algunos de los KPIs más estándar.

KPIs, los "clásicos"

Su lista final de KPIs estará determinada por su industria y circunstancias y necesidades específicas. Y puede cambiar con el tiempo a medida que la ajuste, alcance metas y establezca nuevas. Pero al empezar, puede ser mejor ir con algunos de los KPIs más comunes. Una ventaja es que hay un estándar "de clase mundial" para los más comunes que se ha establecido con el tiempo a través de experiencia práctica directa. No tiene que usar estándares "de clase mundial" como sus metas iniciales, pero es bueno tenerlos en mente como forma de referencia.

MTBF

Para este y el siguiente, hay una entrada de blog completa que explica las diferencias entre ellos, cómo usarlos y por qué son importantes.

Para un resumen rápido: el tiempo medio entre fallos es cuánto tiempo funcionará un activo antes de necesitar reparación. No reemplazo, reparación. Eso es importante porque solo se usa para activos que pueden repararse.

Tome el número total de horas que el activo estuvo en operación, el número de veces que falló y la cantidad de tiempo que tomó reparar después de cada fallo. Luego tome el número total de horas de operación y divídalo por el número total de fallos. No incluya el tiempo que estuvo fuera de línea para mantenimiento preventivo. Si esto parece mucho para retener, es porque puede serlo. Para una explicación más completa, vea la entrada original del blog. Y para realmente configurar y rastrear este KPI, consiga un buen CMMS.

El MTBF le dice mucho, incluyendo:

• Qué tan bien los técnicos están haciendo las reparaciones
• Qué tan cuidadosamente los operadores están usando un activo
• Qué tan efectivamente sus PMs están detectando problemas temprano

MTTF

¿Cuánto durará una bombilla? Ese es el tiempo medio hasta el fallo: cuánto tiempo pasa antes de que algo necesite ser reemplazado. A diferencia del MTBF, aquí solo miramos activos que no pueden arreglarse, solo reemplazarse. Para obtener el MTTF necesitamos un montón del mismo artículo. Digamos que tiene cinco bombillas y duran 30, 31, 30, 35 y 25 horas. El MTTF es todos esos números sumados y divididos por cinco: un poco más de 30 horas.

El MTTF nos dice que deberíamos cambiar de marca de bombillas. Esos números son terribles. Generalmente, si quiere mejorar este KPI, necesita comprar artículos de mejor calidad. La mejor frase del viejo blog es "Este es su KPI de usted-obtiene-lo-que-paga".

Acumulación de mantenimiento (Maintenance backlog)

La pila siempre creciente de órdenes de trabajo que su técnico necesita cerrar. A primera vista podría parecer que querría acumulación cero, pero un KPI realmente bajo aquí sugiere que probablemente tiene exceso de personal.

Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)

Los departamentos de mantenimiento tienen muchas buenas razones para querer alejarse de la incertidumbre de las órdenes de trabajo reactivas a demanda y todo el estrés y costes que vienen con ellas. El mantenimiento preventivo asegura que los problemas se descubran y arreglen antes de que tengan oportunidad de crecer hasta convertirse en problemas que rompen el presupuesto.

El PMP le muestra qué porcentaje de todas sus órdenes de trabajo son de mantenimiento preventivo. Cuanto más alto el número, mejor. El estándar de clase mundial es alrededor del 80%.

Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC)

Similar al PMP pero un poco diferente. Aquí mira cuántos de sus PMs se cierran. Si su número es alto, significa que su programa de mantenimiento preventivo se está siguiendo. Si está en el 100%, podría significar que es hora de añadir más PMs al programa; parece que tiene los recursos para ello.

Un número bajo significa que su programa de mantenimiento preventivo no se está siguiendo, y a la larga, esto va a arrastrar al PMP también.

Próximos pasos

Si no tiene un CMMS, consiga uno. Nada hará que rastrear KPIs sea más fácil que un CMMS intuitivo y fácil de usar. ¿No está seguro de si un CMMS valdrá la pena? Puede calcular su ROI de CMMS usando nuestra calculadora de ROI. Obtendrá una buena idea de cómo la matemática va a jugar a su favor. Si ya tiene un CMMS, pero no le está dando lo que le prometieron, consiga uno nuevo. En cualquier caso, asegúrese de que al hablar con proveedores pregunte sobre KPIs. Quiere una solución que haga fácil el rastreo y reporte de ellos.

Si ya tiene un CMMS, los KPIs son una gran forma de aprovechar su inversión. Si ama su CMMS pero no está seguro de cómo usarlo para KPIs, llame a su proveedor y pida formación extra. No tenga vergüenza. Un buen proveedor quiere que saque el máximo provecho de su producto.